60分間の会議でブレインストーミングを行って、大量のアイデアが壁に貼り出されたものの何の成果にも結びつかなかったとしたら、徒労感に襲われることでしょう。会議終了後は皆がお互いに褒め合ってそれぞれの仕事に戻りますが、真の解決策はないままです。

ブレインストーミング型の会議は往々にしてこうした結果に終わりがちですが、それを防ぐ方法もあります。

ブレインストーミングは、新しいアイデアを生み出し、コラボレーションに適した環境を作るのに非常に有効ですが、適切な準備、リーダーシップと集中力がなければ、脱線してしまいがちです。この記事では、ブレインストーミング型会議を効果的に行う方法ややり方、コツを紹介します。

ブレインストーミング型会議とは？

ブレインストーミング型会議の原型は、1939年に広告会社の経営者であったアレックス・オズボーンにより作られたものです。チーム内で広告キャンペーンのアイデアの質と量を向上させる方法を模索していた同氏が、グループでのコラボレーションセッションを開催し始めたのがきっかけで、グループとしてメンバーが集まると、独創的で創造的なアイデアが非常に効果的に生まれやすいことが明らかになりました。

現在では、ブレインストーミングはさまざまな業界で広く使われています。

ブレインストーミング型会議のメリット

ブレインストーミングは、チームの結束力を高め、中立的な環境でアイデアを具体化するのに最適な方法です。

また、単にユニークなアイデアを生み出すだけでなく、メンバーが集まり、全員が創造的なプロセスに貢献できる場を作るという意味でも有効です。実際に会議で共有されるアイデアそのものよりも、こうした側面に、より高い価値があることも多々あります。

ブレインストームセッションがうまく進めば、メンバーが安心感をもって仲間と打ち解けられ、その後に貴重なコラボレーションやコミュニケーションが生まれる可能性も高まります。

ブレインストーミング型会議の主なメリットには、新しいアイデアを出し合い、創造的な解決策を一緒に検討できる点ももちろんあります。ブレインストーミングの手法にはさまざまなものがありますが、適切な方法で進めれば、同じ時間をかけて1人で考えるよりも、多様性に富み、質の高いアイデアが生まれる場とすることができるでしょう。

ブレインストーミング型会議に役立つ7つのヒント

一般的なブレインストーミングには、欠点や課題もあります。会議が時間とエネルギーの無駄に終わることが多いのと同様、ブレインストーミングにも失敗のリスクは大いにあります。

一般的なブレインストーミングでは1度に1人ずつ発言するため、それを聞いているうちに他の参加者が発言に引きずられてしまい、自分のアイデアを忘れてしまったり、見失ってしまうブロッキングが起こりやすくなります。

また、集団思考に陥るリスクもあります。アイデアを出し合ううち、皆が他のメンバーの考えに合わせるようになり、結果的に解決策の多様性が損なわれてしまうのです。

また、グループで発言するのに抵抗のない外交的な人が中心になりやすく、エネルギーが不用意にそちらに集中してしまいがちでもあります。こうなると、他の人の話に割り込んだり、その場で創造的な意見を出すのが苦手な内向的な人の貴重な意見が表に出なくなってしまいます。

幸い、こうした問題は回避することもできます。次回のブレインストーミング型会議を成功させるため、以下のヒントやコツを参考にしてみましょう。

1.  会議の時間は短く

グループの集中力を保つため、会議時間は短く設定します。アイデアを出す時間に限りがあれば、メンバーも予定に沿って議論を進められるようになります。15～30分程度を目安にしましょう。時間が短いため、各自が事前に準備した上で参加する必要があります。また、議題も明確にしておくようにします (詳しくは後述)。

役立つヒント : 会議のスケジュールを設定する際には、精神的な疲れがたまり、終業時間が気になりやすく、独創的なアイデアが出にくい午後遅くの時間帯は避けましょう。

2. 少人数で

「船頭多くして船山に登る」ではありませんが、ブレインストーミング型会議への参加人数が多すぎるのはよくないものです。参加者は10人以下と少なめに設定することで、全員の意見を聞け、より建設的な議論が期待できます。

メンバーの選び方も重要です。多様性に考慮してメンバーを選べば、問題に対する新しい捉え方やアプローチが出やすくなります。

活発な会話を促し、プロセスへの支持を得るには、問題からあまりに距離がある人は招かないようにしましょう。問題に無関係だったり、長い間関わりを持っていない人が参加すると、意義ある意見を出すのが難しくなります。

3. 解決すべき問題を説明する

最高のアイデアは、解決すべき問題を参加者全員が正確に理解しているときに生まれます。問題点を明確にするため、「来四半期に売上を伸ばすための方法は？」など、呼び水となる質問を用意しておくとよいでしょう。

続いて、解決策に対し、枠組みとなる制約や要求事項を定めます。例えば、決まった予算内で解決しなければならない場合もあるでしょう。解決策に制約が多いほど、アイデア出しの集中力が高まります。

こうした情報は会議前に (少なくとも1～2日前)、問題や会議の目標といった背景情報と合わせて配布しておきます。

4. 議題を明確に設定する

議題がはっきりしていない会議はすぐに脱線します。議題を作り、それに沿って進めることで、参加者の集中力を保つことができます。参加者が内容を事前に確認して準備できるよう、議題は事前に配布しておきましょう。

5. メンバーに各自で準備してもらう

集団思考を避け、各自が平等に意見を出し合えるよう、個別にブレインストーミングの準備をしておくよう通知しておきます。

研究によれば、人はまず1人で考えたほうがよいアイデアが出やすい傾向があります。その後、用意したアイデアを持ち寄って全員が集まると、より効果的に話し合って最適なソリューションを見つけ出し、それを深めることができるのです。

6. ファシリテーターを置く

ブレインストーミング型会議を成功させるには、優れたファシリテーターが必要です。ファシリテーターは、以下の方法で議論を導き、円滑に進める役割を果たします。

• 会話が途切れたり、テーマから外れたりした場合には、元に戻す。
• ブレインストーミングのルールを明確にし、それを徹底する。
• 一人一人が発言できる機会を確保する。
• 会議の最後に次のステップを説明する。

ファシリテーターを置くことで、グループの集中力が高まり、時間を有効に使うことができます。

7. 会議に代わる方法を検討する

ブレインストーミング型会議は一般にホワイトボードや付箋を使って対面で行われます。

ただ、効果的なブレインストーミングを行うにはこれ以外にもさまざまな方法があります。

例えば、テレワークなど、メンバーが分散して勤務するチームの場合には、Lucidchart のブレインストーミングソフトウェアなどのクラウドベースソリューションを使えば、アイデアのマップ化、フィードバックの収集、アクションプランの視覚化などがスムーズに進みます。他にも、メール、オンラインチャットやグループリーダーへ匿名で提出するなどの方法があります。チームの文化や好み、ワークスタイルに最適なツールや手段を使いましょう。

要するに、チームのニーズや目標に合ってさえいれば、ブレインストーミングの形式はどんなものでもかまいません。

ブレインストーミングの準備ができたら、Lucidchart アカウントに無料登録するか、以下のテンプレートを選んでアイデア出しをさっそく始めましょう。