As empresas estão sempre buscando melhorar seu desempenho, seja criando processos mais eficientes ou vendendo mais produtos e serviços. Mas como uma empresa determina se ela é bem-sucedida?

Por meio do processo de benchmarking, também conhecido como análise comparativa, as empresas podem se comparar com um padrão de mercado e elaborar uma maneira consistente de mensurar seu desempenho. Veja como.

O que é benchmarking?

Nos negócios, a análise comparativa é um processo usado para mensurar a qualidade e o desempenho dos produtos, serviços e processos oferecidos pela sua empresa. No entanto, essas medições não têm muito valor por conta própria, pois os dados precisam ser comparados com algum tipo de padrão. Ou seja, uma referência.

Por exemplo, suponha que demore 30 minutos para produzir seu produto. Essa medição de 30 minutos é boa ou ruim? A única maneira de saber é se fizer uma comparação com outros dados, como por exemplo o tempo que outra empresa leva para produzir um produto semelhante. Se outra empresa conseguir produzir o mesmo tipo de produto em menos de 30 minutos, você poderá usar esse dado como uma referência para medir seus próprios processos e procedimentos.

O objetivo da análise comparativa é usar os dados coletados em seu processo de análise para identificar áreas para fazer melhorias, ao:

• Determinar como e onde outras empresas estão tendo níveis de desempenho melhores do que os da sua empresa.
• Comparar os processos e estratégias da concorrência com os seus.
• Usar as informações obtidas em suas análises e comparações para implementar mudanças que melhorarão o desempenho, os produtos e os serviços oferecidos pela sua empresa.

Aspectos comuns e interessantes para fazer uma análise comparativa incluem custo por unidade, o tempo necessário para produzir cada unidade, a qualidade de cada unidade e a satisfação do cliente. As métricas de desempenho obtidas podem ser comparadas com outras para ajudá-lo a determinar as melhores práticas para melhorar suas operações.

Por que benchmarking é importante?

O objetivo da sua empresa deve ser de crescer, melhorar os processos e a qualidade, diminuir custos e ganhar mais dinheiro. A análise comparativa é uma das diversas ferramentas que você pode implementar junto com modelos de melhoria contínua usados por sua empresa.

Fazer análises comparativas frequentes ajuda a:

• Melhorar processos e procedimentos.
• Avaliar a eficácia de desempenhos anteriores.
• Entender melhor como a concorrência trabalha, ajudando a identificar as melhores práticas para melhorar o desempenho.
• Aumentar a eficiência e reduzir custos, tornando sua empresa mais lucrativa.
• Melhorar a qualidade e satisfação do cliente.

Tipos de benchmarking

Existem diversos tipos de análise comparativa que podem ser incluídos em três categorias principais: interna, competitiva e estratégica.

Benchmarking interno

Se outras equipes ou organizações em sua empresa utilizam melhores práticas de processos semelhantes às suas, a análise comparativa interna avaliará as atividades deles para que você possa determinar quais áreas podem ser melhoradas.

Por exemplo, você pode comparar o desempenho de um local de armazenamento e remessas com outro local semelhante. O local com desempenho superior simplesmente precisa compartilhar seus processos e procedimentos para que toda a empresa se beneficie da melhora do desempenho. 

Benchmarking competitivo

Esse tipo de análise comparativa é uma comparação dos seus produtos, serviços, processos e métodos com os dos seus concorrentes diretos, fornecendo informações sobre sua posição no mercado e o que você pode fazer para aumentar a produtividade.

Por exemplo, você pode comparar a satisfação do cliente com um produto do concorrente com a sua. Se o seu concorrente está recebendo melhores avaliações de seus clientes, você precisa analisar qual é a diferença entre o seu produto e descobrir como melhorar a qualidade dele. 

Benchmarking estratégico

Use esse tipo de análise comparativa para ir além do seu próprio setor: identifique desempenhos de alto nível e melhores práticas em mercados gerais para descobrir como adaptar os métodos sendo praticados aos seus próprios procedimentos e processos.

Por exemplo, ao determinar que havia uma necessidade de melhorar seu desempenho, a Southwest Airlines analisou a NASCAR para entender como as equipes conseguem trabalhar nos carros de corrida tão rapidamente. Notaram que tudo depende da capacidade de cada membro da equipe para executar tarefas claramente definidas dentro de intervalos de tempo específicos, p. ex., 12 a 16 segundos se os quatro pneus precisarem ser trocados e se o carro tiver que ser reabastecido. Como resultado, a Southwest Airlines alterou e otimizou seus processos de manutenção de portões de embarque, a limpeza dos seus aviões e o embarque dos passageiros.

Os 8 passos do processo de benchmarking

1. Escolha o foco da análise comparativa

A diretoria e gerentes sênior devem decidir juntos quais processos são críticos para o sucesso da empresa. Em seguida, os processos devem ser priorizados de acordo com as métricas mais importantes para todas as partes interessadas. Depois de fazer essa priorização, selecione e defina as medidas que você deseja coletar.

2. Decida com quais organizações ou empresas você quer fazer uma análise comparativa

Determine se você vai fazer uma análise comparativa de processos dentro de sua própria empresa, uma de um concorrente, ou de uma empresa que não faz parte do seu setor.

Se você fizer a análise comparativa com um concorrente direto, talvez encontre dificuldades para coletar todos os dados que deseja. Portanto, recomendamos estudar diversas organizações para obter os dados necessários. Reúna dados de várias fontes para obter as informações mais detalhadas possíveis sobre a organização que você está estudando.

3. Documente seus processos atuais

Mapeie seus processos atuais para identificar áreas que precisam de melhorias, e para fazer comparações com mais facilidade com a organização escolhida.

4. Colete e analise dados

Esse passo é importante, mas também pode ser trabalhoso se você está tentando coletar dados de um concorrente, pois as informações podem ser confidenciais. Colete informações por meio de pesquisas, entrevistas, conversas informais com contatos de outras empresas e por entrevistas ou questionários formais.

Você também pode coletar informações secundárias de sites, relatórios, materiais de marketing e artigos publicados. No entanto, saiba que informações secundárias talvez não sejam muito confiáveis.

Depois de coletar informações suficientes, faça uma reunião com todas as partes interessadas para analisar os dados. 

5. Mensure seu desempenho em relação aos dados que você coletou

Compare os dados coletados com as métricas obtidas da análise de seus próprios processos. Recomendamos colocar suas métricas de desempenho em uma camada em cima dos diagramas de processos, ou mapear os processos dos seus concorrentes para visualizar melhor as suas dificuldades.

Ao analisar as comparações, tente identificar o que está causando as lacunas no seu processo. Por exemplo, você tem funcionários suficientes? E eles estão devidamente treinados para executar as suas tarefas? Faça um brainstorming de ideias para preencher essas lacunas corretamente.

6. Crie um plano

Crie um plano para implementar as alterações que você identificou que melhor preencheriam as lacunas de desempenho. A implementação requer o apoio e a aprovação total da diretoria e dos gerentes. Seu plano deve incluir metas claramente definidas e levar em consideração a cultura da empresa para minimizar eventuais resistências de funcionários.

7. Implemente as mudanças

Monitore de perto as mudanças e o desempenho dos funcionários. Se os novos processos não estiverem funcionando conforme o esperado, identifique as áreas que precisam ser ajustadas. Certifique-se de que todos os funcionários entendem suas funções, estão bem treinados e têm as qualificações necessárias para realizar as tarefas atribuídas.

Documente todos os processos e certifique-se de que os funcionários conseguem acessar os documentos e instruções, visando garantir o alinhamento de todos com o objetivo. 

8. Repita o processo

Depois de implementar um novo processo corretamente, tente encontrar outras formas de fazer melhorias. Revise os novos processos implementados e veja se há alguma alteração que precisa ser feita. Se tudo estiver funcionando bem, descubra se há outras áreas ou projetos importantes em que você possa fazer uma análise comparativa e realizar o processo novamente.

Ao implementar e seguir corretamente a prática contínua da análise comparativa, sua empresa crescerá e você conseguirá acompanhar (ou até superar) o desempenho dos seus concorrentes. Entenda melhor seus processos no estado em que se encontram agora mesmo.