Personeelsverloop is onvermijdelijk. En hoewel het nooit eenvoudig is, is het beheren van deze overgangen een belangrijke en waardevolle investering voor een bedrijf.

Idealiter wil je in goede verstandhouding afscheid nemen van de medewerkers die vertrekken. Maar het overgangsproces kan omslachtig zijn en medewerkers vertrekken vaak met een ontevreden gevoel, een gevoel niet te worden gerespecteerd of anderszins niet onder de indruk van hun ervaring.

Met een sterk programma voor offboarding kan HR veelvoorkomende valkuilen in het proces voor uitdiensttreding van medewerkers vermijden en de algehele overgang voor beide partijen verbeteren.  

Wat is offboarding?

Je hebt waarschijnlijk wel eens van onboarding gehoord: wanneer een nieuwe medewerker bij je organisatie komt, onderneem je stappen om ze kennis te laten maken met het team, de cultuur, de tools en de kennisbasis van de organisatie, zodat ze klaar zijn voor nieuwe rol.

Offboarding daarentegen beheert de ervaring van een medewerker aan het einde van hun dienstverband bij de organisatie. Offboarding omvat alle stappen die nodig zijn om succesvol afscheid te nemen van een medewerker na diens ontslag of beëindiging van het dienstverband.

Als het goed wordt aangepakt, zorgt een duidelijk offboarding proces voor een soepele overgang voor zowel het bedrijf als de vertrekkende medewerker.  

Waarom je een offboarding proces nodig hebt

We hebben al gewezen op het belang van het creëren van een ontslagprocedure voor medewerkers. Maar je bent niet klaar met alleen een officiële beëindiging (of ontslag). Wat daarna komt, is een cruciaal onderdeel van de levenscyclus van je medewerkers en het succes van je organisatie op de lange termijn.

Er is een waslijst aan to-do's voor zowel HR als de medewerker tijdens de uittredingsperiode. De medewerker moet alle door het bedrijf uitgegeven middelen (zoals een laptop of mobiele telefoon) teruggeven, zijn of haar ID-badge inleveren en het bureau opruimen.

HR zal ook al het nodige papierwerk moeten afhandelen (zoals documentatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, ondertekende ontslagbrieven, geheimhouding overeenkomsten, enzovoorts), bovenop het managen van de respons van het team en het hooghouden van het moreel.

Zonder een duidelijk proces kunnen belangrijke stappen gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Het bedrijf kan daardoor worden blootgesteld aan potentiële veiligheidsrisico's of juridische bedreigingen en de relatie met de vertrekkende medewerker kan daardoor mogelijk worden beschadigd.

Een offboarding proces maakt deze overgang voor beide partijen eenvoudiger.

Met offboarding kunnen bedrijven:

• Beveiligingsrisico's beperken (bijv. bedrijfsmiddelen terugvorderen en medewerkers de toegang tot bedrijfsaccounts ontzeggen).
• Juridische kwesties voorkomen (zoals contractgeschillen, compensatie of onrechtmatige beëindiging).
• Beheer de logistieke uitdagingen van de overgang van het werk/team.
• Ontvang waardevolle feedback voor verbetering.
• Uit elkaar gaan op de vriendelijkste manier.

Hoewel offboarding extra inspanning kost, is het resultaat de moeite waard. De Aberdeen Group ontdekte dat bedrijven die investeerden in een formeel offboarding proces een hogere retentie en meer betrokkenheid van medewerkers zagen.

Best practices voor offboarding

Het exacte proces dat je volgt, zal verschillen naargelang van de grootte van je bedrijf, de positie van de medewerker in het bedrijf en de aard van diens vertrek. Gebruik de volgende checklist en best practices als richtlijn om je eigen aangepaste offboardingsprogramma te maken.

Opmerking: Het offboarding proces en de tijdlijn zijn verschillend voor ontslagen of beëindigingen van het dienstverband.

Fase 1: Beheer het ontslagproces

Wanneer een medewerker zijn of haar ontslag aanbiedt, is het tijd voor HR om in te springen en het offboarding proces te starten.

• Documenteer de contractbeëindiging: Laat de medewerker een formele ontslagbrief ondertekenen voor je administratie.
• Plan een exitgesprek: Plan een moment voor een gesprek met de medewerker voordat deze vertrekt om feedback te krijgen over zijn of haar ervaring met het bedrijf, zijn of haar rol en de redenen voor het vertrek. Het exitgesprek is een van de laatste interacties die de medewerker met je organisatie heeft, dus het is belangrijk om er een prioriteit van te maken en goed voorbereid te zijn.  
• Breng hun team op de hoogte: ren niet achter de roddels aan. Breng het team op de hoogte van het aanstaande vertrek van de medewerker en houd de reactie en behoeften van het team in de gaten. Houd communicatielijnen open om ervoor te zorgen dat het team wordt ondersteund en zelfverzekerd verder kan.
• Communiceer met klanten: Als de medewerker in contact was met klanten, maak dan een actieplan om deze klanten op de hoogte te stellen en overdrachten van klanten te beheren (bijvoorbeeld door te bepalen wie de accounts overneemt en ervoor te zorgen dat deze persoon over de informatie en middelen beschikt die nodig zijn voor een soepele overgang).

Fase 2: Bereid het papierwerk voor

• Controleer contracten en geheimhoudingsovereenkomsten: Voer een laatste beoordeling uit van het contract van de medewerker om er zeker van te zijn dat alle componenten in orde zijn. Misschien wil je eventuele geheimhoudingsovereenkomsten met de medewerker doornemen voordat ze vertrekken om eventuele vragen op te helderen.
• Bereid compensatie, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingdocumenten voor: zodra je weet dat een medewerker vertrekt, werk je samen met de boekhouding om het beloningspakket voor medewerkers en de belastinginformatie te controleren, zodat alles in orde is. Dit proces kan mogelijk het volgende omvatten:
  • Verwerken van openstaande personeelsvergoedingen
  • Bevestigen dat de medewerker geen vergoeding verschuldigd is voor bonussen of betaalde vrije tijd
  • Belasting- en uitkeringsdocumentatie voorbereiden die de medewerker moet meenemen voordat deze vertrekt

Fase 3: Plan het overdrachtsproces van het werk

Om een soepele overgang zonder onderbreking in productie of services te garanderen, moet je een overdrachtsproces plannen. Werk samen met de medewerker en/of diens manager om te bepalen wat er gedaan moet worden.

• Bepaal wie de vervanger wordt: Wie neemt de rol van de voormalige medewerker over? Wordt het werk herverdeeld over meerdere mensen?
• Identificeer trainingsbehoeften: Als je eenmaal weet wie het werk overneemt, identificeer je welke training deze persoon nodig heeft. Gaat de vertrekkende medewerker diens vervanger inwerken? Zijn er hiaten in de vaardigheden die moeten worden aangepakt?
• Bereid informatie/bestanden/documentatie voor voor de overdracht: Laat de medewerker alle informatie of bestanden verzamelen die ter beschikking van diens vervanger moet worden gesteld, inclusief wachtwoorden, accountlijsten, klantinformatie, procedurele aantekeningen, enz.
• Maak een takenlijst voor laatste projecten en deliverables: Werk samen met de medewerker om te bepalen hoe die lopende projecten zal afronden. Voor welke deliverables of mijlpalen is de medewerker nog verantwoordelijk voordat die vertrekt? Zorg ervoor dat jij (of de manager van de medewerker) dit proces opvolgt, zodat er geen losse eindjes overblijven.

Fase 4: Maak een medewerkerschecklist

Terwijl jij aan de alle logistiek van het beheer van de uittreding werkt, laat je de medewerker diens eigen definitieve checklist doornemen.

• Bedrijfsapparatuur teruggeven: Alle door het bedrijf uitgegeven apparatuur of assets moeten worden ingeleverd voordat de medewerker vertrekt. Deze assets kunnen het volgende omvatten:
  • ID-badge
  • Laptops
  • Mobiele telefoons
  • Uniformen
  • sleutels
  • Parkeervergunningen
  • Zakelijke creditcards
• Persoonlijke bezittingen verwijderen: De medewerker moet alle persoonlijke spullen die mee naar kantoor zijn gebracht uit diens kluisje of bureau verwijderen.
• Gegevens, bestanden of trainingsmateriaal organiseren: De medewerker moet alle informatie en documenten die deze aan de vervanger zal doorgeven voorbereiden en organiseren. Adviseer de medewerker om bestanden duidelijk te labelen, zodat het gemakkelijk is om de juiste informatie te vinden en te openen.  

Fase 5: Accounts onmiddellijk resetten

Als je wacht met het afsluiten van e-mailaccounts, het wijzigen van wachtwoorden of het intrekken van toegang tot bedrijfseigen platforms en middelen, staat het bedrijf open voor beveiligingsinbreuken. Het kan ook verwarring en communicatieblokkades veroorzaken. Werk samen met IT om de accounts van de medewerker onmiddellijk opnieuw in te stellen, inclusief:

• De toegang van de medewerker tot e-mail en andere systemen en interne platforms verwijderen.
• Wachtwoorden wijzigen voor alle bedrijfsaccounts waartoe de medewerker toegang had
• De teams of aanspreekpunten op de hoogte brengen van de personeelswijziging  
• E-mails en oproepen doorsturen naar de nieuwe medewerker of het aanspreekpunt
• Het organigram van het bedrijf bijwerken
• De medewerker verwijderen uit bedrijfsagenda's en vergaderingen      

Fase 6: Rond alles af met een strik

Het offboarding proces kan complex en taai zijn. Maar vergeet niet dat het uiteindelijk een relatie met iemand anders is die je beheert.

Maak een goede laatste indruk door de medewerker met respect te behandelen en te laten zien hoezeer je diens bijdrage aan het bedrijf gedurende zijn of haar dienstverband waardeert.

Overweeg, indien nodig:

• Een bedankje te schrijven
• Een persoonlijk cadeau te geven
• Een afscheidskaart het kantoor rond te sturen zodat het team hem kan ondertekenen
• Een afscheidsfeestje te geven om de medewerker met een goed gevoel weg te sturen

Stroomlijn je offboarding proces met Lucidchart

Door een gedocumenteerd offboardingsprogramma te implementeren, kunnen HR-teams de uittredingservaring consistent en vol vertrouwen beheren. Maar het kan een uitdaging zijn om je proces georganiseerd en toegankelijk te houden. Lucidchart kan hierbij helpen.

Lucidchart is een visuele werkruimte in de cloud die HR-teams ondersteunt bij elke stap van het offboarding proces.

Gebruik Lucidchart om duidelijke en dynamische stroomdiagrammen voor een offboarding proces te maken voor elk team en elke situatie. Of het nu een stroomdiagram is met de offboarding-checklist voor IT, een script voor een exitgesprek of een bedrijfsorganigram, met Lucidchart gaat een personeelswisseling altijd soepel.