La rotación de empleados es inevitable y, aunque nunca es fácil, gestionar esas transiciones es una inversión importante y valiosa para las empresas.

Idealmente, es bueno despedirse en buenos términos con los empleados que se van. Pero el proceso de transición puede ser engorroso, y los empleados a menudo se marchan sintiéndose insatisfechos, no respetados o con una mala impresión de su experiencia.

Un buen programa de desvinculación puede ayudar a RR. HH. a evitar problemas comunes en el proceso de salida de los empleados y a mejorar la transición general para ambas partes.  

¿Qué es la desvinculación?

Probablemente hayas oído hablar de la incorporación: cuando un nuevo empleado se une a tus filas, tomas medidas para presentarle el equipo, la cultura, las herramientas y la base de conocimientos de la organización, para que le vaya bien en su nuevo puesto.

Por el contrario, la desvinculación gestiona la experiencia del empleado cuando se va de la organización. Este proceso cubre todos los pasos necesarios para despedirse correctamente de un empleado después de su renuncia o despido.

Si se lo hace bien, un proceso claro de desvinculación garantiza una transición fluida tanto para la empresa como para la persona que se marcha.  

Por qué necesitas un proceso de desvinculación

Ya hemos hablado sobre la importancia de crear un proceso de despido de los empleados. Pero la verdad es que el trabajo no se acaba cuando el despido (o la renuncia) se hace oficial. Lo que viene después es una parte crucial del ciclo de vida de tus empleados y del éxito de la organización a largo plazo.

Hay una lista de tareas pendientes tanto para RR. HH. como para el empleado durante el período de salida. El empleado deberá devolver todos los recursos que le entregó la compañía (como la computadora portátil o el teléfono celular), entregar su credencial de identificación y limpiar su escritorio.

RR. HH. también deberá ocuparse de toda la documentación necesaria (como la documentación de beneficios, la renuncia firmada, los acuerdos de confidencialidad, etc.), además de gestionar la respuesta del equipo y supervisar el estado de ánimo.

Sin un proceso claro, es fácil que se omitan pasos importantes, lo cual expone a la empresa a posibles riesgos de seguridad o amenazas legales y, posiblemente, dañe la relación con el empleado saliente.

Un proceso de desvinculación facilita la transición para ambas partes.

La desvinculación ayuda a las empresas en estos aspectos:

• Mitigar los riesgos de seguridad (por ejemplo, recuperar activos y revocar el acceso de los empleados a las cuentas de la empresa).
• Prevenir problemas legales (como conflictos contractuales, indemnizaciones o despidos improcedentes).
• Gestionar los desafíos logísticos de la transición del trabajo o el equipo.
• Obtener opiniones valiosas para mejorar.
• Despedirse en los mejores términos posibles.

Si bien la desvinculación requiere un esfuerzo adicional, la recompensa vale la pena. The Aberdeen Group descubrió que las empresas que invirtieron en un proceso formal de desvinculación tuvieron una mayor retención de empleados y un mayor compromiso.

Prácticas recomendadas para la desvinculación

El proceso exacto que sigas variará según el tamaño de tu empresa, el puesto del empleado y el motivo de su partida. Usa la siguiente lista de verificación y las mejores prácticas como guía para crear tu propio programa de desvinculación personalizado.

Nota: el proceso y el cronograma de desvinculación serán distintos para despidos o suspensiones.

Fase 1: gestionar el proceso de renuncia

Cuando un empleado presenta su renuncia, es hora de que el departamento de Recursos Humanos intervenga y comience el proceso de desvinculación.

• Documentar la rescisión del contrato: pídele al empleado que firme una carta formal de renuncia para tus registros.
• Programar una entrevista de salida: planifica un momento para reunirte con el empleado antes de que se vaya, para obtener comentarios sobre su experiencia en la empresa, su puesto y las razones para irse. La entrevista de salida es una de las últimas interacciones que tendrá el empleado con tu organización, por lo que es importante que sea una prioridad y que acudas preparado.  
• Notificar a su equipo: no dejes que los chismes se te adelanten. Informa al equipo de la pronta salida del empleado y monitorea la reacción y las necesidades. Mantén las líneas de comunicación abiertas para garantizar que el equipo cuente con apoyo y confianza para seguir adelante.
• Comunicarse con los clientes: si el empleado tenía interacción con los clientes, crea un plan de acción para notificarles y administrar las transferencias (por ejemplo, identifica quién se hará cargo de las cuentas y asegúrate de que tenga la información y los recursos necesarios para una transición sin problemas).

Fase 2: preparar la documentación

• Revisar los contratos y los acuerdos de confidencialidad: haz una revisión final del contrato del empleado para asegurarte de que todos los aspectos estén en orden. Es posible que quieras revisar los acuerdos de confidencialidad en conjunto antes de que se vaya para aclarar cualquier duda.
• Preparar los documentos sobre la indemnización, los beneficios y los impuestos: cuando sepas que un empleado se va, trabaja con el departamento contable para revisar su paquete de compensación y la información fiscal y asegurarte de que todo esté en orden. Este proceso puede incluir:
  • Procesar reembolsos pendientes para el empleado.
  • Confirmar que el empleado no deba ningún reembolso por bonificaciones o tiempo libre remunerado.
  • Preparar la documentación de impuestos y beneficios para que el empleado la retire antes de irse.

Fase 3: planificar el proceso de transferencia del trabajo

Para garantizar una transición sin inconvenientes y sin interrupciones en la producción o los servicios, deberás planificar un proceso de transferencia. Trabaja con el empleado y/o su gerente para identificar lo que se debe hacer.

• Determinar quién será el sustituto: ¿quién asumirá el cargo del empleado anterior? ¿Se redistribuirá el trabajo entre varias personas?
• Identificar las necesidades de capacitación: una vez que sepas quién lo reemplazará, identifica qué capacitación necesitará. ¿Formará el empleado a su sustituto? ¿Hay alguna falta de habilidades que deba solucionarse?
• Preparar la información, los archivos y la documentación para la transferencia: pídele al empleado que recopile cualquier información o archivo a los que necesitará acceder su sustituto, como contraseñas, listas de cuentas, información de clientes, notas de procedimientos, etcétera.
• Crear una lista de tareas para los proyectos finales y los entregables: trabaja con el empleado para determinar cómo cerrará sus proyectos en curso. ¿De qué entregas o metas es responsable antes de irse? Tú o su gerente deben hacer un seguimiento para que no queden cabos sueltos.

Fase 4: crear una lista de verificación del empleado

Mientras trabajas en los demás aspectos logísticos de la gestión de la salida, haz que el empleado revise su propia lista de verificación final.

• Devolver el equipamiento de la empresa: cualquier equipo o activo entregado por la empresa debe devolverse antes de que el empleado se vaya. Esos activos podrían incluir:
  • Credencial de identificación
  • Portátiles
  • Teléfonos celulares
  • Uniformes
  • Claves
  • Permisos de estacionamiento
  • Tarjetas de crédito de la empresa
• Retirar los artículos personales: el empleado debe limpiar su escritorio o casillero de cualquier artículo personal que haya traído a la oficina.
• Organizar registros, archivos o materiales de capacitación: el empleado debe preparar y organizar cualquier información y documentos que le transmitirá a su sustituto. Aconséjale que rotule claramente los archivos para que sea fácil encontrar y acceder a la información correcta.  

Fase 5: restablecer las cuentas rápidamente

Esperar para cerrar cuentas de correo electrónico, cambiar contraseñas o revocar el acceso a plataformas y recursos de propiedad exclusiva expone a la empresa a fallas de seguridad. También puede generar confusión y obstáculos de comunicación. Trabaja con el departamento de Informática para restablecer rápidamente las cuentas del empleado, lo que incluye:

• Anular el acceso del empleado al correo electrónico y a otros sistemas y plataformas internas.
• Cambiar las contraseñas de cualquier cuenta de la empresa a la que el empleado tenga acceso.
• Notificar a los equipos o puntos de contacto pertinentes del cambio de personal.  
• Redirigir correos electrónicos y llamadas al nuevo empleado o punto de contacto.
• Actualizar el organigrama de la empresa.
• Eliminar al empleado de los calendarios y reuniones de la empresa.      

Fase 6: concluir el proceso

El proceso de desvinculación puede ser complejo y áspero. Pero no olvides que, en última instancia, estás gestionando una relación con otra persona.

Haz que tu última impresión sea buena tratando al empleado con respeto y demostrando lo mucho que valoras su contribución a la empresa mientras trabajó allí.

Si corresponde, considera:

• Escribir una nota de agradecimiento.
• Entregarle un regalo personalizado.
• Hacer circular una tarjeta de despedida por la oficina para que el equipo la firme.
• Organizar una fiesta para despedirlo de buena manera.

Agiliza tu proceso de desvinculación con Lucidchart

La implementación de un programa de desvinculación documentado permite que los equipos de RR. HH. gestionen la experiencia de salida de manera sistemática y con confianza. Pero mantener tu proceso organizado y accesible puede ser un desafío. Lucidchart puede ayudarte.

Lucidchart es un espacio de trabajo visual basado en la nube que ayuda a los equipos de RR. HH. en cada paso del proceso de desvinculación.

Usa Lucidchart para crear diagramas de flujo de procesos de desvinculación claros y dinámicos para cada equipo y situación. Tanto si se trata de un diagrama de flujo con la lista de comprobación de la desvinculación para el departamento de Informática, de un guion para la entrevista de salida o de los organigramas de la empresa, con Lucidchart tendrás una transición fluida en todo momento.