La rotation du personnel est inévitable et, même si ce n’est jamais facile, la gestion de ces transitions est un investissement important et précieux pour les entreprises.

Idéalement, vous et vos employés devez vous quitter en bons termes. Mais le processus de transition peut être laborieux et bien souvent, les employés partent de l’entreprise insatisfaits, déçus ou avec le sentiment qu’on leur a manqué de respect.

Une procédure d’offboarding bien conçue permet à votre service RH d'éviter les pièges les plus courants lors du processus de départ de vos employés et facilite l’ensemble de la transition pour les deux parties.

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Vous avez probablement déjà entendu parler de l’onboarding : lorsqu’un nouvel employé rejoint vos rangs, vous veillez à lui présenter l’équipe, la culture, les outils et la base des connaissances de l’organisation afin qu’il puisse réussir sur son nouveau poste.

Par opposition, l’offboarding gère l’expérience de l’employé à la fin de son engagement dans l’organisation. L’offboarding couvre toutes les étapes nécessaires pour se séparer harmonieusement d’un employé après sa démission ou son licenciement.

Lorsqu’elle est bien menée et clairement définie, une procédure d’offboarding assure une transition en douceur, tant pour l’entreprise que pour le salarié sur le départ.  

Pourquoi vous avez besoin d’un processus d’offboarding ?

Nous avons déjà souligné l’importance de mettre en place une procédure de licenciement des employés. Mais en vérité, votre tâche ne se termine pas à la validation du licenciement (ou de la démission). Les étapes suivantes constituent un élément crucial du cycle de vie de vos employés et du succès de votre organisation à long terme.

Il existe une longue liste de tâches à accomplir, tant pour les RH que pour l’employé, au moment du départ. L’employé devra rendre tout le matériel qui lui a été fourni par l’entreprise (ordinateur portable ou téléphone, par exemple), remettre son badge d’identification et libérer son bureau.

Les RH devront également s’occuper de toute la paperasse nécessaire (comme les documents relatifs aux avantages sociaux, la signature de la démission, les accords de non-divulgation, etc.) en plus de gérer les réactions de l’équipe et de veiller au moral des collaborateurs.

En l’absence d’une procédure RH claire, des étapes importantes peuvent facilement être oubliées, ce qui fait courir à l’entreprise des risques en matière de sécurité ou de droit, et peut nuire à la relation avec l’employé sortant.

Une procédure d’offboarding facilite cette transition pour les deux parties.

L’offboarding aide les entreprises à :

• atténuer les risques de sécurité (par exemple, en récupérant leurs biens et en révoquant l’accès des employés à leurs divers comptes)
• prévenir les problèmes juridiques (tels que les litiges contractuels, les indemnités ou les licenciements abusifs)
• gérer les défis logistiques relatifs à redistribution des responsabilités
• obtenir un retour d’information précieux pour améliorer votre entreprise
• se séparer dans les meilleures conditions et termes possibles

L’offboarding demande certes des efforts supplémentaires, mais le jeu en vaut la chandelle. Aberdeen Group révèle que les entreprises qui ont investi dans une procédure formelle d’offboarding ont constaté des taux de rétention et d’engagement plus élevés de la part de leurs employés.

L'offboarding : les bonnes pratiques à suivre

La procédure exacte que vous suivrez variera en fonction de la taille de votre entreprise, du poste occupé par l’employé et de la nature de son départ. Utilisez la liste de contrôle et les bonnes pratiques suivantes pour guider la création de votre programme d’offboarding.

Remarque : la procédure et la chronologie de l'offboarding seront différentes pour les licenciements économiques et pour faute grave.

Phase 1 : gérer le processus de démission

Lorsqu’un employé donne sa démission, il est temps pour les RH de démarrer le processus d’offboarding.

• Documenter la rupture du contrat : demandez à l’employé de signer une lettre de démission officielle pour vos archives.
• Planifier un entretien de départ : prévoyez un moment pour rencontrer l’employé avant son départ afin d’obtenir un retour sur son expérience au sein de l’entreprise, son poste et les raisons de sa décision. L’entretien de départ est l’une des dernières interactions que l’employé aura avec votre organisation. Il est donc important d’en faire une priorité et de le préparer.  
• Avertir l’équipe : prenez les devants pour anticiper les discussions devant la machine à café. Informez l’équipe du départ prochain de l’employé et surveillez les réactions et les besoins de celle-ci. Gardez les lignes de communication ouvertes pour vous assurer que les collaborateurs ont l’accompagnement et la confiance nécessaires pour aller de l’avant.
• Communiquer avec les clients : si l’employé était en contact avec des clients, créez un plan d’action pour les informer et gérer leur transfert (par exemple, identifiez les collaborateurs qui récupéreront ses comptes et assurez-vous qu’ils disposent des informations et des ressources nécessaires pour une transition harmonieuse).

Phase 2 : préparer les documents

• Vérifier les contrats et les accords de confidentialité : procédez à un examen final du contrat de l’employé pour vous assurer que tout est en ordre. Il peut être judicieux de passer en revue tout accord de confidentialité avec l’employé avant son départ afin de clarifier les éventuelles incertitudes.
• Préparez les documents relatifs à la rémunération, aux avantages sociaux et à la fiscalité : une fois que vous savez qu’un employé quitte l’entreprise, travaillez avec le service comptable pour vérifier les indemnités et les informations fiscales de l’employé afin de vous assurer que tout est en ordre. Ce processus peut inclure :
  • Traiter les remboursements impayés
  • Confirmer que l’employé ne doit pas rembourser de primes ou de congés payés
  • Préparer les documents relatifs aux impôts et aux avantages sociaux que vous devrez remettre à l’employé avant son départ

Phase 3 : planifier le processus de transfert des tâches

Pour assurer une transition en douceur et éviter toute interruption de production ou des services, vous devrez planifier un processus de transfert. Travaillez avec l’employé et/ou son responsable pour identifier les actions à mettre en œuvre.

• Déterminer qui sera le remplaçant : qui reprendra le poste de l’employé sortant ? Ses missions seront-elles redistribuées entre plusieurs collaborateurs ?
• Identifier les besoins de formation : une fois que vous savez qui va prendre la relève, déterminez si une formation sera nécessaire. L’employé formera-t-il son remplaçant ? Part-il avec des compétences qui feront défaut à l’entreprise ?
• Préparer les informations/dossiers/documents pour le transfert : demandez à l’employé de rassembler toutes les informations et tous les fichiers auxquels son remplaçant devra avoir accès, notamment les mots de passe, les listes de comptes, les informations sur ses clients, les notes de procédure, etc.
• Créer une liste de tâches pour ses projets : déterminez avec l’employé la manière dont il compte boucler ses projets en cours. Quels sont les livrables ou les jalons dont il sera responsable avant son départ ? Assurez-vous que vous (ou son responsable) assurez le suivi afin qu’il n’y ait aucun problème en cours de route.

Phase 4 : créer une liste de contrôle pour l’employé

Pendant que vous travaillez sur les autres aspects logistiques liés à son départ, demandez à l’employé de suivre sa propre liste de points à vérifier.

• Restituer les équipements de l’entreprise : tout équipement ou bien fourni par l’entreprise doit être restitué avant le départ de l’employé. Ces éléments peuvent inclure :
  • Badge d’identification
  • Portables
  • Téléphones portables
  • Uniformes
  • clés
  • Cartes de stationnement
  • Cartes bancaires d’entreprise
• Débarrasser ses effets personnels : l’employé doit libérer son bureau ou son casier de tous les objets personnels qu’il a pu y introduire.
• Organiser ses documents, ses dossiers ou ses supports de formation : l’employé doit préparer et organiser les informations et les documents qu’il transmettra à son remplaçant. Invitez-le à étiqueter clairement ses dossiers afin qu’il soit facile de trouver les bonnes informations derrière.

Phase 5 : réinitialiser immédiatement ses comptes

Tant qu’elle n’a pas fermé les comptes e-mail, changé ses mots de passe ou révoqué l’accès de l’employé aux plateformes et aux ressources, l’entreprise est exposée à des failles de sécurité. Le maintien des accès de l’ancien employé peut également entraîner de la confusion et entraver la communication. Mettez-vous en relation avec le service informatique pour réinitialiser rapidement les comptes de l’employé, notamment :

• Supprimer l’accès de l’employé aux e-mails et autres systèmes et plateformes internes
• Changer les mots de passe de tous les comptes de l’entreprise auxquels l’employé avait accès
• Informer les équipes ou les points de contact concernés du changement de personnel  
• Rediriger les e-mails et les appels vers le nouvel employé/point de contact
• Actualiser l’organigramme de l’entreprise
• Retirer l’employé des calendriers et des réunions de l’entreprise      

Phase 6 : boucler le tout

Le processus d’offboarding peut être complexe et fastidieux. Mais n’oubliez pas qu’en fin de compte, vous gérez une relation avec un autre être humain.

Assurez-vous que la dernière impression soit bonne en traitant l’employé avec respect et en montrant à quel point vous appréciez sa contribution à l’entreprise.

Si la situation s’y prête, envisagez de :

• rédiger un mot de remerciement
• offrir un cadeau personnalisé
• faire circuler une carte de départ dans le bureau pour que l’équipe la signe
• organiser une fête de départ pour le/la remercier chaleureusement

Simplifiez votre procédure d’offboarding avec Lucidchart

Mettre en œuvre une procédure d’offboarding documenté aide les équipes RH à gérer l’expérience de départ de manière cohérente et en toute confiance. Mais organiser votre processus et veiller à ce qu’il soit accessible peut s’avérer difficile. C'est là que Lucidchart intervient.

Lucidchart est un espace de travail visuel basé sur le cloud qui aide les équipes RH à chaque étape du processus d’offboarding.

Utilisez Lucidchart pour faire des logigrammes de procédure d’offboarding clairs et dynamiques pour chaque équipe et chaque situation. Qu’il s’agisse d’un logigramme énumérant la liste de tâches du service informatique, d’un script pour l’entretien de départ ou d’organigrammes de l’entreprise, avec Lucidchart, vous avez la garantie d’une transition en douceur à chaque étape.