Als je in de technologie-sector werkt, is de kans groot dat je software- of productontwikkelingsteam gebruikmaakt van scrumprojectmanagement (een subset van agile). Daarbij leveren teams niet in een keer een compleet product af, maar voltooien ze werk in sprints van twee weken om een product doorlopend te ontwikkelen. 

Maar zoals bij elke projectmanagementmethode staat of valt alles met de organisatie. En de scrumproductbacklog is een belangrijke tool om je daarbij te helpen.

Een product backlog in agile is eigenlijk een lijst met nieuw werk voor het ontwikkelingsteam. Het is een takenlijst met items die voltooid moeten worden binnen een groter product. Dit zijn overigens geen items waar je binnen de sprint van twee weken aan werkt, maar het laat zien wat eraan zit te komen, zodat je team dat kan inplannen en snel nieuwe functies vrij kan geven.

We bespreken waarom de productbacklog belangrijk is, hoe je je eigen productbacklog kunt ontwikkelen en verfijnen en welke rol de lijst speelt bij het plannen van je sprints.

Wat is een product backlog in agile?

De officiële Scrum Guide definieert een product backlog als '...een geordende lijst van alles waarvan bekend is dat het nodig is in het product'.

De product backlog bevindt zich buiten de sprintlus (wat betekent dat hij werk bevat dat niet tijdens de huidige sprint voltooid wordt), maar bepaalt hoe je sprint gepland wordt. De scrum product backlog bestaat uit feedback van:

• Het ontwikkelingsteam
• Klant
• Stakeholders

Bekijk bovenstaand product backlog voorbeeld om een idee te krijgen hoe een product backlog eruit ziet.

Waarom is een product backlog belangrijk?

Zie een product backlog als een manier om een brainstormsessie of een productplan om te zetten in actie. Je wordt ongetwijfeld benaderd door stakeholders (of klanten) die allerlei ideeën hebben om het product te verbeteren. Dat zijn niet allemaal goede of waardevolle ideeën, maar zonder een georganiseerde product backlog is het lastig om de goede, waardevolle ideeën te onderscheiden van de slechte die je alleen maar tijd kosten. Hier volgen enkele andere voordelen van de productbacklog:

1. Het is een georganiseerde lijst die gemakkelijke bijgewerkt kan worden.
2. Deze lijst is gemakkelijk te prioriteren.
3. De product backlog kan gewijzigd worden als de prioriteiten veranderen.
4. Je kunt hiermee direct afhankelijkheden zien en ordenen.
5. Je kunt hiermee ook over producten op de lange termijn nadenken.

Kortom, met een product backlog kunnen jij en je team over een lange periode systematische, slimme verbeteringen aan een product doorvoeren.

Wat staat er in de product backlog?

De Scrum Guide is tamelijk strikt over wat er in de product backlog moet staan en dat helpt om er onnodige items uit te houden. De productbacklog bevat:

• Functies
• Vereisten
• Verbeteringen
• Oplossingen voor problemen

Maar het is meer dan een simpele takenlijst. Elk item in de product backlog:

• Voegt waarde toe voor de klant
• Is geprioriteerd
• Is geschat

Er moeten geen simpele basistaken in je backlog staan (zoals het versturen van e-mails) en de backlog zelf moet een levend document zijn dat regelmatig heringedeeld wordt. 

Een product backlog maken

Product backlogs worden vaak opgesteld in een spreadsheet, maar dat heeft een groot nadeel: spreadsheets zijn er helemaal niet op gemaakt om voortdurend rijen te verplaatsen. Bovendien krijg je dan te maken met opmaakproblemen en al het gedoe dat daar het gevolg van is.

Als je een product backlog gaat maken, kun je beter een flexibelere softwareoplossing zoals Jira of Lucidchart gebruiken. Het sjabloon voor product backlogs in Lucidchart is de makkelijkste manier om je agile backlog te maken. Het is een levend document dat je gemakkelijk met stakeholders kunt delen en kunt herindelen zoals jij dat wilt. 

Welke oplossing je ook gebruikt, volg onderstaande stappen om je scrum product backlog te starten.

1. Voeg ideeën toe aan de backlog

Meestal zullen stakeholders ideeën voor productverbeteringen aandragen.

2. Zorg voor duidelijkheid

Nadat een stakeholder je heeft benaderd met een aanvulling of een oplossing voor een probleem met een product, moet je zorgen dat je:

• De reden voor de toevoeging of oplossing begrijpt
• De meerwaarde ervan kent voor het product als geheel
• Weet wat de specificaties van het item zijn

3. Prioriteer

Boven aan de backlog moeten duidelijk gedefinieerde items met hoge prioriteit staan, onderaan komen vage items die geen prioriteit hebben. Items die geen waarde hebben, moeten niet aan de backlog toegevoegd worden. 

4. Werk de backlog regelmatig bij

De backlog is een levend document dat je voortdurend moet prioriteren, verfijnen en actualiseren.

Als je suggesties voor productverbeteringen ontvangt, kunnen er honderden items in je backlog terechtkomen. Sommige van deze items kun je verwijderen, maar de meeste zullen hun weg naar boven vinden, waarna ze verfijnd en uiteindelijk ontwikkeld moeten worden.

Ga snel aan de slag met een sjabloon voor een productbacklog dat je zelf kunt aanpassen.

Prioritering van de product backlog

De product backlog zelf is eigendom van de product owner. Het is de taak van de product owner om het best mogelijke product te maken en dus moeten de waardevolste toevoegingen aan de software het eerst ontwikkeld worden. Aangezien de product backlog is gerangschikt op waardevolste componenten, ligt het voor de hand dat de waardevolste toevoeging helemaal bovenaan staat. Maar dat hoeft niet zo te zijn, omdat de waardevolste toevoeging waarschijnlijk afhankelijkheden heeft die eerst ontwikkeld moeten worden. 

Items met hoge prioriteit moeten verfijnd zijn en veel waarde voor het product hebben.

Items met middelmatige prioriteit moeten kandidaten voor verfijning zijn (het proces waarbij elke taak gedetailleerd beschreven wordt).

Items met lage prioriteit mogen geen afhankelijkheid zijn en kunnen probleemloos genegeerd worden totdat het kandidaten voor verfijning geworden zijn.

Naarmate items omhoog schuiven in de lijst om toegevoegd te worden aan de volgende sprintcyclus, moeten ze verfijnd worden zodat ze beter uitgevoerd kunnen worden. Een handige tip: geef blokken een groene kleurcode om aan te geven dat een item voldoende verfijnd is en klaar is voor sprint planning. Je kunt daarnaast geel en rood gebruiken voor items met een middelmatige en een lage prioriteit. Of leef je uit en maak alles neon.

Productverfijning

Productverfijning is het proces waarbij de taken in de product backlog van vage ideeën verfijnd worden tot duidelijke actiepunten. 

Stel dat je team een datingapp ontwikkelt. Stakeholders en klanten hebben onder andere verzocht om een geïntegreerde antecedentenchecker, dus die voeg je toe aan de productbacklog. Maar dat is onvoldoende gedefinieerd om taken toe te kunnen wijzen voor het ontwikkelen van de antecedentenchecker.

Voeg de nodige details toe aan elke taak in de productbacklog, zodat er nooit verwarring bestaat over wat elk item precies is. In ons voorbeeld van de antecedentenchecker in de datingapp kun je aangeven met welk bureau je gaat samenwerken om antecedentenchecks uit te voeren, welke informatie nodig is van de gebruiker om de antecedentenchecks uit te voeren en wat het uiteindelijke doel van de antecedentencheck zou moeten zijn. Je kunt ook gemakkelijk links, afbeeldingen of andere informatie toevoegen.

Er zijn twee stromingen als het gaat om productverfijning: sommige teams verfijnen liever alle items in een product backlog, terwijl andere er de voorkeur aan geven om gaandeweg items met een gemiddelde prioriteit te verfijnen, zodat ze omhoog kunnen schuiven als items met een hoge prioriteit.

Sprint planning

Een scrum product backlog maakt uiteindelijk sprint planning veel gemakkelijker. Je taakitems zijn tenslotte al voor je gedefinieerd in de agile backlog en kunnen gemakkelijk naar je scrumbord verplaatst worden. Aan de hand van de schatting van elk item bepaal je hoeveel actiepunten aan de volgende sprint toegevoegd kunnen worden. Daarna is het een kwestie van de richtlijnen voor de sprintcyclus volgen om elk item tot het einde te volgen. 

.

Een product backlog biedt een overzicht van aankomende items die aan het product kunnen worden toegevoegd, maar het grootste voordeel ervan is de mogelijkheid om actiepunten te definiëren, te ordenen en te verfijnen. Daardoor kun je focussen op het systematisch toevoegen van waarde aan je product in plaats van te proberen om orde te scheppen in de chaos. Maak je eigen product backlog in Lucidchart en zie hoe gemakkelijk het is om dit essentiële onderdeel van je ontwikkelingsproces te delen, bij te werken en te wijzigen.