De meeste bedrijven willen verbeteren. Maar als het aankomt op het daadwerkelijk doorvoeren van de nodige veranderingen, schieten vele tekort. Bureaucratie, silo's en zelfs de bedrijfscultuur kunnen de vooruitgang blokkeren en innovatie tegenhouden.

De Plan-Do-Check-Act-cyclus helpt bedrijven de stagnatie te doorbreken en over te stappen op een systeem van continue verbetering. Ontdek hoe de PDCA-cyclus werkt en welke voordelen je hieruit kunt halen voor jouw bedrijf.

Wat is PDCA?

De Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus, ook wel bekend als het Deming-wiel of de Deming-cyclus, is een terugkerende methode voor continue verbetering van processen, producten of diensten en is een belangrijk onderdeel van lean management.

Plan-Do-Check-Act-model

Het PDCA-model is in de jaren vijftig ontwikkeld door William Deming als een leer- of verbeteringsproces, op basis van wetenschappelijke probleemoplossing. Deming noemde het zelf de Shewhart-cyclus, omdat hij het model had gemaakt naar een idee van zijn mentor, Walter Shewhart.

Zoals al deze namen suggereren, is de PDCA-cyclus geen lineair proces, maar een lus. Het doel is om elke verbetering tijdens een voortdurend leer- en groeiproces verder te verbeteren.

Wanneer gebruik je de PDCA-cyclus?

Het Plan-Do-Check-Act-model is een handig hulpmiddel voor verschillende toepassingen:

• Verkennen en testen van meerdere oplossingen tijdens een kleine, gecontroleerde proef
• Verminderen van verspilling door ineffectieve oplossingen op te sporen en aan te passen voordat ze op grote schaal worden uitgerold
• Implementeren van veranderingen en continue verbetering
• Implementeren van Total Quality Management- en Six Sigma-initiatieven
• Ontwikkelen of verbeteren van processen

Het mooie van de PDCA-cyclus is dat hij kan worden toegepast in alle sectoren en bedrijven.

PDCA Cirkel

Overtuigd? Ontdek dan nu de vier fasen van de PDCA-cyclus om aan de slag te gaan.

1. Plan

Tijdens de planningsfase breng je in kaart wat je gaat doen om een probleem op te lossen of een proces te veranderen. Tijdens deze stap identificeer en analyseer je het probleem of de kans voor verandering, ontwikkel je hypothesen over de onderliggende problemen of oorzaken en kies je een hypothese om als eerste te testen.

Denk bij het plannen na over de volgende vragen:

• Wat is het kernprobleem dat we willen oplossen?
• Is dit het juiste probleem om aan te werken?
• Welke informatie hebben we nodig om het probleem en de oorzaak ervan volledig te begrijpen?
• Is het haalbaar om dit probleem op te lossen?
• Wat hebben we daarvoor nodig?
• Wat hebben we?
• Wat zijn haalbare oplossingen?
• Hoe meten we succes?
• Hoe vertalen de resultaten van een kleine proef zich naar een grootschalige implementatie?

Tijdens deze fase kan een affiniteitsdiagram helpen om een groot aantal ideeën in groepen te ordenen. Nadat je hebt bepaald wat je gaat doen, schrijf je de verwachte resultaten op. Je vergelijkt deze resultaten met de hypothese en verwachtingen in de fase 'Check'.

2. Do

De volgende stap is het testen van de hypothese (d.w.z. de voorgestelde oplossing). De PDCA-cyclus richt zich op kleine, incrementele veranderingen om processen te verbeteren met minimale verstoring.

Test je hypothese bij een kleinschalig project, bij voorkeur in een gecontroleerde omgeving, om de resultaten te evalueren zonder de rest van het werk te onderbreken. Je kunt de oplossing bijvoorbeeld testen binnen één team of een bepaalde demografie.

3. Check

Zodra de test is voltooid, is het tijd om de resultaten te bekijken en te analyseren. Deze fase is belangrijk, omdat je nu je oplossing evalueert en indien nodig je plannen herziet. Heeft het plan ook echt gewerkt? En zo ja, waren er hobbels in het proces? Welke stappen kunnen worden verbeterd of moeten worden weggelaten uit toekomstige iteraties?

De evaluatie in deze fase is de leidraad voor beslissingen in de volgende stap, dus het is belangrijk dat je de resultaten zorgvuldig bestudeert.

4. Act

Eindelijk is het tijd om echt iets te doen. Als alles volgens plan is verlopen, kun je je beproefde plan nu uitrollen. Dit nieuwe proces vormt vanaf nu de basis voor toekomstige PDCA-iteraties.

Denk na over de volgende vragen voordat je je plan implementeert:

• Wat heb je nodig om de oplossing op grote schaal te implementeren?
• Welke training is nodig voor een succesvolle implementatie en acceptatie?
• Hoe meet je de prestaties van de oplossing?
• Welke mogelijkheden zijn er voor verbetering?
• Wat hebben we geleerd dat kan worden toegepast op andere projecten?

Als het plan niet uitpakt zoals verwacht, ga dan terug naar de planningsfase om aanpassingen te maken en je voor te bereiden op een nieuwe proeffase.

Plan-Do-Check-Act voorbeeld

Laten we naar een real-life voorbeeld kijken van het PDCA model in actie.

In 2019, paste de afdeling Verloskunde en Gynecologie in het Ningbo Vrouwen en Kinderziekenhuis in China het Plan-Do-Check-Act model toe om de DDI (decision-to-delivery interval) te verkorten. Dit is de tijd die verstrijkt tussen het besluit om een keizersnede uit te voeren en de geboorte van het kind. Door deze tijd te verkorten kunnen er in spoedeisende situaties levens gered worden en wordt het welzijn van de patienten verbeterd.

Zo hebben ze het gedaan:

Plan: In 2019, had het ziekenhuis een gemiddelde DDI tijd van 14.40 minuten. Een analyse van de processen wees drie hoofdoorzaken aan voor de DDI tijd:

• Een gebroken proces
• Gebrek aan eerste hulp ervaring
• Slechte samenwerking tussen afdelingen

Do: Het team ontwikkelde verbeteringen voor iedere oorzaak, waaronder:

• Het chirurgische proces werd gesimplificeerd waardoor de voorbereidingen sneller gedaan konden worden
• Er werd een speciaal DDI team aangesteld die omging met de spoedsituaties
• Werkprocessen binnen het DDI team werden gestandardiseerd
• Er werd een spoedbehandelteam samen gesteld, met ervaren dokters die ervaring hebben met spoedeisende hulp situaties
• Er werden verschillende trainingen gegegeven
• Er werden oefeningen gehoud waar verschillende afdelingen moesten samenwerken om spoedsituaties op te lossen

Check: Het ziekenhuis hield de vooruitgang nauwgezet in de gaten. Elke maand werden er evaluatiesamenvattingen opgesteld en werden de oorzaakanalyse en verbeteringen verfijnd.

Act: Nadat de processen geoptimaliseerd waren, werd het proces van een geboorte met keizersnede een stuk beter, werkte afdelingen beter met elkaar samen en werd uiteindelijk de DDI verkort tot 12.18 minuten in 2020

De PDCA-cyclus voor Kaizen

De PDCA-cyclus is een bijzonder handig hulpmiddel voor bedrijven die de Kaizen-methode gebruiken. Kaizen is een organisatorische mentaliteit die gericht is op kleine, frequente veranderingen die in de loop van de tijd tot grote verbeteringen leiden.

De PDCA-cyclus vult de Kaizen-filosofie aan door een raamwerk te bieden voor het ontwikkelen en implementeren van continue verbeteringen.

Lucidchart gebruiken om continu te verbeteren

Lucidchart is een visuele werkruimte die teams en bedrijven helpt hun processen in kaart te brengen en hun gegevens op een nieuwe manier te visualiseren. Gebruik Lucidchart om je PDCA-cyclus te visualiseren en je te helpen bij elke stap van het Plan-Do-Check-Act proces. Tijdens de planningsfase kun je een visgraatdiagram (oorzaak en gevolg) maken om problemen en mogelijke oorzaken te visualiseren.

Tijdens de 'Do'-fase breng je de nieuwe processen die wilt uitproberen in kaart. Koppel realtime gegevens aan je diagrammen om de resultaten te volgen. Zodra je een oplossing hebt die je wilt implementeren, kun je Lucidchart gebruiken om diagrammen te maken voor de nieuwe processen. Lucidchart maakt het gemakkelijk om documenten met je team te delen om ze snel op de hoogte te brengen van de wijzigingen.

Als je voortdurend aan het verbeteren bent, is het gemakkelijk om alle wijzigingen in de loop van de tijd uit het oog te verliezen. Hou iedereen op één lijn door continue verbeteringen te documenteren in Lucidchart.