Of je nu een manager bent of een van de beste HR-vertegenwoordigers binnen je organisatie, je maakt je waarschijnlijk meer zorgen over het jaarlijkse beoordelingsgesprek dan je werknemers. Managers besteden zelfs 210 uur per jaar aan best practices voor het beoordelingsgesprek. 

Wat veel managers zich niet altijd realiseren, is dat het beoordelingsgesprek van werknemers niet het stereotiepe, afgezaagde en mogelijk ongemakkelijke (of lastige) functioneringsgesprek hoeft te zijn zoals we het kennen. We hebben een bruikbare lijst met best practices opgesteld, zodat zowel jij als je directe ondergeschikten de tijd die aan beoordelingen wordt besteed kunnen maximaliseren en je talent beter kunt beheren en motiveren.

Voordelen van werknemersbeoordelingen

Beoordelingen van werknemers zijn meer dan een jaarlijks gesprek om iemands prestaties te bespreken. Deze jaarlijkse evaluaties hebben voordelen die lang nadat het gesprek voorbij is gevolgen zullen hebben voor de leden binnen je team: 

• Verbeterde communicatie 
• Betrokkenheid van werknemers 
• Professionele ontwikkeling 
• Groei van vaardigheden

Stappen in het beoordelingsproces voor werknemers 

1. Bepaal welk type prestatiebeoordelingsproces je bedrijf moet gebruiken

Het management moet een veilige ruimte bieden waar directe ondergeschikten gesprekken kunnen voeren met managers - en dus geen autoriteitsgedreven ruimte waar een manager elke werknemer alleen maar vertelt wat er mis gaat en waarom. Bedrijven zouden er een gewoonte van moeten maken om hun directieleden te coachen in plaats van ze af te straffen, en ze zouden kunnen overwegen om een managementfeedbacksysteem te implementeren om de weegschaal in evenwicht te brengen en feedback tussen werknemers en managers beter te faciliteren. 

Laten we eens kijken naar de verschillende beoordelingsgesprekken waarvan je gebruik kunt maken om dit te bereiken.

Soorten beoordelingsgesprekken voor werknemers

Top-down

Deze aanpak is doorgaans wat je je voorstelt bij een standaard functioneringsgesprek. Bij een top-downbeoordeling moet een leidinggevende formeel in gesprek gaan met de ondergeschikte om fouten en inzichten te bespreken en constructieve feedback te geven.

Het doel is een open communicatie tussen werknemers en leidinggevenden, om prestaties uit het verleden en plannen voor toekomstige professionele ontwikkeling te beoordelen. Maar een belangrijk punt van kritiek op de top-downbenadering is dat het werknemers ongerust kan maken en open communicatie in de weg kan staan, omdat er sprake is van een onevenwichtige relatie tussen managers en werknemers. 

Zelfbeoordeling

Zoals de naam al doet vermoeden, houden zelfbeoordelingen in dat werknemers hun prestaties beoordelen met zowel kwalitatieve als kwantitatieve metingen. Deze aanpak geeft werknemers meer eigenaarschap in het proces, waardoor ze de kans krijgen om te reflecteren op hun werk en managers waardevolle inzichten krijgen vanuit het perspectief van de werknemer. 

Zelfevaluaties zijn echter vaak niet objectief en vertekenen het perspectief van de werknemer, wat gemakkelijk kan leiden tot conflicten en wrok bij de werknemer.  

360-graden

De 360-gradenbenadering, ook wel bekend als multi-rater feedback of multi-source feedback, heeft tot doel een uitgebreide beoordeling van werknemers te bieden. Het omvat feedback van een groot aantal partijen, waaronder collega's, directe leidinggevenden, niet-directe leidinggevenden en zelfs de werknemers zelf. Hoewel het 360-graden feedbackproces robuustere en constructievere feedback biedt, kan het werknemers ook overweldigen en meer tijd vragen om alle informatie te verwerken. 

Classificaties

Een prestatie-evaluatie maakt gebruik van een schaal of beoordelingssysteem dat meestal is aangepast aan je organisatie, om de prestaties van je werknemers te meten. Een belangrijk voordeel van een beoordelingsschaal voor een prestatie-evaluatie is dat het kwantificeerbare gegevens oplevert en gemakkelijk trends in de tijd kan laten zien. De meeste beoordelingssystemen missen echter vaak nuance en hebben de neiging al snel af te wijken en weinig accuraat te zijn. 

Mix en match

Combineer een aantal van de beoordelingsprocessen hierboven om het beste prestatiebeoordelingssysteem voor je organisatie te vinden.

2. Breng je beoordelingsproces voor werknemers in kaart

Als je eenmaal het proces voor prestatiebeoordeling voor jouw organisatie hebt bepaald, is de volgende stap om het hele proces in kaart te brengen zodat iedereen op één lijn zit. 

De complexiteit van je proces hangt grotendeels af van de methode die je hierboven hebt gekozen. Een beoordelingssysteem is veel eenvoudiger dan het gebruik van 360-graden feedback, waarvoor je meerdere partijen bij elkaar moet brengen.

Meestal begint het uitwerken van het proces met het door HR vaststellen van de tijdlijn en de stappen die nodig zijn om een succesvol functioneringsgesprek te voeren. Zorg ervoor dat je rekening houdt met het volgende wanneer je begint met het in kaart brengen van je eigen beoordelingsproces voor werknemers:

• Training: bepaal of werknemers getraind moeten worden in het proces, vooral als dit nieuw is binnen de organisatie.

• Tijd: bedenk hoe lang werknemers en managers nodig hebben om de beoordeling te voltooien. 

• Feedback en actie: vermeld wanneer werknemers feedback krijgen en het tijdschema voor alle maatregelen die moeten worden genomen naar aanleiding van de evaluatie (bijvoorbeeld promoties, loonsverhogingen).

• Deelnemers: bepaal hoeveel individuen betrokken zijn. Gaat het alleen om de manager en de werknemer of omvat het proces meerdere beoordelaars, zoals bij de 360-graden feedbackmethode?

3. Vraag werknemers om zelfevaluaties uit te voeren en managers om elke werknemer te evalueren

De meeste werknemers houden niet van prestatiebeoordelingen, omdat ze er totaal geen controle over lijken te hebben. Om ervoor te zorgen dat ze zich meer betrokken voelen bij het proces en de uitkomst, kun je werknemers een zelfevaluatie laten uitvoeren. Deze beoordeling geeft werknemers de mogelijkheid om hun standpunten over hun eigen ervaring en groei te delen. Het aanmoedigen van zelfreflectie motiveert werknemers bovendien om zich op hun loopbaan te concentreren en professionele doelen te bereiken.

Nog belangrijker is dat zelfevaluaties managers inzicht geven in de ervaringen van hun werknemers waar ze zich misschien niet bewust van zijn. Leidinggevenden kunnen er bijvoorbeeld achter komen of een werknemer worstelt met een bepaalde taak of een succesvol project heeft geleid. Nu kunnen managers een uitgebreide beoordeling uitvoeren die werknemers nauwkeurige en bruikbare feedback oplevert.

4. Houd een prestatiekalibratievergadering

Een aanhoudende uitdaging bij het prestatiebeoordelingsproces is ervoor te zorgen dat werknemers nauwkeurig en eerlijk worden beoordeeld op basis van dezelfde normen. Hiervoor is een prestatiekalibratie nuttig. Vergaderingen over het kalibreren van prestaties brengen managers samen om de criteria voor goed, gemiddeld en slecht presterende werknemers vast te stellen en overeen te komen, en werknemers op de juiste manier te evalueren.

5. Geef de werknemersbeoordeling en actualiseer doelen en belemmeringen 

Het geven van de beoordeling is het belangrijkste onderdeel van het hele proces voor de beoordeling van de prestaties van werknemers. Het legt de doelstellingen, houding en motivatie van werknemers voor het komende jaar vast. Zorg ervoor dat werknemers voorbereid zijn op de vergadering. Laat ze niet in het ongewisse blijven, want dan worden problemen ter plekke opgediept en kan het gesprek ongemakkelijk en pijnlijk worden. Maak in plaats daarvan een sjabloon dat managers en werknemers voorafgaand aan de vergadering kunnen invullen, zodat ze met heel duidelijke verwachtingen de beoordeling ingaan.

Begin de beoordeling door de prestaties en inspanningen van de medewerker van het afgelopen jaar te erkennen. Bijna 70% van de werknemers geeft aan dat ze harder zouden werken als ze het gevoel hadden dat hun inspanningen erkend zouden worden. Sterker nog, als werknemers iets doen wat goed is voor de organisatie en hun carrière, dan moeten ze weten dat ze dat moeten blijven doen.

Van daaruit gaat de overgang naar constructieve feedback over hoe werknemers zich kunnen verbeteren. 92% van de werknemers is het ermee eens dat als constructieve feedback op de juiste manier aan hen zou worden gegeven, dit hen zou motiveren om hun prestaties te verbeteren. Coach werknemers en gebruik de beoordeling om duidelijke, haalbare SMART-doelen te stellen en zo werknemers te helpen succesvol te worden.

6. Blijf in contact nadat de beoordeling is voltooid

Communicatie houdt niet op als de formele beoordeling is afgerond - in plaats daarvan zouden managers regelmatig één op één moeten afspreken met werknemers om feedback te blijven geven en de voortgang te controleren. Tijdens het beoordelingsproces evalueren succesvolle managers hun huidige communicatiestijl en -methoden. Mogelijk verbaast het je om te horen dat 76% van alle werknemers minstens één keer per maand feedback wil. Met dat feit in het achterhoofd doe je er goed aan om wekelijks of tweemaandelijks één-op-één gesprekken te voeren met elk van je directieleden.

Door regelmatig contact en communicatie kun je ervoor zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan en dat je een regelmatig beoordelingsproces hanteert dat in overeenstemming is met je cultuur. Bovendien geven deze check-ins je de kans om je werknemers gaandeweg te coachen, in plaats van mogelijk pijnlijke gesprekken te voeren aan het einde van elk kwartaal.

Sommige werkgevers maken zelfs wekelijkse sjablonen voor hun één-op-één-gesprekken, waarin werknemers bespreken wat goed werkt, wat niet, en wat hun korte- en langetermijndoelen zijn. Elk van deze methoden draagt bij aan de best practices van het prestatiebeoordelingsproces. Door deze regelmatige, informele bijeenkomsten te houden, kun je het gesprek op gang brengen, zodat wanneer het tijd is voor je formele beoordelingsgesprek, je werknemers niet verrast zullen worden door hun beoordeling.

Het is geen wonder dat de meerderheid van alle internationale organisaties hun huidige beoordelingsgesprekken voor werknemers opnieuw aan het uitvinden is. Maar nog inspirerender is het feit dat het ook echt werkt: 96% van de werknemers in tientallen organisaties geeft aan dat het ontvangen van specifieke, continue feedback over hun prestaties nuttig is. Vernieuw het proces voor de beoordeling van de prestaties van je werknemers daarom vandaag nog, zodat je organisatie kan blijven innoveren voor de toekomst.