Seis pasos para mejorar tu proceso de evaluación de los empleados

Si eres gerente o uno de los principales representantes de RR. HH. de tu organización, es probable que el proceso anual de evaluación del desempeño de tus empleados te genere más ansiedad a ti que a los propios empleados. De hecho, los gerentes dedican 210 horas al año a la implementación de las mejores prácticas para llevar adelante este proceso. 

Lo que muchos gerentes a veces no logran comprender es que el proceso de evaluación no tiene por qué ser la típica conversación estereotipada, seca y posiblemente incómoda (o difícil) que se suele entablar. Confeccionamos una lista viable de las mejores prácticas para que tanto tú como tus empleados directos puedan maximizar el tiempo dedicado a las evaluaciones y administrar y fomentar de mejor manera su talento.

Beneficios de evaluar a los empleados

Evaluar a los empleados no es solamente organizar una reunión anual para repasar su desempeño. Estas evaluaciones anuales tienen ventajas que repercuten en los miembros de tu equipo a largo plazo: 

• Mejor comunicación 
• Compromiso por parte de los empleados 
• Desarrollo profesional 
• Desarrollo de habilidades

Pasos del proceso de evaluación de los empleados 

1. Determina qué tipo de proceso de evaluación del desempeño se debe utilizar en tu empresa.

El equipo de gestión debe crear un espacio seguro para que los empleados puedan conversar con sus gerentes directos, en lugar de que exista un espacio regido por la autoridad en el que los gerentes se limitan a marcarle a cada empleado en qué está fallando y por qué. Las empresas deberían incorporar el hábito de capacitar a sus empleados en lugar de disciplinarlos, y también sería conveniente que consideren implementar un sistema de aporte de comentarios por parte de los gerentes a fin de lograr un equilibrio y facilitar la relación entre estos y sus empleados. 

Analicemos los diferentes procesos de evaluación que puedes utilizar para lograr este objetivo.

Tipos de procesos de evaluación de los empleados

Enfoque descendente

Este enfoque se asocia con el método estándar para evaluar el desempeño de los empleados. Una evaluación descendente implica organizar una reunión formal entre un supervisor y la persona supervisada para debatir errores e ideas, y brindar comentarios constructivos.

El objetivo es permitir la comunicación franca entre los empleados y sus supervisores con el fin de evaluar el desempeño pasado y planificar el desarrollo profesional a futuro. Sin embargo, una de las principales críticas a este enfoque es que puede causar ansiedad a los empleados y obstaculizar la comunicación franca porque se basa en una relación desequilibrada entre las personas involucradas. 

Autoevaluación

Tal como su nombre lo indica, la autoevaluación implica que los empleados evalúen su propio desempeño de forma cualitativa y cuantitativa. Este método les permite sentir una mayor responsabilidad por el proceso y les da la oportunidad de reflexionar sobre su trabajo y brindar a los gerentes información valiosa desde su perspectiva. 

Sin embargo, las autoevaluaciones no suelen ser objetivas y distorsionan la perspectiva de los empleados, lo que fácilmente puede generar conflictos y resentimiento entre ellos.  

Evaluación de 360 grados

También se conoce como “retroalimentación de múltiples evaluadores” o “retroalimentación de múltiples fuentes”. Este método apunta a realizar una evaluación integral de los empleados. Incorpora comentarios de varias partes, como compañeros, empleados directos, supervisores indirectos e incluso los propios empleados. Si bien el proceso de evaluación de 360 grados es más sólido y constructivo, también puede resultar abrumador para los empleados y requiere más tiempo para procesar toda la información. 

Calificaciones

En una evaluación del desempeño con calificación se utiliza una escala o un sistema de calificación (generalmente personalizado para tu organización) para medir el desempeño de los empleados. Un beneficio clave de este método es que proporciona datos cuantificables y permite descubrir fácilmente las tendencias a lo largo del tiempo. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de calificación a menudo carecen de matices y tienden a inclinarse hacia observaciones agradables en lugar de precisas.  

Combinación de métodos

Combina cualquiera de los procesos mencionados anteriormente para encontrar el mejor sistema de evaluación del desempeño de los empleados para tu organización.

2. Planifica el proceso de evaluación de tus empleados.

Una vez que hayas elegido el proceso de evaluación del desempeño para tu organización, el siguiente paso es planificarlo para que todos estén en sintonía. 

La complejidad del proceso dependerá en gran medida del método que hayas elegido anteriormente. Implementar un sistema de calificación es mucho más sencillo que realizar una evaluación de 360 grados, la cual supone reunir a varias partes

.

Normalmente, la elaboración del proceso comienza con el equipo RR. HH., que debe definir la línea de tiempo y los pasos necesarios para llevar a cabo la evaluación del desempeño de un empleado de forma satisfactoria. No olvides tener en cuenta las siguientes cuestiones cuando empieces a planificar tu propio proceso de evaluación de empleados.

• Capacitación: decide si es necesario capacitar a los empleados sobre el proceso, especialmente si es nuevo para la organización.

• Tiempo: considera cuánto tiempo necesitarán los empleados y los gerentes para completar la evaluación. 

• Comentarios y acción: determina cuándo los empleados recibirán los comentarios y cuál será el cronograma para aplicar cualquier medida que deba tomarse como resultado de la evaluación (p. ej., ascensos o aumentos salariales).

• Participantes: decide cuántas personas participarán. ¿Serán simplemente el gerente y el empleado, o el proceso incluirá a varios evaluadores, como en el método de evaluación de 360 grados?

3. Pídeles a los empleados que se autoevalúen y a los gerentes que evalúen a cada empleado.

A la mayoría de los empleados no les gustan las evaluaciones de desempeño porque parecen estar completamente fuera de su control. Para que se sientan más involucrados en el proceso y el resultado, haz que completen una autoevaluación, de manera que tengan la oportunidad de compartir sus perspectivas sobre su propia experiencia y crecimiento. Además, fomentar la autorreflexión los motiva a centrarse en sus carreras y lograr sus objetivos profesionales.

Sobre todo, las autoevaluaciones brindan a los gerentes información sobre las experiencias de sus empleados que tal vez desconozcan. Por ejemplo, los supervisores pueden descubrir si un empleado tiene problemas con una tarea en particular o incluso si lideró un proyecto exitoso. En consecuencia, los gerentes pueden completar una evaluación integral con comentarios precisos y prácticos para los empleados

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4. Organiza una reunión de calibración del desempeño.

El proceso de evaluación del desempeño de los empleados supone un desafío constante, que es garantizar que dicha evaluación sea precisa y justa, y que se realice en función de los mismos estándares. Aquí es donde entra en juego la calibración del desempeño. En las reuniones de calibración del desempeño, se convoca a los gerentes para determinar los criterios para los empleados de alto, medio y bajo desempeño, y hacer las evaluaciones de la manera adecuada.

5. Lleva a cabo la evaluación e identifica concretamente los objetivos y los impedimentos. 

El momento de la evaluación propiamente dicha es la parte más importante de todo el proceso. Se definen los objetivos, la actitud y la motivación de los empleados para el próximo año. Asegúrate de que los empleados estén preparados para la reunión. Dales la información necesaria para que los problemas no se conviertan en una bola de nieve y la conversación no se torne incómoda y difícil. Prepara una plantilla para que los gerentes y los empleados completen antes de la reunión y así acudan a la evaluación con expectativas bien claras.

Empieza la evaluación reconociendo los logros y los esfuerzos del empleado durante el último año. Casi el 70 % de los empleados afirman que trabajarían más arduamente si sintieran que sus esfuerzos son reconocidos. Además, si los empleados están haciendo algo que es beneficioso para la organización y para su carrera, deberían saber que tienen que seguir haciéndolo.

A partir de ahí, ya puedes brindar comentarios constructivos sobre cómo los empleados pueden mejorar. El 92 % de los empleados coinciden en que, si recibieran comentarios constructivos y adecuados, se sentirían más motivados a mejorar su desempeño. Orienta a los empleados y utiliza la evaluación para fijar objetivos SMART que sean claros y alcanzables, y los ayuden a desempeñarse de forma satisfactoria.

6. Sigue fomentando la comunicación después de completar la evaluación.

La comunicación no se detiene una vez finalizada la evaluación formal, sino que los gerentes deben reunirse de forma periódica con cada uno de los empleados para seguir brindando comentarios y verificar su progreso. Durante el proceso de evaluación, los gerentes que pretendan hacer un trabajo satisfactorio deben revisar su estilo y sus métodos de comunicación actuales. Aunque parezca sorprendente, el 76 % de los empleados quieren recibir comentarios al menos una vez al mes. Con esto en mente, hazte la costumbre de organizar reuniones individuales una vez por semana o dos veces por mes con cada uno de tus empleados directos.

El contacto y la comunicación periódicos garantizan el cumplimiento de las expectativas y el mantenimiento de un proceso de evaluación regular que sea coherente con tu cultura. Además, estos seguimientos te darán la oportunidad de guiar a tus empleados a lo largo del proceso, en lugar de tener conversaciones posiblemente difíciles al final de cada trimestre.

De hecho, algunos empleadores crean plantillas semanales para sus reuniones individuales en las que los empleados conversan sobre lo que funciona bien, lo que no funciona y cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo. Cada uno de estos métodos permitirá garantizar la aplicación de las mejores prácticas durante proceso de evaluación del desempeño. Tener estas reuniones periódicas e informales servirá para propiciar la conversación, de manera que, cuando llegue el momento de la evaluación formal, no haya sorpresas en cuanto a la valoración de los empleados.

No es de extrañar que la mayoría de las organizaciones internacionales estén rediseñando sus procesos actuales de evaluación de los empleados. Sin embargo, más inspirador es el hecho de que esto realmente funciona: el 96 % de los empleados de varias docenas de organizaciones afirman que recibir comentarios específicos y continuos sobre su desempeño les resulta útil. Renueva hoy mismo el proceso de evaluación del desempeño de tus empleados para que tu organización pueda seguir innovando de cara al futuro.