Que vous soyez manager ou l’un des remarquables agents des ressources humaines de votre organisation, vous êtes probablement plus préoccupé par l’évaluation annuelle des performances de vos employés qu’ils ne le sont eux-mêmes. En effet, les dirigeants consacrent 210 heures par an à appliquer les bonnes pratiques associées à ce processus.

Ce que de nombreux responsables ne réalisent pas toujours, c’est que l'entretien annuel d'évaluation des employés n’a pas besoin d’être cet entretien cliché, ennuyeux et potentiellement inconfortable (ou pénible). Avec nos conseils, vous et vos collaborateurs pourrez optimiser le temps consacré aux évaluations et mieux gérer et motiver vos talents.

Avantages de l'entretien annuel

L’évaluation des employés est bien plus qu’une simple réunion annuelle au cours de laquelle les performances d’un collaborateur sont passées en revue. Ses avantages auront un impact sur les membres de votre équipe bien au-delà de la réunion :

• Amélioration de la communication 
• Renforcement de l’engagement 
• Développement professionnel 
• Acquisition de compétences

Étapes de l'entretien individuel annuel d'évaluation 

1. Déterminer le type de processus d’évaluation des performances que votre entreprise devrait utiliser

La direction doit créer un espace rassurant permettant aux collaborateurs d’échanger avec leurs supérieurs, et non un cadre autoritaire dans lequel les employés reçoivent simplement une notification de leurs échecs et des raisons sous-jacentes. Les entreprises devraient prendre l’habitude d’accompagner leurs salariés au lieu de les sanctionner. Elles pourraient également envisager de mettre en place un système de feedback à destination des responsables afin d’équilibrer la balance et de faciliter le retour d’information entre les employés et leurs supérieurs.

Examinons les différents processus d’évaluation annuel que vous pouvez mettre en œuvre pour y parvenir.

Types d'entretien individuel annuel

Descendant

Cette approche correspond généralement à l’image que l’on se fait d’une évaluation standard des performances d’un employé. Dans le cadre d’un examen descendant, le supérieur hiérarchique rencontre de manière formelle la personne qu’il supervise afin de lui faire part de ses erreurs et de ses observations et de lui fournir un retour d’information constructif.

L’objectif est d’ouvrir la communication entre les employés et leurs supérieurs afin de faire le point sur leurs performances et de planifier leur développement professionnel. Mais l’un des principaux problèmes de cette approche est qu’elle peut être source d’anxiété pour les employés et compromettre la transparence de la communication, car elle s’appuie sur un déséquilibre entre les responsables et leurs collaborateurs.

Auto-évaluation

Comme leur nom l’indique, les auto-évaluations impliquent que les employés examinent leurs performances à l’aide de critères qualitatifs et quantitatifs. Cette approche leur permet de s’approprier davantage le processus, en leur donnant l’occasion de faire le point sur leur travail et en fournissant aux responsables des informations précieuses selon leur perspective.

Cependant, les auto-évaluations manquent souvent d’objectivité et biaisent le point de vue de l’employé, ce qui peut facilement conduire à des conflits et à du ressentiment.

360 degrés

Également connue sous le nom de feedback multi-niveaux ou de feedback multi-sources, l’approche à 360 degrés vise à fournir une évaluation complète des employés. Elle intègre le retour d’information de plusieurs parties, notamment les membres de l’équipe, les subordonnés directs, les superviseurs non directs et parfois l’employé lui-même. Si le processus de feedback à 360 degrés offre un retour d’information plus complet et plus constructif, il peut également submerger les employés et nécessiter plus de temps pour assimiler l’ensemble des informations.

Évaluations avec échelle de notation

Ce système de notation est généralement adapté à votre organisation. L’un des principaux avantages d’une échelle de notation pour l’évaluation des performances est qu’elle fournit des données quantifiables et peut facilement faire apparaître des tendances sur la durée. Cependant, la plupart de ces systèmes manquent souvent de nuance et tendent à privilégier la gentillesse au détriment de la précision.

Mélangez et assortissez

Combinez l’un ou l’autre des processus d’évaluation énumérés ci-dessus pour trouver la solution la plus adaptée à votre organisation.

2. Visualisez votre entretien d'évaluation annuel

Une fois que vous avez déterminé quel type d'entretien individuel annuel d’évaluation des performances convient à votre organisation, l’étape suivante consiste à définir son déroulement afin que tous les participants soient en phase.

La complexité de votre processus dépendra en grande partie de la méthode que vous avez choisie. Un système de notation est beaucoup plus simple que le feedback à 360 degrés, qui exige la participation de nombreuses autres parties.

En règle générale, les RH commencent par définir la chronologie et les étapes nécessaires pour mener à bien l’évaluation des performances d’un employé. Veillez à prendre en compte les éléments suivants lorsque vous commencez à élaborer votre propre entretien annuel :

• Formation : déterminez si les employés doivent être familiarisés avec le processus, en particulier s’il est nouveau pour l’organisation.

• Durée : réfléchissez au temps dont les employés et les responsables auront besoin pour effectuer l’évaluation. 

• Commentaires et mesures : indiquez à quel moment les employés recevront un retour d’information et la chronologie des mesures à prendre à la suite de l’évaluation (par exemple, promotions, augmentations de salaire).

• Participants : décidez du nombre de personnes impliquées. S’agit-il simplement du responsable et du salarié ou le processus inclut-il plusieurs évaluateurs, comme dans la méthode du feedback à 360 degrés ?

3. Demander aux employés de s’auto-évaluer et aux responsables d’évaluer chaque employé

La plupart des salariés n’aiment pas les évaluations des performances parce que celles-ci échappent totalement à leur contrôle. Pour qu’ils se sentent plus impliqués dans le processus et son résultat, demandez-leur de remplir une auto-évaluation. Cette dernière leur donne l’occasion de partager leur point de vue sur leur expérience et leur évolution. Encourager l’auto-réflexion motive également les employés à se concentrer sur leur carrière et à atteindre leurs objectifs professionnels.

Plus important encore, les auto-évaluations permettent aux responsables d’obtenir des informations sur le vécu de leurs employés qui pourraient leur échapper. Par exemple, ils peuvent déterminer si un employé éprouve des difficultés à accomplir une tâche particulière ou encore s’il s’est épanoui dans la réalisation d’un certain projet. Grâce à ces données, les responsables peuvent procéder à une évaluation complète et fournir à leurs collaborateurs un retour d’information précis et pertinent.

4. Organiser une réunion d’étalonnage des performances

L’une des difficultés récurrentes des entretien annuels d’évaluation des performances est de s’assurer que les employés soit jugés avec précision et équité sur la base des mêmes exigences. C’est là qu’intervient l’étalonnage des performances. Ces réunions rassemblent les responsables afin qu’ils conviennent des critères définissant un niveau élevé, moyen ou faible de performance et qu’ils évaluent les employés de manière pertinente et objective.

5. Réaliser l’entretien annuel et actualiser les objectifs et les obstacles

Réaliser l’entretien est la partie la plus importante de l’ensemble du processus. C’est cette étape qui déterminera les objectifs, l’attitude et la motivation des employés pour l’année à venir. Veillez à ce que vos collaborateurs soient préparés à cet entretien annuel. Ne les prenez pas par surprise et évitez de déclencher une spirale de problèmes qui rendrait la conversation gênante et pénible. Préparez plutôt un modèle que les responsables et les employés pourront remplir avant la réunion, afin qu’ils abordent l’entretien avec des attentes très claires.

Commencez l’évaluation en soulignant les accomplissements et les efforts de l’employé au cours de l’année écoulée. Près de 70 % des salariés déclarent qu’ils travailleraient plus dur s’ils avaient le sentiment que leurs efforts étaient reconnus. En outre, lorsque vos collaborateurs agissent dans l’intérêt de l’organisation et de leur carrière, il est important qu’ils sachent qu’ils doivent poursuivre dans cette voie.

Formulez ensuite un feedback constructif sur la manière dont les employés peuvent s’améliorer. 92 % d’entre eux reconnaissent que si un retour d’information constructif leur était fourni de manière appropriée, cela les motiverait à améliorer leurs performances. Accompagnez vos collaborateurs et utilisez l’évaluation pour fixer des objectifs SMART clairs et réalisables afin de les aider à réussir.

6. Maintenir la communication une fois l’entretien d'évaluation terminée

La communication ne doit pas s’interrompre une fois l’évaluation annuel terminée. Au contraire, les responsables doivent régulièrement rencontrer les employés en tête-à-tête pour continuer à leur fournir des commentaires et contrôler les progrès accomplis. Dans le cadre de l'entretien d’évaluation, un responsable efficace doit analyser son style et ses méthodes de communication. Vous serez probablement surpris d’apprendre que 76 % des salariés souhaitent recevoir un retour d’information au moins une fois par mois. Alors, prenez l’habitude d’organiser des entretiens hebdomadaires ou bimensuels avec chacun de vos collaborateurs.

En gardant le contact et en communiquant régulièrement, vous veillerez à ce que vos attentes soient satisfaites et à ce que votre processus d’évaluation soit en phase avec votre culture d’entreprise. En outre, ces contrôles vous donneront l’occasion d’accompagner vos employés tout au long de leur parcours, au lieu de faire des bilans potentiellement désagréables à chaque trimestre.

En fait, certains employeurs vont même jusqu’à créer des modèles hebdomadaires pour leurs entretiens individuels, au cours desquels les employés abordent les points positifs et négatifs de leur expérience, ainsi que leurs objectifs à court et à long terme. Chacune de ces méthodes contribuera à assurer l’efficacité de votre processus d’évaluation des performances. L’organisation de ces réunions régulières et informelles permettra de préparer la conversation de sorte que, lorsque viendra le moment de votre processus formel, vos employés n’auront pas de surprises en matière d’évaluation.

Il n’est pas étonnant que la majorité des entreprises internationales redéfinissent leur processus d’évaluation des employés. Mais le fait que cette stratégie fonctionne réellement est encore plus inspirant : 96 % des employés de plusieurs dizaines d’organisations indiquent que recevoir un retour d’information précis et régulier sur leurs performances leur est bénéfique. Réinventez dès aujourd’hui votre processus d’évaluation des performances afin de préserver la capacité d’innovation de votre organisation.