Un progiciel de gestion intégré (ERP en anglais) est une solution logicielle complète permettant aux entreprises de gérer et simplifier leurs processus métier. Fondamentalement, un système ERP sert de plaque tournante pour la collecte et la connexion de données provenant de divers processus métier en lien avec les ressources humaines, les finances, les opérations, la chaîne d’approvisionnement, les ventes, la fabrication, etc. Avec cette plateforme unique et intégrée, vous pouvez gérer efficacement tous vos processus métier en temps réel.

Dans cet article, nous allons examiner certains des composants courants d’un système ERP, son fonctionnement et les avantages qu’il présente.

Quels sont les composants courants d’un système ERP ?

Les composants d’un système ERP sont utilisés pour traiter des processus métier et des fonctions spécifiques. Ces composants sont « branchés » sur une base de données centrale qui stocke les données pertinentes. Cette topologie permet à tous les services d’accéder en temps réel aux mêmes données. Les informations sont mises à jour en direct dans tous les composants, ce qui garantit la transparence et réduit les divergences entre les données.

Les composants du système ERP de votre organisation varient en fonction de vos besoins, mais ceux répertoriés ci-dessous se retrouvent généralement partout :

• Finance : comprend des fonctions de suivi, de stockage et de gestion de toutes les activités financières de votre entreprise, telles que la comptabilité, les rapports financiers, la budgétisation, l’analyse, les prévisions, etc.
• Ressources humaines : comprend des outils qui vous aident à gérer le personnel de votre organisation et simplifient les tâches RH telles que le recrutement, l’embauche, l’évaluation des performances, la tenue des dossiers des employés, etc.
• Gestion de la chaîne logistique : vous aide à gérer toutes les activités liées à la transformation des matières premières en produits destinés à être vendus à des clients et à des partenaires, comme l’approvisionnement, la gestion des stocks, la prévision de la demande, etc.
• Fabrication : fournit des outils qui vous aident dans la planification de la production, le calendrier, la gestion de la maintenance, le contrôle de la qualité, etc.
• Ventes et marketing : vous aide à gérer et à suivre les campagnes de marketing, les commandes, les relations avec les clients, les prospects, etc.

Comment fonctionne un système ERP ?

Fondamentalement, un système ERP centralise les données, automatise divers processus métier et améliore la précision et la transparence des données collectées. Voici un aperçu de ce qui permet à un système ERP de fonctionner.

• Données intégrées : un système ERP élimine le cloisonnement des données en rassemblant les informations provenant de différents services dans une base de données centralisée. Cette centralisation garantit que les données sont à jour, cohérentes et accessibles dans l’ensemble de votre organisation.
• Structure modulaire : les systèmes ERP sont généralement conçus de manière modulaire, chaque composant (module) répondant à une fonction spécifique de l’entreprise. Vous pouvez ajouter ou supprimer des modules pour répondre au plus près aux besoins de votre organisation.
• Saisie des données : les données provenant de différents services, telles que les informations sur les clients, les niveaux de stock, les transactions commerciales, les calendriers de production et autres, peuvent être facilement saisies manuellement par les employés de l’entreprise. Les données peuvent également être importées automatiquement à partir de sources externes.
• Automatisation : vous pouvez configurer les composants d’un système ERP pour automatiser les tâches routinières et répétitives. Cela permet de réduire les erreurs qui peuvent se produire lorsque les données sont saisies manuellement. Par exemple, vous pouvez prévoir un réapprovisionnement automatique des stocks lorsque le nombre de produits en rayon atteint une quantité définie.
• Traitement des données : sur la base de règles et de déclencheurs prédéfinis, un système ERP peut automatiquement traiter des données, effectuer des calculs, mettre à jour des enregistrements, créer des rapports, etc.
• Analyses et rapports : les systèmes ERP comprennent des outils d’analyse des données et de création de rapports. Ces derniers sont facilement accessibles dans l’ensemble de l’organisation et peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées. Par exemple, un rapport sur les ventes peut vous aider à analyser et à comprendre les tendances du marché.

Les différents types de progiciels de gestion intégrés

La façon dont vous mettez en place un système ERP dépend de la taille de votre organisation, de son budget, de son secteur d’activité et de ce que vous voulez qu’il fasse pour vous. Les types de systèmes ERP les plus courants sont les suivants :

• Sur site : ces systèmes résident sur vos propres serveurs, dans votre infrastructure de réseau. Ils vous permettent de contrôler totalement votre environnement ERP, mais leur maintenance peut nécessiter beaucoup de ressources informatiques. De plus, l’évolution du système peut être coûteuse, difficile et chronophage.
• Basé sur le cloud : il s’agit de systèmes ERP qui sont hébergés et maintenus dans le cloud. Le fait d’avoir votre logiciel ERP dans le cloud assure l’évolutivité du système, rend le logiciel facilement accessible depuis n’importe où dans le monde et peut réduire la complexité de votre structure informatique interne.
• Hybride : ces systèmes utilisent une combinaison de solutions dans le cloud et sur site. Cette solution est pratique si vous souhaitez conserver certaines fonctions sur site tout en simplifiant l’évolutivité grâce aux composants dans le cloud.

Tous ces types de systèmes ERP peuvent être personnalisés à l’aide de modules et de fonctionnalités qui prennent en compte les processus spécifiques au secteur et les exigences de conformité. Il est essentiel que vous compreniez les besoins de votre entreprise afin de mettre en œuvre un système qui correspond à ses objectifs et à ses buts.

Quels sont les avantages d’un système ERP ?

Un logiciel ERP peut être bénéfique pour votre entreprise à bien des égards :

Efficacité et productivité accrues

En automatisant les tâches, vous pouvez rationaliser les flux de travail routiniers, réduire les erreurs et mettre les données importantes à la disposition de tous ceux qui en ont besoin.

Collaboration améliorée

Le partage des données en temps réel au sein de l’organisation apporte clarté et transparence. Il peut contribuer à améliorer la communication entre les différents services et encourager une plus forte collaboration entre les équipes plurifonctionnelles.

Réduction des coûts

Un ERP remplace les applications existantes et réduit les coûts liés à l’achat, aux licences et à l’installation de plusieurs applications sur des machines individuelles. Il contribue également à réduire les coûts de formation des utilisateurs à ces applications. Les ERP peuvent par ailleurs contribuer à diminuer les coûts en automatisant les processus, en éliminant les doublons et en réduisant les erreurs.

Gestion simplifiée

Un système ERP facilite la gestion en combinant et en intégrant des modules qui s’adressent à plusieurs domaines de votre entreprise. À partir d’un emplacement centralisé, vous pouvez en effet gérer les besoins en stocks, suivre et gérer les informations relatives aux clients, analyser les données relatives aux ventes, etc.

Meilleure prise de décision

L’accès à des données et à des outils de reporting fiables et actualisés apporte clarté et informations. Les outils d’analyse peuvent vous aider à identifier les tendances, les opportunités et les problèmes potentiels. Vous pouvez ainsi prendre de meilleures décisions concernant les nouveaux projets, l’orientation de l’entreprise, la fixation d’objectifs, etc.

Données centralisées

Sans système ERP, les données sont cloisonnées au sein des différents services. Ces informations peuvent se trouver dans plusieurs applications et feuilles de calcul différentes. Le risque, c’est que les données soient dupliquées dans des formats multiples, rendant plus difficiles leur gestion et leur mise à jour. Une base de données centralisée réduit les doublons, facilite l’actualisation des données et garantit que celles-ci sont toutes disponibles dans le même format.

Visibilité améliorée

Un système ERP vous donne une vue d’ensemble des processus et des opérations de votre organisation. Ce type de visibilité vous aide à comprendre qui fait quoi et peut vous permettre de répartir plus facilement vos ressources.

Mise en conformité facilitée

Les entreprises géographiquement dispersées à travers un pays ou dans le monde entier doivent se conformer non seulement aux réglementations fédérales, mais aussi aux réglementations locales. Un système ERP peut inclure des fonctions de conformité qui vous aident à vous assurer que votre entreprise respecte ces différentes législations. Il peut également faciliter la création de rapports qui vous seront utiles en cas d’audit de votre organisation.

Sécurité des données renforcée

Les systèmes ERP sont généralement très sécurisés grâce à l’authentification des utilisateurs, au contrôle d’accès et au chiffrement qui protègent vos données. Les informations stockées dans le cloud sont également très sûres en raison des normes de sécurité élevées suivies par les fournisseurs de services.

Évolutivité du système

À mesure que votre entreprise se développe, un système ERP peut évoluer avec vous pour s’adapter notamment à l’augmentation du volume des transactions commerciales, des nouveaux utilisateurs, des interactions avec les clients, et plus encore. Si votre ERP est basé sur le cloud, le dimensionnement peut être automatique en fonction de l’accord de niveau de service que vous avez conclu avec le fournisseur. Si votre ERP est hébergé sur site, son évolution peut nécessiter des équipements supplémentaires, des salles de serveurs, des ressources informatiques, etc.