Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es una solución de software integral que las empresas utilizan para gestionar y optimizar los procesos de negocio principales. Básicamente, actúa como un centro para recopilar y vincular datos de diversos procesos de negocio, como recursos humanos, finanzas, operaciones, cadena de suministro, ventas, fabricación, etc. En una plataforma única e integrada, puedes gestionar de manera eficiente todos tus procesos de negocio en tiempo real.

En esta publicación, hablaremos de algunos componentes comunes de un sistema ERP, cómo funciona un sistema ERP y cuáles son las ventajas de la planificación de recursos empresariales.

¿Cuáles son los componentes comunes de un sistema ERP?

Los componentes de un sistema de ERP se utilizan para abordar procesos y funciones de negocio específicos. Estos componentes están "conectados" a una base de datos central que almacena datos relevantes. Esto les brinda a todos los departamentos acceso a los mismos datos en tiempo real, ya que la información se actualiza en tiempo real en todos los componentes, lo que aporta transparencia y reduce las discrepancias en la información.

Los componentes del sistema de ERP de tu organización variarán según lo que necesites. En general, en un sistema de ERP se incluyen los siguientes componentes comunes.

• Finanzas: incluye funciones para rastrear, almacenar y administrar todas las actividades financieras de tu empresa, como contabilidad, informes financieros, presupuestos, análisis, proyecciones, etc.
• Recursos humanos: incluye herramientas para administrar el personal de tu organización. Te ayuda a optimizar las tareas de RR. HH., como selección de personal, contratación, evaluación de desempeño, registros de empleados, etc.
• Gestión de la cadena de suministro: te permite gestionar todas las actividades involucradas en convertir las materias primas en productos que se venden a clientes y socios. Incluye compras, gestión de inventario, proyección de la demanda y más.
• Fabricación: proporciona herramientas que te ayudan con la planificación de la producción, la programación, la gestión de órdenes de trabajo, el control de calidad, etc.
• Ventas y marketing: te permite gestionar y hacer un seguimiento de las campañas de marketing, los pedidos de ventas, las relaciones con los clientes, los clientes potenciales, etc.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Básicamente, un sistema de ERP centraliza los datos, automatiza varios procesos de negocio y mejora la precisión y la transparencia de los datos recopilados. A continuación haremos una breve descripción general de lo que hace que un sistema de ERP funcione.

• Datos integrados: un sistema de ERP elimina los silos de información, porque recopila datos de diferentes departamentos en una base de datos centralizada. Eso garantiza que los datos estén actualizados y sean coherentes y accesibles en toda tu organización.
• Estructura modular: los sistemas de ERP generalmente tienen un diseño modular, con un componente (módulo) para abordar una función de negocio específica. Puedes agregar o eliminar módulos para satisfacer las necesidades de tu organización.
• Ingreso de datos: los datos de los distintos departamentos (como información sobre clientes, niveles de inventario, transacciones de ventas, cronogramas de producción, etc.) pueden ser introducidos manualmente con facilidad por los empleados de toda la empresa. Los datos también se pueden importar automáticamente de fuentes externas.
• Automatización: puedes configurar los componentes de un sistema de ERP para que automaticen tareas rutinarias y repetitivas. Esto permite reducir los errores que pueden ocurrir cuando los datos se ingresan manualmente. Por ejemplo, puedes automatizar la reposición del inventario cuando te quede una cierta cantidad de existencias en tus estantes.
• Procesamiento de datos: basado en reglas y desencadenantes predefinidos, un sistema de ERP puede procesar datos, hacer cálculos, actualizar registros, crear informes, etc. de forma automática.
• Análisis e informes: los sistemas de ERP incluyen herramientas para analizar datos y crear informes. Esos informes son de fácil acceso para toda la organización y sirven para tomar decisiones fundamentadas. Por ejemplo, un reporte de ventas puede ayudarte a analizar y comprender las tendencias actuales del mercado.

Diferentes tipos de planificación de recursos empresariales

La forma de configurar un sistema de ERP depende del tamaño de tu organización, del presupuesto, del sector y de lo que necesites que haga por ti. Los siguientes son tipos comunes de sistemas de ERP:

• Locales: estos sistemas residen en los servidores propios de tu infraestructura de red. Esto te otorga pleno control sobre tu entorno de ERP, pero puede requerir muchos recursos informáticos para mantenerlo. Además, escalar el sistema puede ser costoso y difícil y demandar mucho tiempo.
• Basados en la nube: son sistemas de ERP que se alojan y mantienen en la nube. Tener tu ERP en la nube le proporciona escalabilidad del sistema, hace que el software sea fácilmente accesible desde cualquier lugar del mundo y puede reducir la complejidad de tu estructura de TI interna.
• Híbridos: estos sistemas utilizan una combinación de soluciones locales y basadas en la nube. Esto es útil si hay ciertas funciones que quieres mantener in situ mientras sigues aprovechando una escalabilidad sencilla con los componentes en la nube.

Cualquiera de estos tipos de sistemas de ERP se puede personalizar con módulos y funciones que aborden los procesos específicos de la industria y los requisitos de cumplimiento. Es esencial que entiendas las necesidades de tu empresa para que puedas implantar un sistema que se alinee con los objetivos y las metas.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema ERP?

Un sistema de ERP puede beneficiar a tu negocio de muchas maneras, incluyendo:

Aumenta la productividad y la eficiencia 

Automatizando las tareas puedes optimizar los flujos de trabajo rutinarios, reducir errores y poner datos importantes a disposición de todos los que los necesiten.

Mejor colaboración

Compartir datos en tiempo real en toda la organización proporciona claridad y transparencia. Esto te permite mejorar la comunicación entre todos los departamentos y fomentar una mayor colaboración entre los equipos multidisciplinarios.

Costos reducidos

Un sistema de ERP reemplaza las aplicaciones existentes y reduce los costos asociados con la compra, la concesión de licencias y la instalación de varias aplicaciones en máquinas individuales. También ayuda a reducir el costo de la capacitación de las personas en el uso de las aplicaciones. Los sistemas de ERP también ayudan a reducir costos al automatizar procesos, reducir datos duplicados y minimizar errores.

Gestión más sencilla

Un sistema de ERP facilita la gestión porque combina e integra módulos que abordan múltiples áreas de tu negocio. Desde una ubicación centralizada, puedes administrar las necesidades de inventario, rastrear y gestionar la información de los clientes, analizar los datos de ventas y más.

Mejor toma de decisiones

El acceso a datos confiables y actualizados y a herramientas de generación de informes proporciona claridad e información estratégica. Las herramientas analíticas te permiten identificar tendencias, oportunidades y problemas potenciales, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones sobre nuevos proyectos, la dirección de la empresa, el establecimiento de objetivos, etc.

Datos centralizados

Sin un sistema de ERP, los datos están aislados en varios departamentos. Esos datos pueden encontrarse en distintas aplicaciones y hojas de cálculo, lo que lleva a la duplicación de datos en varios formatos y dificulta actualizarlos y mantenerlos actualizados. Una base de datos centralizada reduce la duplicación de datos, facilita la actualización y garantiza que toda la información esté disponible en el mismo formato.

Visibilidad mejorada

Un sistema de ERP te brinda una visión integral de los procesos y operaciones de tu organización. Este tipo de visibilidad te permite comprender quién está haciendo qué y te ayuda a asignar recursos más fácilmente.

Facilita el cumplimiento

Las empresas dispersas geográficamente en todo el país o en todo el mundo no solo tienen que lidiar con las reglamentaciones federales, sino también con las locales. Un sistema de ERP puede incluir funciones de cumplimiento que te ayuden a garantizar que tu empresa cumpla con las distintas regulaciones. También puede ayudarte a generar informes que te serán útiles en caso de una auditoría.

Mayor seguridad de los datos

Los sistemas de ERP suelen ser muy seguros con la autenticación de usuarios, el control de acceso y el cifrado para proteger tus datos. Los datos almacenados en la nube también son muy seguros debido a los altos estándares de seguridad utilizados por los proveedores de servicios en la nube.

Escalabilidad del sistema

A medida que tu negocio crece, un sistema de ERP puede crecer contigo para adaptarse a cosas como un aumento en el volumen de las transacciones de ventas, nuevos usuarios, interacciones con clientes y más. Si tu sistema de ERP está basado en la nube, el escalamiento puede ser automático en función de tu acuerdo de nivel de servicio con el proveedor de la nube. Si tu sistema es local, el escalamiento podría requerir máquinas adicionales, salas de servidores, recursos de TI, etc.