Cuando la mayoría de la gente habla de cómo es ser parte de un equipo híbrido o trabajar desde casa, la conversación a menudo incluye horarios flexibles, ahorros de costos o un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, todos grandes beneficios para los empleados remotos. Pero, ¿qué pasa con la gestión de un equipo híbrido?  

Gestionar un equipo híbrido a veces puede ser abrumador, especialmente cuando los empleados esperan un cierto nivel de libertad como trabajadores remotos, pero la demanda de productividad general sigue siendo la misma (si no mayor). ¿Qué puedes hacer para mejorar la forma en que tu equipo híbrido trabaja en conjunto?

Si estás gestionando un equipo híbrido en tu organización, aquí presentamos tres desafíos que podrías enfrentar y las estrategias que necesitarás para superarlos.

Desafío 1: mantener procesos consistentes entre los miembros del equipo

Al gestionar un equipo híbrido, intentas darles a los empleados cierta autonomía y flexibilidad en su trabajo. A algunos miembros del equipo les va bien con esa libertad. Otros extrañan la estructura y consistencia de trabajar juntos en persona, donde suele haber procesos más definidos.

Sin establecer expectativas claras o crear pautas adecuadas para tu equipo híbrido, resultará difícil medir, guiar o mejorar el desempeño de los miembros del equipo.

Establecer nuevas normas sobre cómo funciona tu equipo híbrido también requiere que replantees tus propias expectativas y pautas para administrar un equipo híbrido. ¿Qué metodologías y procedimientos usas actualmente que no tienen sentido para un lugar de trabajo híbrido?

Algunas de las soluciones que deberías considerar introducir para el beneficio de tu equipo híbrido incluyen:

Documentación centralizada 

Para administrar el flujo de trabajo, fomentar la colaboración y garantizar la continuidad del proceso, mantener los documentos esenciales fácilmente disponibles, ya sea en línea o en persona, es imprescindible para cualquier equipo híbrido. Con el acceso en línea a los documentos, los miembros del equipo pueden compartir más fácilmente el conocimiento necesario para colaborar y comunicarse entre sí.

Cuando se trata de gestionar un equipo híbrido, la documentación centralizada genera más confianza entre los empleados, fomenta el trabajo en equipo y aumenta la eficiencia con transparencia.

Expectativas claras 

Mantener procesos consistentes entre los miembros del equipo es mucho más fácil si tu proceso para administrar un equipo híbrido es claro y eficiente desde el inicio. Y esto comienza con reglas de interacción simples pero firmes. Cuando todos saben qué esperar o cómo actuar en consecuencia, se allana el camino hacia la productividad del equipo.

Con las pautas adecuadas, los miembros del equipo sabrán sobre qué problemas tiene sentido conversar en el chat o por correo electrónico y cuáles merecen una mayor atención en una reunión.

Si ciertos aspectos de la gestión de un equipo híbrido en tu organización requieren que los empleados se reporten, asegúrate de que esa expectativa esté clara en el proceso híbrido de tu personal.

Uso de gráficos cuando sea relevante 

Para explicar rápidamente los detalles de los procesos de tu equipo y asegurarte de que todos los entiendan con facilidad, el uso de gráficos puede ser muy efectivo. 

Gracias a su poder para transmitir ideas a través de diagramas inteligentes, Lucidchart es una excelente aplicación para crear y documentar procesos de forma gráfica. Usa Lucidchart, una herramienta que puedes editar en tiempo real y compartir en línea, para identificar cuellos de botella, mostrar áreas de mejora, visualizar qué miembros del equipo son responsables de las diferentes etapas de un proceso y mucho más.

Desafío 2: tomar decisiones en torno a procesos que ocurren de forma asincrónica

Las personas no son conscientes de toda la comunicación que ocurre en tiempo real. Y no se limita solo al tiempo que se pasa en la oficina o en reuniones en persona. Está en las conversaciones espontáneas en el escritorio o en la sala de descanso, o en la posibilidad de conectarse a una llamada en grupo sin previo aviso. 

Cuando se gestiona un equipo híbrido, a veces es difícil que todos estén en la misma zona horaria, y más difícil aún que estén en sintonía. Con un equipo híbrido, la comunicación asincrónica puede ser un desafío, especialmente cuando se deben tomar decisiones. 

Incluso con mensajes instantáneos, correos electrónicos y videoconferencias, las interacciones entre los miembros de un equipo híbrido no siempre son instantáneas. Las respuestas retrasadas a veces dan como resultado decisiones demoradas o en una falta de consenso.

Afortunadamente, existen estrategias comprobadas que puedes emplear para abordar las deficiencias de la comunicación asincrónica que ocurren al gestionar un equipo híbrido. Puedes empezar con estas:

Reportes frecuentes

Es importante que dediques tiempo cada semana a reunirte con tus subordinados directos, tanto en reuniones grupales semanales por videoconferencia como en reuniones individuales. Organizar reuniones individuales regulares en el calendario de los empleados te brinda oportunidades para hacer lo siguiente:

• Intercambiar comentarios con tus subordinados directos
• Destacar el desempeño individual y los objetivos del equipo
• Aclarar las expectativas y los procesos del equipo híbrido

Los reportes también son excelentes para abordar cualquier pregunta que los miembros de tu equipo planteen sobre los proyectos en los que están trabajando o identificar situaciones en las que se necesita apoyo adicional.

Software de colaboración en tiempo real 

Incluso con la mejor planificación, siempre habrá momentos en los que la colaboración en tiempo real sea difícil. El hecho de que los miembros de tu equipo híbrido no puedan reunirse en una llamada o videoconferencia al mismo tiempo no significa que no puedas coordinar los esfuerzos del equipo o generar nuevas ideas en un instante.

Ya sea que estén en diferentes zonas horarias o en diferentes dispositivos, la suite de colaboración gráfica de Lucid ofrece el espacio de trabajo colaborativo ideal para quienes trabajan a distancia en un equipo híbrido. Al combinar el poder de los diagramas inteligentes con el de la pizarra virtual, permite que todos tengan una única fuente de información visual y eficiente. También ayuda a impulsar la alineación y productividad del equipo en tiempo real.

Desafío 3: poner al corriente a los nuevos miembros del equipo 

En las circunstancias ideales en un entorno de oficina tradicional, ayudar a los nuevos empleados a sentirse completamente preparados para asumir su rol y comprender los detalles de los procesos de la empresa requiere coordinación y esfuerzo. Gestionar las incorporaciones de un equipo híbrido requiere aún más.

En el enfoque de proceso híbrido, es fundamental garantizar que todos los empleados comprendan la misión, los valores y la cultura de tu organización desde el principio. En última instancia, la forma en que se incorporan los nuevos miembros del equipo afectará la rapidez con la que se pongan al corriente.

Debido a la dinámica única involucrada en la gestión de un equipo híbrido, se necesitará atención adicional durante todo el proceso de incorporación de empleados remotos recién contratados. Estas son algunas de las estrategias y enfoques que puedes adoptar en toda la empresa:

Comunicación excesiva 

Al gestionar un equipo híbrido, las personas casi nunca se comunican lo suficiente. Dentro de una estructura híbrida, los nuevos empleados no siempre pueden darse el lujo de obtener toda la atención de su gerente o pedir consejos a sus compañeros de trabajo espontáneamente.

En lugar de abrumar a los nuevos empleados en su primer día en el equipo híbrido, asegúrate de comunicarte con ellos antes de que comiencen. Coordina tus esfuerzos con RR. HH., TI y otros departamentos involucrados en el proceso de incorporación.

Planifica la presentación virtual de todos los empleados nuevos a los miembros existentes del equipo. En lugar de colocar a las personas en el centro de atención, pídeles que llenen un perfil de empleado nuevo antes de su fecha de inicio. 

La comunicación excesiva durante las primeras semanas en el trabajo también puede ser mediante reportes y seguimientos regulares. Programa una reunión individual cada semana para saber cómo van las cosas, resolver problemas y darles a todos la oportunidad de sentirse vistos, valorados y escuchados.

Al asignarle las tareas de incorporación a los empleados nuevos, es bueno proporcionarles lo siguiente:

Documentación clara 

En cada organización, cada rol incluye su propio conjunto de tareas o responsabilidades que deben cumplirse dentro de un plazo después de la fecha de contratación, generalmente durante los primeros 30 a 90 días en el trabajo. Ya sea ver videos de capacitación, participar en un recorrido virtual por la oficina o configurar el espacio de trabajo remoto, todo lo que un nuevo empleado necesita saber debe estar disponible en línea.

Software y herramientas de colaboración 

Tanto si se lleva a cabo en persona como virtualmente, gran parte del proceso de incorporación es un recorrido individual. Pero, por supuesto, eso no significa que los empleados nuevos tengan que hacer todo solos mientras hacen la transición.

Con Lucidchart, los gerentes pueden usar la visualización de datos para guiar a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación. Los diagramas de flujo gráficos pueden estandarizar (y simplificar) los pasos de ese proceso. Debido a la facilidad con la que se pueden crear y editar en Lucidchart, los diagramas de flujo personalizados se pueden adaptar específicamente para cada rol de trabajo y su proceso. 

Y para la comunicación diaria con gerentes y compañeros, no subestimes la capacidad del chat espontáneo o las videoconferencias con herramientas de colaboración como Microsoft Teams, Slack o Zoom. También se pueden crear canales de comunicación exclusivos para empleados nuevos, con el fin de mantener a todos en contacto a lo largo de su experiencia de incorporación compartida y después de eso.