El modelo de trabajo híbrido ya había comenzado a formarse incluso antes de los cierres de emergencia establecidos por la pandemia del COVID-19.  Muchas organizaciones ya programaban reuniones virtuales y encontraban formas de que sus equipos trabajaran en distintas zonas horarias. El modelo de trabajo híbrido no se inventó a partir del COVID-19, pero la pandemia aceleró su evolución.  

En el último año, los gerentes aprendieron que los empleados remotos pueden ser muy productivos. Con el levantamiento de las restricciones, las empresas detectaron que hasta un 55 % de los empleados quieren seguir trabajando de forma remota al menos tres días a la semana. 

Por lo tanto, los gerentes se enfrentan a ciertos desafíos, ya que algunos empleados quieren trabajar total o parcialmente desde casa mientras que otros prefieren volver a la oficina.

• Fuerza laboral desconectada: si los empleados trabajan en diferentes ubicaciones, se programan menos reuniones presenciales, lo que puede generar barreras de comunicación.
• Mentalidad de silo: la colaboración entre equipos puede resultar compleja cuando los empleados están en lugares distintos. 
• Dificultades de cronograma: cuando se trabaja con equipos que están ubicados en distintas zonas horarias, es difícil coordinar un horario que resulte adecuado para todos. 
• Deficiencias de comunicación: la comunicación es un elemento clave para alcanzar el éxito. Si el equipo no se comunica lo suficiente, es difícil comprender en qué trabaja cada empleado, cuál es el estado actual de un proyecto y qué dependencias existen.
• Menos colaboración y creatividad: debido a la falta de un elemento visual, como una pizarra, puede resultar difícil para los miembros de los equipos pensar y aportar ideas. 

En este artículo, se explica cómo pueden utilizarse elementos visuales en las reuniones virtuales para superar los desafíos mencionados y lograr que los empleados trabajen en equipo de manera uniforme

¿Por qué los elementos visuales son eficaces para alinear el trabajo de equipos híbridos?

¿Alguna vez asististe a una reunión en la que la información solo se intercambiaba de forma verbal? En un contexto así, es más difícil concentrarse en lo que se dice. Puedes intentar tomar notas, pero es posible que te pierdas información importante por estar pensando en anotar los comentarios del orador en lugar de realmente concentrarte en lo que dice en el momento. Quizás te resulte más complicado retener los conocimientos después de abandonar la reunión.

En general, nuestro cerebro funciona mejor como procesadores de imágenes que de palabras. Las palabras son abstractas, mientras que las imágenes son concretas. Esto las hace más fáciles de interpretar y recordar.  De hecho, los neurocientíficos del MIT descubrieron que el cerebro puede procesar imágenes completas en solo 13 segundos. Dado que vivimos en un mundo visual, este descubrimiento tiene sentido. Nuestra mirada se redirige hasta tres veces por segundo a medida que interpretamos el mundo que nos rodea y, a menudo, debemos tomar decisiones rápidas en función de lo que vemos.

En los estudios, se demuestra que un 65 % de las personas aprenden mediante elementos visuales. Por eso, en las reuniones, las personas suelen emplear pizarras, presentaciones y otras ayudas visuales para ilustrar sus ideas. Es mucho más sencillo mostrar lo que intentas expresar en lugar de decirlo. Los demás miembros de equipo pueden sumar sus ideas en un espacio visual colaborativo y, así, ayudar a sus compañeros a crear soluciones creativas.

Los elementos visuales que inspiran colaboración no son naturales del modelo de trabajo híbrido y las reuniones virtuales. Un presentador puede compartir una imagen en un monitor y mostrar algunos elementos visuales. Sin embargo, por lo general, otros miembros del equipo no pueden acceder a esta pantalla para agregar ideas o modificar el documento. De acuerdo con una investigación de Lucid, el 75 % de los empleados creen que la colaboración en las reuniones de equipo es el factor más afectado en un entorno de trabajo híbrido.

Para ser más eficientes, los equipos híbridos necesitan encontrar la forma de simular la experiencia de colaboración que tienen en una oficina, pero en un contexto virtual. Con el conjunto de herramientas de visualización adecuado, esta simulación de las reuniones presenciales se vuelve posible y logra alinearse el trabajo de los empleados remotos. 

Cómo utilizar la suite de colaboración visual de Lucid para alinear el trabajo de los equipos híbridos 

Con la inclusión de elementos visuales, pueden elaborarse documentos más interesantes y concretos. Para dirigir la atención a la información importante, atraer el interés del lector y fomentar su participación activa, pueden agregarse colores, formas e imágenes bien posicionadas. Básicamente, mediante el uso de herramientas visuales, puede mejorarse la experiencia general de trabajo. De acuerdo con 451 Research, con el uso de herramientas de colaboración visual, puedes lograr lo siguiente:

• Proporcionar la información adecuada a las personas correctas para que puedan tomar decisiones y resolver problemas rápidamente.
• Asegurar la interacción de los empleados con menos elementos tediosos y distracciones.
• Ayudar a los miembros del equipo a ser más productivos porque la interacción entre todos es mayor.
• Fomentar una experiencia de trabajo más creativa y agradable gracias a la flexibilidad y la personalización de las herramientas. 

Con la suite de colaboración visual de Lucid, los equipos pueden trabajar juntos en el mismo proyecto y en tiempo real, al margen del lugar del mundo en el que se encuentren. 

Diagramas de flujo

 Lucidchart es una plataforma inteligente y fácil de usar para crear diagramas que puedes emplear con el fin de trazar procesos que son difíciles de explicar de forma verbal. 

Por ejemplo, pueden crearse diagramas de flujo con los que puedes:

• Hacer que los procesos complejos se transformen en procesos fáciles de comprender y seguir.
• Identificar áreas problemáticas, como trabajo duplicado o innecesario, o cuellos de botella. 
• Utilizar un lenguaje visual común que todos los departamentos de la organización puedan comprender fácilmente.
• Lograr que los miembros del equipo comprendan de mejor manera sus roles y responsabilidades. 
• Diseñar y optimizar procesos.

Presentaciones

Una diapositiva en la que se incluyen elementos visuales llama más la atención que una presentación llena de diapositivas compuestas de listas con viñetas. Con la característica Modo de presentación de Lucidchart, puedes transformar un documento de Lucidchart en una presentación que puedes compartir con los miembros del equipo. 

Una diapositiva de una presentación debería llamar la atención y no estar sobrecargada de información. Piensa en qué información y conceptos deberá asimilar tu equipo en los pocos segundos que tienen para ver cada diapositiva. En cada una, asegúrate de dar prioridad al punto principal que quieres transmitir a tu audiencia.

Con Lucidchart, no solo puedes compartir tu presentación con miembros del equipo y otras partes interesadas, sino que también tienes la opción de otorgarles permiso para modificar el documento y agregar comentarios con el fin de crear una experiencia de trabajo verdaderamente colaborativa.  

Diagramas organizacionales

Los diagramas organizacionales son especialmente útiles para los trabajadores remotos y los nuevos miembros del equipo. Con ellos, los equipos híbridos pueden conocer a las personas y saber en qué parte del mundo se encuentran. Si agregas una fotografía, los empleados podrán asociar un rostro con cada nombre. También podrán saber quién está a cargo y, así, estar seguros de con quién deben comunicarse cuando necesitan información para completar una tarea.

Pizarra online

Lucidspark es una pizarra virtual que puedes emplear para ayudar a tu equipo híbrido a colaborar en tiempo real por medio de sesiones de lluvia de ideas. Puedes capturar y compartir ideas de forma sencilla, hacer comentarios y crear chats, y convertir las mejores ideas en pasos y tareas factibles.