En el lugar de trabajo, la transparencia consiste en una comunicación abierta y sincera con los demás. Eso significa la libre circulación de información, conocimientos y otros recursos entre los miembros del equipo.

Aunque muchas organizaciones afirman ser transparentes con sus empleados, para la mayoría sigue siendo una 

aspiración idealista. Pero, como gerente de personal, ser transparente debe ser una de tus prioridades principales.

¿Por qué es importante la transparencia?

Al ser transparentes, las empresas logran un mayor éxito tanto de formas esperadas como sorprendentes. Si una empresa decide ser transparente y fomenta un entorno abierto para los empleados, puede: 

• Aumentar el compromiso y la cooperación entre los miembros del equipo.
• Fomentar una cultura de trabajo más sólida basada en la confianza, la honestidad y los valores.
• Impulsar la creatividad, la innovación y la productividad. 

La transparencia hace posible la finalización más rápida de un proyecto. A menudo, inspira a las personas a invertir más en su trabajo y a rendir en un nivel superior. Hay algo en el hecho de saber lo que el resto del equipo está haciendo y que están contribuyendo (y comprometiéndose) por igual a una misión, resultado u objetivo compartido que mantiene el espíritu de equipo elevado desde el inicio de un proyecto hasta su finalización.

Como cualquier habilidad o experiencia, ser transparente es algo que requiere dedicación y práctica. Mucho antes de que se convierta en una realidad cotidiana, ser transparente en el trabajo requerirá un esfuerzo consciente.

Formas de ser transparente con tu equipo

Cuando se trata de ser transparente, el flujo continuo de comunicación, ideas y recursos es clave. En el lugar de trabajo, esto suele traducirse en reuniones regulares de empleados.

1. Realiza reuniones rápidas e individuales frecuentes con los miembros del equipo 

Ser transparente implica mantener reuniones rápidas regulares con tu equipo. Las reuniones rápidas diarias ofrecen a todos la oportunidad de hablar sobre cualquier proyecto actual, tanto de forma individual como colectiva, como equipo. Las reuniones mantienen a la gente al tanto de los progresos de los demás, plantean preocupaciones sobre posibles problemas u obstáculos y modifican los flujos de trabajo del equipo, al tiempo que se aprovecha mejor el tiempo.

Mantenerse informado establece una base firme para lo que significa ser transparente como miembros del equipo.

Del mismo modo, la reunión individual es un aspecto vital para ser transparente con tu equipo, especialmente una vez que comprendes que hasta tres de cada cuatro estadounidenses dicen que su jefe puede ser "la parte más estresante de su día de trabajo". Al permitir una comunicación regular, la alineación de los objetivos y las charlas de seguimiento, las reuniones individuales fomentan una dinámica más fuerte y significativa entre el gerente y el empleado. 

Sorprendentemente, solo alrededor de la mitad de los empleados tienen reuniones individuales regulares. Por lo tanto, procura ser transparente programándolas con los miembros del equipo.

2. Crea una fuente de información única a la que se pueda acceder con facilidad 

Una fuente de información única, o SSOT (por sus siglas en inglés), no es solo una herramienta, estrategia o marco. Intenta pensarla más como un estilo de vida. Esencialmente, es la práctica de tomar datos de los diferentes sistemas de la organización y colocarlos juntos en una ubicación. El objetivo es que todos puedan acceder a ese conocimiento desde un punto de referencia común. 

Para una organización, la configuración de una fuente de información única ayuda a evitar la confusión inherente a tener múltiples versiones de la documentación en múltiples ubicaciones (o con múltiples usuarios) a la vez. Es lo que garantiza que los miembros del equipo puedan acceder con facilidad a la información más actualizada y precisa para hacer bien su trabajo.

Es más fácil ser transparente en el lugar de trabajo teniendo datos relevantes y estandarizados a tu disposición en toda la empresa. Además de conectar los silos de los departamentos, otros beneficios de la SSOT son:

• Reducción o eliminación de errores humanos, como entradas duplicadas de datos o versiones de archivos.
• Disponibilidad de acceso a los datos en tiempo real y según el puesto para las partes interesadas o los miembros del equipo.
• Coherencia en los procesos y protocolos corporativos para lograr un aprendizaje y una incorporación más rápidos.
• Capacidad para identificar sistemáticamente cuellos de botella y otras áreas que necesitan mayor ajuste.

Establecer una fuente única de verdad no es solo un paso crítico hacia la transparencia, sino que también brinda las bases para comunicar procedimientos y políticas, tomar decisiones críticas y abordar problemas como empresa. 

3. Usa software que permita la colaboración tanto en tiempo real como de forma asincrónica 

En las organizaciones compuestas por equipos remotos e híbridos, que a menudo trabajan desde diferentes ubicaciones en varias zonas horarias, no todos están conectados en el mismo momento. Pero cada uno sigue trabajando y contribuyendo como parte del equipo, por lo que el software de colaboración visual es imprescindible. 

La Suite de Colaboración Visual de Lucid, con Lucidchart y Lucidspark, es ideal para coordinar tanto el trabajo en grupo realizado en horarios individuales como aquellas oportunidades en las que es posible la colaboración en tiempo real, ya sea cara a cara o mediante una llamada telefónica o de video.

Lucidchart es una aplicación de diagramación inteligente que les permite a los equipos visualizar los asuntos complejos, alinear la información y coordinar esfuerzos más rápidamente. Al ser una solución intuitiva basada en la nube, permite que las personas trabajen visualmente y colaboren de forma asincrónica (o en tiempo real) utilizando plantillas y herramientas para crear diagramas de flujo, prototipos, diagramas y más.

Lucidspark es una pizarra virtual que los ayuda a ti y a tu equipo a colaborar para impulsar la innovación. Viene equipado con todas las herramientas de notas adhesivas y dibujo a mano, así como el lienzo infinito que necesitas para capturar la próxima gran idea. Al igual que Lucidchart, está diseñado para la colaboración. Imagínatelo como un espacio en el que tu equipo puede jugar con sus ideas y crear en conjunto en tiempo real.

Sea cual sea el software que utilices, se trata de alcanzar el objetivo final de ser transparente, mejorar la forma en que tu equipo trabaja conjuntamente y encontrar estrategias eficaces para resolver los problemas juntos.

4. Usa agendas en las reuniones 

Al elaborar una agenda antes de cada reunión, creas una hoja de ruta para tu equipo. Esto es lo que forma el cronograma, ayuda a planificar el debate, describe los objetivos compartidos, establece las prioridades clave, asigna tareas específicas y determina quién debe asistir, todo lo cual es crucial para ser transparente.

Para ser lo más transparente posible al crear una agenda para una reunión, recuerda lo siguiente:

• Colabora con el organizador de la reunión para ponerse de acuerdo sobre los objetivos.
• Céntrate en los temas que afectan a todos los participantes de la reunión.
• Aclara el objetivo de la reunión y de cada tema que se discutirá.
• Controla el ritmo de las reuniones de manera adecuada asignando tiempo para cada tema.

Mediante el uso constante de una agenda, los miembros del equipo, las partes interesadas y los asistentes pueden llegar preparados y listos para una sesión de trabajo productiva. Si la conversación se va de tema, es la agenda la que les recuerda a todos el propósito en cuestión y los vuelve a encarrilar.

5. Expectativas y comunicación claras 

Por supuesto, la coherencia es un componente importante e inseparable de ser transparente en el lugar de trabajo. Los procesos se vuelven más fáciles de adoptar y mantener en toda la organización si se comunican claramente las expectativas desde el inicio, comenzando con reglas simples de participación.

Para ser transparente con tu equipo, dile a todos qué esperar y cómo actuar en consecuencia. Al hacerlo, se abrirá un nuevo camino para la productividad. Con todas las pautas adecuadas, los miembros del equipo saben qué problemas son más apropiados para una charla informal o un correo electrónico y cuáles requieren mayor atención en una reunión. Eso también se aplica a otras actividades.

Por ejemplo, si la dinámica de la gestión de un equipo híbrido en tu organización requiere que los empleados se reporten, asegúrate de que esa expectativa esté clara en el proceso híbrido de tu personal.

Con el fin de ser transparente, puedes compartir rápidamente los detalles de los procesos de tu equipo y asegurarte de que se entiendan fácilmente utilizando elementos visuales. Dicha información se puede transmitir fácilmente con las funciones de diagramación inteligente de Lucidchart, que se distribuyen a todos por Internet en tiempo real. 

Para la comunicación cotidiana y la transparencia organizacional con gerentes y compañeros, no pases por alto (ni subestimes) el valor de las videoconferencias improvisadas utilizando Microsoft Teams, Slack o Zoom. Para mayor transparencia, esos canales de comunicación también pueden utilizarse para mantener a los nuevos empleados en contacto e informados a lo largo de su experiencia de incorporación compartida y también después.