Sie würden nicht auf die Idee kommen, ein Kleid ohne Schnittmuster zu nähen oder ein Haus ohne Baupläne zu bauen. Aber aus irgendeinem Grund beginnen viele Projekte ohne einen definierten Leistungsumfang, und das ist ein genauso großer Fehler wie die Herstellung von Baklava ohne Rezept. 

Das Konzept des Projektmanagement Scope kann knifflig sein, deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Vom Projekt Definition bis hin zur Kenntnis der am besten zu verwendenden Vorlagen – dieser Artikel führt Sie auf den Weg zur Beherrschung des Projektumfangs.

Was ist der Scope eines Projekts?

Sie sind wahrscheinlich mit den Projektmanagement Phasen vertraut, was bedeutet, dass Sie bereits wissen, dass der „Scope“ innerhalb der Initiierungsphase eines Projekts existiert. Dies ist einer der allerersten Schritte, die Sie unternehmen, um ein Projekt zu verwalten und abzuschließen, und es ist ein wichtiger Schritt, denn hier legen Sie Folgendes fest:

• Ziele Ihres Projekts
• Begründung des Projekts
• Projektanforderungen
• Projektstrategie
• BESCHRÄNKUNGEN
• Kostenschätzung
• Budget
• Aufschlüsselung der erforderlichen Aufgaben
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Leistungen
• Fristen

Sobald Sie die Ziele des Projekts und die zu erbringenden Leistungen genau verstanden haben, können Sie mit der Festlegung der Verantwortlichkeiten fortfahren. Es ist jedoch wichtig, vorher einen Rahmen festzulegen. Der Umfang wird während des gesamten Projekts eine leitende Kraft sein und Ihnen helfen, das Projekt auf Kurs zu halten. 

Prozess zur Verwaltung des Projektumfangs

Der Zweck eines Leistungsumfang-Mangement-Process oder auch Scope-Management-Prozesses genannt, besteht darin, einen Scope-Management-Plan zu erstellen, der dafür sorgt, dass Ihr Projekt pünktlich und auf Kurs bleibt. Dieser Prozess ist eine Prozessgruppe in unserem Project Management Body of Knowledge (PMBOK)-Leitfaden, dessen Lektüre wir für zusätzlichen Kontext empfehlen.

1. Planen Sie das Scope Management

In dieser Phase erstellen Sie einen Scope Management Plan, um zu bestimmen, wie Sie den Umfang des Projekts definieren, verwalten, validieren und kontrollieren. In diesem Teil des Prozesses müssen Sie Input von Stakeholdern einholen und die Projektcharta/den Projektplan überprüfen.

2. Sammeln Sie Anforderungen

Laut PMI „verfehlen 47 % der erfolglosen Projekte ihre Ziele aufgrund eines schlechten Anforderungsmanagements.“ Bevor Sie mit der Definition des Projekts beginnen können, müssen Sie die genauen Anforderungen für das Projekt kennen, um die Kosten genau vorherzusagen und sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen Ihrer Stakeholder entsprechen. 

Erwägen Sie die Erstellung einer Projektcharta, eines Geschäftsfalls oder einer anderen Dokumentation, um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Basierend auf dem PMBOK-Leitfaden können die Anforderungen Folgendes umfassen: 

• Geschäftsanforderungen: Erläuterung, warum das Projekt durchgeführt werden sollte und wie das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt
• Anforderungen der Stakeholder: Anforderungen, die nach der Identifizierung und Einbindung der Stakeholder ermittelt werden
• Lösungsanforderungen: Merkmale, Funktionen und Merkmale des Produkts, die erforderlich sind, um die Anforderungen des Unternehmens und der Stakeholder zu erfüllen
• Übergangsanforderungen: Alle Maßnahmen, die zur Umsetzung oder zum Übergang vom Ist-Zustand in den zukünftigen Zustand erforderlich sind
• Projektanforderungen: Ereignisse, Prozesse sowie Zeit- und Budgetbeschränkungen
• Qualitätsanforderungen: Kriterien und Bedingungen zur Validierung, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde (d. h. Erfolgsfaktoren)

Ohne die genauen Erwartungen und Ziele des Projekts zu kennen, kann man nicht sagen, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht. 

3. Definieren Sie den Leistungsumfang

Sogar die scheinbar unkompliziertesten Projekte können Opfer eines Scope Creep werden (das Aufblähen der ursprünglichen Ziele eines Projekts). 

Möglicherweise wurde Ihnen zunächst die Aufgabe übertragen, eine Landingpage für ein Whitepaper zu erstellen, die ein einfaches Formular enthält, aber nach Beginn des Projekts ändern die Projektbeteiligten die Parameter des Projekts so, dass sie ein vollständig animiertes eingebettetes Video, ein interaktives Quiz usw. enthalten ein Kundenservice-Bot. Plötzlich dauerte die Fertigstellung von etwas, das eigentlich nur eine Woche hätte dauern sollen, weit über sechs Monate, weil dem Projekt immer wieder Dinge hinzugefügt wurden.

Scope Creep kommt häufig vor, aber Sie können es mit einer Projektumfangserklärung vermeiden. Diese detaillierte Dokumentation enthält eine Liste dessen, was in den Geltungsbereich fällt und was außerhalb des Umfangs, sodass Sie, wenn jemand Sie bittet, etwas zum Projekt hinzuzufügen, diese Person höflich (aber bestimmt) auf den Änderungskontrollprozess hinweisen können.

Eine Erklärung zum Projektumfang sollte Folgendes enthalten:

• Bedarf für das Projekt
• Gewünschten Erfolge
• Leistungen
• Akzeptanzkriterien für Projektergebnisse
• Ausschlüsse
• Einschränkungen, einschließlich Zeitrahmen und Kosten
• Verfahren zur Bewältigung von Unsicherheiten

Erstellen Sie eine Vorlage für eine Projektumfangserklärung, damit Ihr Team diesen Prozess für jedes anstehende Projekt konsequent verfolgen kann. 

Berücksichtigen Sie diese Tools, wenn Sie realistische Zeitrahmen für das Projekt festlegen und kommunizieren. Diese eignen sich auch hervorragend, um sie den Aktionären zu zeigen, damit sie sich zu Zeitplänen und Fristen äußern können.

PERT-Diagramme/Projektnetzwerkdiagramme

PERT steht für Program Evaluation and Review Technique. Es liefert Variablen die Zeit, die zum Abschließen jeder Aktivität in Ihrem Projektumfang erforderlich ist, was Ihnen hilft, für den schlimmsten Fall zu planen und das Projekt trotzdem pünktlich abzuschließen.

Zeitpläne

Mit einer Zeitleiste können Sie Meilensteine innerhalb eines Projekts ihren jeweiligen Fristen zuordnen und so festlegen, wie lange die Fertigstellung der Ergebnisse dauern soll. Eine gute Zeitleiste hilft Ihnen auch nach dem Projektstart. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Komponenten des Projekts Gefahr laufen, ihre Fristen zu verpassen, und welche auf dem richtigen Weg für einen erfolgreichen, termingerechten Abschluss sind. 

4. Erstellen Sie den Projektstrukturplan

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein ziemlich klares Verständnis des Projekts. Sie kennen die Parameter und wissen, wie das Projekt als Erfolg gewertet wird. Sie haben sogar Fristen und Budgetbeschränkungen. 

Jetzt können Sie Ihre ausgefüllte Projektumfangsvorlage verwenden und mit der Entwicklung eines Projektstrukturplans beginnen. Beginnen Sie mit der folgenden Vorlage.

Bestimmen Sie zunächst die größte Lieferung oder das größte Produkt, das am Ende Ihres Projekts fertiggestellt sein wird. Teilen Sie diese Leistungen oder Produkte dann in ihre Teilleistungen und diese dann in ihre Teilleistungen oder Produkte auf. Das Endergebnis ist sowohl ein Überblick über das größere Projekt als auch über die kleineren Ergebnisse, aus denen es besteht. 

5. Gültigkeitsbereich validieren

Sobald Sie eine Arbeitsaufschlüsselung der Projektergebnisse haben, benötigen Sie einen Prozess zur Validierung des Umfangs. Das ist eine etablierte Struktur dafür, wer jeden Teil des Projekts genehmigen muss. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Lieferung fertigzustellen und nicht zu wissen, wer sie abzeichnen muss, um das Projekt voranzutreiben. Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, müssen Sie festlegen, wer befugt ist, die Ergebnisse offiziell zu genehmigen.

6. Kontrollbereich

Wir haben vorhin über den Änderungskontrollprozess gesprochen, und jetzt möchten Sie definieren, wie dieser Änderungskontrollprozess aussieht. Es wird ständig Leute geben, die Ihr Projekt hinzufügen oder ändern wollen – Sie müssen definieren, wie Leute eine Änderung vorschlagen können, wie Sie die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung bestimmen und wie Sie entscheiden, ob die Änderung akzeptiert wird. Dieser Prozess ist wichtig, um Ihr Projekt im Einklang zu halten und gleichzeitig notwendige Änderungen zu ermöglichen.

Das Definieren des Projekt Scopes ist viel aufwändiger, als nur einige Projektmerkmale auf einen Zettel zu kritzeln. Mit diesen Schritten und den oben gezeigten Vorlagen ist es viel einfacher, bei der Vorbereitung von Projekten effizient und systematisch zu arbeiten.