Die meisten Unternehmen streben nach kontinuierlicher Verbesserung. Doch wenn es darum geht, notwendige Veränderungen tatsächlich umzusetzen, scheitern viele. Bürokratie, Isolation und auch die Kultur können den Fortschritt blockieren und Innovationen bremsen.

Der PDCA-Zyklus verhilft Unternehmen aus der Stagnation und unterstützt sie beim Übergang zu einem System der kontinuierlichen Verbesserung. Erfahren Sie, wie der PDCA-Kreislauf Zyklus funktioniert und von welchen Vorteilen Sie profitieren, wenn Sie ihn in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Was ist PDCA?

Beim Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA) bzw. Demingkreis oder Demingrad handelt es sich um eine iterative Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Produkten oder Dienstleistungen gemäß den Prinzipien des Lean Management.

Das PDCA Modell wurde in den 1950er Jahren von William Deming als Lern- oder Verbesserungsprozess entwickelt, der auf der wissenschaftlichen Methode der Problemlösung basiert. Deming selbst nannte ihn den Shewhart Zyklus, da er sich zum Entwurf seines Modells auf eine Idee seines Mentors Walter Shewhart stützte.

Wie all seine Namen andeuten, ist der PDCA Zyklus vielmehr eine Schleife als ein linearer, finaler Prozess. Das allgemeine Ziel ist es, in einem kontinuierlichen Lern- und Wachstumsprozess auf Basis einer Verbesserung weitere Verbesserungen einzuleiten.

Wann sollten Sie auf den PDCA-Kreislauf zurückgreifen?

Das PDCA-Modell ist ein nützliches Hilfsmittel, das für vielerlei Zwecke eingesetzt werden kann:

• Auslotung und Erprobung mehrere Lösungen in einem kleinen kontrollierten Testlauf
• Ausschussvermeidung durch die Erfassung und Anpassung ineffektiver Lösungen, bevor diese in großem Umfang zum Einsatz kommen
• Durchsetzung von Veränderungen und kontinuierliche Verbesserung
• Umsetzung von Initiativen des Total Quality Management oder der Six Sigma Methode
• Prozessausbau bzw. -verbesserung

Der große Pluspunkt des PDCA-Zyklus ist, dass er in verschiedenen Branchen und Unternehmen eingesetzt werden kann.

Vor- und Nachteile von PDCA

Der PDCA-Zyklus birgt eine ganze Reihe von Vor- und Nachteilen. Beide Seiten müssen betrachtet werden, bevor Sie sich dazu entschließen, das Plan-Do-Check-Act-Modell in verschiedenen Projekten anzuwenden.

Pro

Vielseitig: PDCA kann in einer Vielzahl von Geschäftsumgebungen und für unterschiedliche Zwecke zum Einsatz kommen. Mögliche Anwendungen sind das Projektmanagement, das Änderungsmanagement, die Produktentwicklung und das Ressourcenmanagement.

Einfach und effizient: Das PDCA-Modell ist einfach und leicht zu verstehen. Gleichzeitig ist es ein wirkungsvoller Treiber für sinnvolle Veränderungen und Verbesserungen. Dabei minimiert es den Ausschuss und steigert die Effizienz.

Kontra

Schwierig umzusetzen: Zwar ist das Modell einfach, die Arbeit ist es aber nicht. Da beim PDCA Modell Prozessverbesserungen in kleinere Schritte unterteilt werden, kann das Verfahren langsam vonstattengehen, weswegen es wahrscheinlich nicht die optimale Lösung für dringende Projekte ist.

Erfordert Einsatz: Bei PDCA handelt es sich nicht um ein einmaliges Ereignis. Es geht um einen fortlaufenden kontinuierlichen Prozess, der den Einsatz und die Zustimmung der Führungsebene erforderlich macht. Ohne eine engagierte Führung kann der PDCA Zyklus langfristig nicht effektiv funktionieren.

Das PDCA-Modell

Überzeugt? Dann sehen wir uns nun die vier Phasen des PDCA-Zyklus im Detail an.

1. Planen (Plan)

In der Planungsphase geht es darum, herauszufinden, was Sie tun müssen, um ein Problem zu lösen oder auch einen Prozess zu ändern. Bei diesem Schritt identifizieren und analysieren Sie das Problem oder die Gelegenheit zur Veränderung, stellen Hypothesen über die zugrunde liegenden Probleme oder Ursachen auf und entscheiden sich dann für eine Hypothese, die Sie zuerst testen.

Denken Sie beim Planen über die folgenden Fragen nach:

• Wo liegt das Kernproblem, das wir angehen müssen?
• Ist dieses Problem das richtige, um daran zu arbeiten?
• Welche Informationen benötigen wir, um das Problem und seine Grundursache gänzlich zu verstehen?
• Ist es möglich, es zu lösen?
• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Über welche Ressourcen verfügen wir?
• Was sind praktikable Lösungen?
• Wie können wir feststellen, dass wir erfolgreich waren?
• Wie lassen sich die Ergebnisse eines kleinen Tests auf eine vollständige Implementierung übertragen?

In dieser Phase kann ein Affinitätsdiagramm Ihnen und Ihrer Kollegschaft helfen, eine große Anzahl von Ideen in Gruppen zu unterteilen. Sobald Sie Ihr Vorgehen festgelegt haben, notieren Sie Ihre erwarteten Ergebnisse. Diese werden Sie dann in der Checkphase prüfen, indem sie Ihrer Hypothese und Ihren Erwartungen gegenübergestellt werden.

2. Umsetzen (Do)

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Hypothese (also die von Ihnen vorgeschlagene Lösung) zu testen. Im PDCA-Zyklus liegt der Fokus auf kleineren, schrittweisen Änderungen, die dazu beitragen, Prozesse mit minimaler Unterbrechung zu verbessern.

Testen Sie Ihre Hypothese anhand eines kleinen Projekts, vorzugsweise in einer kontrollierten Umgebung, damit Sie die Ergebnisse bewerten können, ohne den Rest Ihres Arbeitsablaufs unterbrechen zu müssen. Versuchen Sie, die Lösung in einem Team oder innerhalb einer bestimmten Bevölkerungsgruppe zu testen.

3. Überprüfen (Check)

Sobald Sie Ihren Versuch abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihre Ergebnisse zu überprüfen und zu analysieren. Diese Phase ist wichtig, da sie es Ihnen ermöglicht, Ihre Lösung zu bewerten und Ihre Pläne nach Bedarf zu überarbeiten. Hat der Plan tatsächlich funktioniert? Wenn ja, gab es dabei irgendwelche kleineren Probleme? Welche Schritte könnten verbessert oder sollten bei künftigen Iterationen ausgeschlossen werden?

Ihre Beurteilung in dieser Phase wird Ihre Entscheidungen im nächsten Schritt bestimmen. Darum ist es wichtig, Ihre Ergebnisse sorgfältig zu prüfen.

4. Handeln (Act)

Nun ist es an der Zeit, zu handeln. Ist alles nach Plan verlaufen, können Sie jetzt Ihren getesteten Plan in die Tat umsetzen. Dieser neue Prozess wird zur Grundlage für Ihre zukünftigen PDCA Iterationen.

Bevor Sie zur Tat schreiten, beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Welche Ressourcen sind erforderlich, um die Lösung in vollem Umfang umzusetzen?
• Welche Schulungen sind für eine erfolgreiche Implementierung und Übernahme erforderlich?
• Wie können Sie die Leistung der Lösung messen und nachverfolgen?
• Wo bieten sich Möglichkeiten zur Verbesserung?
• Welche Erkenntnisse können wir auf andere Projekte übertragen?

Wenn der Plan nicht wie erwartet läuft, können Sie zur Planungsphase zurückkehren, um Anpassungen vorzunehmen und einen neuen Test vorzubereiten.

Mit dem PDCA-Zyklus Kaizen unterstützen

Der PDCA-Zyklus ist ein besonders nützliches Hilfsmittel für Unternehmen, die nach der Kaizenmethode arbeiten. Kaizen stellt eine Unternehmenskultur und Denkweise dar, die sich auf kleine häufige Veränderungen konzentriert, die mit der Zeit zu erheblichen Verbesserungen führen.

Der PDCA-Kreislauf unterstützt die Kaizenphilosophie, da er den Rahmen für die Entwicklung und Implementierung stetiger Verbesserungen bietet.

Lucidchart zur stetigen Verbesserung nutzen

Lucidchart ist ein visueller Arbeitsbereich, der Teams und Unternehmen dabei hilft, ihre Prozesse zu planen und ihre Daten auf neue Weise zu veranschaulichen. Arbeiten Sie mit Lucidchart, um Ihren PDCA Zyklus zu visualisieren und bei jedem Schritt des Prozesses begleitet zu werden. Bei der Planung Ihres Projekts können Sie ein Ishikawa Diagramm (Ursache-Wirkungs-Diagramm) erstellen, um Probleme und mögliche Ursachen zu veranschaulichen.

In der Umsetzungsphase planen Sie die neuen Prozesse, die Sie ausprobieren wollen. Nutzen Sie die Datenverknüpfung, um Echtzeitdaten mit Ihren Diagrammen zu verbinden und Ihre Ergebnisse nachzuverfolgen. Sobald Sie eine Lösung gefunden haben, die Sie implementieren möchten, können Sie mit Lucidchart Diagramme zur Visualisierung der neuen Prozesse erstellen. Lucidchart erleichtert Ihnen, Dokumente mit Ihrem Team zu teilen, damit es die Änderungen schnell nachvollziehen kann.

Wenn Sie sich stetig verbessern, kann es leicht passieren, dass Sie im Laufe der Zeit den Überblick über Ihre Änderungen verlieren. Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und dokumentieren Sie mit Lucidchart Ihren Fortschritt.