O que é organograma e como fazer um

 

Um organograma é um gráfico que mostra a estrutura interna de uma organização ou empresa. Ou seja, um organograma é simplesmente o diagrama que representa a estrutura organizacional de uma empresa.

Os funcionários e as posições são representados por caixas ou outras formas, por vezes fotos, informações de contato, e-mails, links de páginas, ícones e ilustrações. Linhas são usadas para conectar os funcionários em seus diversos níveis. Isso cria uma representação visual clara da hierarquia e classificação de diferentes pessoas, cargos e departamentos que compõem a organização.

Organogramas também são conhecidos como organigamas ou gráficos hierárquicos. Não se deixe enganar: apesar dos nomes diferentes, são todos a mesma coisa.

 

Para que servem organogramas?

Qual é o melhor uso para um organograma e quais são seus benefícios? Não importa qual estrutura você escolher, organogramas são úteis para estabelecer os relacionamentos na sua empresa e assegurar que todos saibam como comunicar informações essenciais.

Você pode usar organogramas para:

• Comunicação organizacional e de supervisão, por exemplo, para ajudar funcionários a saber a quem se reportar, ou para auxiliar as pessoas a conhecerem umas às outras em uma empresa. Usar fotos de funcionários ajuda muito a associar rostos e nomes.

• Reestruturação, alternando papéis em uma equipe para melhor utilizar os talentos de todos.

• Planejamento de pessoal, por exemplo, revelar maiores detalhes de uma nova iniciativa de contratação.

• Planejamento de recursos, por exemplo, reorganizar funções dos funcionários para reduzir ineficiências.

• Genealogia, pois uma árvore genealógica é um tipo de organograma. Você pode incluir fotos, datas de nascimento e morte, assim como links para outras informações de cada pessoa.

Organograma de uma empresa

Muitas vezes, você ouvirá a expressão organograma de uma empresa. Vale ressaltar que organogramas podem representar a estrutura hierárquica de qualquer organização, não somente de empresas. Sim, os organogramas geralmente são usados no meio profissional para representar empresas, e a expressão “organograma de uma empresa” não está errada. Porém, organogramas também podem representar clubes, associações, igrejas, grupos voluntários, equipes esportivas, hierarquia militar e até mesmo árvores genealógicas.

Então se você veio aqui com outra organização em mente, não se desanime pela linguagem que você vai encontrar nesta página. Apesar de usarmos a expressão organograma de empresa ou organograma empresarial bastante, pode ter certeza de que os conceitos se aplicam a sua organização também. Resumindo, um organograma não precisa ser de uma empresa, mas pode ser de qualquer organização, como no exemplo abaixo:

 

Qual é o melhor formato para um organograma? Não existe um único tipo de organograma que atende à todas as situações. Dependendo de suas necessidades e do tipo de empresa, você pode optar por usar um formato de organograma empresarial menos tradicional. Os tipos de organogramas mais importantes são os seguintes:

• Vertical (linear)

• Funcional

• Matricial

• Circular (radial)

• Horizontal

Abaixo, explicamos as características de cada um desses tipos de organograma, junto com exemplos e modelos prontos para editar.

 

Um organograma vertical, também chamado de organograma linear, é o tipo mais comum. Este organograma consiste de uma hierarquia. Uma hierarquia é quando um grupo ou pessoa está na parte superior, enquanto aqueles com menos poder estão abaixo, formando uma pirâmide.

Em um organograma vertical (ou linear), a comunicação e as tomadas de decisões são mais verticais (por isso leva esse nome). Neste tipo de organização, as pessoas normalmente se comunicam com seu superior ou com pessoas de cargos inferiores.

Um organograma vertical é bom para ilustrar com facilidade a hierarquia de uma empresa, ou outra organização, como um hospital ou uma organização militar.

 

Um organograma matricial costuma ser usado somente quando um funcionário têm mais de um gerente ao mesmo tempo.

Por exemplo, uma empresa pode ter uma equipe de designers gráficos que tem como superior o designer gráfico chefe. Os designers gráficos também trabalham em outros projetos temporários para outras áreas da empresa. Nesses projetos, eles provavelmente têm como superior outro gerente de projeto. Neste caso, os designers gráficos terão dois gerentes ao mesmo tempo: um de seu próprio departamento e outro do projeto em que estiverem trabalhando.

Este tipo de organograma facilita a colaboração entre diferentes departamentos. Porém, pode haver conflitos entre os dois chefes, se eles não tomarem o tempo para alinhar seus objetivos e estratégias.

 

Um organograma horizontal é o oposto de um organograma vertical. Enquanto o vertical foca nas hierarquias, o horizontal tenta minimizá-las. Este tipo de organograma, por vezes conhecido como organograma plano, tem pouco ou nenhum nível de gerência intermediária e normalmente contém dois níveis: os principais administradores e os funcionários. Em empresas como esta, os funcionários têm maior responsabilidade e estão diretamente envolvidos na tomada de decisões. Um organograma horizontal é ideal para empresas menores e start-ups,  mas geralmente não se adequa tão bem a empresas de grande porte.

 

Como o nome já diz, esse tipo de organograma é apresentado de forma circular, e também pode ser chamado de organograma radial. É diferente, mas não é a melhor maneira de se apresentar o organograma de uma empresa, pois é difícil de entender os níveis equivalentes da hierarquia. O uso de cores pode diminuir este ponto fraco dos organogramas radiais.

Apesar de não ser muito recomendado, este tipo de organograma pode ser usado em algumas situações, como empresas bem pequenas ou árvores genealógicas. A única vantagem de usá-lo, é que o formato circular diferenciado chama atenção e pode ficar legal numa apresentação de slides.

Diferente dos outros tipos de organogramas empresariais aqui apresentados, o organograma funcional não lida com a estrutura, mas sim com o nível de informação e detalhes. Qualquer um dos organogramas dos quais falamos pode ser ao mesmo tempo um organograma funcional. Um organograma funcional nada mais é do que um organograma que, ao invés de mapear cada funcionário da empresa, mapeia apenas as funções ou departamentos de uma empresa.

Por isso pode-se dizer que um organograma funcional tem uma abordagem mais geral. As informações são condensadas e apresentadas de forma resumida.

Vantagens e desvantagens de cada tipo de organograma

Os tipos de empresas refletidos nesses tipos de gráficos têm certas vantagens e desvantagens. Resumindo:

• Em um organograma vertical, ou hierárquico, as linhas de autoridade e de comunicação devem ser claras. Pense em um exército. No mundo dos negócios, pense no diretor executivo e outros executivos de alto nível, e aí vá descendo para os diretores, gerentes seniores, gerentes de nível intermediário, líderes de equipe e membros de equipe. Se a força desta estrutura for a clareza e estabilidade, a fraqueza potencial é a rigidez e a incapacidade de ser flexível quando necessário. As camadas de gestão às vezes podem inchar uma empresa também.

• Em um organograma matricial, as relações entre diferentes departamentos podem ser mais proveitosas e cooperativas. No entanto, ter mais de uma pessoa ou área como superior também pode criar lealdades confusas ou conflitos de interesse para os funcionários.

• Em um organograma horizontal, praticamente inexistem os níveis de gerência – há relações estreitas entre a parte superior e os funcionários. Isso é comum em empresas e organizações menores, mas não é muito prático para as maiores. Os funcionários podem ter um forte senso de trabalho em equipe e autonomia, embora conflitos entre eles possam se agravar devido ao menor número de pessoas trabalhando.

• Um organograma circular, ou radial, fica bonito em uma apresentação de slides, e pode cativar a atenção de seu público por um tempinho, mas ele não se encaixa em empresas médias ou grandes muito bem.

• Um organograma funcional, deixa a desejar por não trazer detalhes como nomes e informações de contato dos funcionários. Porém, em algumas situações, isso é exatamente o que você precisa: uma visão geral do organograma de uma empresa, com apenas os departamentos e funções. Usado na situação errada, essa característica dos organogramas funcionais é um ponto fraco; mas usado na situação certa, isso se torna um ponto forte.

Um organograma é um diagrama relativamente simples, e criar um não é difícil. Abaixo explicamos dois métodos de se criar um organograma empresarial, começando pelo método convencional:

1º passo

Organize seu conteúdo: este é o primeiro passo de como fazer um organograma.

Cada forma em um organograma representa uma pessoa em um sistema complexo, portanto, o primeiro passo será identificar quem são as pessoas e departamentos. Recomendamos começar a partir do topo da organização, e fazer o caminho para baixo. Por exemplo, comece com o diretor executivo e anote todos os subordinados a ele. Continue explorando a estrutura organizacional até poder criar seu organograma com todos em mente.

2º passo

O segundo passo de como fazer um organograma empresarial é adicionar as formas e linhas.

Este é o passo em que você monta o esqueleto (ou estrutura) do organograma. Você deve adicionar uma forma para cada funcionário e conectá-los com uma linha a seus gerentes.

A maneira mais fácil de fazer isso é usando o Lucidchart. Você não precisa desenhar cada forma e linha, basta adicionar os funcionários em seus devidos lugares que o Lucidchart toma conta do desenho. Veja o GIF abaixo para ver como é fácil montar o organograma de uma empresa no Lucidchart.

3º passo

O terceiro, e último, passo é adicionar as informações dos funcionários, como nome e informações de contato. Você pode adicionar fotos de cada pessoa também. Isso ajudará os funcionários de sua empresa a encontrar e contatar as pessoas que eles ainda não conhecem pessoalmente.

Opcional:

Se você desejar, você pode mudar a formatação do seu organograma, como a disposição dos elementos (layout) ou as cores do diagrama.

Como criar um organograma automaticamente

Para facilitar e agilizar o processo de criação de um organograma ainda mais, o Lucidchart permite que você crie um organograma automaticamente a partir de um planilha com as informações de seus funcionários. Veja este método em ação no GIF abaixo e aprenda mais sobre ele neste tutorial.

Abaixo estão mais alguns exemplos de organogramas. Todos eles são editáveis, para que você possa adaptá-los a sua empresa ou organização.

Ainda não encontrou o que estava procurando? Você pode encontrar ainda mais exemplos de organograma na nossa galeria de modelos de organogramas.