Was ist ein Organigramm?

Im Jahr 1855 entwarf der Eisenbahnmanager Daniel McCallum (1815–1878) das wohl erste moderne Organigramm. Es handelte sich um ein illustriertes Diagramm der damaligen Eisenbahngesellschaft New York and Erie Railroad. Gezeichnet wurde das Organigramm vom Bauzeichner und Ingenieur George Holt Henshaw (1831–1891). Der in Schottland geborene McCallum war außerdem Generalmajor der Union im Sezessionskrieg. Henshaw, der aus Kanada stammte, war in Kanada, den USA und Dänemark bei Wasserwerken und Eisenbahngesellschaften tätig.

Es sollte noch weitere 50 oder 60 Jahre dauern, bis sich der Begriff „Organizational Chart“ eingebürgert hatte. Der beratende Ingenieur Willard C. Brinton benutzte den englischen Originalbegriff in seinem 1914 erschienen Werk „Graphic Methods for Presenting Facts“ (Methoden zur grafischen Darstellung von Fakten). Er hob den Nutzen dieser Diagramme hervor und argumentierte für deren verstärkten Einsatz. Dennoch wurden sie bis in die 1920er Jahre in erster Linie nur in Ingenieurkreisen verwendet, bevor sie allmählich auch in der Geschäftswelt Anwendung fanden.

Welches Format ist in Bezug auf Organigramme empfehlenswert? Je nach Ihren Ansprüchen und der Art Ihres Unternehmens eignen sich für Sie unter Umständen weniger traditionelle Formate. Organigramme können in drei Hauptkategorien unterteilt werden:  hierarchische Organigramme, Matrix-Organigramme und flache Organigramme.

• Hierarchisches Organigramm: Hierbei handelt es sich um die gängigste Art von Organigramm, weshalb sich auch der Begriff Hierarchiediagramm eingebürgert hat. In einer Hierarchie befindet sich eine Gruppe oder Person an der Spitze, während andere mit weniger Autorität als untergeordnet dargestellt werden, sodass eine pyramidenartige Struktur entsteht. In der Darstellung einer Monarchie würde sich so zum Beispiel der König oder die Königin, im Falle einer Organisation hingegen der CEO an der Spitze befinden. Innerhalb einer Hierarchie kommunizieren die einzelnen Mitglieder in der Regel mit der jeweiligen Person, der sie untergeordnet sind, bzw. mit sämtlichen Personen, denen sie übergeordnet sind.

• Matrix Organigramm:  Diese Art von Diagramm wird normalerweise nur in Fällen verwendet, in denen Personen mehr als einen Vorgesetzten haben. In einem Unternehmen könnte es beispielsweise ein Team von Grafikdesignern geben, die alle dem leitenden Grafikdesigner untergeordnet sind. Die Grafikdesigner arbeiten ebenfalls an anderen Projekten, die höchstwahrscheinlich von einem separaten Projektleiter geführt werden. In diesem Fall haben die Grafikdesigner zwei Manager.

• Flaches Organigramm: Diese mitunter auch als horizontales Organigramm bezeichnete Art stellt nur wenige bis gar keine mittleren Führungsebenen dar und besteht in der Regel aus zwei Ebenen:  den Führungskräften und den Mitarbeitern. In solchen Unternehmen wird den Mitarbeitern eine besonders große Verantwortung zugeschrieben, sodass sie zum Beispiel direkt an wichtigen Entscheidungen beteiligt sind.

Die Zusammenhänge innerhalb eines Diagramm werden mitunter als Linienbeziehungen bzw. Linienorganisation (oder als Befehlskette) bezeichnet. Sie zeigen Vorgesetzte und deren jeweils untergeordnete Mitarbeiter sowie laterale Beziehungen, das heißt Mitarbeiter auf derselben Ebene bzw. mit demselben Maß an Verantwortung. Bei der Darstellung von Linienbeziehungen zeigen durchgezogene Linien die wesentlichen Autoritätslinien innerhalb des Unternehmens, das heißt, wer welche Position innehat. Gestrichelte Linien veranschaulichen hingegen sekundäre Autoritätslinien. Bezüglich der in Organigrammen verwendeten Symbole und Linien gibt es keine festen Regeln oder Richtlinien. Wichtig ist lediglich, dass formale Beziehungen und Zusammenhänge präzise und verständlich dargestellt werden.

Die unterschiedlichen Anordnungsarten dieser Diagramme haben Vor- und Nachteile.  Diese lassen sich im Wesentlichen folgendermaßen zusammenfassen:

• Im Fall einer hierarchischen, vertikalen, Top-Down-Organisation sollten Autoritäts- und Kommunikationslinien klar sein. Ein gutes Beispiel hierfür wäre etwa die Organisation innerhalb einer Armee. In der Geschäftswelt würden sich zum Beispiel Vorstandsvorsitzende und andere Vorstandsmitglieder an oberster Stelle befinden, gefolgt von der Geschäftsleitung, der mittleren Führungsebene, Teamleitern und Teammitgliedern. Diese Struktur sorgt einerseits für Klarheit, Übersicht und Stabilität, andererseits kann dies zu einer gewissen Starrheit führen, sodass ein Unternehmen in bekannten Strukturen verharrt und in manchen Situationen nicht die nötige Flexibilität aufbringen kann. Eine Vielzahl an Verwaltungsebenen kann darüber hinaus zu einer aufgeblähten Unternehmensorganisation führen.

• In einer Matrix-Organisation sind abteilungsübergreifende Beziehungen eventuell stärker von Zusammenarbeit geprägt, was zu einer erhöhten Produktivität führt. Wenn Mitarbeiter jedoch mehreren Abteilungen oder Vorgesetzten Rechenschaft schuldig sind, können auch nachteilige Bündnisse oder Interessenkonflikte entstehen.

• In einer flachen, horizontalen Struktur werden kaum Managementebenen, dafür jedoch Beziehungen zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern dargestellt. Diese Art von Struktur wird vor allem in kleinen Unternehmen und Organisationen eingesetzt; in Großunternehmen wird von ihrer Verwendung jedoch generell abgeraten. Während Mitarbeiter eventuell mehr Wert auf Teamwork legen und sich unabhängiger fühlen, kann es zu stärkeren Konflikten kommen, je weniger Personen an einem Projekt beteiligt sind.

Wie kann man Organigramme optimal einsetzen? Unabhängig von dem Layout, für das Sie sich entscheiden, sind Organigramme äußerst nützlich, um interne Beziehungen und Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens darzustellen, und um zu gewährleisten, dass sämtliche Mitarbeiter in der Lage sind, Informationen auf effektive Art und Weise zu kommunizieren.

Sie können Organigramme für folgende Zwecke verwenden:

• Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, insbesondere mit Vorgesetzten.  So ist es zum Beispiel wichtig, dass Mitarbeiter wissen, wer ihr Vorgesetzter ist, und dass sie sich untereinander kennen. Zu diesem Zweck ist es empfehlenswert, Mitarbeiterfotos hinzuzufügen, damit Namen mit Gesichtern verbunden werden können.

• Neustrukturierung, etwa wenn Mitarbeiter ihre Rolle innerhalb des Unternehmens ändern, um zu gewährleisten, dass ihre Fähigkeiten optimal eingesetzt werden.

• Personalplanung, zum Beispiel beim Ausarbeiten der Details einer neuen Einstellungsinitiative.

• Ressourcenplanung, beispielsweise durch die Minimierung von Ineffizienzen durch Umorganisieren von Rollen und Aufgaben.

• Genealogie, da Stammbäume im Endeffekt nichts anderes als Organigramme sind. Sie können Fotos, Geburts- und Sterbedaten sowie Links zu anderen relevanten Informationen über die einzelnen Personen hinzufügen.

In Bezug auf Organigramme gibt es im Prinzip kaum feste Regeln, weshalb jegliche visuellen Elemente, die Informationen vermitteln, zulässig sind.

• Fotos

  können Nutzern helfen, sich gegenseitig kennenzulernen und sich etwas unter den Namen der anderen vorzustellen.

• Unterschiedliche Formen und/oder Farben sind nützlich, um separate Abteilungen, Arbeitsgruppen, Karrierestufen und sonstige Informationen darzustellen.

• Unternehmenslogos oder -symbole ermöglichen es, Ihre Diagramme an Ihre Markenidentität anzupassen.

• PowerPoint-Animationen hauchen Ihren Präsentationen Leben ein und machen sie so interessanter, wenn Sie auf unterschiedlichen Bereiche Ihrer Diagramme eingehen.

• 3D-Formen sorgen für anschaulichere Diagramme, die im wahrsten Sinne des Wortes hervorstechen.

• Sie können schnell ihre Aktualität verlieren,

  insbesondere im Fall von Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation. Online-Diagramme lassen sich leichter aktualisieren also solche, die nur in Druckform vorliegen, doch auch Online-Diagramme müssen regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. In diesem Zusammenhang ist es eine gute Idee, bearbeitbare Online-Dokumente sowie Automatisierungsfunktionen zu nutzen, damit Organigramme zum Beispiel automatisch aktualisiert werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neues Personal dazustößt.

• Sie stellen lediglich formelle Beziehungen dar,während die informellen und sozialen Beziehungen, die innerhalb eines Unternehmens eine enorm wichtige Rolle spielen, nicht beachtet werden.

• Sie geben keinerlei Aufschluss über den Führungsstil innerhalb des Unternehmens. Organigramme zeigen zwar, wer welche Führungsposition innehat, jedoch nicht, wie diese Autorität ausgeübt wird.

• Organigraphe, die eng mit Organigrammen verwandt sind,sind unter Umständen die bessere Wahl für Sie, falls Sie andere Beziehungen oder Verbindungen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen aufdecken oder illustrieren wollen.

1. Definieren Sie Umfang und Zweck Ihres Organigramms

   . Wollen Sie zum Beispiel eine Art „Wer ist wer?“-Leitfaden erstellen? In diesem Fall sollten Sie Fotos und Kontaktinformationen (einschließlich E-Mail-Adressen) angeben. Legen Sie ein Diagramm Ihres gesamten Unternehmens an oder lediglich von einer Abteilung oder Arbeitsgruppe? Benötigen Sie vielleicht mehr als nur ein Diagramm? Überlegen Sie, wie Sie Ihr Ziel am sinnvollsten umsetzen können.

2. Sammeln Sie die relevanten Informationen. Vielleicht liegt bereits eine Liste von Mitarbeitern vor, die Sie als Basis für Ihr Diagramm nutzen können, oder ein nicht mehr aktuelles Organigramm, das Ihnen dennoch möglicherweise einen guten Anhaltspunkt bietet. Vergessen Sie nicht, Kontaktdaten, Fotos und andere relevante Informationen zu sammeln. Sie müssen unter Umständen nach anderen Ressourcen suchen, die es Ihnen ermöglichen, die unternehmensinterne Befehlskette auf verständliche Art und Weise darzustellen.

3. Überlegen Sie, über welche Plattform Sie Ihr Diagramm erstellen wollen und wie Sie es mit anderen teilen möchten. Lucidchart bietet Ihnen eine leistungsstarke, intuitive Plattform, mit der Sie problemlos professionelle Diagramme erstellen und online veröffentlichen können. (Weitere Informationen zu Lucidchart finden Sie unten.)

4. Stellen Sie sicher, dass Sie in Zukunft leicht Änderungen am Diagramm vornehmen können. Wie bereits erwähnt, sind die meisten Unternehmen von einem ständigen Wandel gekennzeichnet. Gerade deshalb benötigen Sie eine effektive Methode, um Änderungen vorzunehmen. Die auf Zusammenarbeit ausgelegte Plattform von Lucidchart ist die richtige Wahl für Sie.

• Versuchen Sie zu Beginn, Ihr Organigramm in

  überschaubare Einheiten aufzuteilen. So können Sie leichter dafür sorgen, dass sämtliche Informationen einheitlich sind und wieder zur höchsten Unternehmensebene zurückführen. Sie können unterschiedliche Bereiche innerhalb Ihres Diagramms anhand folgender Kategorien abgrenzen: Abteilung, Team, Einheit, Projekt, Standort.

• Es empfiehlt sich, das Diagramm abzurunden, indem Sie Details zu den relevanten Personen oder Abteilungen angeben. Indem Sie Kontaktinformationen, Standort und sonstige Hinweise hinzufügen, tragen Sie zu einer optimalen Organisation bei und verhindern, dass Ungewissheit bezüglich der Rollen und Aufgaben einzelner Personen entsteht.

• Sie können Farben oder Formen verwenden, um bestimmte Gruppen oder Karrierestufen zu kennzeichnen.

Mit Lucidchart gehen die einzelnen Bearbeitungsschritte von Organigrammen ganz leicht von der Hand: Das Einfügen und Anordnen von Kästen, Linien, Beschriftungen, Farben, Fotos und anderen visuellen Elementen ist absolut intuitiv. Da die gesamte Bearbeitung in der Cloud stattfindet, können Sie ganz einfach mit Kollegen an Projekten zusammenarbeiten. Ihre fertigen Diagramme können Sie in Druck- oder digitaler Form teilen. 

Sie möchten Organigramme erstellen, die Ihre Unternehmenskultur hervorheben? Entscheiden Sie sich für ein Layout, das zu Ihrer Struktur passt, fügen Sie Ihre Unternehmensfarben zu einem bestehenden Design hinzu und fügen Sie Fotos von Mitarbeitern zu ihren Namen hinzu. Für eine Extraportion Style können Sie auch Links und Videos hinzufügen. Klicken Sie unten auf unsere Organigramm Vorlagen und passen Sie sie nach Belieben an. Lucidchart kann die ganze Arbeit für Sie erledigen: Laden Sie einfach eine CSV-Datei hoch, um automatisch ein Organigramm zu erstellen.  

Für ein wahrhaft dynamisches Erlebnis ermöglicht Lucidchart Ihnen, Organigramme zu teilen und auf Ihrer eigenen Website einzubetten. Wenn Sie ein Diagramm mit anderen teilen, können Sie Berechtigungen festlegen, um ihnen zu erlauben, das Dokument zu kommentieren oder in Echtzeit mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Klicken Sie einfach auf „Teilen > Einbetten“, um einen Einbettungscode für Ihre Website zu generieren. Wenn Sie über den Lucidchart-Editor Änderungen an Ihrem Organigramm vornehmen, wird das eingebettete Diagramm auch automatisch aktualisiert. Noch nie war es so einfach, Updates vorzunehmen!