So erstellt man eine Prozesslandkarte

Prozessmodelle helfen bei der Organisation und Koordination von Prozessen und machen Informationen für sämtliche Beteiligten zugänglich. Wenn Sie ein Prozessmodell oder ein Flussdiagramm erstellen, liegt ein visuelles Beispiel des betreffenden Prozesses vor, das nicht nur zu einem besseren Verständnis beiträgt, sondern auch eventuelle Ineffizienzen aufdeckt. Flussdiagramme wurden erstmals 1921 von Frank Gilbreth der American Society of Mechanical Engineers (ASME) zur Prozessoptimierung eingesetzt.

Sämtliche Personen, die in irgendeiner Form am dokumentierten Prozess beteiligt sind, sollten Zugriff auf das Dokument haben. Dazu gehören etwa Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und Vorgesetzte. Sämtliche Beteiligten müssen verstehen, welchen Zweck der Prozess erfüllt, den entsprechenden Fristen zustimmen und über ein grundlegendes Verständnis des Konzepts der Prozessdarstellung verfügen. Sie können Flussdiagramme von Hand zeichnen oder ein Software-Programm wie Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio oder Microsoft PowerPoint verwenden. Allerdings empfehlen wir Ihnen, Software zu verwenden, die speziell für die Erstellung von Flussdiagrammen entwickelt wurde. Eine Software zur Prozessmodellierung – insbesondere eine Cloud-basierte Lösung wie Lucidchart – erlaubt Ihnen, schnell und einfach eindrucksvolle Diagramme zu erstellen, speichern und teilen. Befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um Prozessmodelle möglichst effektiv zu erstellen und besser zu verstehen.

• Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem:

  • ​ Welchen Prozess möchten Sie visuell darstellen? Geben Sie dessen Bezeichnung oben im Dokument an.

• Schritt 2: Bestimmen Sie sämtliche Vorgänge innerhalb des Prozesses:

  • Es ist eine gute Idee, sich die einzelnen Schritte des Prozesses zu merken, obwohl Sie sich zunächst keine Gedanken über die Reihenfolge machen müssen. Überlegen Sie, wie detailliert Ihr Prozess sein sollte. Legen Sie fest, wer wann welche Aufgaben erledigt.

• Schritt 3: Setzen Sie Grenzen:

  • ​Wo oder wann beginnt der Prozess?
  • Wo oder wann endet der Prozess?

• Schritt 4: Bestimmen und sequenzieren Sie die Schritte:

  • ​Es ist eine gute Idee, die Beschreibung mit einem Verb zu beginnen. Sie können entweder den allgemeinen Ablauf, jede Handlung im Detail oder jede einzelne Entscheidung darstellen.

• Schritt 5: Zeichnen Sie grundlegende Flussdiagramm-Symbole ein:

  • ​Jedes Element innerhalb eines Prozessmodells wird durch ein spezifisches Flussdiagrammsymbol dargestellt. Die Gesamtheit dieser Symbole ergibt die Prozessdarstellungssymbole:  

    • Ovale

      stehen für den Start- oder Endpunkt eines Prozesses

    • Rechtecke

      repräsentieren einen erforderlichen Vorgang bzw. eine erforderliche Aktivität

    • Pfeile

      geben die Flussrichtung an.

    • Diamantformen

      stehen für einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Pfeile, die in Verbindung mit einer Diamantform stehen, weisen in der Regel die Beschriftung „Ja“ oder „Nein“ auf. Von Aktivitätsfeldern kann immer nur ein Pfeil ausgehen. Falls Sie mehr als einen Pfeil benötigen, sollten Sie stattdessen einen Entscheidungsdiamanten verwenden.

    • Parallelogramme

      stehen für Inputs oder Outputs.

• Schritt 6: Schließen Sie das Prozessflussdiagramm ab

  • Gehen Sie das Flussdiagramm mit anderen Interessenvertretern (Teammitgliedern, Mitarbeitern, Vorgesetzten, Lieferanten, Kunden usw.) durch, um sicherzustellen, dass alle damit einverstanden sind.
  • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Diagramm über wichtige Informationen wie Titel und Datum verfügt, die später als Referenzpunkt dienen können.
  • Nützliche Fragen, die Sie stellen können:
    • Wird der Prozess ordnungsgemäß durchgeführt?
    • Wird der dokumentierte Prozess in Zukunft von Teammitgliedern befolgt?
    • Stimmen alle dem Aufbau und Fluss des Prozessmodells zu?
    • Wurden irgendwelche überflüssigen Schritte oder Aspekte dokumentiert?
    • Fehlen irgendwelche Schritte?

Aus organisatorischen Gründen kann es hilfreich sein, Ihre einzelnen Prozessmodelle sowie die Schritte der jeweiligen Prozesse zu nummerieren. Unten sehen Sie ein Beispiel einer Nummerierungskonvention für Prozessmodelle:

• Prozess 1

  • Subprozess 1.1
    • Subprozess 1.1.1
    • Subprozess 1.1.2
    • Subprozess 1.1.3
  • Subprozess 1.2
    • Subprozess 1.2.1
    • Subprozess 1.2.2

• Prozess 2

  • Subprozess 2.1
    • Subprozess 2.1.1
    • Subprozess 2.1.2

• Prozess 3

  • Subprozess 3.1
    • Subprozess 3.1.1
    • Subprozess 3.1.2
  • Subprozess 3.2
    • Subprozess 3.2.1

Prozessmodelle liefern wertvolle Einblicke in die Funktionsweise von Unternehmensprozessen und decken in diesem Zusammenhang eventuelle Schwachstellen mit Verbesserungsbedarf auf. Wichtige Informationen, die visuell dargestellt werden, sind nicht nur leichter zu verstehen, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit an Projekten.