Alles over workflows

Een workflow (ook wel een werkstroom genoemd) geeft een grafisch overzicht van het bedrijfsproces. Met gestandaardiseerde symbolen en vormen laat een workflow stap voor stap zien hoe je werk van begin tot eind wordt uitgevoerd. Het diagram laat ook zien wie op welk punt van het proces verantwoordelijk is voor het werk. Voordat er een workflow ontworpen kan worden, moet er eerst een grondige analyse van de werkstroom gemaakt worden om mogelijke zwaktes bloot te leggen. Een werkstroomanalyse kan je helpen om belangrijke momenten in je proces te bepalen, standaardiseren en identificeren.

Workflows zijn ook nuttig om werknemers te helpen begrijpen wat hun rol is en wat de volgorde van de werkzaamheden is. Daarnaast kan er meer eenheid tussen de verschillende afdelingen worden gecreëerd. Workflows zijn afkomstig uit de productie-industrie en worden tegenwoordig in verschillende sectoren gebruikt, van de overheid tot de financiële en commerciële sectoren. Ze worden steeds gemakkelijker om te maken.

De term 'workflow' wordt soms verward met andere termen:

Stroomdiagram: een stroomdiagram is het werkelijke diagram dat je werkstroom illustreert. Stroomdiagrammen worden gebruikt voor verschillende concepten, waaronder workflows.

Diagrammen voor bedrijfsprocessen: een workflow moet gezien worden als een eenvoudig, stap-voor-stap, lineair proces zonder optimalisatie. Workflows vormen een onderdeel van software voor het maken van procesbeschrijvingen en gebruiken een holistische benadering bij het coördineren en in kaart brengen van de verschillende activiteiten, gegevens, systemen en mensen die betrokken zijn bij een bedrijfsproces.

Workflows maken gebruik van specifieke vormen en symbolen om de stappen en acties in het proces weer te geven. Veelvoorkomende symbolen en vormen zijn:

​	Ovaal	Staat voor het begin- en eindpunt van het proces.
	Rechthoek	Duidt instructies of acties aan.
	Diamant	Geeft aan waar een beslissing genomen moet worden, waarna de workflow verdergaat in twee aparte paden, na een beslissing met als antwoord 'ja' of 'nee'.
	Cirkel	Wordt gebruikt als verbinding voor een sprong van de ene naar de andere sectie, gescheiden door pijlen.
	Pijl	Verwijst naar de volgende stap.

De oorsprong van de moderne workflow kan worden teruggeleid naar eind jaren 1880. De eerste keer dat de term 'workflow' gebruikt werd, was in een tijdschrift voor spoorwegtechniek in 1921. Het eerste onderzoek naar de rationele organisatie van arbeid, met name in de productie-industrie, wordt toegeschreven aan de bedenkers van de workflows: Frederick Winslow Taylor, een belangrijke aanhanger van wat bekend staat als wetenschappelijk management, en de werktuigbouwkundig ingenieur en managementconsultant Henry Gantt. Met de technologische ontwikkeling van de werkplek, de komst van de kopieermachine en typemachine en de mogelijkheid om kennis verder te onderzoeken en te verspreiden, werd ook het workflow-systeem verspreid.

​   ​

Twee invloedrijke gebeurtenissen hebben er toe bijgedragen dat er vraag kwam naar een rationele organisatie van werk: het groeiende veld van de optimalisatie theorie en de Tweede Wereldoorlog samen met het Apollo-programma. In de jaren tachtig groeiden ook de workflows. Het idee van volledig kwaliteitsmanagement werd populair en bedrijven gingen over de hele wereld concurreren. Werkstromen hielpen bij het volledige kwaliteitsmanagement, evenals Six Sigma: een beweging om defecten te identificeren en te verwijderen uit productie- en bedrijfsprocessen.

Hoewel werkstroomdiagrammen zijn ontstaan in de productie-industrie zijn er veel andere industrieën waar workflows handig kunnen zijn. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

Medische sector: een ziekenhuis kan een werkstroomdiagram gebruiken voor de stappen die genomen moeten worden bij een bezoek aan de spoedeisende hulp.

Militaire sector: werkstroomdiagrammen kunnen de stappen laten zien die tijdens een inzet genomen moeten worden.

Financiële sector: werkstroomdiagrammen kunnen een nuttige tool zijn om uw proces te documenteren, van het verwerken van betalingen tot verzamelingen en bestellingen.

Educatieve sector: een voorbeeld is het gebruik van werkstroomdiagrammen om de stappen te laten zien die een universiteitsstudent moet volgen bij de inschrijving.

E-commerce: een werkstroomdiagram kan het proces laten zien dat een klant doorloopt van bestelling tot ontvangst van het product.

Een workflow biedt een visuele weergave van een proces. Dit helpt niet alleen om het proces beter te begrijpen, maar toont ook mogelijke problemen of knelpunten aan voordat ze zich presenteren. Dit soort diagram is ook nuttig als je probeert de metriek van een proces te achterhalen, een proces te verbeteren door inefficiënties te verwijderen of als je een handmatig proces wilt automatiseren. Workflows zijn ook handig voor werknemers om hun rollen te begrijpen en de verhouding tot andere afdelingen kan zien. Dit leidt tot betere communicatie en meer cohesie.

Er zijn verschillende stappen nodig om een succesvol werkstroomdiagram te maken.

1. Bepaal eerst vanuit welk perspectief je een diagram maakt: het bedrijf of de klanten. Laat je zien hoe het proces nu werkt, het proces zoals het is? Of laat je zien hoe het proces zou moeten worden, hoe je wilt dat de nieuwe implementatie eruit komt te zien?

2. Ontwerp dan een ruwe schets van je huidige bedrijfsproces. Houd hierbij in gedachten dat het een algemeen overzicht is dat de stappen van je proces op het hoogste niveau weergeeft: werkzaamheden of activiteiten die vaker plaatsvinden binnen je organisatie.

3. Nadat jij je eerste diagram hebt gemaakt, ben je klaar voor de details. In deze fase verzamel je de vereisten en informatie van de mensen die betrokken zijn bij iedere stap.

Vraag je medewerkers tijdens deze fase het volgende:

• Wat is je algemene doel?
• Hoe wordt het begin en het einde van het bedrijfsproces gesignaleerd?
• Uit welke activiteiten bestaat iedere stap en wie is daarbij betrokken?
• Wat gebeurt er daarna?
• Wordt er weleens afgeweken van dit proces?
• Welke informatie heeft de werknemer bij beslissingspunten nodig om een beslissing te nemen (voor goedkeuring of afkeuring)?

4. Nadat je alle benodigde informatie hebt verzameld, voer je een werkstroomanalyse uit. Volg daarbij deze 3 stappen om inefficiënties te voorkomen:

• Categoriseer: een manier om snel zwakke plekken aan te wijzen is door taken te ordenen op volgorde van belang: 'onmisbaar', 'handig', 'leuk maar niet nodig' en 'moet weg'. Verdeel de taken op functieomschrijving om ervoor te zorgen dat de taken overeenkomen met de juiste functietitel en het juiste expertiseniveau.
• Wijs zwakke plekken aan: kijk naar overtolligheden, knelpunten, dubbele gegevensinvoer en stappen die voor vertraging zorgen.
• Denk vooruit: een analyse van de werkstroom is ook een goed moment om te zorgen dat je bedrijf handelt in overeenstemming met de toekomstdoelen. Wat zijn de doelen van je bedrijf voor de komende vijf jaar? Welke taken zijn er nodig om deze doelen te bereiken en komen deze voor in uw huidige werkstroom?

5. Nu ben je klaar om te ontwerpen! Om het gemakkelijk te maken, kun je beginnen met de sjablonen van Lucidchart en vervolgens vormen en tekst toevoegen om de workflow aan te passen. Probeer het gratis.

Er zijn verschillende manieren om workflow software te gebruiken voor het maken van diagrammen. Hieronder staan de populairste werkstroomdiagrammen:

• ANSI-stroomdiagram: met symbolen van het American National Standards Institute was de ANSI-stijl de eerste standaard voor workflows. Het is een veelgebruikte taal om de verschillende stappen te beschrijven.
• UML-activiteit: met behulp van de uniforme modelleertaal wordt het UML-activiteitsdiagram gebruikt om de volgorde van stappen in een proces en de beheerstroom grafisch weer te geven.
• BPMN: staat voor Business Process Modeling Notation. Bij BPMN wordt een stroomdiagramtechniek gebruikt die lijkt op UML. Het wordt gebruikt als algemene taal door zowel technische als zakelijke gebruikers. Dit type richt zich meer op het bedrijfsproces en de informatie, zoals interne processen, dan op de output.
• Zwembanen: een zwembanendiagram verdeelt iedere eenheid binnen de organisatie, met aandacht voor de onderlinge interactie en met een breed overzicht van mogelijke inefficiënties.
• SIPOC: dit staat voor Supplier-Input-Process-Output-Customer (Leverancier-input-proces-output-klant) en laat duidelijk zien wie de gegevens creëert en ontvangt en hoe het proces op hoger niveau verloopt.

​

Ieder element van een workflow illustreert de stroom tussen iedere stap. Iedere stap bevat een van de volgende drie parameters:

• Input: de arbeid, het kapitaal, de uitrusting of informatie benodigd om die stap te voltooien.
• Transformatie: de veranderingen die zorgen voor output, zoals locatie, fysieke kenmerken, verandering in eigendom of doel.
• Output: het resultaat van de transformatie.

In de jaren tachtig zorgde het werk van W. Edwards Deming en Joseph M. Juran (beide ingenieurs en managementconsultants) voor een toename van het aantal theorieën om de workflows te verbeteren voor bedrijfsprocessen. Deze workflows worden nu nog steeds gebruikt:

1. Six Sigma: met behulp van een wiskundige vergelijking gebaseerd op statistiek is Six Sigma gericht op het elimineren van fouten in eindproducten. Het doel is minder dan 3,4 fouten per miljoen in productie. Bij ieder niveau ligt de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit door observeren, analyseren en experimenteren met het proces. Twee populaire methodes zijn DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify = Bepalen, meten, analyseren, ontwerpen, controleren) en DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control = Bepalen, meten, analyseren, verbeteren, controleren).

2. Volledig kwaliteitsmanagement: deze theorie is gericht op het verbeteren van de productkwaliteit en de werkomgeving, met de nadruk op betere communicatie en samenwerking tussen de afdelingen en werknemers.

3. Business Process Reengineering: bij deze theorie wordt het hele bedrijfsproces betrokken in overeenstemming met de veranderende omstandigheden, met algoritmes om ieder niveau te analyseren.

4. Lean-systemen: in deze theorie staat het elimineren van overbodige overhead en verspillingen centraal om een 'lean' (slanke) organisatie te creëren. Door de toepassing van het lean-principe kunnen bedrijven competitief blijven bij veranderingen en instabiliteit in de markt.

5. Theory of Constraints (TOC): deze theorie richt zich op het identificeren en elimineren van de zwakste schakel (de 'constraint' = beperking).