Alles over bedrijfsproceskaarten

Bedrijfsproceskaarten geven de stappen weer die een bedrijf neemt om een proces te voltooien, zoals het aannemen van een medewerker of het bestellen en verzenden van een product. Ze laten het 'wie', 'wat', 'wanneer', 'waar' en 'hoe' van deze stappen zien, en helpen bij het analyseren van het 'waarom'. Deze kaarten worden ook bedrijfsprocesdiagrammen of bedrijfsstroomdiagrammen genoemd. Net als andere soorten diagrammen gebruiken ook deze kaarten vastgelegde symbolen zoals cirkels, rechthoeken, ruiten en pijlen om de bedrijfsactiviteiten aan te duiden.

​

Bedrijfsproceskaarten kunnen gebruikt worden om een bestaand proces vast te leggen of een nieuw proces te ontwerpen. Het doel is om een gedetailleerd inzicht te krijgen in het proces, de mensen, de invoer, de besturingselementen en de uitvoer, om het vervolgens allemaal te vereenvoudigen, efficiënter te maken en/of de resultaten van het proces te verbeteren. Het uitvoeren van deze analyse vergt tijd en discipline, maar de winst kan in de loop der tijd aanzienlijk zijn. Dit proces is in de zakenwereld gangbaar geworden om procedures te standaardiseren, efficiënter te worden, aan auditeisen te voldoen en concurrentievoordeel te verwerven.

​

Bedrijfsproceskaarten gaan terug tot de jaren 20 en 30 van de vorige eeuw. In 1921 introduceerde industrieel ingenieur en efficiëntiedeskundige Frank Bunker Gilbreth Sr. de 'stroomprocesgrafiek' bij de American Society of Mechanical Engineers (ASME). Begin jaren 30 gebruikte industrieel ingenieur Allan H. Morgensen de tools van Gilbreth om aan zakenmensen op zijn werk vereenvoudigingsconferenties te presenteren om hun werk efficiënter te maken. In de jaren 40 werden deze methodes verder verspreid door twee studenten van Morgensen: Art Spinanger en Ben S. Graham. Spinanger introduceerde de methodes om werk te vereenvoudigen bij Procter and Gamble. Graham, directeur bij Standard Register Industrial, paste de stroomprocesgrafieken aan op gegevensverwerking. In 1947 nam de ASME een symbolensysteem voor stroomprocesgrafieken in gebruik, gebaseerd op het oorspronkelijke werk van Gilbreth.

  ​

Bedrijfsproceskaarten kunnen gebruikt worden om bedrijfsaudits of een verkoop voor te bereiden, kosten te verminderen, automatisering te plannen, de gevolgen van lopende veranderingen te begrijpen en om de inspanningen van de mensen die bij de processen betrokken zijn, te meten en op elkaar af te stemmen. Bedrijven kunnen vaak denken dat ze hun processen begrijpen, maar komen tijdens het opstellen van de kaart toch allerlei onverwachte zaken tegen. Bij het ontwerpen van nieuwe bedrijfsprocessen wordt dit in kaart brengen soms bedrijfsprocesmodellering (BPM) genoemd. (Dezelfde afkorting wordt ook gebruikt voor bedrijfsprocesmanagement, een verwant gebied.) Zie dit artikel voor meer informatie over bedrijfsprocesmodellering.

Dit zijn specifiekere voorbeelden van het gebruik van bedrijfsproceskaarten:

• Naleving van de International Organization for Standardization, ISO 9001 genaamd.

  Het wordt gebruikt voor externe audits van het kwaliteitsbeheer van een organisatie, en bedrijfsprocesdiagrammen zijn daar vaak een belangrijk onderdeel van. ISO 9001 is bedoeld om ervoor te zorgen dat het product van een bedrijf voldoet aan de regelgeving van de overheid en aan de eisen van de klant.

• Interne audits.

  Bedrijven kunnen ervoor zorgen dat ze voldoen aan de normen van hun bedrijf en dat hun processen zijn afgestemd op hun missie en doelen.

• Naleving van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act 2002, of SOX.

  Deze wet is in de VS ook bekend onder de naam Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act en beschermt het publiek en de aandeelhouders tegen boekhoudkundige fouten en frauduleuze praktijken. De wet verplicht overheidsbedrijven om nalevingsproblemen openbaar te maken. Net als bij ISO spelen bedrijfsproceskaarten een belangrijke rol bij SOX-naleving.

• Een proces standaardiseren.

  Door een proces te documenteren, kan een bedrijf het standaardiseren zodat het altijd op dezelfde, meest optimale manier wordt uitgevoerd, met een minimum aan verwarring en inefficiëntie.

• Opleiding van medewerkers.

  Bedrijfsproceskaarten kunnen ook een standaard trainingsdocument opleveren voor iedereen die het proces moet leren.

• Een proces verbeteren.

  Als een bestaand proces eenmaal in kaart is gebracht, kan het worden geanalyseerd op knelpunten en inefficiënties. Bedrijfsprocesmodellering kan worden gebruikt om een beter proces te ontwerpen.

• Communicatie.

  Bedrijfsproceskaarten bieden een visueel overzicht dat vaak veel gemakkelijker te begrijpen is dan verhalende tekst. Dit kan helpen bij de interpretatie en samenwerking met zowel een intern als een extern team of consultants.

​	Taak/activiteit
​	Stroom
​	Gebeurtenis
​	Poort

Bekijk de volledige lijst van BPMN-symbolen. 

Hier is nog een belangrijke afkorting: BPMN. Die letters staan voor bedrijfsprocesmodelleringsnotatie, oftewel de symbolen en notaties die tegenwoordig algemeen gebruikt worden voor modellering. Het is ontwikkeld door het Business Process Management Initiative. Het toont deze hoofdcomponenten van bedrijfsprocesdiagrammen:

• Proces:

  een reeks activiteiten, uitgevoerd door mensen of systemen, in een volgorde, gecontroleerd en gewijzigd door besturingselementen.

• Taak of activiteit:

  een bepaalde activiteit die door een persoon of systeem wordt uitgevoerd. Deze wordt weergegeven in de vorm van een rechthoek met afgeronde hoeken. Ze kunnen gedetailleerder worden naarmate er zich meer subprocessen, lussen, compensaties en meerdere instanties voordoen.

• Deelnemer:

  persoon die of systeem dat een taak uitvoert of invoer levert.

• Stroom:

  de opeenvolging, weergegeven door lijnen en pijlen op de kaart.

• Gebeurtenis:

  een trigger die een proces start, wijzigt of voltooit. Gebeurtenistypen zijn onder andere bericht, timer, fout, compensatie, signaal, annulering, escalatie en link. Ze worden weergegeven door een cirkel waarin andere symbolen zijn opgenomen op basis van gebeurtenistype.

• Gateway:

  een besluitpunt dat het pad kan wijzigen op basis van voorwaarden of gebeurtenissen. Ze worden weergegeven als een ruitvorm. Ze kunnen exclusief of inclusief, parallel, complex of gebaseerd zijn op gegevens of gebeurtenissen.

Een ander belangrijk concept zijn zwembanen, die aangeven wie verantwoordelijk is voor specifieke werkzaamheden. Net als zwembanen in een zwembad worden taken weergegeven voor een bepaalde deelnemer in een baan, of rij, op de kaart.

Meer informatie nodig? Zie dit artikel over BPMN.

​

Dit vereist inzet van tijd en energie, maar de winst in inzicht en analyses kan groot zijn. Het opstellen van een bedrijfsproceskaart bestaat uit vier belangrijke stappen:

• Het proces identificeren.

  Definieer duidelijk wat in kaart gebracht wordt en wat u daarbij hoopt te winnen. Zorg dat het bereik is afgestemd op uw doelen.

• Informatie verzamelen.

  Bekijk en bestudeer de stappen van het proces, waarbij u vastlegt wie, wat, wanneer, waar en hoe alles gebeurt. Doe dit zo gedetailleerd mogelijk. Blijf graven en het proces verder opsplitsen.

• Deelnemers en belanghebbenden ondervragen.

  Voer gesprekken met de deelnemers aan het proces om inzicht te krijgen in wat zij doen. Daardoor ontdekt u vaak ook inefficiënties, miscommunicatie en mogelijk betere manieren om dingen te doen.

• De kaarten tekenen en analyseren.

  Leg alles vast in uw software voor bedrijfsproceskaarten. Nu beschikt u over een goede basis voor diepgaande analyses en interpretaties.

Voor een omvangrijker kaartproject hebt u eerst een ondersteunende structuur nodig. Net als voor andere projecten volgt u daarbij deze stappen:

• Stel een projectcontract of doelstellingsverklaring op

  waarin u uitlegt wat u van plan bent te doen en wat u hoopt te bereiken.

• Zorg dat u een projectsponsor

  hebt.

• Stel het team samen

  dat het werk gaat doen.

• Plan het werk en voer het uit

  zoals beschreven in de vier stappen hierboven.

Het doel van bedrijfsprocesbeheer is om een cyclus van continue verbetering te creëren. De stappen die doorlopen moeten worden zijn: modelleren, implementeren, uitvoeren, controleren en optimaliseren.

​

Bedrijfsproceskaarten niet voor alle soorten processen even geschikt. Zo lenen ze zich meestal niet voor het maken van diagrammen van besluitvormingsprocessen. Open besluitvormingsprocessen op hoog niveau hebben vaak te veel onmeetbare grootheden en onzekerheden om effectief in kaart te kunnen brengen. Bedrijfsproceskaarten zijn beter geschikt voor transformationele en transactionele processen, die beide duidelijker omschreven activiteiten omvatten. Transformationele processen zijn bijvoorbeeld productie of systeemontwikkeling, die invoer krijgen en fysiek of virtueel van vorm veranderen. Transactionele processen draaien om een uitwisseling, zoals verkoopprocessen of andere transacties.

Net als bij andere typen diagrammen geldt ook hier dat er situaties zijn waarvoor andere diagrammethoden beter geschikt kunnen zijn. Zo kan een gegevensstroomdiagram (Data Flow Diagram, DFD), in de jaren 70 gepopulariseerd door computerpioniers Ed Yourdon en Larry Constantine, het best illustreren hoe informatie door een systeem of proces stroomt. Waardestroomanalyse (Value Stream Mapping - VMS) geeft de stappen weer die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Items kunnen vanuit het oogpunt van de klant waarde toevoegen of geen waarde toevoegen. Op deze manier kunnen items die geen waarde toevoegen, geëlimineerd worden. En de Uniforme modelleertaal (Unified Modeling Language, UML) wordt in software-engineering gebruikt om het ontwerp van een systeem te visualiseren.

• Een deskundige, zoals iemand die is getraind in Six Sigma, kan een project enorm veel soepeler laten verlopen. Als u zelf niet zo iemand in huis hebt, kunt u overwegen een consultant in te huren die samenwerkt met uw interne team.
• Bepaal welke cijfers van belang zijn. Zo kan het proces doeltreffend gebruikmaken van uw gegevens.
• Praat met een of twee mensen tegelijk. Als u groepsgesprekken voert, kunnen er mensen zijn die niet aan het woord komen of die anderen niet willen tegenspreken.
• Blijf tijdens uw gesprekken naar het hoe, waar en waarom vragen. Bijvoorbeeld: hoe besteedt u de meeste tijd, en waarom is dat zo? Op welk moment in het proces herhaalt u handelingen, en waarom? Slaat u weleens stappen over? Waarom? Waar zitten voor u de pijnpunten, en waarom?
• Pas op voor veronderstellingen die onjuist kunnen zijn. Blijf vragen stellen totdat u het uiteindelijke antwoord hebt gekregen.
• Nadat u de kaarten hebt getekend, dient u ze te valideren door ze met deelnemers en uw andere informatiebronnen te controleren.

Als het om een eenvoudig proces gaat, kunt u beginnen met Post-It-blaadjes, een whiteboard of een handgetekende kaart. Maar u kunt dan al snel tegen beperkingen aanlopen naarmate de complexiteit toeneemt. Met diagramsoftware kunt u professioneel uitziende kaarten met meer details tekenen. Bovendien kunt u dan ook verder uitsplitsen met bedrijfsproceskaarten van verschillende niveaus, meestal variërend van niveau 0 (algeheel overzicht) en niveau 1 tot en met niveau 4 voor details van subprocessen, taken en stromen. Soms is een sequentietabel een goede aanvulling op een kaart doordat daarin een serie stappen wordt getoond. Diagramsoftware biedt u de vormen die u nodig hebt om het proces in kaart te brengen.

Lucidchart maakt bedrijfsproceskaarten gemakkelijk dankzij het intuïtieve slepen en neerzetten. Of u nu een proces wilt standaardiseren, nieuwe medewerkers wilt trainen of een bedrijfsproces wilt stroomlijnen: Lucidchart kan u helpen om visueel te communiceren. Probeer het nu gratis uit.