Tutto sui diagrammi di Gantt

I requisiti di un progetto possono essere difficili da comprendere quando sono elencati, in particolare quando si gestiscono progetti di grandi dimensioni con molte attività sovrapposte. Un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti utilizzato per visualizzare tutte le attività di un progetto, dal suo avvio fino al completamento. 

 

Strutturato in modo simile a una linea del tempo, un diagramma di Gantt illustra le singole attività e le loro dipendenze, la proprietà delle attività, la durata delle attività e la durata prevista del progetto nel suo complesso. Con ogni attività chiaramente mappata e assegnata, tu e tutto il tuo team potete facilmente rimanere al passo con le scadenze e assicurarvi che tutti siano responsabili del proprio lavoro.

L'uso dei diagrammi di Gantt presenta molti vantaggi, ma non è adatto a tutti i progetti o a tutti gli stili di gestione dei progetti. Acquisisci familiarità con alcuni dei vantaggi e degli svantaggi del diagramma di Gantt prima di decidere di implementarlo.

 

Vantaggi:

• I diagrammi di Gantt forniscono una visione di alto livello e dettagliata dei requisiti di un progetto.

• Possono essere facilmente utilizzati per mantenere le parti interessate e i clienti al corrente delle scadenze e dei progressi man mano che il progetto va avanti.

• Questi grafici sono efficaci per creare scadenze adatte a tutto il team, identificando al contempo le soluzioni per i potenziali ostacoli.

• Un diagramma di Gantt offre un riferimento visivo dettagliato per i project manager e i membri del team, rendendo i singoli e i team responsabili del completamento delle loro attività. 

• Un grafico organizzato può aiutare i project manager a visualizzare le dipendenze delle attività per organizzare una pianificazione più efficace.

 

Svantaggi:

• I diagrammi di Gantt possono essere strumenti visivi complessi, soprattutto quando si tratta di progetti elaborati con un gran numero di attività.

• Richiedono un aggiornamento costante man mano che le singole attività vengono completate, il che può essere un compito tedioso.

• A meno che non si utilizzi un software per diagrammi di Gantt professionale, possono diventare visivamente travolgenti e difficili da leggere a colpo d'occhio.

Un diagramma di Gantt contiene diverse parti, ognuna relativa a un aspetto diverso del progetto. Il diagramma di Gantt può variare leggermente a seconda della complessità del progetto e del livello di dettaglio che si desidera raggiungere, ma dovrebbe includere i seguenti elementi:

1. Grafico a barre della linea del tempo: il grafico a barre della linea del tempo è la struttura generale del diagramma di Gantt. Include barre di Gantt e altri simboli utilizzati per descrivere attività, pianificazione e relazioni. 

2. Barra di Gantt: una barra di Gantt è una rappresentazione visiva di un'attività. Può indicare la durata di un'attività e il tipo di attività, come una tappa importante o un'attività fondamentale. Le barre possono anche rappresentare la percentuale di un'attività completata, il tempo di ritardo e le date di inizio e fine pianificate e reali.

3. Nomi delle attività: una descrizione dell'attività.

4. Scala temporale: la scala temporale controlla gli intervalli di tempo descritti nel grafico. Può rappresentare ore, giorni, settimane, ecc.

5. Tappe importanti: le tappe importanti sono le date di obiettivi o punti di controllo all'interno in un progetto, di solito relativi al completamento di un'attività. 

6. Dipendenze: le dipendenze specificano le relazioni tra le attività, indicando quando le attività devono iniziare o terminare in relazione a un'altra attività (o più attività).

7. Date: date specifiche, che di solito si trovano nella parte superiore del grafico, segnano le date di inizio e fine previste delle singole attività e del progetto nel suo complesso. 

Anche se i diagrammi di Gantt sono solitamente associati ai project manager che lavorano su progetti a lungo raggio o a cascata, il software per la creazione di diagrammi di Gantt li ha resi più accessibili anche ad altri professionisti. Adesso, chiunque disponga di un elenco di attività e delle date di inizio e fine può inserire le proprie informazioni in un generatore di diagrammi di Gantt per creare un progetto organizzato all'istante. 

 

I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati in modo efficace dalle seguenti figure professionali:

 

1. Project manager: possono utilizzare i diagrammi di Gantt per creare un riferimento dettagliato relativo alla linea del tempo prevista per un progetto, alla proprietà delle attività e altro ancora.

2. Amministratori delegati: possono utilizzare i diagrammi di Gantt per monitorare l'avanzamento del progetto in un'intera organizzazione.

3. Responsabili marketing: possono creare un diagramma di Gantt per pianificare e monitorare una campagna di marketing.

4. Responsabili operativi: possono utilizzare i diagrammi di Gantt per aumentare l'efficienza operativa.

5. Scheduling manager: possono utilizzare diagrammi di Gantt dettagliati per pianificare le attività di più dipendenti o team.

6. Capi squadra: possono utilizzare i diagrammi di Gantt per assicurarsi che ogni membro del proprio team sia all'altezza del compito e utilizzi le risorse in modo efficace.

7. Consulenti: possono utilizzare un diagramma di Gantt per dividere e monitorare le attività tra il tuo team, il team del tuo cliente e qualsiasi subappaltatore. 

Realizzare un diagramma di Gantt richiede un notevole sforzo. Tuttavia, se creato correttamente, può essere una risorsa importante quando pianifichi e completi il tuo progetto. Segui questi passaggi per creare un diagramma di Gantt organizzato e accurato con tutte le informazioni necessarie per guidare il tuo progetto dall'inizio alla fine:

 

1. Identifica le singole attività

Probabilmente il passaggio più difficile e dispendioso in termini di tempo: dovrai prima identificare le attività principali e quelle secondarie necessarie per completare il tuo progetto. Valuta la possibilità di utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro o di coinvolgere diversi membri del tuo team per determinare con maggiore precisione quali attività sono fondamentali per il tuo progetto.

2. Determina le relazioni tra le attività

Una volta compilato un elenco completo delle attività, dovrete determinare come in che modo è collegata ogni attività principale e secondaria. Capire quali attività dipendono da altre vi aiuterà a identificare quali attività possono essere completate contemporaneamente e quali devono essere completate in sequenza. 

 

3. Crea una cronologia delle attività

Con tempi realistici in mente, assegna una scadenza al tuo progetto. Prima di creare la scadenza, considera la quantità di tempo necessaria per creare le singole attività, i rallentamenti e i ritardi, poiché scadenze non realistiche possono portare a stress inutili. Organizza le attività nell'ordine corretto per riflettere le dipendenze dalle attività, creando il piano d'azione più efficace per il tuo progetto. 

 

4. Inserisci le tue informazioni nel grafico

Utilizzando un software o un modello per diagrammi di Gantt, inserisci le informazioni del tuo progetto nel diagramma. Controlla il tuo grafico per assicurarti che tutte le attività e le dipendenze siano annotate e valuta l'ipotesi di aggiungere una legenda al tuo grafico per indicare il significato di forme, frecce e colori diversi. 

 

5. Assegna attività e risorse a individui o team

Assegna ogni attività a un team o a un individuo in modo che tutti comprendano chiaramente il loro ruolo nel progetto e possano rimanere al passo con le scadenze importanti. 

 

6. Aggiorna il grafico man mano che il tuo team avanza

Mantieni flessibile il tuo diagramma di Gantt flessibile aggiornandolo in modo che rifletta le attività completate e le scadenze modificate o la proprietà delle attività. Un diagramma di Gantt aggiornato aiuterà il tuo team a rimanere agile e adattabile durante l'avanzamento del progetto. 

Dai un'occhiata agli esempi di diagrammi di Gantt riportati di seguito per vedere quale tipo di diagramma potrebbe essere più adatto al tuo progetto.

 

Diagramma di Gantt semplice

Questa versione semplificata del diagramma di Gantt include un layout di base con attività e durata delle attività mappate in base alla linea del tempo del progetto.

Diagramma di Gantt con tappe importanti

Questo diagramma di Gantt offre molte più informazioni rispetto a un semplice diagramma di Gantt, sia in forma visiva che testuale. Con entrambi i formati prontamente disponibili come riferimento, i partecipanti al progetto possono avere chiare le date di inizio e fine delle attività, le dipendenze e altre informazioni essenziali.

Modello di diagramma di Gantt con barra di avanzamento

Questo modello include informazioni di base sul progetto, con l'aggiunta di una barra di avanzamento per indicare più chiaramente il grado di completamento dell'attività.