Gantt Diagramm erstellen mit Beispielen

Es kann äußerst schwierig sein, den Überblick über alle Projektanforderungen zu behalten, insbesondere wenn Sie große Projekte mit vielen sich überschneidenden Aufgaben verwalten. Ein Gantt Diagramm oder auf Englisch als Gantt Chart bekannt ist ein Projektmanagement Tool zur Visualisierung aller Aufgaben vom Beginn bis zum Abschluss eines Projekts. 

 

Ein Gantt Diagramm ist ähnlich wie ein Zeitstrahl strukturiert. Es dient zur Darstellung von einzelnen Aufgaben und deren Abhängigkeiten, verantwortlichen Personen, der Aufgabendauer sowie des erwarteten Zeitrahmen des gesamten Projekts. Da jede Aufgabe eindeutig abgebildet und zugewiesen wurde, können Sie und Ihr gesamtes Team problemlos alle Fristen einhalten und gewährleisten, dass alle Beteiligten ihre Arbeit im Blick behalten und wissen, was wann zu tun ist.

Gantt Diagramme bieten sehr viele Vorteile im Projektmanagement. Jedoch sind sie nicht für jedes Projekt oder für jede Art des Projektmanagements geeignet. Bevor Sie sich also für ein Gantt Diagramm entscheiden, sollten Sie sich zunächst mit dessen Vor- und Nachteilen vertraut machen.

 

Vorteile:

• Durch Gantt Diagramme erhalten Sie sowohl ein oberflächliches als auch einen detailliertes Bild von Ihren Projektanforderungen.

• Im Laufe eines Projekts kann man sie einfach verwenden, um Stakeholder und Kunden über Fristen und Fortschritte zu informieren.

• Mit diesen Diagrammen können Sie effektiv Fristen festlegen, die mit Ihrem gesamten Team abgestimmt sind. Gleichzeitig können Sie mögliche Hindernisse identifizieren und potenzielle Behelfslösungen entwickeln.

• Ein Gantt Diagramm ist eine detaillierte visuelle Referenz für Projektleiter und Teammitglieder. Einzelne Mitarbeiter sowie Teams wissen also genau, wann welche Aufgabe ausgeführt werden muss, und tragen die Verantwortung dafür. 

• Mithilfe eines organisierten Diagramms können Projektleiter Aufgabenabhängigkeiten zur effektiveren Planung visualisieren.

 

Nachteile:

• Bei Gantt Diagrammen kann es sich um äußerst komplexe Tools zur Visualisierung handeln – insbesondere bei umfangreichen Projekten mit einer großen Anzahl an Aufgaben.

• Sie müssen kontinuierlich aktualisiert werden, während einzelne Aufgaben abgeschlossen werden. Das kann mühsam sein.

• Wenn Sie keine professionelle Software für Gantt Diagramme nutzen, kann die Visualisierung äußerst unübersichtlich und schwierig zu lesen sein.

Ein Gantt Diagramm besteht aus mehreren Teilen – jeder von ihnen bezieht sich auf einen anderen Aspekt Ihres Projekts. Es kann sein, dass Ihr Gantt Diagramm etwas anders aussieht, je nachdem, wie komplex Ihr Projekt ist und wie detailliert Ihr Diagramm sein soll. Folgende Element dürfen jedoch nicht fehlen:

1. Timeline-Balkendiagramm: Das Timeline-Balkendiagramm bildet die Gesamtstruktur des Gantt Diagramms. Es enthält Gantt-Balken und andere Symbole, mit denen Aufgaben, die Planung und Beziehungen dargestellt werden. 

2. Gantt-Balken: Ein Gantt-Balken ist die visuelle Darstellung einer Aufgabe. Durch diese Balken können die Dauer einer Aufgabe sowie der Aufgabentyp – z. B. Meilensteine oder kritische Aufgaben – dargestellt werden. Außerdem können Gantt-Balken den Fortschritt einer Aufgabe in Prozent sowie Zeitpuffer und Angaben zu geplanten und tatsächlichen Anfangs- und Enddaten darstellen.

3. Aufgabenbezeichnung: Die Beschreibung der Aufgabe.

4. Zeitlicher Rahmen: Durch den Zeitrahmen werden die zeitlichen Intervalle innerhalb des Diagramms festgelegt. Das können Stunden, Tage, Wochen etc. sein.

5. Meilensteine: Meilensteine sind wichtige Zieldaten oder Fixpunkte eines Projekts. Sie stehen meist im Zusammenhang mit dem Abschluss einer Aufgabe. 

6. Abhängigkeiten: Durch Abhängigkeiten werden Beziehungen zwischen Aufgaben verdeutlicht. Dabei wird angezeigt, wann Aufgaben unter Berücksichtigung einer anderen Aufgabe (oder mehrerer Aufgaben) möglichst beginnen oder enden sollten.

7. Daten: Bestimmte Daten, die sich meist ganz oben im Diagramm befinden. Durch sie werden erwartete Anfangs- und Enddaten einzelner Aufgaben sowie des gesamten Projekts kenntlich gemacht. 

Gantt Diagramme werden vor allem mit Projektmanagern in Verbindung gebracht, die an langfristigen Projekten mit mehreren Phasen arbeiten. Dank der Software für Gantt Diagramme findet dieses Modell jedoch auch für Personen in anderen Rollen zunehmend Anwendung. Jetzt benötigt man lediglich eine Liste mit Aufgaben sowie Anfangs- und Enddaten und schon kann man diese Informationen einfach in eine Gantt-Software eingeben, um sofort ein gut organisiertes Projekt vor sich zu sehen. 

 

Gantt Diagramme können von Personen in den folgenden Rollen effektiv verwendet werden:

 

1. Projektmanager: Sie verwenden Gantt Charts, um eine detaillierte visuelle Referenz unter anderem für die erwartete Timeline sowie für verantwortliche Personen zu erstellen.

2. CEOs: Sie verwenden Gantt Diagramme, um den Projektfortschritt im gesamten Unternehmen zu überwachen.

3. Marketingmanager: Sie erstellen Gantt Diagramme, um Marketingkampagnen zu planen und zu verfolgen.

4. Betriebsleiter: Sie können Gantt Diagramme nutzen, um die Betriebseffizienz zu steigern.

5. Terminplaner: Sie nutzen detaillierte Gantt Diagramme, um Pläne für mehrere Angestellte oder Teams zu erstellen.

6. Teamleiter: Sie stellen sicher, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben erfüllt und dabei Ressourcen effektiv einsetzt.

7. Berater: Sie verwenden Gantt Diagramme, um Aufgaben zwischen ihrem Team, dem Team ihrer Kunden und sämtlichen Subunternehmen aufzuteilen sowie um die Aufgaben immer im Blick zu behalten. 

Die Erstellung eines Gantt Diagramms im Projektmanagement erfordert einiges an Aufwand. Aber richtig gemacht, leistet ein solches Diagramm einen hervorragenden Beitrag für die Planung und den Abschluss Ihres Projekts. Im Folgenden sehen Sie die Schritte, die erforderlich sind, um ein organisiertes und genaues Gantt Diagramm mit allen notwendigen Informationen zu erstellen, die Sie benötigen, um Ihr Projekt vom Anfang bis zum Ende erfolgreich durchzuführen:

 

1. Einzelne Aufgaben identifizieren

Dies ist der wohl schwierigste und zeitaufwändigste Schritt. Sie müssen zunächst die Aufgaben und Unteraufgaben identifizieren, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Sie können dafür einen Projektstrukturplan verwenden oder verschiedene Teammitglieder miteinbeziehen, die Ihnen bei der Ermittlung der für das Projekt wichtigen Aktivitäten helfen.

2. Beziehungen von Aufgaben ermitteln

Sobald Sie eine vollständige Liste von Aufgaben zusammengestellt haben, müssen Sie ermitteln, wie Aufgaben und Unteraufgaben miteinander verbunden sind. Wenn Sie genau verstehen, welche Aufgaben voneinander abhängig sind, können Sie festlegen, welche Aufgaben gleichzeitig und welche der Reihe nach ausgeführt werden müssen. 

 

3. Timeline mit Aktivitäten erstellen

Setzen Sie für Ihr Projekt und für einzelne Aufgaben realistische Fristen. Berücksichtigen Sie dabei die Zeit, die für jede einzelne Aufgabe eingeplant werden soll, die Verzögerungszeit sowie Verspätungen, bevor Sie eine Frist festlegen. Denn unrealistische Fristen erzeugen lediglich unnötigen Stress. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in der richtigen Reihenfolge an, damit Abhängigkeiten korrekt dargestellt werden. So erstellen Sie einen effektiven Aktionsplan für Ihr Projekt. 

 

4. Informationen in Ihr Diagramm eingeben

Verwenden Sie eine Gantt Diagramm Vorlage oder eine Software zur Erstellung, um Projektinformationen in Ihr Diagramm einzugeben. Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben und Abhängigkeiten erfasst wurden. Gegebenenfalls können Sie auch eine Legende mit Erklärungen zu den verschiedenen Formen, Pfeilen und Farben hinzufügen. 

 

5. Aufgaben und Ressourcen Einzelpersonen oder ganzen Teams zuweisen

Weisen Sie jede Aufgabe einem Team oder einem Mitarbeiter zu. So können alle Beteiligten ihre Rolle innerhalb des Projekts ganz genau nachvollziehen und Fristen immer im Blick behalten. 

 

6. Diagramm aktualisieren, während das Team Fortschritte macht

Ihr Gantt Diagramm sollte stets aktuell sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Diagramm bezüglich abgeschlossener Aufgaben, geänderter Fristen sowie Änderungen bei verantwortlichen Mitarbeitern immer auf dem neuesten Stand ist. Mit einem aktualisierten Gantt Diagramm kann Ihr Team im Laufe des Projekts viel flexibler auf neue Gegebenheiten reagieren. 

Sehen Sie sich unten die Gantt Diagramm Beispiele an, um herauszufinden, welche Art von Diagramm für Ihr Projekt am besten geeignet ist.

 

Einfaches Gantt Diagramm

Diese vereinfachte Version eines Gantt Diagramms enthält ein grundlegendes Layout mit Aufgaben und Aufgabendauer, die gemäß der Timeline des Projekts angeordnet sind.

Gantt Diagramm mit Meilensteinen

Dieses Gantt Diagramm enthält sichtlich mehr Informationen. Das spiegelt sich sowohl visuell als auch im vorhandenen Text wider. Dadurch, dass beide Formate als Referenz verfügbar sind, haben Projektteilnehmer ein klares Bild von Anfangs- und Enddaten für Aufgaben, Aufgabenabhängigkeiten und anderen grundlegenden Informationen.

Gantt Diagramm mit Fortschrittsbalken

Diese Gantt Diagramm Vorlage enthält grundlegende Projektinformationen. Zusätzlich sind noch Fortschrittsbalken vorhanden, durch die klar verdeutlicht werden kann, wie groß der Fortschritt bei einer bestimmten Aufgabe ist.