Was ist ein Swimlane Diagramm?

Ein Swimlane Diagramm ist eine Art von Flussdiagramm, das aufzeigt, wer in einem Prozess wofür zuständig ist bzw. Prozesse in Teilprozesse unterteilt. Verantwortungsbereiche werden in diesem Zusammenhang als „Swimlanes“ bezeichnet.

Dieses Bild veranschaulicht, wie ein Swimlane Diagramm für Klarheit und Nachvollziehbarkeit sorgt, indem es Prozessschritte den waagerechten oder senkrechten „Swimlanes“ eines Mitarbeiters, einer Arbeitsgruppe oder einer Abteilung zuordnet. Es zeigt Verbindungen, Kommunikationswege und Übergaben zwischen diesen Bahnen auf und kann Verschwendung, Redundanzen und Ineffizienzen in einem Prozess aufzeigen.

Diagramme dieser Art werden auch als Rummler-Brache-Diagramme bzw. crossfunktionale Diagramme bezeichnet. Swimlanes sind hilfreiche Elemente für Business Process Model and Notation (BPMN und BPMN 2.0), dessen Software-Design-Gegenstück Unified Modeling Language (UML) sowie Prozessflussdiagramme (PFD). Für alle diese Diagrammarten werden Standardsymbole verwendet, die in Kombination mit den Swimlanes eine übersichtliche, anschauliche Darstellung der Verantwortlichkeiten in einem Prozess bieten.

In den 1940er Jahren tauchten einige Frühformen von Flussdiagrammen auf, die Mehrspaltenprozessdiagramme genannt wurden. Sie wurden zur Verdeutlichung von Prozessen verwendet, an denen mehrere Einheiten oder Abteilungen beteiligt waren. Sie sahen zwar anders aus als die heutigen Verantwortungsbereichsdiagramme, dienten aber einem ähnlichen Zweck.

Geary Rummler	Alan Brache

1990 hoben Geary Rummler und Alan Brache in ihrem Buch „Improving Processes“ Swimlane Diagramme hervor. Somit werden diese Diagramme auch als Rummler-Brache-Diagramme bezeichnet. In Microsoft Visio werden diese Diagramme auch als crossfunktionale Diagramme bezeichnet. Auch im Bereich Computer Engineering taucht der Begriff „Swimlane“ in der Prozessdefinitionssprache JBoss auf. Diese Geschichte zeigt, dass einige Anstrengungen unternommen wurden, um ein anhaltendes geschäftliches Problem in Bezug auf die Klarheit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen zu lösen. Die gefundene Lösung wird heute vielerorts eingesetzt.

In modernen Unternehmen mit mehreren Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen bieten solche Diagramme einige Vorteile:

• Sie sorgen dafür, dass in einem Unternehmen die linke Hand weiß, was die rechte tut. Verantwortungsbereichsdiagramme und in anderen Diagrammarten verwendete Swimlanes verdeutlichen, welche Prozessschritte oder Teilprozesse einem bestimmten Akteur innerhalb des Unternehmens zugewiesen wurden.
• Durch die Veranschaulichung hiervon in einem Diagramm können Redundanzen zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen aufgezeigt und Engpässe, Verschwendung sowie andere Ineffizienzen identifiziert werden. So können doppelt besetzte oder unnötige Schritte in einem Prozess aufgezeigt werden, z. B. wenn die gleiche Aufgabe von zwei Abteilungen erledigt wird. Auch Prozessverzögerungen und Kapazitätsbeschränkungen in einem bestimmten Verantwortungsbereich können so angegangen und gelöst werden. Dies ermöglicht Verbesserungen in Bezug auf Leistungsfähigkeit und Qualität sowie die Reduzierung von unnötigem Arbeits- und Kostenaufwand.
• Mithilfe eines zweiten Verantwortungsbereichsdiagramms können Sie eine bessere Struktur für den Prozess modellieren oder neue Umstände wie z. B. Veränderungen in Bezug auf Personal oder Technik berücksichtigen.
• Im Gegensatz zu anderen Diagrammen ermöglichen Verantwortungsbereichsdiagramme eine klarere Darstellung als dies eine erzählende Beschreibung leisten kann.
• Verantwortungsbereichsdiagramme können als Möglichkeit zur Prozessintegration zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen dienen und langfristig zur klareren Prozessen führen.

Unter Verwendung von Standardsymbolen der jeweiligen Art von Prozessflussdiagramm führen Swimlanes parallele, senkrechte oder waagerechte Bahnen ein, mithilfe derer die Prozessschritte nach Akteur geordnet werden können, z. B. Mitarbeiter, Arbeitsgruppe, Abteilung oder Informationssystem. Jede Bahn wird mit dem Namen des jeweiligen Akteurs beschriftet. Manchmal sind waagerechte Bahnen praktischer, weil Desktop-Computer-Bildschirme mehr breit als hoch sind. Dies gilt jedoch nicht immer. Prozessschritte werden in ihren jeweiligen Bahnen dargestellt. Ebenfalls abgebildet werden die Verbindungen zwischen Schritten in verschiedenen Bahnen. Dies veranschaulicht, wie die verschiedenen Akteure interagieren, um einen Prozess effizient ablaufen zu lassen.

In BPMN 2.0 sind Pools/Verantwortungsbereiche einer von vier Elementtypen für Geschäftsprozessdiagramme. Ein Pool steht für wichtige Beteiligte an einem Prozess. Ein anderer Pool kann sich in einem anderen Unternehmen oder einer anderen Abteilung befinden, aber dennoch an dem Prozess beteiligt sein. Verantwortungsbereiche innerhalb eines Pools zeigen die Aktivitäten und Flüsse für eine bestimmte Rolle oder einen bestimmten Teilnehmer auf und legen fest, wer für welche Teile des Prozesses zuständig ist. Dies sind die übrigen drei Elementtypen:

1. Flussobjekte

   : Ereignisse, Aktivitäten und Gateways

2. Verbindungsobjekte

   : Sequenzfluss, Nachrichtenfluss und Assoziation

3. Artefakte

   : Datenobjekt, Gruppe und Anmerkung

Mehr über BPMN-Symbole erfahren Sie hier.

1. Legen Sie Ihr Ziel

   und den/die Prozess/e fest, der/die zur Erreichung dieses Ziels analysiert werden muss/müssen. Überlegen Sie, wie sehr Sie ins Details gehen müssen, um ein ausreichendes Verständnis zu bekommen und effektiv arbeiten zu können.

2. Zerlegen Sie die Arbeit

   in handlichere Einheiten. Achten Sie dabei allerdings darauf, dass Sie einen vollständigen Prozess untersuchen, damit Sie ihn wirklich ganz erfassen und möglicherweise verbessern können. Identifizieren Sie genau die Grenzen des Prozesses, der analysiert werden soll.

3. Bestimmen Sie die Verantwortungsbereiche

   , die Mitarbeitern, Arbeitsgruppen oder Abteilungen zugeordnet sein können.

4. Analysieren Sie bei bestehenden Prozessen die Prozessschritte

   , d. h. wer genau wofür genau zuständig ist. So können sie auf die jeweiligen Verantwortungsbereiche aufgeteilt werden. Veranschaulichen Sie die Berührungspunkte, Kommunikationswege und Übergaben zwischen den Verantwortungsbereichen. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand des Prozesses. Achten Sie allerdings gleichzeitig auf Prozesslücken, Redundanzen sowie Doppelungen, Engstellen und andere Ineffizienzen. Denken Sie daran, dass aus Sicherheits- oder Qualitätssicherungsgründen manchmal absichtlich Redundanzen in Prozess eingebaut werden. Wenn Sie mögen, können Sie sich zunächst von Hand Notizen machen oder ein Diagramm zeichnen oder Post-Its verwenden. Diese erste Grobstruktur können Sie dann später mit Diagrammerstellungssoftware verfeinern.

5. Wenn eine neuer Prozess modelliert werden soll

   , veranschaulichen Sie die Prozessschritte, mit denen die Effizienz und Qualität erhöht und/oder Verzögerungen und Kosten minimiert werden könnten.

6. Bitte beachten Sie

   : Wenn ein besonders komplexer Prozess mit Process Flow Diagrams (PFDs), Business Process Model Notation 2.0 (BPMN 2.0) oder einer anderen Diagrammart dokumentiert werden soll, kann es sinnvoll sein, diese Nachforschungen von einem Expertenteam durchführen zu lassen und Verantwortungsbereiche als ein Element zu verwenden.

1. Führen Sie die Beteiligten

   links untereinander auf, um waagerechte Verantwortungsbereiche zu erstellen, entweder von Hand oder mithilfe von Diagrammerstellungssoftware. Wenn Sie später feststellen, dass senkrechte Verantwortungsbereiche praktischer wären, können Sie sie entlang der oberen Kante neu zeichnen (oder einfach drehen).

2. Verwenden Sie Standardsymbole zur Abbildung der Prozesschritte

   in der richtigen Reihenfolge und den passenden Verantwortungsbereichen.

3. Lassen Sie sich von den am Prozess beteiligten Personen bestätigen,

   dass Ihr Diagramm richtig ist und nehmen Sie wo nötig Anpassungen vor.

4. Das Diagramm kann jetzt genutzt werden,

   um einen standardisierten Prozess zu Qualitätssicherungs- und Schulungszwecken zu kommunizieren, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu klären sowie Ineffizienzen und Lücken aufzuzeigen.

5. Es kann ein neues Diagramm gezeichnet werden,

   wenn ein neuer Prozess modelliert und neue Verantwortlichkeiten veranschaulicht werden solllen. So können Analysten und Beteiligte sich ein Bild über die Vor- und Nachteile machen und den Prozess weiter verfeinern.

Mit Lucidchart können Sie mithilfe intuitiver, benutzerfreundlicher Software professionelle Swimlane Diagramme erstellen. Um einen Verantwortungsbereich zu erstellen, zeichnen Sie einfach einen Container, bevor Sie mit dem Zeichnen Ihres Prozessflusses beginnen. Beschriften Sie jede Spalte in dem Container mit dem Namen der Person oder des Teams, die/das an dem Prozess beteiligt ist. Wenn Sie anschließend den Prozessfluss zeichnen, ordnen Sie jede Aktion der Person oder dem Team zu, die/das sie ausführt. Sehen Sie selbst, wie einfach mit Lucidchart professionelle Swimlane Diagramme erstellt werden können. Starten Sie gleich mit der kostenlosen Testversion.