O que é gestão de mudanças?

De todas as iniciativas de mudança, 70% fracassam. Por quê? Porque mudar o comportamento humano é uma tarefa difícil.

A primeira lei de Newton, o princípio da inércia, afirma que um corpo em repouso permanecerá em repouso (ou em seu movimento uniforme) a menos que seja diretamente afetado por outra força. A gestão de mudanças, pode-se argumentar, se encaixaria perfeitamente no repertório de Isaac Newton se ele fosse gerente de projetos nos dias de hoje.

Então o que é a gestão de mudanças?

Em termos simples, refere-se à gestão de mudanças dentro de um grupo ou organização. A gestão de mudanças, ou "gestão de mudanças organizacionais", enfrenta uma batalha árdua contra a inércia, além de muitas engrenagens que podem sair do controle da organização se não forem orquestradas corretamente. Independentemente do modelo de gestão de mudanças que uma companhia decida usar, o denominador comum entre todos eles são as pessoas.

Uma gestão de mudanças de sucesso requer comunicação frequente e clara entre a organização e seu pessoal. Assim, uma parte essencial da gestão de mudanças organizacionais é, além de gerenciar todas as engrenagens, compreender como as pessoas processam as mudanças.

Disrupção se tornou um termo popular recentemente no contexto das startups e empresas que desafiam o que está estabelecido, mas o objetivo da gestão de mudanças é minimizar a disrupção ocasionada pela transformação de uma empresa, seja ela grande ou pequena.

A gestão de mudanças e a gestão de projetos trabalham juntas para minimizar os impactos que a mudança causa ao chegar ao pipeline. Pense nelas como os dois lados da mesma moeda: o lado técnico e o lado humano. A gestão de projetos lida com os aspectos técnicos das mudanças, enquanto a gestão de mudanças se concentra nas reações das pessoas a elas.

Mas por que uma gestão de mudanças organizacionais eficaz é importante? Porque as companhias que se adaptam com eficiência às mudanças superam seus concorrentes em 3,5 vezes.

As mudanças organizacionais têm impacto sobre tudo

As mudanças iminentes afetam todas as instâncias das organizações e as pessoas dentro delas. A estrutura de uma empresa é como uma teia de aranha: puxe uma pontinha e as vibrações repercutem em toda a teia. Cada peça, cada equipe, cada pessoa em uma companhia afeta as demais.

Algumas das principais áreas de atuação da gestão de mudanças são:

• Sistemas
• Processos
• Estrutura da empresa
• Cargos

Alguns dos principais obstáculos ao progresso são:

• Gestão
• Colaboradores
• Orçamento
• Falta de comunicação
• Falta de liderança

Alguns dos principais desafios são:

• Comunicar as mudanças
• Navegar pelas mudanças
• Implementar as mudanças
• Dimensionar as mudanças

As aranhas constroem as teias do jeito que fazem porque querem saber imediatamente o que está por vir. Com as pessoas não é diferente. Como humanos, somos naturalmente avessos e programados contra as mudanças.

As 5 etapas da gestão de mudanças organizacionais

Há algumas formas de se preparar quando você percebe mudanças no futuro do seu negócio ou da sua organização. Os estágios básicos da gestão de mudanças são:

1. Analisar
2. Projetar
3. Implementar
4. Gerenciar
5. Avaliar

E, embora os detalhes de cada uma dessas etapas possam diferir de uma empresa para outra, eles ajudam a delinear um plano de ataque organizacional. Para evitar que o estágio de avaliação se torne intimidador, crie um checklist de gestão de mudanças com as perguntas a fazer, como:

• Por que essa mudança está acontecendo?
• Qual é o cronograma proposto?
• Quais são os nossos principais desafios?
• Como podemos informar essa mudança?
• Como é nosso roadmap?

Criar conjuntos separados de perguntas para cada um desses passos pode tornar administrável até mesmo os empreendimentos mais complexos.

A transparência é essencial

Um dos maiores obstáculos à mudança é o medo. Afinal, todos querem estar bem informados, e a incerteza a respeito de uma mudança iminente pode se espalhar rapidamente por toda a organização. O antídoto para isso é a informação, correta e oportuna. Mantenha as equipes e os indivíduos informados durante todas as etapas da implementação de uma mudança em larga escala. Experimente criar mapas de processo no Lucidchart para delinear cada passo da implementação e garantir que todos os funcionários compreendam com clareza o que ocorrerá e quando. Além disso, se a mudança envolver a modificação de um processo existente, é uma boa ideia usar o Lucidchart para mostrar tanto o processo atual quanto o novo, a fim de ajudar os funcionários a entender os benefícios da mudança.

Seu pessoal é a chave para o sucesso da gestão de mudanças

Sim, mudar pode ser difícil. Mas é algo natural e, mais importante, crucial para o crescimento de uma organização. Uma liderança forte combinada com uma comunicação clara atua como um catalisador da mudança no nível dos funcionários. Quando os funcionários compreendem bem e com precisão as mudanças que estão ocorrendo e como elas os afetam, podem passar a promover essas mudanças — e essa é uma iniciativa benéfica para qualquer organização.