6 etapas do processo de compras de empresa

Para aqueles que amam comprar, o processo de compras de uma empresa, à primeira vista, parece um sonho: parece que você está apenas fazendo compras com o dinheiro de outra pessoa. Embora isso seja essencialmente verdade, o processo de compras é muito mais complexo do que isso. Tão complexo, na verdade, que exige um processo de simplificação chamado fluxo básico do processo de compras.

Visualizar seu processo de compras ajuda todas as partes interessadas a estarem cientes das muitas partes móveis envolvidas nas compras e também ajuda a identificar possíveis problemas e obstáculos.

Todo o sistema de gerenciamento de aquisições pode ser complicado, mas estamos aqui para ajudar. Definiremos o que é o processo de compras e ajudaremos você a desenvolver seu próprio fluxo do processo de compras para que todos na organização tenham visibilidade do processo que foi acordado. Com a ajuda da visualização, um sistema normalmente complicado pode se tornar eficiente e leve.

O que é procurement ou processo de compra?

O procedimento de aquisição adequado consiste em seis etapas principais do processo de compras.

1. Identificação de necessidade

Esse processo começa quando alguém envia uma solicitação ao departamento de compras. A solicitação pode ser relativamente simples (uma nova licença de software para o departamento de marketing) ou complexa (um novo escritório na Guatemala). Qualquer que seja, o pedido tem de ser submetido por escrito e estar suficientemente detalhado.

2. Seleção de fornecedores

Em seguida, o departamento de aquisição precisa pesquisar fornecedores, solicitar orçamentos para o item necessário e, depois, selecionar um fornecedor. Essa é uma parte importante do processo porque a reputação, o custo, a velocidade do serviço e a confiabilidade precisam ser investigados antes de a decisão final ser tomada. A regra geral é receber pelo menos três orçamentos, mas essa é uma prática recomendada que precisará ser determinada pela sua organização.

Saiba mais sobre o processo de RFP (solicitação de proposta).

3. Envio para requisição de compra

Agora é hora de obter aprovação para a compra. Depois de identificar o fornecedor e concordar com os detalhes, você precisará da aprovação por escrito do departamento responsável pela aprovação das compras. Você deve fornecer os seguintes detalhes sobre a compra:

• Parte solicitando o item ou serviço
• Quantidade e descrição do item ou serviço necessário
• Informações do fornecedor
• Preço

4. Geração da ordem de compra

Depois que a solicitação de compra for aprovada, o departamento financeiro emitirá uma ordem de compra para o fornecedor. Essa ordem de compra sinaliza ao fornecedor que a solicitação de compra foi aprovada e que ele pode prosseguir com a solicitação.

Se a sua empresa pretende comprar desse fornecedor por muito tempo (ou se a sua empresa depende de muitos fornecedores de terceiros em geral), você poderá desenvolver um processo de integração de fornecedores para garantir que ambas as partes compreendam o que se espera.

5. Envio de fatura e pedido

O fornecedor enviará uma fatura ao comprador. A fatura é uma solicitação de pagamento e oferece um recorte detalhado do custo. A fatura também dará um prazo para o pagamento, e você precisará enviar o pagamento antes do vencimento, caso contrário, pode haver uma sanção (que geralmente também é detalhada na fatura).

O vendedor também enviará um pedido, que é outra descrição detalhada dos bens ou serviços solicitados. Essa é a última chance que a sua organização tem para alterar a solicitação. Por isso, é importante verificar novamente se o preço e os itens/serviços estão corretos na fatura e no pedido.

6. Pagamento

Depois que as mercadorias foram recebidas ou o serviço foi concluído, é hora de pagar seu fornecedor. O departamento financeiro envia o pagamento ao fornecedor no método de pagamento de preferência.

Guarde para seus registros

Como todas as etapas acima precisam ser documentadas para auditorias internas e externas, você precisará de um local central para armazenar faturas, pedidos e outras documentações conexas. Certifique-se de ter criado uma redundância aqui; como você provavelmente usará um método de compra digital, pode ser benéfico imprimir a documentação e armazená-la em um local seguro no caso de um apocalipse eletrônico total.

Os três Ps

Seu processo de compras envolve três componentes principais.

1. Pessoas

Pode parecer óbvio, mas ao criar seu processo de compras, lembre-se de levar em conta as agendas cheias e as complexidades das pessoas envolvidas. Por exemplo, se um dos principais tomadores de decisão for seu CFO e ele estiver no Havaí pelas próximas duas semanas, você precisará considerar essa anomalia em seu ciclo de aquisição.

Você também deve se lembrar de que o custo e o risco da compra determinarão quantas pessoas provavelmente estarão envolvidas. Se você estiver comprando um lustre de vidro soprado de US$ 750 mil, precisará de mais aprovação do que necessitaria para a compra de sete novas licenças do Photoshop. Os tomadores de decisão podem ser:

• O gerente do departamento solicitante
• RH
• Compras
• Finanças
• Departamento jurídico
• Operações

2. Processo

O processo da sua organização deve ser seguido para concluir a aquisição. Caso contrário, os fornecedores podem não ser pagos a tempo, as compras podem atrasar e seus resultados financeiros podem estar em jogo. Seguir o processo corretamente é vital para a saúde das aquisições.

3. Papelada

O terceiro P talvez dê a impressão de ser um termo errôneo porque o uso do papel tem sido evitado ultimamente. No entanto, nos referimos aqui ao software usado no processo de compras. Tudo deve ser documentado.  

Aquisição x compra

As seis etapas acima são muito mais complicadas do que entrar num site e digitar seu número de cartão de crédito para comprar um par de calças. A compra faz parte da aquisição, mas é apenas uma das seis etapas. Ao pensar na compra, pense no contexto da sua organização e no processo de compras. Leve tudo em consideração, desde fornecedores a partes interessadas e custos. A aquisição é mais complicada do que apenas passar um cartão de crédito.

Visualização do processo de compras

Se as etapas acima estão causando um leve ataque de ansiedade, não se preocupe, pois temos uma solução: a visualização. Os ciclos de aquisição são mais facilmente compreendidos por meio de recursos visuais. Com o Lucidchart, você pode criar seu próprio fluxo de compras personalizado com um de nossos modelos.

Em nosso espaço de trabalho visual, você pode ajustar o processo em tempo real para maior eficiência. Mas a coisa vai muito além de apenas ajustar o processo. Você também pode criar um(a):

• Link para fornecedores aprovados: se você tiver um relacionamento estabelecido com um fornecedor, mantenha essas informações à mão para o futuro dentro do fluxograma.
• Link para formulários internos: pedidos de compra, solicitações de orçamento e formulários de requisição de compra são vitais para a aquisição. Mantenha as versões mais atualizadas dos formulários dentro do seu fluxograma para facilitar o acesso.
• Lista de partes interessadas: é ótimo manter os endereços de e-mail das partes interessadas exatamente nas etapas apropriadas. Por exemplo, se a Jane do financeiro precisar revisar uma solicitação de compra antes que uma ordem de compra seja criada, coloque suas informações de contato diretamente na etapa “Revisado pela equipe de aquisição/pelo departamento financeiro”.

Se sua organização ainda depende de papel e planilhas, é hora de mudar para uma solução digital. O software de aquisição ajudará a automatizar todo o processo, permitindo que sua organização conclua rapidamente as compras e tenha acesso a descontos, garantindo que a compra que está sendo feita atenda à solicitação de compra. O software elimina muitos dos erros humanos que geralmente são responsáveis por atrapalhar o processo de compras. E, com o software, é fácil identificar o que deu errado para evitar cometer o mesmo erro no futuro.

Feito incorretamente, o processo de compras pode ser um pesadelo de custos inchados e ineficiência impressionante. Mas com uma visualização do processo, você terá uma receita para um processo simplificado que resulta em custos mais baixos, melhores relacionamentos com fornecedores e partes interessadas internas mais felizes.