Werk je in projectmanagement, dan heb je waarschijnlijk heel wat vreemde begrippen voorbij horen komen bij het bepalen van de juiste aanpak voor jouw team: kritiek pad, scrum, PMBOK, Six Sigma enz. Wellicht heb je ook de term watervalmethode, of waterval projectmanagement methode voorbij horen komen, zelfs als je nog nooit volgens deze methode hebt gewerkt.

Benieuwd of deze aanpak geschikt is voor jouw project management behoeften? In deze gids lees je hoe je bij de watervalmethode gebruikmaakt van een sequentieel proces om je projectmanagement te vereenvoudigen en hoe je aspecten van deze methode kunt toepassen in je eigen werk.

Wat is de waterval project-management methode?

Simpel gezegd is waterval project management een sequentieel, lineair proces voor projectmanagement. Het proces bestaat uit verschillende afzonderlijke fasen. De volgende fase begint pas als de huidige fase is voltooid en elke voltooiing is definitief: met de watervalmethode kun je niet terugkeren naar een vorige fase. De enige manier om een fase opnieuw te doorlopen, is door opnieuw te beginnen bij fase één.

Dat de watervalmethode zo strikt is, heeft te maken met de ontstaansgeschiedenis van dit systeem. Waterval project management heeft zijn wortels buiten de softwarewereld; het ontstond uit noodzaak in sectoren als productie en constructie. In deze sectoren moeten projectfasen opeenvolgend plaatsvinden. Je kunt pas gaan stukadoren als de muren van je huis zijn gemetseld. Je kunt dus ook niet teruggaan naar een vorige fase. Je kunt een betonnen fundering immers niet weer uitgraven.  

Het moge duidelijk zijn dat een goede planning essentieel is bij de watervalmethode. De projectvereisten moeten vooraf duidelijk zijn en alle betrokkenen moeten ervan op de hoogte zijn. Elk teamlid moet ook weten wat zijn of haar rol is in het project en wat die rol inhoudt.

Al deze informatie moet zorgvuldig worden gedocumenteerd en vervolgens worden doorgegeven aan alle medewerkers van het project. Het is raadzaam de informatie te verwerken in een stroomdiagram, zoals hieronder afgebeeld, zodat de vereisten meteen duidelijk zijn en je team de informatie zo nodig snel kan raadplegen. Eventueel kun je ook zwembanen toevoegen om aan te geven welke taken naar welk teamlid gaan. 

Teamleden raadplegen de door jou verstrekte documentatie gedurende het project. De documentatie laat precies zien wat er wordt verwacht en geeft zo richting aan de creatie van het product. Bovendien bevat de documentatie projectmijlpalen, zodat je de voortgang eenvoudig kunt bepalen.

Grondige documentatie is dus een prioriteit in de watervalmethode. Documentatie moet in elke fase van het proces plaatsvinden, zodat alle betrokkenen op één lijn zitten ondanks de sequentiële voortgang van het project.

Fasen van watervalmethode management

De specifieke fasen van het systeem variëren van bron tot bron, maar zijn doorgaans als volgt:

1. Verzamelen van vereisten en documentatie

In deze fase verzamel je uitgebreide informatie over de vereisten van dit project. Je kunt de informatie op verschillende manieren verzamelen, van interviews tot vragenlijsten tot interactieve brainstormsessies. Aan het einde van deze fase zijn de projectvereisten duidelijk en beschik je over een document met vereisten dat onder je teamleden is verspreid.

2. Systeemontwerp

Op basis van de vastgestelde vereisten ontwerpt je team het systeem. In deze fase wordt er niet gecodeerd, maar bepaalt het team specificaties zoals de programmeertaal of hardware vereisten.

3. Implementatie

In deze fase vindt de codering plaats. Programmeurs gebruiken de informatie uit de vorige fase en creëren een functioneel product. Doorgaans implementeren ze code in kleine stukjes, die aan het einde van deze fase of aan het begin van de volgende fase worden geïntegreerd.

4. Testen

Zodra je programmeurs klaar zijn met coderen, kan het product worden getest. Testers zoeken systematisch naar problemen en rapporteren hierover. Als er zich ernstige problemen voordoen, moet je mogelijk terug naar fase één om je project te evalueren.

5. Levering/implementatie

In deze fase is het product gereed en levert je team het eindproduct aan voor implementatie of publicatie.

6. Onderhoud

Het product is aan de klant geleverd en is in gebruik genomen. Als er zich problemen voordoen, moet je team mogelijk patches en updates ontwikkelen om de problemen te verhelpen. Ook nu geldt dat je bij grote problemen mogelijk moet terugkeren naar fase één.

Voordelen van watervalmethode project management

Hoewel de meeste bedrijven een combinatie van verschillende project management methoden gebruiken, bleek uit een LiquidPlanner-rapport uit 2017 dat 25,5% van de productiebedrijven momenteel de watervalmethode gebruikt. Waarom is deze methode voor veel teams zo succesvol?

Houdt training eenvoudig

Dankzij de watervalmethode kan je project ook slagen als er onverwachte wijzigingen in de bandbreedte optreden. Omdat waterval project management de nadruk legt op grondige documentatie, kun je eenvoudig en naadloos nieuwe teamleden toevoegen aan een project. Je hoeft niet te gissen waarmee een uitgevallen programmeur bezig was, omdat alles wordt vastgelegd, van het projectidee tot het eindproduct. Nieuwe teamleden hoeven de documentatie maar te raadplegen om snel aan de slag te kunnen gaan.

Laat de voortgang zien

Bij waterval project management is de voortgang duidelijk te zien. Dankzij de duidelijke mijlpalen die in de eerste fase zijn afgebakend, kun je eenvoudig bepalen of een project volgens plan verloopt. En door de afzonderlijke fasen zie je op elk moment hoe dicht een project bij algehele voltooiing is, omdat het waterval systeem niet toestaat dat je terugkeert naar een eerdere fase. Daardoor elimineer je veel giswerk over de tijdlijn van een project.

Maakt het project gemakkelijk te beheren

Door deze voordelen in combinatie met de lineaire aard van het systeem zijn waterval projecten eenvoudig te beheren. Vanwege het sequentiële systeem weet je op elk moment in welke fase het project zich bevindt en in welke fase het zich zou moeten bevinden. Een leidinggevende hoeft geen heel team te managen, maar kan zich richten op de teamleden van een specifieke fase. En als er onverwachts vertragingen of teamwijzigingen optreden, kun je met de waterval documentatie snel je team weer op koers krijgen.

Bespaart tijd en geld

Ook als je niet alle fasen van de watervalmethode volgt, lijdt het geen twijfel dat bepaalde aspecten van deze methode, namelijk grondige conceptualisering en gedetailleerde documentatie, je beter voorbereiden om een project meteen op de goede manier uit te voeren. Door in een vroeg stadium de tijd te nemen om de vereisten te bepalen en te plannen, kun je later veel tijd en geld besparen.

Wanneer gebruik je de watervalmethode?

Onderwerpsdeskundige Patrick Rockwell  adviseert over de soorten situaties waarin het gebruik van de watervalmethode nuttig kan zijn.

"Het is tegenwoordig minder gebruikelijk, maar als de vereisten van je eindproduct vastliggen en tijd en geld variabel zijn, kies je voor de watervalmethode. Denk maar aan een wetenschapper die onderzoek doet voor een groot bedrijf. Met vallen en opstaan zal hij dit hele proces waarschijnlijk meerdere keren en in verschillende fasen opnieuw opstarten om tot dat felbegeerde eindproduct te komen. Bij de watervalmethode wordt er niet alleen op dit gedrag geanticipeerd, er wordt zelfs de voorkeur aan gegeven! Zo kunnen teamleden hun aanpak steeds weer opnieuw aanpassen en heroverwegen."

Zoals Patrick aangeeft kan de watervalmethode problemen opleveren als de projectvereisten niet helemaal duidelijk zijn. Dat gebeurt als een gebruiker een algemeen idee heeft van wat hij of zij wil, maar de details niet helder zijn. Door de lineaire aard is het waterval systeem niet geschikt om gaandeweg de details te bepalen. Als je geen specifieke vereisten hebt, gaat dat ten koste van het project.

Omdat er pas laat in het proces wordt getest, zijn eventuele revisies een hele klus. Strikte aanhangers van het waterval systeem zullen zeggen dat een revisie betekent dat de productvereisten niet duidelijk waren en dat het project dus moet terugkeren naar fase één. Dat kan in veel sectoren, zoals de steeds veranderende softwarewereld, voor grote problemen zorgen.

Een agile-aanpak past waarschijnlijk beter bij je project als je vermoedt dat de vereisten tijdens de productie kunnen veranderen of dat er herziening nodig is. Realistisch gezien past de meeste softwareontwikkeling in deze categorie.

Omdat de watervalmethode geen ruimte vrijlaat voor aanpassingen, is deze methode het meest geschikt voor korte projecten die vanaf het begin goed gedefinieerd zijn. Weet je zeker dat de project vereisten vastliggen, dan biedt waterval project management een eenvoudige manier om een project door een duidelijk gedefinieerd proces te loodsen. Het proces is eenvoudig te beheren en te volgen.

Hoe Lucidchart je kan helpen je project te documenteren

Heb je besloten om de watervalmethode te proberen? Nu je hebt gezien wat het belang van documentatie is voor deze methode, weet je dat je eerst een platform moet vinden om alle benodigde taken te registreren en ze te delen met je team.

Lucidchart kan je helpen vanaf het moment dat je de vereisten gaat verzamelen tot aan de testfase:

• Maak een mindmap tijdens het verzamelen van de vereisten. Je kunt zelfs je Lucidchart-document presenteren tijdens een vergadering met belanghebbenden en suggesties toevoegen in realtime.
• Werk je in softwareontwikkeling, dan wil je wellicht een user journey flow diagram maken op basis van de vereisten die je hebt ontvangen. Met dit document krijgen ontwikkelaars een goed beeld van wat de software moet kunnen.
• Zodra je de vereisten hebt afgerond en weet welke taken er moeten worden uitgevoerd om aan die vereisten te voldoen, maak je een workflow voor je team. In Lucidchart kan je team de afhankelijkheden in één oogopslag zien. 
• Maak documentatie beschikbaar voor iedereen die bij het project betrokken is. Delen is simpel omdat je Lucidchart-documenten kunt openen in elk besturingssysteem en je je diagrammen kunt invoegen in populaire apps. Je kunt ook bepalen wie je document mag bewerken en welke gebruikers het document alleen maar mogen bekijken, zodat Lucidchart de enkele bron van informatie blijft.

Meld je aan voor een gratis Lucidchart-account en bekijk hoe je de documentatie tijdens het hele waterval proces kunt verbeteren.