Si trabajas en la gestión de proyectos, probablemente hayas escuchado una serie de términos extraños que se barajan mientras intentas decidir qué método podría dar mejores resultados para tu equipo: ruta crítica, scrum, PMBOK, Sig Sigma, etc. Entre todos estos términos, tal vez hayas escuchado sobre la metodología de gestión de proyectos en cascada, aunque nunca la hayas usado.

¿Te da curiosidad saber si este método sería adecuado para tus necesidades de gestión de proyectos? En esta guía, aprenderás cómo la metodología de cascada usa un proceso secuencial para simplificar la gestión de proyectos y cómo podrías implementar aspectos de esta metodología en tu propio trabajo.

¿Qué es la metodología para la gestión de proyectos en cascada?

En pocas palabras, la gestión de proyectos en cascada es un proceso secuencial y lineal para la gestión de proyectos. Consiste en varias fases separadas. Ninguna fase empieza hasta que haya concluido la fase anterior, y la finalización de cada fase es definitiva: la gestión en cascada no te permite regresar a una fase previa. La única forma de revisar una fase es volver a empezar desde la fase uno.

Si la metodología de cascada parece estricta, es porque la historia del sistema así lo exigía. La gestión de proyectos en cascada tiene sus raíces en industrias no relacionadas con el software, como manufactura y construcción, en las que el sistema surgió por necesidad. En estas áreas, las fases de un proyecto deben ocurrir en forma secuencial. No puedes erigir un muro seco si no has construido la estructura de la casa. Del mismo modo, es imposible regresar a una fase anterior. No hay una buena manera de quitar el concreto de los cimientos.  

Como podrás imaginar, la buena planificación es absolutamente necesaria en el sistema de cascada. Los requisitos del proyecto deben estar claros desde el principio, y todas las personas que participen del proyecto deben conocerlos muy bien. Cada integrante del equipo debe, asimismo, comprender cuál será su función en el proyecto y qué implica esa función.

Toda esta información debe estar documentada al detalle y luego se la debe distribuir a todos los que participan del proyecto. Recomendamos presentar esta información en forma de diagrama de flujo, como el que se muestra a continuación, para que tu equipo pueda comprender rápidamente los requisitos y consultarlos cuando haga falta. Tal vez también quieras probar con carriles para mostrar qué tareas corresponden a cada integrante del equipo. 

Los integrantes del equipo consultarán la documentación que proporciones a lo largo de todo el proceso. Si se lo sigue de manera adecuada, este documento aclara precisamente qué se espera y así guía la creación del producto. También incluye los hitos del proyecto que facilitarán determinar el estado de avance.

En consecuencia, una documentación detallada es una de las prioridades de la metodología de gestión de proyectos en cascada. La documentación debe hacerse en todas las fases del proceso para garantizar que todos los participantes estén bien informados y en sintonía a pesar del avance secuencial del proyecto.

Fases de la gestión de proyectos en cascada

Las fases específicas del sistema varían entre las distintas fuentes pero, en general, incluyen las siguientes:

1) Recopilación y documentación de los requisitos

En esta etapa, debes recopilar información integral sobre lo que requiere el proyecto. Puedes reunir esta información de distintas maneras, desde entrevistas y cuestionarios hasta lluvias de ideas interactivas. Al final de esta fase, los requisitos del proyecto deben quedar claros, y tú debes tener un documento de requisitos que se haya distribuido a tu equipo.

2) Diseño del sistema

Con los requisitos definidos, tu equipo diseña el sistema. No hay ninguna codificación durante esta fase, pero el equipo establece especificaciones, tales como el lenguaje de programación o los requisitos de hardware.

3) Implementación

En esta fase, se hace la codificación. Los programadores toman la información de la etapa anterior y crean un producto funcional. Generalmente implementan el código en pequeñas porciones, las que se integran al final de esta fase o al principio de la siguiente.

4) Pruebas

Una vez que está listo todo el código, pueden empezar las pruebas del producto. Los encargados de las pruebas encuentran los problemas y los informan metódicamente. Si surgen problemas graves, tu proyecto tal vez deba regresar a la fase uno para ser evaluado nuevamente.

5) Entrega/instalación

En esta fase, el producto está completo y tu equipo presenta los entregables que deberán instalarse o lanzarse.

6) Mantenimiento

El producto se ha entregado al cliente y está en uso. A medida que surjan problemas, tal vez tu equipo necesitará crear parches y actualizaciones para solucionarlos. Nuevamente, si surgen problemas graves, es posible que debas regresar a la fase uno.

Beneficios de la gestión de proyectos en cascada

Si bien la mayoría de las compañías usan una combinación de estilos de gestión de proyectos, un informe de LiquidPlanner publicado en 2017 concluyó que el 25.5 % de las compañías manufactureras usan el método de cascada. ¿Qué hace que esta metodología sea exitosa para tantos equipos?

Hace que la capacitación sea sencilla

Esta metodología podría garantizar el éxito de tu proyecto aunque surjan cambios no previstos en las capacidades del equipo. Como la gestión de proyectos en cascada enfatiza la documentación detallada, puedes agregar nuevos integrantes del equipo rápida y sencillamente en cualquier proyecto. No hay necesidad de intuir lo que un programador ausente estaba intentando hacer porque todo, desde la concepción del proyecto hasta su concreción, está documentado. Los nuevos integrantes del equipo pueden consultar la documentación para ponerse al tanto rápidamente.

Muestra el estado de avance

La gestión de proyectos en cascada también muestra el estado de avance de manera simple. Los hitos claros delineados en la primera fase facilitan determinar si el proyecto está avanzando según lo programado. Del mismo modo, las fases separadas indican si un proyecto está cerca de la finalización general en un momento determinado, debido a que el sistema de cascada no permite regresar a una fase anterior. Esto elimina gran parte de las conjeturas relacionadas con el cronograma del proyecto.

Hace que el proyecto sea sencillo de gestionar

Estos beneficios, combinados con la naturaleza lineal del sistema, hacen que los proyectos en cascada sean fáciles de gestionar. Gracias al sistema secuencial, sabrás en qué punto se encuentra el proyecto en un momento dado y si es ahí donde debería estar. En lugar de barajar para gestionar un equipo grande, el gerente puede concentrarse exclusivamente en los integrantes del equipo que están participando en una determinada fase. Además, en caso de que surjan demoras o cambios de personal imprevistos, la documentación del método de cascada te permitirá lograr rápidamente que tu equipo retome el ritmo.

Ahorra tiempo y dinero

Ya sea que decidas adoptar por completo la gestión de proyectos en cascada o no, sin dudas, ciertos aspectos de esta metodología (en especial, la conceptualización acabada y la documentación detallada) te preparan mejor para implementar un proyecto correctamente desde la primera vez. Tomarse tiempo al principio para determinar y planificar los requisitos puede ahorrarte tiempo y dinero a lo largo del proceso.

¿Cuándo se puede usar la metodología de cascada?

El experto en esta materia Patrick Rockwell aconseja los tipos de situaciones en las que puede ser beneficioso usar el método de cascada.

"Aunque es menos habitual estos días, cuando los requisitos de tu producto final son fijos pero el tiempo y el dinero son variables, elige el método de cascada. Me gusta imaginar a un científico que está haciendo investigaciones para una compañía importante. Mediante prueba y error, probablemente volverá a iniciar todo el proceso muchas veces y en distintas etapas para lograr el resultado tan esperado. ¡En la gestión de proyectos en cascada, esta conducta es la esperada e, incluso, la preferida! Esto permite que los integrantes del equipo se adapten y vuelvan a pensar su metodología una y otra vez".

Como dice Patrick, la gestión de proyectos en cascada puede ser problemática si los requisitos del proyecto no están perfectamente claros, algo que sucede cuando un usuario tiene una idea general de lo que quiere pero no puede detallar los aspectos específicos. La naturaleza lineal del sistema de cascada no es apta para la obtención de datos, y es probable que el proyecto sufra si no tiene requisitos más específicos.

Las pruebas en una etapa posterior hacen que las revisiones sean algo serio. De hecho, los adeptos estrictos al sistema de cascada argumentarían que la necesidad de revisiones significa que los requisitos del proyecto no estaban claros y, por lo tanto, el proyecto debe regresar a la etapa uno. Esto puede ser un problema grave en muchas industrias, por ejemplo, el mundo del software en constante cambio.

Un método ágil probablemente sea mejor para tu proyecto si sospechas que los requisitos podrían cambiar durante la producción o que será necesaria una revisión. Seamos realistas: la mayor parte del desarrollo de software corresponde a esta categoría.

Debido a su incapacidad para adaptarse a los cambios, la metodología de cascada es más apta para los proyectos cortos que están bien definidos desde el principio. Si estás seguro de que los requisitos del proyecto son estáticos, la gestión de proyectos en cascada representa una manera directa de impulsar un proyecto mediante un proceso definido con claridad. Es simple de gestionar y sencillo de seguir.

Cómo Lucidchart puede ayudarte a documentar tu proyecto

¿Estás decidido a probar la metodología de cascada? Ahora que has apreciado la importancia de la documentación dentro de este método, sabes que el primer paso es encontrar una plataforma que te permita hacer un seguimiento de todas las tareas necesarias y compartirlas con el equipo.

Lucidchart puede ayudarte desde el momento en el que recopilas los requisitos hasta la fase de pruebas:

• Arma un mapa mental cuando estés recopilando los requisitos. Incluso puedes proyectar tu documento de Lucidchart en una reunión con los interesados y agregar sus sugerencias en tiempo real.
• Si trabajas en el desarrollo de software, tal vez te convenga crear un diagrama de flujo del usuario sobre la base de los requisitos que hayas recibido. Con este documento, los desarrolladores obtendrán una visión general de cómo debería funcionar el software.
• Una vez que finalices los requisitos y comprendas las tareas necesarias para cumplirlos, crea un flujo de trabajo para tu equipo. En Lucidchart, tu equipo podrá ver las dependencias de un vistazo. 
• Haz que la documentación esté disponible para todos los que participan en el proyecto. Compartirla es simple porque puedes acceder a los documentos de Lucidchart desde cualquier sistema operativo o insertar tus diagramas en las aplicaciones más usadas. También puedes controlar quién puede editar o solo ver tu documento para que Lucidchart sea la única fuente de información.

Regístrate para obtener una cuenta gratuita de Lucidchart y ve cómo puedes mejorar la documentación a lo largo de todo el proceso en cascada.