Wat is een technology roadmap?

Naarmate een bedrijf langer bestaat, groeien en veranderen de vereisten om competitieve producten of services te blijven bieden ook mee. Succesvolle, duurzame bedrijven moeten zich aanpassen aan veranderingen in de branche en aan de veranderende behoeften van hun klanten. Dat geldt op alle gebieden: van personeels- en workflowbeheer tot kapitaalinvesteringen, opkomende technologieën en nog veel meer. 

De bedrijven die zich het beste door deze veranderingen heen slaan, zijn de bedrijven die vooroplopen in de evolutie van hun branche en die daarvoor uitgebreide plannen maken. Het maken van deze plannen kan een hele uitdaging zijn, maar met de juiste gegevens, goed onderzoek en vooral een duidelijke roadmap kan een bedrijf tegenslagen overwinnen en er zelfs sterker door worden.

Het gebruik en de toepassing van beschikbare technologieën is misschien wel het bedrijfsonderdeel waarvoor de meeste updates en planning nodig zijn. Technologische vooruitgang kan de werkprocessen verbeteren, nauwkeurigere en nuttigere gegevens opleveren en de mogelijkheden uitbreiden. Dus als hier geen goede plannen voor worden gemaakt, kan dat een grote invloed hebben op de dagelijkse werkzaamheden.

Dit artikel gaat over technology roadmaps. We onderzoeken wat dit precies zijn en waarom ze nuttig zijn bij het plannen van een duurzame toekomst voor je bedrijf of organisatie.

Wat is een technology roadmap?

Een technology roadmap is een overzicht, document of diagram waarmee het plan voor de ingebruikname van technologie binnen een bepaalde organisatie wordt weergegeven. Technology roadmaps worden opgesteld om bedrijfsleiders te helpen bepalen welke technologieën er in gebruik moeten worden genomen, wanneer dat gebeurt en waarom dat belangrijk is. Tegelijkertijd kan zo'n roadmap voorkomen dat er dure fouten worden gemaakt en kan er geanticipeerd worden op een mogelijke veroudering van die technologieën. 

Een efficiënte technology roadmap moet, indien van toepassing, ook een strategie bevatten voor de korte- en langetermijndoelen op het gebied van de digitale transformatie.

Er zijn verschillende methoden en modellen voor het maken van technology roadmaps. Meestal zijn ze op te delen in twee categorieën: IT systems roadmaps en technology roadmaps.

IT systems roadmap

Een IT systems roadmap is een diagram of model dat is ontwikkeld om de parameters vast te leggen die zorgen dat de belangrijkste functies binnen het bedrijf of de organisatie goed werken. Een efficiënte IT-roadmap toont de huidige IT-mogelijkheden, verwachte IT-behoeften en eventuele verbeteringen die je van plan bent door te voeren ten opzichte van je bedrijfsstrategie. 

Over het algemeen zijn IT-roadmaps bedoeld om plannen te communiceren over de belangrijkste systemen die het bedrijf draaiende houden. Het gaat dan bijvoorbeeld om CRM-systemen (klantrelatiebeheer), ERP-systemen (personeelsplanning), en systemen voor gegevensanalyse, identiteitsbeheer, cybersecurity en meer.

Technology roadmap

Op een technology roadmap staat de technologie die op dat moment beschikbaar is en wordt de nadruk gelegd op geplande verbeteringen. Een technology roadmap moet ook rekening houden met technologieën die verouderd raken of die binnenkort niet langer gebruikt kunnen worden. Zo zal een techology roadmap aangeven wanneer het voorgaande systeem zal verdwijnen en wanneer het nieuwe systeem zal worden uitgerold.

Organisaties die hun strategie en implementaties willen uitstippelen om volgens hun visie te werken, kunnen een technology roadmap gebruiken om te bepalen in welke technologieën ze het beste kunnen investeren en hoe ze deze moeten implementeren. Technology roadmaps moeten verbeteringen aan de technologische infrastructuur mogelijk maken om de doelen van het bedrijf of de organisatie te ondersteunen, zowel op de korte als lange termijn.

Waarom heb je een technology roadmap nodig?

De algemene functie van een technology roadmap is om de stakeholders, zoals IT, software-engineers, operations executives en zelfs salesteams, op één lijn te brengen als het gaat om het in gebruik nemen van nieuwe technologische oplossingen of het onderhouden van bestaande oplossingen. 

Deze methode helpt teams om de gewenste resultaten voor de organisatie te visualiseren, voor te bereiden en uiteindelijk te behalen. Een uitgebreide technology roadmap biedt de volgende mogelijkheden:

• Een duidelijk overzicht geven van de mogelijkheden voor de IT-infrastructuur van het bedrijf en hoe deze aansluiten op de bedrijfsresultaten.
• Huidige IT-problemen aanpakken.
• Kosten besparen door onnodige technologie en applicaties te verwijderen.
• De productiviteit verhogen door technologieën te implementeren die aansluiten op de werkelijke behoeften.
• De IT en cybersecurity verbeteren.
• Systeemstoringen voorkomen of verhelpen door zwakke punten in de IT-infrastructuur te herkennen.
• Conflicten rond zakelijke prioriteiten oplossen.
• Voorbereiden op de digitale transformatie.

Belangrijke onderdelen van een technology roadmap

Hieronder staan de acht belangrijkste elementen van een technology roadmap.

Doelen

Je technologie roadmap, of IT roadmap, moet zowel de lange- als kortetermijndoelen bevatten die het bedrijf wil behalen door het implementeren van technologie. Deze doelen zijn gericht op de bedrijfsactiviteiten die mogelijk worden gemaakt door de technologiesystemen en op wat er nodig is om de systemen te onderhouden tijdens de ontwikkeling van het bedrijf.

Nieuwe systeemmogelijkheden

Dit zijn de nieuwe mogelijkheden die je krijgt door de implementatie van technologische verbeteringen. Als je bijvoorbeeld een chatbot toevoegt aan een klantgericht platform zoals een website of mobiele app, creëer je meer schaalbaarheid en verbeter je zowel de ingaande als de uitgaande marketingstrategieën. Bij nieuwe systeemmogelijkheden gaat het om alles van CRM-systemen tot cybersecuritysystemen en meer.

Releaseplannen

In releaseplannen staan de vereisten om de systemen te verbeteren ter ondersteuning van de nieuwe mogelijkheden die de nieuwe technologie biedt. Deze zijn over het algemeen voorspelbaar en kunnen maanden van tevoren worden gepland. Releaseplannen moeten binnen het hele bedrijf of de organisatie worden gedeeld.

Mijlpalen

De belangrijkste stappen in het onboardingproces van technologie worden mijlpalen genoemd. Stakeholders kunnen die mijlpalen volgen om inzicht te verwerven in de geboekte voortgang met het oog op langetermijndoelen. Daarnaast kunnen ze aan de hand van die mijlpalen de doeltreffendheid van de nieuwe technologie op weg naar die doelstellingen evalueren. Mijlpalen zijn meestal verbonden aan bepaalde datums en fungeren als prestatiecontrolepunten om te zorgen dat het bedrijf op schema blijft om de verwachte resultaten te behalen. 

Bronnen

Bronnen geven de tijd, het kapitaal, de energie en het personeel weer dat nodig is om de nieuwe technologieën in gebruik te nemen en de bestaande technologiesystemen te onderhouden. IT-teams moeten bijvoorbeeld plannen hoe ze een nieuw besturingssysteem kunnen uitrollen en tegelijkertijd de bestaande systemen waar nodig kunnen updaten. Deze cross-functionaliteit maakt dat groepen en teams van elkaar afhankelijk zijn, waardoor het dus belangrijk is om een duidelijke technologische roadmap te hebben.

Training 

Bij de invoering van een nieuw technologiesysteem hoort een trainingsperiode om te zorgen dat het personeel goed met het nieuwe systeem overweg kan. In je technology/IT roadmap moet je altijd rekening houden met trainingstijd, omdat interne teams training nodig hebben om te leren werken met een nieuw systeem. Training kan van toepassing zijn op nieuwe systemen, maar ook op bijgewerkte bestaande systemen.

Risicofactoren

Risicofactoren beschrijven de potentiële interne of externe bedreigingen die een succesvolle implementatie van nieuwe technologieën in de weg kunnen staan. Risicofactoren zijn onder meer beperkingen van de technologie zelf, problemen bij het in gebruik nemen van de nieuwe technologie (zoals een minder goede gebruikersinterface) of marktverstoringen die van invloed zijn op de behoeften en doelen van het bedrijf.

Statusrapporten

Statusrapporten zijn nodig om alle betrokken stakeholders op de hoogte te houden van het adoptieproces van de nieuwe technologie. Als een systeemimplementatie vertraagd is, kan dit voor een domino-effect zorgen en vertraging opleveren voor alle businessunits die afhankelijk zijn van dat systeem. 

Bij een logistiekbedrijf dat nieuwe logistieksoftware in gebruik neemt, kunnen de bezorgteams bijvoorbeeld worden vertraagd of zelfs gestopt worden door een vertraagd onboardingsproces. Het is bij technology roadmaps van essentieel belang om de communicatie tussen de teamleden optimaal te houden. Statusrapporten zijn hier ook een oplossing voor.

Voorbeeld van een technology/IT roadmap

Nu je weet wat er op een technology roadmap of IT roadmap moet staan, is het ook belangrijk om te weten hoe het geheel eruit komt te zien. Je organiseert je technology roadmap als een Gantt-diagram of een product roadmap en geeft hierop projecten weer, die weer worden opgesplitst in diverse taken die zich uitstrekken over het kwartaal of nog verder in de toekomst.

Bekijk het voorbeeld van een technology roadmap hieronder en klik erop om het te openen en aan te passen als sjabloon.

Technology roadmap opstellen: 4 tips

Een handige technology roadmap heeft de volgende belangrijke eigenschappen:

Wissen

Hoewel je wilt zorgen dat je technology of IT roadmap uitgebreid genoeg is en alle belangrijke onderdelen bevat die hierboven zijn besproken, wil je ook dat de roadmap overzichtelijk is. Gebruik zo min mogelijk tekst in de eerste weergave, gebruik kleurcodes voor taken om je technology roadmap in één oogopslag begrijpelijk te maken en geef duidelijke uitleg om je strategie zo goed mogelijk te vertalen. 

Realistisch

Je IT of technology roadmap is voor niemand nuttig als deze is gebaseerd op onredelijke deadlines of als er belangrijke taken uit je processen zijn weggelaten. Wees bij het toevoegen van projecten aan de roadmap realistisch over de hoeveelheid werk, over hoeveel tijd de projecten zullen kosten en over hoeveel je je financieel kunt veroorloven.

Eenvoudig delen

Betrek de verschillende stakeholders bij het ontwikkelen van je technology roadmap, zoals het IT-team, productmanagers, projectmanagers, operations, engineers, de juridische afdeling, enz. Hiervoor is het belangrijk om een tool te gebruiken waarin je gemakkelijk kunt samenwerken met al deze anderen. Een deelbare technology roadmap is ook handig om de vastgestelde visie te delen met iedereen die betrokken is bij de uitvoering ervan, om de kans op problemen met toekomstige implementaties te verkleinen.

Ontwikkeling

Technology roadmaps moeten aansluiten bij de strategie en doelen van je bedrijf, en je IT-afdeling helpen om plannen te maken voor de toekomst. Dat betekent dat de roadmap continu moet worden aangepast om aan te blijven sluiten bij nieuwe initiatieven en uitdagingen. 

Bekijk je roadmap dus regelmatig en werk deze bij als er projecten of tijdlijnen veranderen. Het is misschien nog wel beter om een cloudgebaseerd platform te gebruiken dat deze wijzigingen meteen doorvoert, zodat je technology roadmap een actief document wordt.

Technology roadmaps zijn een waardevol hulpmiddel voor elk bedrijf dat voor de dagelijkse werkzaamheden afhankelijk is van technologische systemen. Het doel ervan is uiteindelijk om alle stakeholders op één lijn te brengen en een duidelijk actieplan op te stellen. Bereid je voor op de toekomst en maak nu je eigen technology of IT roadmap.