¿Qué es una hoja de ruta tecnológica y como crear una?

Conforme una empresa madura, sus requisitos para continuar entregando un producto o servicio competitivo también crecerán y evolucionarán. Desde el personal hasta la administración del flujo de trabajo, la inversión de capital, las tecnologías emergentes y otros aspectos, las empresas exitosas y sostenibles deben adaptarse a medida que cambia su industria y las necesidades de sus clientes. 

Las empresas que pueden sobrevivir mejor estos cambios son las que pronostican la evolución de su industria y elaboran planes minuciosos en este sentido. Planear estos cambios puede ser difícil pero, con los datos e investigación adecuados y, más importante aún, una hoja de ruta clara, una empresa no solo puede sobrevivir a las recesiones, sino también prosperar a pesar de ellas.

Tal vez no sea necesario actualizar ni proyectar ningún área de negocio con mayor precisión más allá del uso y aplicación de las tecnologías disponibles. Al mejorar los procesos de trabajo, entregar datos más precisos y útiles y, en general, mejorar la capacidad, el avance tecnológico es el candidato más viable para interrumpir tus operaciones normales. 

Este artículo se enfocará en qué son las hojas de ruta tecnológicas y cómo pueden ser útiles para planear un futuro sostenible para tu negocio u organización.

¿Qué es una hoja de ruta tecnológica?

Una hoja de ruta tecnológica es una visualización, documento o diagrama que ilustra el plan de adopción de tecnología de una organización. Se crea para ayudar a los líderes empresariales a planear y elaborar estrategias sobre qué, cuándo y por qué se incorporarán tecnologías específicas para evitar errores costosos e incluso planear para cuando sus tecnologías actuales se vuelvan obsoletas. 

Una hoja de ruta tecnológica eficaz también debe incluir una estrategia para alcanzar los objetivos de transformación digital a corto y largo plazo en su caso.

Hay varios métodos y modelos de hojas de ruta tecnológicas. Sin embargo, este tipo de apoyo visual generalmente se divide en dos categorías: hojas de ruta de sistemas de TI y hojas de ruta tecnológicas.

Hoja de ruta de sistemas de TI

Una hoja de ruta de sistemas de TI es un diagrama o modelo diseñado para establecer los parámetros que permiten el funcionamiento clave en toda la empresa u organización. Una hoja de ruta de TI eficaz describe las capacidades de TI actuales, las necesidades de TI proyectadas y cualquier mejora que piensas realizar para ejecutar en función de tu estrategia de negocio. 

Por lo general, el objetivo de las hojas de ruta de TI es comunicar los planes con respecto a los principales sistemas que mantienen tu negocio en funcionamiento. Estos sistemas incluyen, entre otros, sistemas de administración de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de análisis de datos, sistemas de administración de identidad, sistemas de ciberseguridad y más. 

Hoja de ruta tecnológica

Una hoja de ruta tecnológica ilustra la tecnología que actualmente está disponible y hace hincapié en las mejoras programadas. También debe tomar en cuenta las tecnologías que se volverán obsoletas o que están programadas para concluir su vida útil. Por ejemplo, una hoja de ruta tecnológica mostrará cuándo se descontinuará el sistema anterior y cuándo se implementará el sistema nuevo.

A medida que las organizaciones diseñan su estrategia e implementación para ayudar a ejecutar su visión, una hoja de ruta tecnológica les ayudará a decidir en qué tecnologías deben invertir y cómo implementarlas. Además, deben permitir mejoras en la infraestructura tecnológica para que se cumplan los objetivos a largo y corto plazo del negocio u organización.

¿Por qué necesitas una hoja de ruta tecnológica?

El objetivo general de una hoja de ruta tecnológica es alinear a las partes interesadas objetivo, como TI, ingeniería de software, ejecutivos de operaciones e incluso equipos de ventas, al crear un procedimiento para incorporar nuevas soluciones tecnológicas o mantener las actuales. 

Este método ayuda a los equipos a visualizar, prepararse y ejecutar los resultados deseados para la organización. Elaborar una hoja de ruta tecnológica exhaustiva te permite:

• Tener una perspectiva clara de las capacidades de infraestructura de TI de tu empresa y cómo se alinean con los resultados de negocio.
• Abordar cualquier problema de TI actual.
• Reducir costos al eliminar tecnologías y aplicaciones innecesarias.
• Aumentar la productividad con la implementación de tecnología que satisfaga tus necesidades inmediatas.
• Mejorar la TI y la ciberseguridad.
• Evitar o mitigar fallas del sistema al ofrecer información sobre las debilidades de tu infraestructura de TI.
• Resolver cualquier conflicto en torno a las prioridades de negocio.
• Prepararte para la transformación digital.

Componentes clave de una hoja de ruta tecnológica

A continuación, se describen los ocho elementos clave de una hoja de ruta tecnológica.

Objetivos

Tu hoja de ruta tecnológica o de TI debe incluir los objetivos a corto y largo plazo que la empresa u organización desea lograr a través de la implementación de la tecnología. Estos objetivos se centran en las operaciones comerciales que son posibles a través de los sistemas de tecnología, además de lo que se necesitará para mantener los sistemas a medida que el negocio continúa evolucionando.

Nuevas capacidades del sistema

Estas son las nuevas capacidades de la implementación de la mejora tecnológica. Por ejemplo, agregar un chatbot a una plataforma para clientes, como un sitio web o una aplicación móvil, escalará y mejorará las estrategias de marketing entrantes y salientes. Las nuevas capacidades del sistema abarcan todo, desde sistemas CRM hasta sistemas de ciberseguridad y mucho más.

Planes de lanzamiento

Los planes de lanzamiento destacan los requisitos para mejorar los sistemas a fin de apoyar las nuevas capacidades de la nueva tecnología. Por lo general, estas capacidades son predecibles y pueden programarse con meses de anticipación. Los planes de lanzamiento deben compartirse con todos los empleados de la empresa u organización.

Hitos

Los hitos son los puntos de referencia clave que se logran durante el proceso de incorporación de la tecnología. Cuando las partes interesadas realizan un seguimiento de los hitos, pueden evaluar y comprender el avance para lograr sus objetivos a largo plazo, además de evaluar el éxito de la nueva tecnología para lograr esos objetivos. Los hitos generalmente están vinculados a fechas específicas y son puntos de control de desempeño para garantizar que la empresa u organización va por buen camino para lograr sus resultados proyectados. 

Recursos

Los recursos muestran el tiempo, capital, energía y personal que se necesitan para incorporar nuevas tecnologías y mantener los sistemas tecnológicos actuales. Por ejemplo, los equipos de TI deben planear cómo implementar un nuevo sistema operativo y, a la vez, actualizar los sistemas según sea necesario. Esta funcionalidad cruzada crea una dependencia entre grupos y equipos, por lo que implementar una hoja de ruta clara es útil para mantener la funcionalidad.

Capacitación 

Siempre que se implementa un nuevo sistema tecnológico, deben impartirse sesiones de capacitación para garantizar que el personal adopte el nuevo sistema de manera eficiente. De hecho, tu hoja de ruta tecnológica o de TI siempre debe tomar en cuenta el tiempo de capacitación, ya que esta incluye la orientación necesaria para que los equipos internos adopten y apoyen un nuevo sistema. La capacitación puede aplicarse a los nuevos sistemas que se incorporen o a las actualizaciones de los sistemas que ya tienes.

Factores de riesgo

Los factores de riesgo describen las posibles amenazas internas o externas que podrían impedir la implementación exitosa de nuevas tecnologías. Pueden incluir limitaciones de la tecnología en sí, dificultad para adoptar la nueva tecnología (como una interfaz de usuario deficiente) o interrupciones del mercado que afectan las necesidades y objetivos de la empresa u organización.

Informes de estado

Los informes de estado son necesarios para mantener a todas las partes interesadas relevantes al tanto e informadas del avance de la adopción de la nueva tecnología. El retraso en la implementación del sistema podría generar un efecto dominó de retrasos en todas las unidades de negocio que dependen de ese sistema. 

Por ejemplo, una empresa de logística en proceso de incorporar un nuevo software de logística podría alentar o incluso detener a sus equipos de entrega como resultado de un proceso de incorporación retrasado. Mantener a los integrantes del equipo en estrecha comunicación es esencial en un hoja de ruta tecnológica, ya que los informes de estado resuelven este problema.

Ejemplo de hoja de ruta tecnológica o de TI

Ahora que sabes qué incluir en tu hoja de ruta tecnológica o de TI, debes saber cómo se verá este apoyo visual. Al estar organizada como un diagrama de Gantt o una hoja de ruta del producto, tu hoja de ruta tecnológica debería mostrar todos tus proyectos desglosados en varias tareas que abarquen el trimestre o un periodo mayor.

Echa un vistazo al ejemplo de hoja de ruta tecnológica siguiente, y haz clic para abrirla y personalizarla como plantilla.

Metodología para elaborar una hoja de ruta de tecnología

Una hoja de ruta tecnológica útil debe contar con las siguientes características básicas, tales como:

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Aunque desees asegurarte de que tu hoja de ruta tecnológica o de TI sea exhaustiva e incluir los componentes clave mencionados anteriormente, es importante que también sea entendible. Reduce la cantidad de texto en tu vista inicial y utiliza colores para codificar tus tareas para que tu hoja de ruta tecnológica sea comprensible en un vistazo y brinde explicaciones claras para expresar mejor tu estrategia. 

Realista

Tu hoja de ruta tecnológica o de TI no le será de utilidad a nadie si se basa en fechas límite poco razonables o si omites tareas importantes dentro de tus procesos. Al agregar proyectos a tu hoja de ruta, debes ser realista en cuanto al trabajo que debe hacerse, cuánto tiempo tardarán los proyectos y cuánto dinero puedes gastar.

Sencilla función de compartir

Tendrás que incluir a varias partes interesadas conforme elaboras y concluyes su hoja de ruta tecnológica, incluidos el área de TI, gerentes de producto, gerentes de proyectos, operaciones, ingeniería y jurídica, entre otros. Por lo tanto, es importante usar una herramienta que te permita colaborar fácilmente con todas estas partes interesadas. Una hoja de ruta tecnológica que puedas compartir también te ayudará a comunicar la visión establecida a cualquier persona involucrada en la ejecución, lo que reducirá las posibilidades de que se presenten problemas de implementación en el futuro.

Estar en evolución constante

La hoja de ruta tecnológica debe alinearse con la estrategia y los objetivos de tu empresa y ayudar a tu área de TI a planear para el futuro; pero eso significa que la hoja de ruta cambiará constantemente para adaptarse a nuevas iniciativas y desafíos. 

Revisa tu hoja de ruta con frecuencia y actualízala para reflejar cualquier cambio en tus proyectos o cronogramas. Mejor aún, utiliza una plataforma basada en la nube que actualice los cambios de inmediato para que tu hoja de ruta tecnológica sea realmente un documento dinámico.

La hoja de ruta tecnológica es una herramienta valiosa para cualquier negocio que dependa de los sistemas tecnológicos en sus operaciones diarias. En última instancia, su objetivo es alinear a las partes interesadas clave para elaborar un procedimiento claro. Es mejor que te prepares para el futuro y comiences a elaborar tu propia hoja de ruta tecnológica o de TI ahora.