Het SIPOC model gebruiken om bedrijfsprocessen te verbeteren 

Bedrijven zijn altijd op zoek naar manieren om efficiënter te werken en de productkwaliteit te verbeteren. Om te slagen, is het belangrijk om je huidige processen te begrijpen en ze grondig te controleren.

Met behulp van een visuele en gestructureerde aanpak helpt SIPOC je om je huidige processen te analyseren en mogelijkheden voor verbetering te identificeren. SIPOC kan je bijvoorbeeld helpen te begrijpen waar consistente knelpunten, onnodige stappen of redundanties plaatsvinden, zodat je bij kunt sturen om te zorgen dat alles op koers blijft.  

In dit artikel bespreken we SIPOC-diagrammen, de voordelen en uitdagingen ervan en hoe je er een maakt.

Wat is SIPOC?

SIPOC is een methode die wordt gebruikt om een bedrijfsproces en de belangrijkste elementen ervan in kaart te brengen: leveranciers, input, proces, output en klanten. SIPOC biedt een overzicht op hoog niveau dat het gemakkelijker maakt om problemen te identificeren, verbeteringen door te voeren, de efficiëntie te verhogen en de stand van zaken te communiceren met stakeholders. 

Hier volgt een korte uitleg van de belangrijkste SIPOC-elementen:

• Leveranciers: Dit zijn de interne of externe bronnen, zoals individuen, bedrijven en bedrijfsonderdelen, die verantwoordelijk zijn voor het leveren van de input van een proces. 
• Input: Dit zijn de materialen, informatie of middelen die de leveranciers leveren.
• Proces: Het proces omvat de stappen of activiteiten die input omzetten in verwachte output.
• Output: Dit zijn de resultaten van een afgerond proces, zoals producten, diensten, rapporten, enz.
• Klanten: Klanten kunnen elke partij zijn die de output gebruikt of koopt, inclusief individuen, interne afdelingen of externe bedrijven.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van SIPOC?

SIPOC is om de volgende redenen een waardevol hulpmiddel om processen en operationele efficiëntie te verbeteren:

• Duidelijkheid en begrip: Een SIPOC-diagram geeft je een duidelijk overzicht van een proces door het op te delen in de essentiële onderdelen, zodat je gemakkelijker kunt begrijpen hoe deze onderdelen elkaar beïnvloeden.
• Betere communicatie: Omdat een SIPOC-matrix een visuele weergave is van een proces, is het een effectief communicatiemiddel voor alle betrokkenen. De duidelijkheid die de visuele weergave van het proces biedt, helpt misverstanden tot een minimum te beperken.
• Grenzen definiëren: SIPOC identificeert de elementen van een proces, zodat jij kunt bepalen waar het begint en eindigt. Het definiëren van procesgrenzen is vooral nuttig wanneer een proces een wisselwerking heeft met andere processen.
• Probleemidentificatie en procesverbetering: een SIPOC-diagram kan je helpen een probleem te vinden als een proces niet de verwachte resultaten oplevert. Door de belangrijkste elementen van het proces te analyseren, kun je de oorzaak van een probleem achterhalen, zodat je praktische verbeteringen kunt doorvoeren.
• Risicobeoordeling: Door potentiële probleemgebieden te identificeren, kun je problemen proactief aanpakken en risico's minimaliseren die de workflow kunnen verstoren en de kwaliteit van je output kunnen beïnvloeden.
• Processtandaardisatie: Het definiëren van de kritieke onderdelen binnen een proces helpt je bij het standaardiseren ervan voor een consistente workflow en behoud van de kwaliteit van de output.
• Klantgerichte focus: SIPOC is gericht op je klanten en hun behoeften, wat zorgt voor een toename van de klanttevredenheid.

Wat zijn de uitdagingen bij het gebruik van SIPOC?

SIPOC-diagrammen zijn een krachtig hulpmiddel voor procesverbetering, maar ze brengen wel een aantal uitdagingen met zich mee.

• Complexe processen in kaart brengen: Als je met uitgebreide processen werkt, kan het maken van een SIPOC-diagram tijdrovend en verwarrend zijn. Probeer complexe processen in kleinere stukken op te delen om het diagram beknopt en begrijpelijk te houden.
• Nauwkeurigheid van het SIPOC-diagram handhaven: een SIPOC-matrix is alleen nauwkeurig als deze actueel is. Eventuele wijzigingen in de elementen (leveranciers, input, processen, enz.) moeten onmiddellijk in het diagram worden bijgewerkt. Als je je SIPOC-diagram maakt met behulp van een webtoepassing voor het maken van diagrammen zoals Lucidchart, kun je je diagram gemakkelijk in realtime bijwerken.
• Weerstand tegen verandering: We weten allemaal dat verandering nodig is als je processen en resultaten wilt verbeteren, maar velen verzetten zich tegen verandering omdat het hen uit hun comfortzone haalt. Zorg dat je mensen aan boord krijgt door input te vragen aan teamleden en stakeholders.

Stappen voor het maken van een SIPOC-diagram

Het maken van een SIPOC-diagram is eenvoudig: verzamel informatie over de corresponderende letter van het acroniem. 

Maak het je eigen. Sommige mensen beginnen graag bij de klanten en werken dan terug naar de leveranciers en noemen het een COPIS-diagram. Anderen geven er de voorkeur aan om te beginnen met het identificeren van het proces, omdat dit de basis vormt voor de andere elementen. Onderstaande stappen beschrijven hoe je kunt beginnen met het proces, waarbij je vanuit het midden van het acroniem naar buiten werkt om je diagram te voltooien.

Stap 1: Definieer het proces 

Begin met het identificeren van het proces dat je wilt visualiseren en verdeel het in vier of vijf stappen. Een proces voor het verzenden van een product kan bijvoorbeeld als volgt worden opgedeeld:

1. De klant bestelt een product.
2. De bestelbon wordt naar het magazijn gestuurd.
3. Het product wordt verpakt voor verzending vanuit het magazijn.
4. De distributeur haalt het pakket op uit het magazijn.
5. De distributeur levert het pakket af bij de klant.

Het is misschien gemakkelijker om de informatie te lezen en te te integreren terwijl je je stappen in kaart brengt in een stroomdiagram.

Stap 2: Identificeer de output

Maak een lijst van de resultaten die je verwacht als gevolg van het voltooien van het proces. Dit helpt je te begrijpen hoe jij en je klanten profiteren van je investering in het proces.

Een nieuw gebruiksvriendelijk ontwerp van het klantendashboard van je website maakt het bijvoorbeeld makkelijker voor klanten om toegang te krijgen tot accountinformatie en deze te kunnen vinden en beheren. Gemakkelijkere toegang en een betere navigatie stimuleren de interactie van klanten met je website, wat leidt tot merkloyaliteit, meer aankopen en meer inkomsten voor je bedrijf. 

Stap 3: Identificeer je klanten

Identificeer de eindgebruikers van je producten of diensten. Je klanten zijn de mensen die profiteren van de output van het proces. Dit kunnen individuen, teams binnen je afdeling of van andere afdelingen en externe bedrijven zijn.

Stap 4: Identificeer de input

Maak een lijst van alle bronnen (grondstoffen, informatie, diensten, enz.) die als input dienen in je proces. Het proces zet deze input om in je verwachte output. Een input kan bijvoorbeeld het rekeningnummer van een klant zijn, maar ook betalingsinformatie, het verzendadres, enz.

Stap 5: Maak een lijst van de leveranciers

Identificeer de individuen, teams, afdelingen en bedrijven die jouw input leveren. Dit helpt je te begrijpen met hoeveel leveranciers je aan een bepaald proces werkt en om verbeterpunten in je toeleveringsketen te identificeren.

Aanvullende tips voor het maken van een effectief SIPOC-diagram

Hier zijn een paar andere dingen die je kunt proberen om je SIPOC-diagram gemakkelijker leesbaar en begrijpelijk te maken voor je teams:

• Houd het simpel: Maak je SIPOC-diagram niet te complex. Probeer het simpel en beknopt te houden. 
• Wees consistent: Wees consistent met terminologie en naamgeving om misverstanden te voorkomen.
• Gebruik tools en sjablonen voor digitale diagrammen: Je kunt SIPOC-diagrammen tekenen met papier en potlood of met een whiteboard en stiften. Dit maakt het echter moeilijker om ze te onderhouden en te delen met teamleden en stakeholders. Gebruik in plaats daarvan een applicatie voor diagrammen zoals Lucidchart en een van de volgende sjablonen om je SIPOC-diagrammen eenvoudig, beknopt en gemakkelijk toegankelijk te houden voor iedereen die deze moet zien:
  • SIPOC-diagram met pictogrammen
  • SIPOC-diagram
  • COPIS-diagram
• Gebruik kleuren en vormen: Overweeg om kleuren en vormen te gebruiken om alle elementen in het diagram van elkaar te onderscheiden, zodat het gemakkelijk te begrijpen is.