Unternehmen suchen immer nach Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und die Produktqualität zu verbessern. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die aktuellen Prozesse verstehen und gründlich überwachen.

Mithilfe eines visuellen und strukturierten Ansatzes hilft Ihnen SIPOC, die aktuellen Prozesse zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. SIPOC kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, zu verstehen, wo konsistente Engpässe, unnötige Schritte oder Redundanzen auftreten, so dass Sie Änderungen vornehmen können, die alles auf Kurs halten.  

In diesem Beitrag besprechen wir SIPOC Diagramme, ihre Vorteile und Herausforderungen und wie man sie erstellt.

Was ist SIPOC?

SIPOC stellt sich aus dem Englischen zusammen und ist eine Methode zur Abbildung eines Geschäftsprozesses und seiner wichtigsten Elemente: Zulieferer (Suppliers), Einsatzfaktor (Inputs), Prozess (Process), Ergebnis (Outputs) und Kunden (Customers). SIPOC bietet einen Überblick auf hoher Ebene, der es einfacher macht, Probleme zu erkennen, Verbesserungen zu implementieren, die Effizienz zu steigern und Statusdetails mit den Beteiligten zu kommunizieren. 

Im Folgenden finden Sie eine kurze Erläuterung der wichtigsten SIPOC Elemente:

• Zulieferer: Dies sind die internen oder externen Quellen, wie Einzelpersonen, Unternehmen und Geschäftseinheiten, die für die Bereitstellung der Inputs eines Prozesses verantwortlich sind. 
• Einsatzfaktor: Dies sind die Materialien, Informationen oder Ressourcen, die die Lieferanten bereitstellen.
• Prozess: Der Prozess umfasst die Schritte oder Aktivitäten, die Inputs in erwartete Outputs umwandeln.
• Ergebnis: Dazu gehören die Ergebnisse eines abgeschlossenen Prozesses, wie Produkte, Dienstleistungen, Berichte usw.
• Kunden: Kunden können alle Parteien sein, die die Outputs verwenden oder kaufen, einschließlich Einzelpersonen, interne Abteilungen oder externe Unternehmen.

Was sind die Vorteile der Verwendung von SIPOC?

SIPOC ist aus den folgenden Gründen ein wertvolles Instrument zur Verbesserung der Prozesse und der betrieblichen Effizienz:

• Klarheit und Verständnis: Ein SIPOC Diagramm verschafft Ihnen einen klaren Überblick über einen Prozess, indem es ihn in seine wesentlichen Komponenten zerlegt, so dass es leichter zu verstehen ist, wie seine Elemente zusammenwirken.
• Bessere Kommunikation: Da es sich bei einer SIPOC Matrix um eine visuelle Darstellung eines Prozesses handelt, ist sie ein effektives Kommunikationsinstrument für alle Beteiligten. Die Klarheit, die die visuelle Darstellung des Prozesses bietet, hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
• Grenzen festlegen: Der SIPOC identifiziert die Elemente eines Prozesses, so dass Sie bestimmen können, wo er beginnt und endet. Die Definition von Prozessgrenzen ist besonders hilfreich, wenn ein Prozess mit anderen interagiert.
• Problemerkennung und Prozessverbesserung: Ein SIPOC Diagramm kann Ihnen helfen, ein Problem zu finden, wenn der Prozess nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Die Analyse der Schlüsselelemente des Prozesses ermöglicht es Ihnen, die Ursache eines Problems zu ermitteln, so dass Sie eine praktische Verbesserung umsetzen können.
• Risikobewertung: Die Identifizierung potenzieller Problembereiche hilft Ihnen, Probleme proaktiv anzugehen und die Risiken zu minimieren, die den Arbeitsablauf stören und die Qualität Ihrer Ergebnisse beeinträchtigen könnten.
• Standardisierung von Prozessen: Die Definition der kritischen Komponenten innerhalb eines Prozesses hilft Ihnen, diesen zu standardisieren, um die Konsistenz der Arbeitsabläufe und die Qualität der Ergebnisse zu gewährleisten.
• Kundenorientierter Fokus: SIPOC konzentriert sich auf Ihre Kunden und deren Bedürfnisse und steigert so die Zufriedenheit.

Was sind die Herausforderungen bei der Verwendung von SIPOC?

SIPOC Diagramme sind ein leistungsfähiges Instrument zur Prozessverbesserung, aber sie bringen auch einige Herausforderungen mit sich.

• Abbildung komplexer Prozesse: Wenn Sie mit umfangreichen Prozessen arbeiten, kann die Erstellung eines SIPOC Tools zeitaufwändig und verwirrend sein. Versuchen Sie, komplexe Prozesse in kleinere Teile zu zerlegen, um das Diagramm übersichtlich zu halten.
• Beibehaltung der Genauigkeit des SIPOC Diagramms: Eine SIPOC Matrix ist nur dann genau, wenn sie auf dem neuesten Stand ist. Alle Änderungen an den Elementen (Lieferanten, Inputs, Prozess usw.) müssen umgehend im Diagramm aktualisiert werden. Wenn Sie Ihr SIPOC Tool mit einer webbasierten Diagrammanwendung wie Lucidchart erstellen, können Sie Ihr Diagramm problemlos in Echtzeit aktualisieren.
• Widerstände gegen Veränderungen: Wir alle wissen, dass Veränderungen notwendig sind, wenn Sie Prozesse und Ergebnisse verbessern wollen, aber viele sträuben sich gegen Veränderungen, weil diese sie aus ihrer Komfortzone herausführen. Holen Sie sich die Zustimmung von Teammitgliedern und Interessengruppen ein.

Ein SIPOC Diagramm erstellen

Eines SIPOC Diagramm erstellen ist ganz einfach: Sammeln Sie einfach Informationen zu dem entsprechenden Buchstaben des Akronyms. 

Machen Sie es zu Ihrem eigenen. Manche Leute beginnen mit den Kunden und arbeiten sich rückwärts bis zu den Lieferanten vor und nennen es stattdessen ein COPIS Diagramm. Andere ziehen es vor, mit der Identifizierung des Prozesses zu beginnen, da dieser die Grundlage für die anderen Elemente bildet. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie mit dem Prozess beginnen und sich von der Mitte des Akronyms nach außen arbeiten, um Ihr Diagramm zu vervollständigen.

Schritt 1: Definieren Sie den Prozess 

Beginnen Sie mit der Identifizierung des Prozesses, den Sie visualisieren möchten, und unterteilen Sie ihn in vier oder fünf übergeordnete Schritte. Ein Prozess für den Versand eines Produkts könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Der Kunde bestellt ein Produkt.
2. Die Rechnung für die Bestellung wird an das Lager geschickt.
3. Das Produkt wird für den Versand aus dem Lager verpackt.
4. Der Vertriebshändler holt das Paket aus dem Lager ab.
5. Der Vertriebshändler liefert das Paket an den Kunden aus.

Es könnte einfacher sein, die Informationen zu lesen und zu verdauen, wenn Sie Ihre übergeordneten Schritte in einem Flussdiagramm darstellen.

Schritt 2: Identifizieren der Outputs

Listen Sie die Ergebnisse auf, die Sie nach Abschluss des Prozesses erwarten. Dies hilft Ihnen zu verstehen, inwiefern Sie und Ihre Kunden von Ihrer Investition in den Prozess profitieren.

Ein neues, benutzerfreundliches Design des Kunden-Dashboards Ihrer Website erleichtert Ihren Kunden beispielsweise den Zugang, die Navigation und die Verwaltung von Kontoinformationen. Ein leichterer Zugang und eine bessere Navigation fördern die Interaktion der Kunden mit Ihrer Website, was zu Markentreue, mehr Käufen und mehr Umsatz für Ihr Unternehmen führt. 

Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Kunden

Identifizieren Sie die Endnutzer Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Ihre Kunden sind die Menschen, die von den Ergebnissen des Prozesses profitieren. Dazu können Einzelpersonen, Teams innerhalb Ihrer Abteilung oder aus anderen Abteilungen und externe Unternehmen gehören.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Inputs

Führen Sie alle Ressourcen (Rohstoffe, Informationen, Dienstleistungen usw.) auf, die als Inputs in Ihrem Prozess dienen werden. Der Prozess verwandelt diese Inputs in die von Ihnen erwarteten Outputs. Ein Input könnte z. B. die Kontonummer eines Kunden, Zahlungsinformationen, die Lieferadresse usw. sein.

Schritt 5: Liste der Lieferanten

Identifizieren Sie die Personen, Teams, Abteilungen und Unternehmen, die Ihre Inputs liefern. Dies hilft Ihnen zu verstehen, mit wie vielen Lieferanten Sie bei einem bestimmten Prozess zusammenarbeiten, und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihrer Lieferkette zu identifizieren.

Zusätzliche Tipps für die Erstellung eines effektiven SIPOC Diagramms

Im Folgenden finden Sie einige weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihr SIPOC Diagramm für Ihre Teams leichter lesbar und verständlich machen können:

• Halten Sie es einfach: Machen Sie Ihr SIPOC Diagramm nicht zu komplex. Versuchen Sie, es einfach und prägnant zu halten. 
• Seien Sie konsistent: Halten Sie die Terminologie und die Benennungskonventionen konsistent, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Verwenden Sie digitale Diagrammwerkzeuge und Vorlagen: Sie können SIPOC Diagramme mit Papier und Bleistift oder einem Whiteboard und Markern zeichnen. Dies macht es jedoch schwieriger, sie zu pflegen und mit Teammitgliedern und Interessengruppen zu teilen. Verwenden Sie stattdessen eine Diagramm-Anwendung wie Lucidchart und eine der folgenden Vorlagen, um Ihre SIPOC Diagramme einfach und prägnant zu halten und für jeden, der sie sehen muss, leicht zugänglich zu machen:
  • SIPOC Diagramm mit Symbolen
  • SIPOC Diagramm
  • SIPOC Vorlage
  • COPIS Diagramm
• Verwenden Sie Farben und Formen: Erwägen Sie die Verwendung von Farben und Formen zur Unterscheidung aller Elemente im Diagramm, damit es leicht zu verstehen ist.