Een value stream map maken

Je bedrijf is onlangs overgestapt naar de Lean-productiemethode. Je bent het eens met dit idee: iedereen streeft naar minder verspilling van tijd en middelen, waardoor het bedrijf efficiënter en je werk een stuk eenvoudiger wordt.

Maar dan bedenk je je dat het in kaart brengen van de waardestroom een belangrijk onderdeel is van de Lean-methodologie. Je bekijkt een value stream mapping voorbeeld en weet niet eens waar je moet beginnen om dit diagram voor je eigen proces te maken. Mocht je in deze situatie vastlopen of gewoon meer informatie willen, dan leer je in deze gids meer over het proces om waardestromen in kaart te brengen.

Wat is een value stream map?

Een value stream-overzicht (value stream map, VSM) is een stroomdiagram dat de stappen illustreert en analyseert die nodig zijn om een product te produceren of dienst te leveren. Zodra iemand de huidige staat van het proces van begin tot eind in kaart heeft gebracht, moet hij of zij aspecten vinden die geen waarde toevoegen aan het proces en deze aspecten verminderen.

Het in kaart brengen van de waardestroom begon met de Lean-methodologie. Het biedt immers een krachtige manier om de belangrijkste doelen van de Lean-methodologie te visualiseren: het beheersen van alle afval en verspilling, inclusief overproductie, defecte onderdelen en transport van mensen en producten.

Value stream mapping uitleg en tips

In dit artikel gaan we in op het maken van de daadwerkelijke VSM, maar houd rekening met het feit dat je je bedrijfsproces moet observeren voordat je het kunt visualiseren. Houd deze tips in je achterhoofd bij het uitvoeren van een value stream-analyse:

• Praat eerst met de leidinggevenden. Zorg ervoor dat je de doelen van je belangrijkste belanghebbenden begrijpt en houd rekening met die doelen bij het kiezen van het proces dat je wilt analyseren.
• Observeer het proces en verzamel gegevens. Vraag je collega's om je door het bestaande proces te loodsen. Sommige procesingenieurs beginnen aan het einde van het proces. Noteer de tijd die nodig is om elke stap te voltooien en noteer eventuele inefficiënties. Bij gegevens valt te denken aan het aantal medewerkers, de werktijd grootte van elke batch, de uptime en stilstand van machines, enz.;
• Noteer eerst de huidige staat en richt je daarna op een toekomstige staat. Documenteer je proces zoals het is, zodat je eventuele knelpunten kunt aantonen. Nadat je deze value stream hebt gemaakt, kun je andere maken om het ideale proces in kaart te brengen.

Verdiep je in onze gids voor het in kaart brengen van waardestromen om meer te weten te komen over deze methodologie en wanneer je hem kunt gebruiken.  

 

Value Stream map maken in 5 stappen

Weet je hoe het proces verloopt en welke verzamelde gegevens je nodig hebt? Geweldig. Laten we het dan hebben over hoe je een value stream map maakt en jouw proces kunt analyseren.

We lichten het hele proces door, maar dit zijn de basisstappen om waardestromen in kaart te brengen:

Figuur 1: Value Stream Mapping voorbeeld

NB: Als je je diagram in Lucidchart maakt, kun je het beste onze sjabloon voor een value stream-overzicht gebruiken of onze vormbibliotheek voor value streams toevoegen. Klik gewoon op 'Meer vormen' onderaan in de editor en schakel het selectievakje 'Value stream' in.

1. Bepaal de reikwijdte van je value stream map.

Maak eerst je begin- en eindpunt en plaats ze in de linker- en rechterbovenhoek van je document. Als je de gehele toeleveringsketen opneemt, kun je het beste bij de leverancier/grondstoffen beginnen en eindigen bij de klant. Gebruik de puntige vorm (te vinden in onze 'Proces'-bibliotheek in Lucidchart) om deze punten weer te geven.

Registreer naast de klant de benodigde tijd of de maximale tijd die je kunt besteden zonder in te leveren op klantenservice. Neem hiervoor de beschikbare minuten voor productie en deel dit door de vereiste productie-eenheden.

2. Breng de stappen binnen je proces in kaart.

Voeg procesvakken toe (gebruik de vorm 'Toegewijd proces' onder 'Processen' in Lucidchart) om alle betrokken stappen weer te geven. Een kleine cirkel in de hoek van elk procesvak geeft aan hoe veel operators deze stappen voltooien. Het onderstaande voorbeeld toont slechts één persoon die brood roostert, één persoon die tonijn aanbrengt en één persoon die de sandwich inpakt.

Voeg onder elk procesvak een gegevensvak toe voor je analyse (gebruik de vorm 'Overige informatie' onder 'Informatie' in Lucidchart). Deze vakken kunnen de volgende gegevens bevatten, maar zijn zeker niet beperkt tot:

• C/T (cyclustijd): de tijd waarin een onderdeel wordt voltooid
• C/O (overschakelingstijd): hoeveel tijd het kost om van producttype te wisselen
• Uptime: het percentage van de tijd dat de machine in bedrijf is
• Opbrengst: het percentage onderdelen dat door de keuring komt

3. Voeg voorraad en wachttijden toe

Verbind nu je begin-/eindpunten en procesvakken met pijlen om de volledige processtroom weer te geven. De vormbibliotheek 'Pijlen' in Lucidchart bevat alle typen die je nodig hebt. De dikke ononderbroken lijnen staan voor zendingen; in dit geval verzendt de leverancier grondstoffen naar de fabriek en vervolgens verzendt de fabriek de geproduceerde sandwiches naar klanten. De gestippelde pijlen, ook wel 'duwpijlen' genoemd, staan voor materiaal dat van het ene proces naar het volgende wordt verplaatst.

Gebruik tussen elke fase een 'voorraaddriehoek' (te vinden onder 'Materialen' in Lucidchart) om aan het einde van elke stap het aantal onderdelen in WIP (werk in uitvoering) te markeren. Je kunt op de verzendingspijlen symbolen van vrachtwagens, vliegtuigen of andere middelen toevoegen om de transportmethode aan te geven.

4. Geef de richting van informatiestromen aan

Value stream maps tonen niet alleen het productieproces, maar ook de informatiestroom door dat proces. Voeg een productiecontrolevak toe voor de mensen die de productie plannen en controleren. Je vindt deze vorm onder 'Informatie' in Lucidchart. De meeste mensen plaatsen hem tussen het begin- en eindpunt. In de tweede helft van het vak kun je de verantwoordelijkheden van deze groep toevoegen.

Plaats vervolgens communicatielijnen. Gekartelde lijnen geven elektronische communicatie, zoals e-mail, telefoon of fax, aan. Je kunt opmerkingen toevoegen over het type gegevens dat wordt uitgewisseld, de frequentie van deze uitwisseling of de gebruikte media. Rechte lijnen geven handmatige communicatie, zoals memo's, gedrukte rapporten of persoonlijke gesprekken, aan. Voeg regels voor voorwaardelijke opmaak toe om vormen en lijnen automatisch bij te werken wanneer je proces wordt gewijzigd om je informatiestroom nauwkeurig te bewaken. 

In dit voorbeeld ontvangt de productiecontrole bestellingen van de klant, worden er wekelijks elektronisch prognoses naar de leverancier verzonden, en ontvangen productiemedewerkers dagelijks persoonlijk hun schema.

 

5. Maak een tijdlijn

Ten slotte moet je onder aan je value stream map een tijdlijn maken. Omdat value stream maps erop gericht zijn om verspilling in een proces te detecteren, is de tijdlijn misschien wel het meest essentiële onderdeel.

De tijdlijn (die je kunt vinden in de bibliotheek 'Value Stream-overzichten' in Lucidchart en die je zo lang kunt maken als nodig is) heeft twee niveaus. Onderaan noteer je de tijden voor processen met toegevoegde waarde; deze ontleen je aan de gegevensvakken hierboven. Bovenaan noteer je de tijden voor processen zonder toegevoegde waarde. Gebruik formules in Lucidchart om de tijd nauwkeurig te berekenen en de efficiëntie te bewaken. In ons voorbeeld hebben we de tijden zonder toegevoegde waarde berekend op basis van de voorraad die we hebben geregistreerd, zodat we rekening kunnen houden met overproductie. Omdat de klant 800 broodjes per dag wil, tellen 800 stuks als 1 dag tijd zonder toegevoegde waarde.

De tijdlijn bevat ook een gegevensvak aan de rechterkant dat al deze informatie combineert. Het bevat vaak de volgende informatie:

• PLT (productiedoorlooptijd): de totale tijd zonder toegevoegde waarde vanaf de bovenkant van de tijdlijn
• VA / T (tijd met toegevoegde waarde): de totale tijd met toegevoegde waarde vanaf de onderkant van de tijdlijn
• PCE (procescyclusefficiëntie): het percentage toegevoegde waarde buiten de PLT

En dat is het!

Je hebt nu het proces voor het in kaart brengen van de waardestroom gezien. Misschien wil je een snellere manier (het in kaart brengen van de waardestroom draait immers om het verminderen van verspilling). Bespaar tijd en ga aan de slag met een van onze VSM-sjablonen.

Als je VSM klaar is, is het tijd om het in de praktijk te brengen. Verminder verspilling en houd de efficiëntie bij wanneer je deze deelt met collega's. Stuur bijdragers een koppeling die hen toegang biedt, open je overzicht in de presentatiemodus of sluit je value stream map in in PowerPoint, Excel, Confluence en andere programma's met een van onze krachtige integraties. Daar hoef je het niet bij te houden. Werk zo nodig je VSM bij, zodat het nauwkeurig je huidige processen weerspiegelt en ervoor zorgt dat alle neuzen in dezelfde richting blijven staan.