Cómo hacer un mapa de flujo de valor

Tu empresa cambió recientemente al método de manufacturación esbelta. Estás de acuerdo con esta idea: todos se comprometen a reducir las pérdidas, lo que hace que la empresa sea más eficiente y que tu trabajo sea mucho más sencillo.

Pero luego te das cuenta de que una parte clave de la metodología esbelta involucra la creación de mapas de flujo de valor. Ves un ejemplo y ni siquiera estás seguro de por dónde comenzarías a recrear este diagrama para tu propio proceso de negocio. Si estás en la situación anterior o simplemente quieres obtener más información, usa esta guía para conocer el proceso de los mapas de flujo de valor.

¿Qué es un mapa de flujo de valor?

Un mapa de flujo de valor (VSM) es un diagrama de flujo que ilustra y analiza los pasos involucrados en la creación de un producto o en la prestación de un servicio. Una vez que alguien genera un mapa del estado actual del proceso de principio a fin, debe identificar áreas que no agreguen valor al proceso y limitarlas.

La creación de mapas de flujo de valor comenzó con la metodología esbelta porque es una forma eficaz de visualizar los objetivos clave de esta: controlar todas las pérdidas, incluida la sobreproducción, las piezas defectuosas y el transporte de personas y productos.

Consejos para crear un mapa de flujo de valor

Este artículo se centrará en la creación de VSM reales, pero debes dedicar tiempo a observar el proceso de negocio de tu empresa antes de poder visualizarlo. Ten en cuenta estos consejos cuando realices un análisis de flujo de valor:

• Habla primero con los directivos. Asegúrate de entender los objetivos de las partes interesadas clave y considera esos objetivos a medida que elijas un proceso de negocio para analizarlo.
• Observa el proceso y recopila datos. Pide a tus colegas que te guíen por el proceso de negocio. Algunos ingenieros de proceso comienzan al final este. Registra el tiempo que lleva completar cada paso, así como cualquier punto de ineficiencia. Los datos podrían incluir el número de trabajadores y horas de trabajo tamaño de cada lote, el tiempo de actividad e inactividad de la maquinaria, etc.
• Primero registra el estado actual y luego pasa a un estado futuro. Documenta tu proceso tal cual para que puedas evidenciar cualquier problema. Una vez que hayas creado ese mapa de flujo de valor, puedes crear otros para mostrar los flujos de trabajo ideales.

Profundiza en el tema con nuestra guía sobre la creación de mapas de flujo de valor para obtener más información sobre esta metodología y cuándo usarla.  

 

Cómo diseñar un mapa de flujo de valor

¿Sabes cómo revisar tu proceso de negocio y recopilar los datos que necesitas? ¡Fantástico! Hablemos sobre cómo hacer un mapa de flujo de valor y comenzar a analizar tu proceso de negocio.

Desglosaremos el proceso de negocio completo, pero estos son los pasos básicos para crear mapas de flujo de valor:

Nota: Si usas Lucidchart para completar tu diagrama, asegúrate de usar nuestra plantilla de mapa de flujo de valor o agrega nuestra biblioteca de figuras de flujo de valor. Solo tienes que hacer clic en “Más figuras” en la parte inferior del editor y marcar la casilla ”Flujo de valor”.

1. Determina el alcance de tu mapa de flujo de valor.

Primero, crea tus puntos de inicio y final, y colócalos en las esquinas superior izquierda y derecha de tu documento. Si abarcas toda la cadena de suministro, es probable que comiences con el proveedor o las materias primas y termines con el cliente. Usa la figura puntiaguda (que se encuentra en Lucidchart en nuestra biblioteca de Procesos de negocio) para representar estos puntos.

Junto al cliente, registrarás tu tiempo “Takt” o la cantidad máxima de tiempo que puedes dedicar, al tiempo que satisfaces la demanda del cliente. Para calcular este número, toma los minutos disponibles para la producción y divídelos entre las unidades de producción requeridas.

2. Traza los pasos de tu proceso de negocio.

Agrega cuadros de proceso de negocio (utilizando la figura de Proceso dedicado en “Procesos de negocio” de Lucidchart) para mostrar todos los pasos involucrados. En la esquina de cada cuadro de proceso de negocio, un círculo pequeño indica cuántos operadores completan este paso. El siguiente ejemplo muestra solo una persona tostando pan, una colocando atún y otra empacando el sándwich.

Debajo de cada cuadro de proceso de negocio, incluye un cuadro de datos para tu análisis (con la figura Otra información en “Información” de Lucidchart). Estos cuadros pueden incluir, entre otros, los siguientes datos:

• C/T o tiempo de ciclo: el tiempo para completar una pieza
• C/O o tiempo de cambio: el tiempo para cambiar el tipo de producto
• Tiempo de actividad: el porcentaje de tiempo que la máquina está en funcionamiento
• Rendimiento: el porcentaje de piezas que pasan la inspección

3. Agrega inventario y tiempos de espera.

Ahora conecta tus puntos de inicio/finalización y los cuadros de los procesos de negocio con flechas para mostrar el flujo completo. En Lucidchart, la biblioteca de figuras “Flechas” incluye todos los tipos que necesitas. Las líneas continuas gruesas representan los envíos; en este caso, el proveedor envía materias primas a la fábrica y luego la fábrica envía los sándwiches terminados a los clientes. Las flechas punteadas, también llamadas flechas de empuje, representan el material que pasa de un proceso a otro.

Entre cada etapa, usa un triángulo de inventario (que se encuentra en “Materiales” en Lucidchart) para marcar la cantidad de piezas que tienes en WIP (trabajo en curso) al final de cada paso. En las flechas de envío, también puedes agregar símbolos de camiones o aviones u otros símbolos de equipo para mostrar el medio de transporte.

4. Designa la dirección de los flujos de información.

Los mapas de flujo de valor no solo muestran el proceso de producción, sino también el flujo de información a lo largo de ese proceso. Agrega un cuadro de control de producción para representar a las personas que programan y controlan la producción. Puedes encontrar esta figura en “Información” en Lucidchart, que la mayoría de las personas coloca entre los puntos de inicio y fin. En la segunda mitad de ese cuadro, puedes agregar las responsabilidades de este grupo.

Luego, coloca las líneas de comunicación. Las líneas dentadas muestran las comunicación electrónica, como correo electrónico, teléfono o fax. Puedes agregar notas sobre el tipo de datos intercambiados, la frecuencia de este intercambio o los medios utilizados. Las líneas rectas muestran la comunicación manual, como memorandos, informes impresos o conversaciones en persona. Agrega reglas de formato condicional para actualizar automáticamente las figuras y líneas cuando tu proceso se cambia para monitorear con precisión tu flujo de información. 

En este ejemplo, el control de producción recibe pedidos del cliente y envía pronósticos semanales al proveedor de forma electrónica, pero entrega los horarios diarios al personal de producción en persona.

 

5. Crea un cronograma.

Por último, deberías crear un cronograma en la parte inferior del mapa de flujo de valor. Debido a que los mapas de flujo de valor tienen como objetivo detectar las pérdidas en un proceso, el cronograma es quizás la parte más importante.

El cronograma (que puedes encontrar en la biblioteca “Mapa de flujo de valor” en Lucidchart y extenderlo tanto como sea necesario) tiene dos niveles. En la parte inferior, anotarás los tiempos de los procesos de valor agregado, tomados de los cuadros de datos de arriba. En la parte superior, escribirás los tiempos para los procesos sin valor agregado. Usa fórmulas en Lucidchart para calcular el tiempo con precisión y monitorear la eficiencia. En nuestro ejemplo, calculamos los tiempos sin valor agregado entre el inventario que registramos para dar cuenta de la sobreproducción. Dado que el cliente requiere 800 sándwiches por día, 800 piezas cuentan como 1 día de tiempo sin valor agregado.

El cronograma también incluye un cuadro de datos a la derecha que combina toda esta información; normalmente, incluye:

• PLT o plazo de entrega de la producción: el tiempo total sin valor agregado desde la parte superior del cronograma
• VA/T o tiempo de valor agregado: el tiempo de valor agregado total desde la parte inferior del cronograma
• PCE o eficiencia del ciclo del proceso: el porcentaje de tiempo de valor agregado fuera del PLT

¡Y listo!

Ahora que viste el proceso del mapa de flujo de valor, es posible que quieras aplicar una forma más rápida (después de todo, crear este mapa se trata de reducir las pérdidas). Ahorra tiempo y comienza con nuestras plantillas de VSM. 

Ya que terminaste el VSM, es hora de ponerlo en marcha. Reduce las pérdidas y haz un seguimiento de la eficiencia cuando lo compartas con tus colegas. Envía a los colaboradores un enlace de acceso, muestra tu mapa en modo de presentación o insértalo en PowerPoint, Excel, Confluence y otros programas con nuestras potentes integraciones. No te detengas ahí y actualiza tu VSM según sea necesario para que refleje con precisión tus procesos de negocio actuales y te asegures de que todos estén en sintonía.