Een cloud center of excellence opzetten

Als je de cloud gebruikt om je bedrijf te transformeren, dan kan je organisatie met een cloudcenter of excellence (CCOE) de planning, implementatie, optimalisatie en activiteiten van je cloud strategisch begeleiden. 

Je CCOE speelt verschillende waardevolle rollen ten behoeve van je bedrijfsarchitectuur. Met de juiste planning en uitvoering kun je een effectief CCOE opzetten en de voordelen daarvan benutten in je hele bedrijf. 

Definitie en doel van CCOE

Voordat je overstapt op de cloud, moet je organisatie beschikken over een functioneel team met de nodige verantwoordelijkheden op het gebied van bestuur, advies en implementatie voor een succesvolle digitale transformatie. 

Een CCOE heeft meestal de volgende functies: 

• Intern beleid opstellen: een van de doelen van een CCOE is bepalen hoe de cloud wordt gebruikt en welke richtlijnen het gebruik van de cloud in de organisatie dicteren. 
• Providers kiezen: telkens als er nieuwe cloudproviders onderzocht en gekozen worden, leidt de CCOE het proces en neemt beslissingen met input van stakeholders. 
• Advies geven: de afdelingen van je organisatie kunnen bij de CCOE terecht met vragen over de cloud of voor hulp bij problemen met de cloud. 
• Toezicht houden op de cloud: je CCOE-team controleert hoe cloudbronnen binnen de organisatie worden gebruikt. Dat zorgt ervoor dat de cloud wordt gebruikt in lijn met de doelstellingen van je organisatie. 

Maar CCOE's zijn niet verantwoordelijk voor projectmanagement of het managen van activiteiten. Die functies worden uitgevoerd door andere rollen in de organisatie. 

Een CCOE opzetten 

Transformatie binnen een organisatie vraagt om een consistente, gerichte aanpak. Voordat je een CCOE kunt opzetten, moet je bepalen hoe je je nieuwe team gaat plannen en versterken. 

Succesvolle CCOE's ontstaan niet per ongeluk. Je moet daarom zorgvuldig en bedachtzaam een plan ontwikkelen om dit team samen te stellen en hun rol te definiëren. 

Voorbereiden op transformatie 

Voor een effectief CCOE moet je team de organisatorische en technische uitdagingen op de juiste manier aanpakken. Als je dat goed doet, kun je deze strategie gebruiken om verandering in andere delen van je organisatie te faciliteren. 

Hier beschrijven we een raamwerk om de basis te leggen voor je CCOE en soortgelijke initiatieven in je bedrijf. 

1. Focus op formatie: de samenstelling en formatie van je CCOE-team moeten strategisch afgestemd zijn op de cloudtransformatiedoelen van je organisatie. 
2. Begin klein: laat je team beginnen met een klein, beheersbaar probleem, zodat je organisatie snel de meerwaarde ziet van de inspanningen van het CCOE. 
3. Verwerf steun van het management: zorg dat je in een vroeg stadium het management achter je krijgt, zodat je CCOE over de nodige middelen en steun beschikt. Zonder de juiste steun is transformatie, vooral op organisatieniveau, een hele uitdaging. 
4. Stel een herhaalbaar proces op: na de eerste succesjes is je CCOE klaar om te beginnen met het ontwikkelen van processen, beleidsregels en normen die kunnen worden gerepliceerd op andere afdelingen. Idealiter neemt het CCOE beslissingen die direct toepasbaar zijn op alle afdelingen en silo's. 
5. Verkoop de waarde: communiceer vervolgens de waarde van je CCOE aan de rest van de organisatie. Als je de steun van andere afdelingen en alle stakeholders krijgt, kan je CCOE transformationele waarde bieden. 
6. Optimaliseer en schaal op: als je organisatie eenmaal de waarde en de impact van je CCOE inziet, wordt het tijd voor je CCOE om de cloudtransformatie door te voeren in de rest van je organisatie. 

Met deze stappen kan het CCOE van je organisatie waardevolle veranderingen in gang zetten die tot een zinvolle transformatie leiden. 

Je team vormen en samenwerken 

Een zeer succesvol CCOE kan binnen je hele organisatie samenwerken, effectieve beslissingen nemen en relevante input bieden die weerspiegelt wat stakeholders nodig hebben. 

1. Plan je team

• Houd het klein: idealiter wil je hooguit een tiental leden in je CCOE. Dat maakt de communicatie makkelijker en stelt het team in staat om een echt center of excellence te worden. Vervolgens kunnen ze deze best practices overbrengen op anderen in je organisatie. 

• Vertegenwoordig de stakeholders: je CCOE moet multidisciplinair zijn en rekening houden met de eisen en de input van diverse stakeholders in het project. Dankzij de diversiteit van je team kan het CCOE problemen aanpakken vanuit verschillende perspectieven. 

• Overbrug afdelingen: als je teamgenoten vanuit verschillende afdelingen in je organisatie samenbrengt, kun je silo's doorbreken, acceptatie verwerven en best practices opstellen voor de hele cloudorganisatie van je bedrijf. 

2. Verzamel de juiste mensen

• Technische ervaring: het is belangrijk om ervaren mensen in je team te hebben. Ze moeten een bewezen oplossingsgericht aanpak hebben binnen je organisatie. Met zulke ingewikkelde projecten als cloudtransformatie kan de juiste ervaring je CCOE maken of breken. Over het algemeen gaat het om onder andere softwareontwikkelaars, cloudarchitecten, beveiligingsexperts en netwerkingenieurs.  

• Langetermijndenkers: de leden van je CCOE moeten zich niet blindstaren op enkele projecten of beperkte functionaliteit van enkele afdelingen, maar naar de waarde en mogelijkheden van de cloudtransformatie voor je hele organisatie kijken. Je hebt een team nodig dat nadenkt over de toekomstige gevolgen van de beslissingen en acties die je nu voor je cloud neemt. Hier is het belangrijk om teamleiders, projectmanagers en leidinggevenden in te schakelen. 

3. Geef je team bevoegdheden 

• De kracht om te werken: je CCOE-leden moeten de bevoegdheid krijgen om beslissingen te nemen. Ze moeten afgebakende verantwoordelijkheidsgebieden hebben waarop ze kunnen handelen zonder eerst goedkeuring van het management te vragen. 

• Stimuleer agile denken: door snelle successen en voortdurend zinvolle resultaten te leveren, kan je CCOE steun verwerven en waarde demonstreren. 

Herbruikbare patronen en referentiearchitecturen opbouwen

Na enkele succesvolle projecten zal je CCOE processen en methodes identificeren die ze kunnen herhalen en omzetten in effectieve systemen voor toekomstige projecten. Feitelijk kunnen ze de digitale transformatie van de rest van je organisatie uitstippelen. 

Daar hebben ze de juiste tools voor nodig: 

• Referentiearchitecturen: architecturen die voor een bepaalde toepassing worden gebruikt, kunnen zinvol zijn voor een ander, soortgelijk project. Met referentiearchitecturen kan je CCOE de ontwikkeling van architectuur voor andere projecten herhalen. 
• Cloudautomatisering: de juiste automatiseringstoolkit stelt je CCOE in staat om effectieve systemen te creëren en cloudgebruik te beheren door middel van provisioning en optimalisatie. 
• Inzicht in infrastructuur: meer inzicht in je gebruik van cloudbronnen betekent dat je CCOE effectievere beslissingen kan nemen en de organisatie meer waarde kan bieden. Lucidscale heeft de mogelijkheid om gegevens uit je cloudservices te importeren die je CCOE kan gebruiken.  

Opschalen en reorganiseren

Naarmate je organisatie groeit of je CCOE je organisatie met succes transformeert, moet je het CCOE na verloop van tijd misschien opschalen of reorganiseren. Als je cloud moet veranderen, dan moet je CCOE ook veranderen. 

• Opschalen: omdat je CCOE een klein team binnen een grotere organisatie is, moet een deel van het werk van het CCOE opgeschaald worden. Door bijvoorbeeld de expertise van het team uit te breiden naar andere afdelingen, kan het CCOE meer interne klanten van dienst zijn. 
• Reorganiseren: als stakeholders, eisen en prioriteiten na verloop van tijd veranderen, kan de samenstelling van je team veranderen. Ook kunnen de verschillende fasen van de digitale transformatie andere teamleden vergen om je doelen te bereiken. Als er zich een nieuwe uitdaging voordoet, kun je nieuwe leden aanstellen die waardevolle ervaring met zich meebrengen. 

Succes meten 

Voordat je een cloudcenter of excellence gaat opzetten, moet je bepalen hoe je het succes van je CCOE gaat meten. Kijk bijvoorbeeld hoe belangrijk onderstaande factoren zijn voor het succes van je CCOE: 

• Afstemming met organisatiedoelen: het CCOE is veel minder effectief als het team niet synchroon loopt met de doelstellingen van je organisatie voor de cloudtransformatie. Een succesvol CCOE helpt om je clouddoelen te bereiken. 
• Effectieve samenwerking met andere teams: communicatie en nauwe samenwerking met andere teams is essentieel. Als CCOE-leden van verschillende afdelingen komen, kan je CCOE-team gemakkelijker netwerken met andere teams. 
• Beleidsregels voor de hele organisatie: een ander kerndoel is het ontwikkelen van effectieve beleidsregels voor cloudgebruik. 
• Bemiddeling bij cloudproviders en oplossingen: je CCOE moet je organisatie kunnen helpen bij het vinden van de juiste oplossingen en cloudproviders. 
• Een community creëren in de praktijk: je CCOE moet cloudexcellence in je hele organisatie stimuleren door de juiste best practices voor de cloud te promoten. 

Een effectief CCOE opzetten

Als je eenmaal weet hoe je een CCOE opzet, kun je beginnen met het uitvoeren van cloudtransformaties in je organisatie. 

Met behulp van een effectief CCOE moet je organisatie in staat zijn om de cloudfuncties te centraliseren en betere resultaten uit de cloud te halen. Dat is een proces. Met een beetje geduld en de juiste strategische denkwijze kun je je zakelijke doelstellingen voor de cloud realiseren.