Bedrijven streven altijd naar hoge prestaties, van het creëren van efficiëntere processen tot het verkopen van meer producten en diensten. Maar hoe bepaalt een bedrijf of het succesvol is?

Door het benchmarking process kan elk bedrijf zichzelf vergelijken met een bepaalde standaard en een consistente manier ontwikkelen om prestaties te meten. In dit artikel bespreken we wat benchmarking is, hoe het benchmarking proces kan helpen en hoe je benchmarks stelt voor een succesvol verbeterplan.

Wat is een benchmark?

In de bedrijfswereld is benchmarken een proces dat wordt gebruikt om de kwaliteit en prestaties van de producten, diensten en processen van je bedrijf te meten. Deze metingen an sich zijn niet echt waardevol - de gegevens moeten worden vergeleken met een bepaalde standaard. Een benchmark.

Stel dat het 30 minuten duurt om je product te produceren. Is deze meting van 30 minuten dan goed of slecht? De enige manier om dat te weten, is door het te vergelijken met andere gegevens, zoals de tijd die het een andere organisatie kost om een soortgelijk product te produceren. Als een andere organisatie hetzelfde soort product kan produceren in minder dan 30 minuten, dan kun je die tijd gebruiken als benchmark om je eigen processen en procedures te meten.

Het doel van benchmarking is om de gegevens die tijdens je proces zijn verzameld, te gebruiken om gebieden vast te stellen waarop je verbeteringen kunt aanbrengen door:

• Bepalen hoe en op welk gebied andere bedrijven hoger presteren dan jouw bedrijf.
• De processen en strategieën van de concurrent vergelijken met die van jou.
• Informatie te gebruiken uit jouw analyses en vergelijkingen om veranderingen te implementeren die tot een verbetering van de prestaties, producten en diensten van je bedrijf zullen leiden.

Algemene punten die je kunt opnemen in je benchmark zijn de kosten per eenheid, de productietijd per eenheid, de kwaliteit van elke eenheid en de klanttevredenheid. De prestatiegegevens uit deze doelen kunnen worden vergeleken met die van anderen om best practices te helpen bepalen om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Benchmarks vs KPI's

Zowel benchmarks als KPI's (Key Performance Indicators) helpen je om prestaties te verbeteren, toch zijn ze verschillend. Benchmarks dienen als referentiepunt om prestaties te vergelijken, KPI's meten de prestaties ten opzichte van de gestelde doelen.

Waarom is benchmarking belangrijk?

Het kan het doel van je bedrijf zijn om te groeien, om processen te verbeteren, de kwaliteit te verhogen, de kosten te drukken en meer geld te verdienen. Benchmarken is een van de vele middelen die je kunt inzetten als onderdeel van een voortdurend verbeteringsmodel dat binnen jouw organisatie wordt gebruikt.

Voortdurend benchmarken kan je helpen om:

• Processen en procedures te verbeteren.
• De effectiviteit van eerdere prestaties te meten.
• Je een beter beeld te geven van hoe de concurrentie werkt, wat je kan helpen om best practices te bepalen om de prestaties te verhogen.
• De efficiëntie te verbeteren en de kosten te drukken, waardoor je bedrijf meer winst kan genereren.
• De kwaliteit en klanttevredenheid verbeteren.

Soorten benchmarks en modellen

Er zijn vele soorten benchmarks en deze kunnen in drie primaire categorieën worden onderverdeeld: intern, competitief en strategisch.

Interne benchmarks

Als andere teams of organisaties binnen je bedrijf best practices hebben ontwikkeld in processen die vergelijkbaar zijn met die van jou, betekent interne benchmarking dat je analyseert wat zij doen, zodat je punten kunt vinden om te verbeteren en efficiënter te werken.

Je kunt bijvoorbeeld de prestaties van een magazijn en verzendlocatie vergelijken met die van een ander magazijn en verzendlocatie. De locatie met de beste prestaties moet simpelweg de processen en procedures delen zodat het gehele bedrijf kan profiteren van hogere prestaties. 

Competitieve benchmarks

Dit soort benchmarks is een vergelijking van producten, diensten, processen en methodes van je directe concurrenten. Dit type biedt je inzicht in je positie binnen je sector en wat je eventueel kunt doen om de productiviteit te verhogen.

Je kunt bijvoorbeeld de klanttevredenheid over het product van een concurrent vergelijken met een product van jou. Als je concurrent een betere klant beoordeling krijgt, dan kun je analyseren wat het verschil is om erachter te komen hoe je de kwaliteit van jouw product kunt verbeteren. 

Strategische benchmarks

Gebruik dit type benchmarken als je verder wilt kijken dan je eigen sector om prestaties van wereldklasse en best practices te achterhalen, zodat je manieren kunt vinden om hun methodes aan jouw eigen procedures en processen aan te passen.

Toen Kellog een behoefte waarnam om prestaties te verbeteren begonnen ze benchmarks te gebruiken in 2019 om kosten te reduceren, de omzet te verhogen en vergelijkingen te trekken met gelijken in de industrie. De benchmarks stammen af van toen in 2004 een groep van bedrijven, overheidsorganisaties en consultants gingen samenwerking met het American Producitivity & Quality Center om duizenden standaarden te creëren voor bedrijfsprocessen. Vandaag levert deze methode Kellog's 6 to 7% kostenbesparing per jaar op.

De 8 stappen van het benchmarking process

1. Kies het onderwerp dat je wilt benchmarken

Leidinggevenden en het managementteam dienen betrokken te zijn bij beslissingen over welke processen cruciaal zijn voor het succes van het bedrijf. De processen moeten vervolgens duidelijk prioriteit krijgen op basis van welke gegevens het belangrijkst zijn voor alle belanghebbenden. Nadat ze prioriteit hebben gekregen, selecteer en definieer je de gegevens die je wilt verzamelen.

2. Beslis welke organisaties of bedrijven je wilt benchmarken

Bepaal of je processen binnen jouw eigen bedrijf gaat benchmarken, die van een concurrent of een ander bedrijf buiten jouw sector.

Het kan lastig zijn om alle gegevens te verzamelen die je nodig hebt als je een directe concurrent wilt benchmarken. Selecteer daarom verschillende organisaties die je wilt bestuderen om de gegevens te krijgen die je nodig hebt. Verzamel informatie van meerdere bronnen om gedetailleerde informatie te krijgen over de organisatie die je wilt bestuderen in jouw benchmark analyse.

3. Documenteer je huidige processen

Breng je huidige processen in kaart zodat je punten kunt vaststellen die verbeterd moeten worden en eenvoudig te kunnen vergelijken met de gekozen organisatie.

Pro tip: Gebruik Lucidchart om je processen in kaart te brengen!

4. Verzamel en analyseer gegevens

Deze stap is belangrijk — maar het kan lastig zijn als je probeert gegevens te verzamelen van een concurrent omdat veel informatie mogelijk vertrouwelijk is. Verzamel informatie door onderzoek, informele en formele gesprekken met contactpersonen van het andere bedrijf en met formele gesprekken of vragenlijsten.

Je kunt tevens secundaire informatie verzamelen via websites, rapporten, marketingmaterialen en nieuwsartikelen. Secundaire informatie is echter niet altijd betrouwbaar.

Nadat je voldoende gegevens hebt verzameld, breng je alle belanghebbenden bijeen om de gegevens te analyseren. 

5. Meet je prestaties met de gegevens die je hebt verzameld

Bekijk de gegevens die je hebt verzameld en vergelijk ze met de gegevens uit de analyse van je eigen processen. Mogelijk wil je je prestatiegegevens bovenop je procesdiagrammen plaatsen of de processen van je concurrent in kaart brengen om beter te kunnen zien op welke punten je achterloopt.

Terwijl je de vergelijkingen analyseert, probeer je vast te stellen wat deze hiaten in jouw proces veroorzaakt. Heb je bijvoorbeeld genoeg mensen en zijn zij voldoende opgeleid om de aan hen toegewezen taken uit te voeren? Brainstorm over ideeën om deze hiaten effectief en efficiënt in te vullen.

6. Maak een plan

Maak een plan om veranderingen te implementeren die je als beste hebt gekozen om de hiaten in prestaties in te vullen. Voor implementatie is een complete inzet van bovenaf nodig. Jouw plan moet duidelijk gedefinieerde doelen bevatten en je plan moet duidelijk omschreven doelstellingen bevatten en moet rekening houden met de bedrijfscultuur om eventuele tegenwerking van werknemers te minimaliseren.

7. Implementeer de veranderingen

Volg de veranderingen en personeelsprestaties nauw op. Als nieuwe processen niet lopen zoals verwacht, bepaal dan de punten die verbeterd moeten worden. Zorg ervoor dat alle medewerkers hun taak begrijpen, goed getraind zijn en de expertise bezitten om de aan hen toegewezen taken uit te voeren.

Documenteer alle processen en zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot documentatie en instructies zodat alle neuzen in dezelfde richting staan en iedereen naar hetzelfde doel toe werkt. 

8. Herhaal het proces

Na een succesvolle implementatie van een nieuw proces, is het tijd om nieuwe manieren te vinden om te verbeteren. Controleer de nieuwe processen die je hebt geïmplementeerd om te zien of er nog veranderingen moeten worden doorgevoerd. Als alles goed verloopt, kijk je naar punten of ambitieuzere projecten die je mogelijk wilt benchmarken en kun je het proces opnieuw starten.

Als je het benchmarking proces goed hebt geïmplementeerd en gevolgd, zal je bedrijf groeien en zal je je concurrenten kunnen bijhouden (of zelfs overstijgen). Ga nu aan de slag door inzicht te krijgen in je huidige processen.