Les meilleures stratégies de gestion des équipes plurifonctionnelles

Le temps où chacun réalisait ses tâches dans son coin est révolu. La transformation numérique et les technologies de collaboration ont fait passer le travail en équipe à la vitesse supérieure. Le cloisonnement au sein des entreprises est en train de disparaître, remplacé par des processus avec plus de visibilité. Les services travaillent ensemble pour créer des campagnes intégrées et véritablement cohérentes. Ces équipes plurifonctionnelles avancent de concert, en se conformant à des objectifs métier partagés.

C’est du moins l’idée que l’on se fait du travail moderne. En vérité, créer et gérer des équipes véritablement plurifonctionnelles n’est pas une mince affaire, mais les chefs de projet qui parviennent à relever ce défi constatent que la culture d’entreprise, la productivité et la satisfaction en sont améliorées. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment gérer des équipes plurifonctionnelles et adopter des stratégies efficaces en la matière.

Pourquoi les équipes plurifonctionnelles sont nécessaires 

Ce n’est pas pour rien que des entreprises technologiques de premier plan telles que Google, Facebook, Netflix et Amazon adoptent la collaboration transversale. Le fait de réunir des personnes ayant des expériences, des compétences et des parcours différents peut insuffler de la créativité dans vos projets et favoriser la résolution des problèmes. Cette collaboration plurifonctionnelle peut également accélérer la coordination et la collaboration, réduire les difficultés de communication et maintenir les projets en phase avec des objectifs métier communs. 

Bien entendu, cette stratégie peut également mener à des conflits. La transversalité des équipes peut être source d’inefficacité et de partialité, mais aussi engendrer des conflits personnels, des problèmes de communication, des divergences de priorités, et plus encore. La gestion de toutes ces composantes dynamiques et de ces sensibilités n’a rien d’une sinécure pour un chef de projet. Toutefois, la mise en œuvre de techniques de gestion efficaces permet d’éliminer les obstacles qui freinent vos équipes et d’assurer la réussite de votre entreprise. 

8 stratégies pour gérer efficacement les équipes plurifonctionnelles 

1. Constituer votre meilleure équipe

Les équipes plurifonctionnelles bénéficient du mélange unique des compétences et talents de chacun de ses membres. En tant que chef de projet, vous devez veiller à choisir les bons collaborateurs pour faire de cette vision une réalité. 

La création d’organigrammes détaillés peut vous aider à tirer parti des compétences de chacun et à trouver des points communs entre les collaborateurs. Il vous sera ainsi plus facile de sélectionner les personnes les plus appropriées pour le projet.

2. Définir clairement vos objectifs 

79 % des équipes d’une organisation travaillent en vase clos, selon Forrester. Étant donné que les équipes plurifonctionnelles sont constituées des membres de différents services d’une entreprise, elles ont souvent des objectifs différents, voire contradictoires, ou des processus qui peuvent compromettre leurs performances. Sans un alignement clair sur des objectifs partagés, les membres de l’équipe peuvent donc rencontrer des difficultés à collaborer.

Les chefs de projet peuvent éviter ce problème en définissant des objectifs clairs. Déterminez le résultat que vous souhaitez atteindre et établissez une correspondance avec les livrables nécessaires à la réalisation de cet objectif. Assurez-vous que l’équipe travaille de concert à l’élaboration d’objectifs clairement définis et mesurables. 

En permettant à tous les membres de l’équipe d’apporter leur contribution, vous améliorerez non seulement la qualité des objectifs que vous fixez, mais vous aiderez également chaque collaborateur à s’approprier le projet. 

Il est également important de définir clairement les rôles. Lorsque les membres de votre équipe comprennent leur place dans le processus, ils sont plus enclins à travailler de manière plurifonctionnelle avec d’autres équipes, ce qui conduit à une prise de décision plus judicieuse et plus cohérente.

3. Utiliser les bons canaux et outils de communication 

La gestion d’équipes plurifonctionnelles peut sembler difficile, en particulier lorsque les collaborateurs qui la composent n’ont pas l’habitude de travailler ensemble. Il est essentiel de renforcer la transparence et de rationaliser les processus pour réussir. Selon une étude réalisée par Forrester, 46 % des personnes interrogées ont déclaré que des processus métier médiocres entraînaient un risque plus élevé d’erreurs manuelles, de fautes et de mauvaises décisions. 

La communication collaborative nécessite un changement d’état d’esprit : les membres de votre équipe doivent être en mesure de comprendre que l’ouverture de canaux entre les équipes permettra non seulement d’améliorer les résultats, mais aussi de les aider à mieux faire leur travail. 

Les outils de gestion de projet et de communication peuvent faciliter cette collaboration, à condition que vos équipes sachent les utiliser efficacement. 

Les outils de communication en entreprise, tels que Slack et Google Chat, et les outils de réunion, tels que Zoom, peuvent aider à ouvrir des canaux entre les différentes équipes de votre organisation. Ils peuvent être particulièrement utiles lorsque les collaborateurs se trouvent dans des lieux différents. 

Les outils de gestion de projet comme Asana, Workfront ou Trello permettent aux équipes de garder en tête les processus et les priorités. Les outils de stockage dans le cloud peuvent quant à eux simplifier le partage et la collaboration tout en assurant la qualité et le contrôle des versions. 

Quelques bonnes pratiques peuvent vous aider à maximiser l’efficacité de ces outils et ressources : 

• Créez des canaux spécifiques afin de favoriser une communication rapide, efficace et claire sur les projets complexes ou évoluant rapidement. 
• Utilisez les @mentions et le chat pour communiquer avec vos coéquipiers dans les bons documents. 
• Laissez des commentaires dans le contexte afin de trouver et de résoudre rapidement tout problème. 
• Créez une source unique de vérité où tous vos documents sont répertoriés et accessibles. 

Les entreprises peuvent tirer d’énormes avantages du simple fait de réunir dans une même salle (même virtuelle) des équipes auparavant séparées. Organisez des exercices de team building pour faciliter l’ouverture des lignes de communication. Prévoyez des réunions régulières pour que les équipes puissent échanger et partager leurs progrès et leurs idées.

La collaboration entre équipes peut vous aider à identifier les lacunes en matière de communication au sein de votre organisation. La mise en lumière de ces aspects et l’ouverture de voies de communication claires auront un effet d’entraînement positif durable sur votre activité et vos résultats.

4. Instaurer la confiance 

Les structures organisationnelles fonctionnelles ont souvent recours à des méthodes de communication ou une terminologie qui leur sont propres et risquent de ne pas être facilement comprises dans toute l’organisation. Cette situation peut créer des obstacles à la communication et rendre la collaboration plus difficile.

Lorsque vous constituez des équipes plurifonctionnelles, encouragez les collaborateurs à reformuler leurs idées en termes plus simples et plus généraux, compréhensibles par tous les membres de l’organisation. En développant un langage commun, vous pourrez renforcer la collaboration, la confiance et la créativité. 

Voici quelques moyens simples de créer une culture de confiance et d’acceptation : 

• Écoutez respectueusement toutes les idées.
• Apprenez à connaître votre équipe.
• Donnez à votre équipe la permission de faire des erreurs. 

5. Encourager les échecs 

Examinons de plus près cette troisième idée. Vous avez peut-être vu le concept d’échec vanté par de nombreux conférenciers, consultants et coachs en entrepreneuriat comme une étape clé vers le succès. Cependant, pour les chefs de projet axés sur les résultats, cette idée peut sembler contre-intuitive. 

Pourtant, des études ont montré que le fait de permettre aux équipes d’échouer se traduit par davantage d’innovations. Créez une culture libre de contraintes qui encourage l’échec, les processus itératifs et la progression. Ces tentatives ratées aideront les équipes plurifonctionnelles à découvrir de nouvelles façons d’aborder d’anciens problèmes. 

6. Être prêt à résoudre des conflits et des situations difficiles 

Les conflits en entreprise sont fréquents. Selon une nouvelle étude de The Myers-Briggs Company, plus d’un tiers (36 %) des répondants déclarent aujourd’hui faire face à des conflits souvent, très souvent ou constamment, contre seulement 29 % dans le précédent rapport de 2008.

La gestion d’équipes plurifonctionnelles implique parfois de réunir des groupes habituellement cloisonnés. Prenons l’exemple des ventes et du marketing. Si le rapprochement de ces deux services se traduit par des campagnes plus efficaces et une amélioration des résultats, ces équipes passent souvent plus de temps à se renvoyer la balle qu’à trouver des solutions. 

La constitution d’équipes plurifonctionnelles peut souvent donner lieu à des batailles de pouvoir et d’influence, mais aussi aboutir à une limitation des ressources. En tant que chef de projet, il est important de se préparer à ces conflits et même de les accepter. Les divergences d’opinions ne sont souvent rien d’autre que des opportunités de croissance et de nouvelles idées. 

7. Élaborer un plan et une chronologie pour le projet 

Même les plans les mieux conçus peuvent échouer si l’on ne dispose pas d’une vision claire de la direction à prendre. Représentez votre projet de bout en bout grâce à des modèles de gestion de projet adaptés à vos besoins et à votre méthodologie. 

Résumé du plan d’action : un modèle de résumé de plan d’action complet donnera aux équipes plurifonctionnelles une vue d’ensemble des livrables, des chronologies, des intervenants et des objectifs du projet. 

Tableau Kanban : un tableau Kanban permettra à vos équipes de visualiser les priorités, les échéances et les tâches à venir grâce à une série de cartes mobiles et de colonnes spécifiques. Les tableaux Kanban sont la méthode de choix pour de nombreux chefs de projet qui ont besoin de visualiser leur flux de travail.

Tableau Scrum : si votre priorité est la gestion des tâches, un tableau Scrum est un excellent outil pour organiser les tâches individuelles sous forme de liste « à faire », « en cours » et « terminées » ou « achevées ». 

Diagramme de Gantt : si vous travaillez sur des projets plus complexes, avec des chronologies qui se chevauchent et sont interdépendantes, un diagramme de Gantt est un outil essentiel. Ce type de schéma permet aux chefs de projet de visualiser les étapes les unes par rapport aux autres dans le temps, ce qui permet de tenir compte de la durée des différentes phases d’un projet.

8. Réévaluer continuellement les processus 

L’un des avantages des équipes véritablement plurifonctionnelles est leur agilité, leur capacité à s’adapter rapidement aux changements. En effet, elles adoptent souvent une approche agile pour garantir que les nouveaux investissements, outils ou encore campagnes marketing fonctionnent ensemble de manière fluide, sécurisée et économique.

Une fois que des équipes plurifonctionnelles efficaces sont en place, il est important de continuer à évaluer, mesurer et affiner les processus et outils que vous avez déployés au fil du temps. Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Où la communication a-t-elle échoué ? Quelles innovations sont reproductibles ? Ce processus vous aidera à continuer à optimiser votre approche, à créer des produits innovants et à encourager une collaboration efficace au sein de l’entreprise.

Constituer et gérer des équipes plurifonctionnelles efficaces peut être une tâche ardue, même pour les chefs de projet les plus expérimentés. Cependant, les entreprises capables de rassembler des compétences uniques peuvent insuffler de nouvelles perspectives et idées à leur organisation.