Las mejores estrategias para gestionar equipos multifuncionales

El trabajo moderno rara vez ocurre de forma aislada. Más que nunca, la transformación digital y las tecnologías colaborativas han facilitado una nueva era de trabajo en equipo. Los silos en los lugares de trabajo se están derribando, y en su lugar han surgido procesos más visibles. Los departamentos trabajan juntos para crear campañas verdaderamente cohesivas e integradas. Estos equipos multidisciplinarios avanzan en sintonía, alineados por objetivos empresariales compartidos.

O al menos esa es la meta. Crear y gestionar equipos verdaderamente multidisciplinarios es una tarea difícil, pero los gerentes de proyectos que acepten el desafío verán mejoras en la cultura, la productividad y la felicidad de la empresa. Sigue leyendo para aprender a gestionar equipos multidisciplinarios y adoptar estrategias eficaces para hacerlo.

Por qué los equipos multidisciplinarios son necesarios 

Hay una razón por la que las principales empresas tecnológicas como Google, Facebook, Netflix y Amazon adoptan la colaboración entre equipos. Reunir a personas con un conjunto diverso de experiencias, habilidades y antecedentes puede infundir creatividad en los proyectos y mejorar la resolución de problemas. Esta colaboración multidisciplinaria también puede acelerar la coordinación y el trabajo en equipo, minimizar los problemas de comunicación y mantener los proyectos alineados con los objetivos y metas comerciales compartidos. 

Por supuesto, también puede llevar a conflictos. Estos mismos equipos multidisciplinarios pueden introducir ineficiencias y sesgos, así como personalidades conflictivas, malentendidos, prioridades en competencia y mucho más. Gestionar todas esas partes móviles y personalidades no es algo sencillo para un gerente de proyectos. Sin embargo, la implementación de técnicas de gestión efectivas puede eliminar los obstáculos que frenan a los equipos y preparar a la empresa para el éxito. 

Ocho estrategias para gestionar eficazmente los equipos multidisciplinarios 

1. Forma tu mejor equipo

Los equipos multidisciplinarios se benefician de la combinación única de habilidades y talentos que cada miembro aporta. Como gerente de proyectos, también es importante asegurarte de que cuentas con las personas adecuadas. 

Crear organigramas detallados puede ayudarte a aprovechar las habilidades del equipo y encontrar puntos en común entre los miembros. Esto, en última instancia, facilitará que incluyas a las mejores personas para el proyecto.

2. Define claramente tus objetivos 

El 79 % de los equipos de toda una organización están aislados, informa Forrester. Debido a que los equipos multidisciplinarios provienen de diferentes departamentos dentro de una organización, a menudo tienen agendas o procesos previos diferentes, y a veces conflictivos, que podrían obstaculizar el rendimiento. Sin una alineación clara de los objetivos compartidos, a los miembros del equipo les podría ser difícil cooperar y colaborar.

Los gerentes de proyectos pueden evitar esta discordia definiendo con claridad los objetivos del proyecto. Determina el resultado que quieres lograr y relaciónalo con los entregables reales necesarios para alcanzar ese objetivo. Asegúrate de que el equipo trabaje en conjunto para desarrollar objetivos que estén claramente definidos y sean medibles. 

Permitir que todos compartan sus ideas no solo mejorará la calidad de los objetivos que fijes, sino que también ayudará a cada miembro del equipo a sentirse parte del proyecto. 

También es importante establecer roles claros. Si los miembros de tu equipo entienden el papel que cumplen en el proceso, es más probable que trabajen de forma multidisciplinaria con otros equipos para completar el trabajo, lo que lleva a una toma de decisiones más inteligente y sostenible.

3. Usa los canales y herramientas de comunicación correctos 

Manejar equipos multidisciplinarios puede parecer una tarea imposible, especialmente cuando los equipos están acostumbrados a trabajar de manera independiente. Sin embargo, crear mayor transparencia y procesos optimizados es esencial para trabajar de manera multidisciplinaria. Según una encuesta realizada por Forrester, el 46 % de los encuestados dijo que los procesos de negocios deficientes generan un mayor riesgo de errores manuales, equivocaciones y malas decisiones. 

La comunicación colaborativa requiere un cambio de mentalidad: los miembros de tu equipo deben ser capaces de ver cómo abrir canales entre equipos no solo mejorará los resultados, sino que también los ayudará a hacer mejor su trabajo. 

Las herramientas de gestión de proyectos y comunicación de oficina pueden facilitar gran parte de esta colaboración, siempre y cuando tus equipos sepan cómo utilizar cada una de manera eficaz. 

Las herramientas de comunicación de oficina como Slack y Google Chat y las herramientas tecnológicas para reuniones como Zoom pueden ayudar a establecer líneas abiertas de comunicación entre equipos dispares en tu empresa. Son particularmente útiles cuando los miembros del equipo están en diferentes ubicaciones. 

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Workfront o Trello pueden mantener a los equipos alineados con los flujos de trabajo y las prioridades. Las herramientas de almacenamiento en la nube pueden hacer que compartir y colaborar sea menos engorroso, al tiempo que se mantiene la calidad y el control de versiones. 

Algunas prácticas recomendadas pueden ayudarte a maximizar la efectividad de estas herramientas y recursos: 

• Crea canales específicos para que los miembros del proyecto tengan una comunicación rápida, eficiente y transparente en proyectos complejos o que avanzan rápidamente. 
• Usa @menciones y el chat para comunicarte con tus compañeros de equipo en los documentos correctos. 
• Deja comentarios en contexto para encontrar y resolver rápidamente cualquier problema a tiempo. 
• Crea una única fuente de información en la que todos tus documentos estén indexados y conectados. 

Las empresas pueden obtener grandes beneficios con solo reunir a equipos previamente desconectados en la misma sala (incluso si esa sala es virtual). Organiza ejercicios que fomenten el espíritu de equipo para generar líneas abiertas de comunicación. Programa reuniones periódicas para que los equipos interactúen y compartan sus avances e ideas.

La colaboración entre equipos puede ayudarte a identificar ineficiencias de comunicación en toda tu organización. Destacar esas áreas y abrir líneas claras de comunicación tendrá un efecto positivo a largo plazo en tu empresa y en tus resultados finales.

4. Genera confianza 

Las estructuras organizacionales funcionales a menudo recurren a métodos de comunicación o terminología en silos que podrían no ser fácilmente comprendidos en toda la organización. Esta jerga corporativa puede crear barreras para la comunicación y hacer que la colaboración sea más difícil.

Cuando formes equipos multidisciplinarios, anima a los miembros del equipo a replantear sus ideas en términos más simples y generales que cualquier persona de la organización pueda comprender. Al desarrollar un lenguaje multidisciplinario compartido, puedes fomentar mayor colaboración, confianza y creatividad. 

Aquí hay algunas maneras fáciles de construir una cultura de confianza y aceptación: 

• Escucha respetuosamente todas las ideas.
• Conoce a tu equipo.
• Dale permiso a tu equipo para fallar. 

5. Fomenta el fracaso. 

Echemos un vistazo más de cerca a esa tercera idea. Seguramente hayas visto que muchos oradores motivacionales, consultores de negocios y entrenadores empresariales promocionan el concepto de fracaso como un paso clave para el éxito. Sin embargo, para los gerentes de proyectos orientados a los resultados, este paso puede parecer contrario a la lógica. 

Pero las investigaciones han demostrado que permitir que los equipos fracasen da como resultado más innovaciones. Crea una cultura sin riesgos que fomente el fracaso, los procesos iterativos y el crecimiento. Esos fracasos ayudarán a los equipos multidisciplinarios a descubrir nuevas formas de pensar sobre viejos problemas. 

6. Prepárate para la resolución de conflictos y situaciones difíciles 

Los conflictos en el lugar de trabajo son comunes. Según una nueva investigación de The Myers-Briggs Company, más de un tercio (36 %) de las personas ahora dicen lidiar con conflictos a menudo, muy a menudo o todo el tiempo, en comparación con el 29 % en el informe anterior de 2008.

A veces, gestionar equipos multidisciplinarios significa reunir a equipos que tradicionalmente estaban aislados. Piensa en ventas y marketing: aunque su alineación deriva en campañas de marketing más efectivas y mejores ventas, estos equipos a menudo pasan más tiempo culpándose mutuamente que buscando soluciones. 

Formar equipos multidisciplinarios a menudo puede llevar a que las personas compitan por poder, influencia y recursos limitados. Como gerente de proyecto, es importante que estés preparado para ese conflicto, y que incluso lo aceptes. Las diferencias de opinión a menudo no son más que oportunidades ocultas para el crecimiento y las nuevas ideas. 

7. Desarrolla un plan y una línea de tiempo para el proyecto 

Incluso los planes mejor trazados pueden desviarse sin una idea clara de hacia dónde van. Visualiza tu proyecto de inicio a fin con las plantillas de gestión de proyectos adecuadas, personalizadas para las necesidades de tu proyecto y tu metodología de gestión. 

Resumen del plan de acción: una plantilla integral que resuma el plan de acción les proporcionará a los equipos multifuncionales una visión holística de los entregables, cronogramas, responsables y objetivos del proyecto. 

Tablero Kanban: un tablero Kanban les permitirá a tus equipos visualizar las prioridades de trabajo, los plazos y las próximas acciones a través de una serie de tarjetas móviles y columnas específicas del trabajo. Los tableros Kanban son el método preferido por muchos gerentes de proyecto que necesitan visualizar su flujo de trabajo.

Tablero de scrum: si la prioridad de la administración de tu proyecto es la gestión de tareas, un tablero de scrum es una excelente herramienta para mantener las tareas individuales organizadas en una lista de tareas por hacer, una lista de tareas en progreso y una lista de tareas terminadas o completadas. 

Diagrama de Gantt: para proyectos más extensos con líneas de tiempo superpuestas y codependientes, un diagrama de Gantt es una herramienta esencial. Los diagramas de Gantt les permiten a los gerentes ver los pasos del proyecto con la relación temporal entre sí, lo que da lugar a considerar la duración de las diferentes etapas.

8. Reevalúa continuamente los procesos 

Uno de los beneficios de los equipos verdaderamente multidisciplinarios es su agilidad, su capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios. Estos equipos a menudo adoptan un enfoque ágil para asegurar que las nuevas inversiones, herramientas o incluso campañas de marketing funcionen juntas de manera fluida, segura y rentable.

Una vez que se establecen equipos multidisciplinarios eficaces, es importante seguir evaluando, midiendo y perfeccionando los procesos y las herramientas que has implementado a lo largo del tiempo. ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué no? ¿Dónde se rompió la comunicación? ¿Qué innovaciones son repetibles? Esto te ayudará a seguir optimizando tus procesos, a crear productos innovadores y a fomentar la colaboración eficaz en toda la empresa.

Crear y gestionar equipos multidisciplinarios eficaces puede ser un desafío incluso para los gerentes de proyectos más experimentados. Sin embargo, las organizaciones que logran reunir capacidades únicas pueden lograr nuevas perspectivas y conocimientos.