« Rien n’est plus douloureux pour l’esprit humain qu’un changement grand et soudain. »

– Mary Wollstonecraft Shelley, Frankenstein

Notre monde change constamment. Nous sommes tous soumis aux lois du temps et de l’espace, et la vie nous impose de changer, qu’on le veuille ou non. Cependant, le changement organisationnel rencontre souvent une certaine résistance, surtout dans les entreprises bien établies. Que vous soyez dirigeant d’une organisation ou l’un des nombreux collaborateurs qui la font prospérer, mettre en œuvre des changements peut être une perspective intimidante, notamment au vu du grand nombre de défis qui accompagnent déjà votre quotidien.

Pourtant, les entreprises qui veulent pérenniser leurs activités n’ont pas le choix. Même les plus performantes d’entre elles, qui ont adopté un système ou une méthode éprouvée, doivent actualiser leurs pratiques afin d’assurer leur viabilité à long terme. Lorsque de grands changements interviennent, un leadership de qualité peut faire la différence entre les entreprises qui réussissent et celles qui disparaissent. En effet, les dirigeants qui savent gérer ce type de situation avec aisance sont ceux qui récoltent les meilleurs résultats.

De nombreuses voix influentes ont apporté leur expertise sur le sujet du changement organisationnel. Pour autant, lorsqu’il est question de modèles de gestion du changement en entreprise, aucune voix n’a eu plus de poids que celle du Dr John Kotter, auteur du livre Conduire le changement publié en 1995. Professeur à la Harvard Business School et leader d’opinion de renommée mondiale, M. Kotter a décomposé le processus de changement organisationnel en huit étapes, que nous appelons aujourd’hui les 8 étapes du changement de Kotter.

Penchons-nous sur chaque étape en détail.

Décomposition du modèle de Kotter

Le Dr Kotter a élaboré son modèle de changement en observant de nombreux dirigeants et organisations avant, pendant et après le processus de transformation ou d’exécution de leurs stratégies. Ce modèle décompose la conduite du changement organisationnel en plusieurs étapes :

1. Créer un sentiment d’urgence

De nombreuses organisations semblent s’en tenir à l’adage « Le mieux est l’ennemi du bien ». Cette méfiance généralisée impose de présenter tout changement efficace comme la solution à un problème. Voici quelques manières d’y parvenir :

• Évaluez toutes les menaces qui pourraient survenir dans un avenir proche ou lointain. L’étude de ces menaces peut consister à prévoir les changements technologiques, le progrès de vos concurrents, les fluctuations de la demande du marché, etc.
• Examinez les opportunités potentielles dans lesquelles votre entreprise pourrait s’engager.
• Entamez un dialogue ouvert pour exposer votre vision de manière convaincante, tout en donnant l’occasion aux parties prenantes d’exprimer leurs préoccupations et de réfléchir librement à votre proposition.
• Sollicitez le soutien des parties prenantes, des clients et des principaux leaders du secteur pour renforcer votre position.

2. Former une coalition puissante

Pour conduire un changement important dans une entreprise, vous aurez besoin d’alliés et de partenaires. Le fait que d’autres acteurs importants de l’entreprise appuient votre vision envoie un message fort et contribue à obtenir rapidement un soutien plus large. Essayez l’une de ces méthodes éprouvées pour y parvenir :

• Identifiez les principaux responsables et acteurs du changement au sein de votre organisation, et sollicitez leur soutien pour mettre en œuvre votre vision.
• Créez une coalition visiblement soudée.
• Identifiez les points faibles de la coalition et remédiez-y en impliquant plusieurs membres issus de différents services et échelons de l’entreprise. La diversité des postes et des grades permet de diffuser efficacement votre vision dans toutes les strates de votre organisation.

3. Créer une vision stratégique

Vous avez entamé un processus de changement parce que vous aviez une idée de la façon dont certaines choses pourraient et devraient être accomplies différemment. Il est essentiel de rendre cette vision claire et compréhensible pour atteindre les résultats que vous escomptez. Utilisez des visuels pour modéliser vos processus et systèmes afin d’identifier les éléments qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. Ces diagrammes peuvent vous aider à alimenter le sentiment de nécessité et à clarifier votre vision du changement.

Dans le cadre de ce processus, vous devez également :

• indiquer les valeurs fondamentales que doit incarner votre changement ;
• rédiger un énoncé de mission, ou une ou deux phrases qui résument les éléments les plus importants de l’état futur que vous envisagez ;
• créer une stratégie logique pour mettre en œuvre cette vision ;
• veiller à ce que les parties prenantes et les membres de votre coalition puissent communiquer cette vision de manière claire et concise ;
• mémoriser vos énoncés de mission et de vision en les répétant régulièrement.

4. Communiquer votre vision

Votre organisation croule probablement sous les communications avec lesquelles vous allez devoir composer. Pour cette raison, il ne suffit pas de diffuser votre vision par e-mail ou de la partager avec vos collègues. Pour instaurer efficacement le changement, vous devez la répéter chaque fois que vous en avez l’occasion et présenter clairement le comportement que vous souhaitez voir adopter. Pour ce faire, vous devez :

• parler fréquemment de votre vision de manière convaincante et persuasive.
• associer votre vision à tous les aspects de votre entreprise, des opérations au moral de l’entreprise, et tout ramener à votre stratégie ;
• partager les visuels que vous avez créés à l’étape précédente pour illustrer clairement les différences entre vos états actuel et futur ;
• répondre aux questions et aux inquiétudes de vos collaborateurs, en public et en toute franchise.

5. Éliminer les obstacles

Comme vous l’avez sans doute constaté à ce stade, il est normal de rencontrer une résistance au changement. Pour favoriser le succès de votre vision, vous devez mettre toutes les chances de votre côté en prenant l’initiative d’éliminer les obstacles qui freinent l’adoption de votre nouvelle idée. Pour cela :

• Contactez les leaders du secteur pour qu’ils renforcent la valeur de votre changement en le concrétisant.
• Évaluez la structure de votre organisation et veillez à ce que votre vision soit en phase avec ses différents niveaux, et vice versa.
• Identifiez les collaborateurs les plus réfractaires à votre changement et efforcez-vous de lever leurs inquiétudes ou de créer des solutions proactives pour contourner leur résistance.
• Récompensez et félicitez ceux qui soutiennent et mettent en œuvre le changement dans sa phase initiale.

6. Démontrer des résultats à court terme

Mettre en œuvre le changement ne se fait pas en un éclair, mais par le biais d’une dynamique progressive. Il est essentiel de donner de l’élan à votre vision pour qu’elle se concrétise. Les victoires à court terme sont d’excellents facteurs de motivation pour ceux qui œuvrent à votre nouvelle vision et constituent un excellent moyen de répondre aux opposants ou aux détracteurs de votre projet. Voici quelques moyens pour en décrocher :

• Trouvez des projets à court terme peu coûteux et ne nécessitant pas l’approbation de collaborateurs en désaccord.
• Choisissez soigneusement votre projet ou votre cible : ne pas atteindre un objectif précoce peut saper la valeur de votre proposition de changement.
• Récompensez les membres de l’équipe qui jouent un rôle essentiel dans la réalisation des objectifs.

7. Consolider les résultats pour accélérer le changement

Les premières victoires, bien que très utiles pour amorcer le changement, ne suffisent pas à le maintenir. Les succès immédiats peuvent vous donner l’impression, à vous ou à vos collègues, que le processus est terminé, mais le véritable changement doit s’installer par la répétition et l’expansion. Pour accélérer le changement en vous appuyant sur vos résultats :

• Analysez ce qui a bien marché et ce qui a mal marché après chaque victoire.
• Fixez des objectifs de plus en plus ambitieux qui, une fois atteints, créeront une dynamique exponentielle.
• Faites appel à d’autres intervenants influents ou acteurs du changement.

8. Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture d’entreprise

La dernière étape de votre processus de changement consiste à vous assurer qu’il est intégré à la culture de votre entreprise. Le temps, les remaniements de direction et les mouvements de personnel peuvent rapidement et facilement faire disparaître l’impact de votre changement. Pour vous assurer que vos nouvelles pratiques s’ancrent dans la culture de l’entreprise :

• Parlez du progrès chaque fois que vous en avez l’occasion. Partagez les exemples de réussite de votre vision du changement, y compris ceux des autres.
• Continuez à récompenser les acteurs clés de la coalition et du changement, en créant des initiatives pour saluer leur engagement et leur contribution au changement que vous avez planifié.
• Transmettez les valeurs fondamentales de votre changement à chaque nouvelle recrue et lors de votre processus d’orientation.
• Obtenez sans tarder l’adhésion de tous les nouveaux dirigeants afin de préserver la dynamique de soutien des responsables qui les ont précédés dans votre plan de succession.

Un modèle pour tous les domaines

Les 8 étapes du changement de Kotter sont observables dans pratiquement tous les domaines de la psychologie organisationnelle, du monde des affaires à la politique en passant par l’enseignement et même le sport. Connaître ces étapes vous aidera à tous les niveaux de votre organisation, qu’il s’agisse de conduire un changement important ou de soutenir la mise en œuvre de la vision d’un collaborateur.

La prochaine fois que vous entreprendrez un nouveau projet ou dirigerez un nouveau programme, appliquez les 8 étapes de gestion du changement Kotter et observez l’efficacité avec laquelle votre vision est mise en œuvre. Renforcer votre capacité à faire face au changement apportera une valeur considérable dans tous les domaines de votre vie.

Planifier votre parcours

Lorsque vous mettez en œuvre la gestion du changement dans un projet ou un processus, les supports visuels sont inestimables pour communiquer des informations et présenter votre vision à de nouveaux publics. Ils aident à consolider vos idées et à hiérarchiser les messages les plus importants. Modéliser votre processus de changement est le moyen le plus sûr de poser les jalons de la transformation que vous voulez opérer.

Qu’il s’agisse de présenter des exemples clairs et compréhensibles des raisons pour lesquelles votre entreprise doit changer ou d’illustrer les étapes proposées pour mettre en œuvre ce changement, un logigramme ou un diagramme aidera vos parties prenantes à appréhender votre vision, à y adhérer et à l’adopter de manière précise et cohérente. Grâce à son interface intuitive permettant de créer facilement des supports visuels explicites et à ses intégrations pour les plateformes les plus populaires, Lucidchart vous permet de partager vos diagrammes dans toute l’entreprise et constitue le choix de prédilection des responsables du changement.

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