Vous êtes-vous déjà retrouvé au cœur d’un projet dont vous ne compreniez plus ni la vision ni le périmètre ? Il vous reste toujours la possibilité de fouiller dans vos vieux e-mails et post-its pour essayer de vous y retrouver, mais rien ne vous garantit que vous trouverez ces informations. La prochaine fois, vous pourrez éviter la catastrophe – et épargner vos projets – en organisant une réunion de lancement et en établissant un ordre du jour.

En quoi consiste une réunion de lancement de projet ?

Une réunion de lancement est la première réunion entre l’équipe projet et la partie prenante, qui peut être interne ou externe. Cette rencontre permet de réunir les bonnes personnes au bon endroit et au bon moment pour se concerter et aborder tous les aspects qui contribueront à la réussite du projet.

Pourquoi organiser une réunion de lancement ?

La réunion de lancement d’un projet a pour but de poser les bases d’e son succès. Elle permet de s’assurer que les parties prenantes et l’équipe projet sont au diapason en ce qui concerne le périmètre, les objectifs, le budget, la chronologie et tout ce qui s’ensuit. Concrètement, il s’agit du briefing principal du projet en présentiel.

Le concept peut paraître simple, et vous pouvez être tenté d’envoyer un simple e-mail, mais résistez à la tentation ! Même si nous vivons dans un monde numérique, certaines situations se prêtent mieux à une rencontre en personne, avec l’aide de la technologie. Une réunion de lancement permet d’amorcer une première discussion et d’établir collectivement une roadmap claire, évitant les malentendus et les attentes mal anticipées. Avec une préparation adéquate, vous pouvez éliminer les imprévus et les lacunes dans le processus de gestion de projet, et vous épargner ainsi les difficultés et les contretemps qui pourraient en découler.

Comment préparer votre réunion de lancement de projet

Avec une réunion de lancement de projet réussie, vos équipes pourront rester organisées et concentrées sur leur mission : elles auront toutes les cartes en main pour réussir. Que cette réunion soit destinée à des parties prenantes internes ou externes, voici quatre conseils à prendre en compte pour en tirer le meilleur parti :

Prévoir le temps nécessaire

Prévoyez un créneau suffisant pour permettre à tous les intervenants de se pencher sur l’ensemble du projet. Une réunion d’une heure est une durée convenable, mais le temps alloué peut dépendre de l’organisation et de la complexité du projet.

Inviter les parties concernées

L’objectif est de mettre tous les acteurs du projet autour d’une même table. Si certains de vos collaborateurs travaillent à distance, assurez-vous que votre réunion est accessible en ligne, par Skype, Zoom ou un autre logiciel de visioconférence.

Comment faire un ordre du jour

Élaborez un ordre du jour pour une réunion de lancement, dans lequel figurent les priorités essentielles du projet. Votre ordre du jour orientera la conversation et, au final, le projet dans son ensemble. Il est donc normal de consacrer ne serait-ce que quelques minutes à poser un sujet ou à formuler une petite série de questions.

Désigner un preneur de notes

Prévoir un preneur de notes est une évidence. Pourtant, vous pensez peut-être ne pas en avoir besoin.

Connaissez-vous le pire des mensonges dont vous puissiez vous convaincre ? « Je n’ai pas besoin de l’écrire. »

Dans les faits, si la réunion fait apparaître des développements spécifiques au projet (et il y en aura), prendre des notes vous garantit que vous apporterez les modifications nécessaires ou que vous contacterez immédiatement la personne concernée. Au fur et à mesure que votre projet avance, vous pouvez également intégrer votre chronologie Lucidchart dans un document Google Docs afin de conserver toutes vos informations dans un même espace central et collaboratif.

Priorités à inclure dans votre ordre du jour

Vous serez probablement amené à organiser de nombreuses réunions de projet au cours de votre carrière, si ce n’est pas déjà le cas. Pour coordonner au mieux vos efforts, vous pouvez développer un modèle de réunion de démarrage, c’est-à-dire un ordre du jour modulable qui reprend les principaux sujets que vous abordez avec vos parties prenantes avant chaque nouveau projet. Un modèle d’ordre du jour vous évitera de devoir redémarrer de zéro à chaque fois que vous aborderez un nouveau projet. Cela permettra d’améliorer la compréhension mutuelle entre les parties et de renforcer méthodiquement la cohérence de votre processus d’un projet à l’autre.

Voici un exemple d’ordre du jour flexible :

1. Présentations
2. Contexte du projet
3. Objectif du projet
4. Périmètre
5. Planification
6. Rôles
7. Collaboration
8. Questions
9. Étapes suivantes

Un ordre du jour bien conçu doit permettre à votre équipe et aux parties prenantes de connaître et maîtriser tous les aspects du projet, de sa vision globale (et commune) aux détails les plus subtils, comme savoir qui sera chargé d’approuver les livrables.

Analyse détaillée de l’ordre du jour

Présentations

Prévoyez quelques minutes pour briser la glace et établir un contact au début. Bien que la réunion de lancement soit théoriquement destinée à harmoniser le projet, le temps passé à renforcer les relations de travail entre l’équipe et les parties prenantes pourra s’avérer bénéfique – et potentiellement décisif – si votre projet traverse un jour une phase difficile.

Contexte du projet

Le contexte d’un projet doit présenter une vue d’ensemble résumée en deux parties : le contexte historique d’une part, et un aperçu des difficultés actuelles d’autre part, qui sont tous deux des éléments inhérents à la réalisation des projets. Que votre partie prenante soit interne ou externe, il est indispensable de fournir des informations générales pour poser le décor et justifier les raisons du projet, tant pour les collaborateurs les plus expérimentés que pour les débutants.

Mais attention, cette opération peut se révéler fastidieuse, compliquée à suivre et chronophage. Pour que cette partie soit rapide et facile à comprendre, vous pouvez utiliser un modèle de chronologie visuelle dans Lucidchart, en y ajoutant quelques courtes notes à chaque étape de l’historique du projet.

Énoncé de mission du projet

L’objectif du projet ne se limite pas à la production d’un rapport, à une fonctionnalité produit ou à des données pénibles qui doivent être traitées. Au contraire, l’objectif est à la fois ambitieux et de longue haleine.

Envisagez d’élaborer un énoncé de mission qui soit à la fois concis, clair et inspirant. Si votre partie prenante dispose déjà de son propre énoncé de mission, reprenez son concept lors de la réunion de lancement du projet. Souvenez-vous, l’énoncé de mission est une vision à laquelle votre équipe peut – et doit – se reporter pour trouver la motivation dans les moments difficiles.

Par exemple, imaginons que vous ayez pris du retard et soyez soumis à une échéance serrée. Votre équipe devra peut-être faire des heures supplémentaires pour mener à bien un projet, une contrainte qui pourrait sembler excessive, voire impossible. Mais si votre projet s’appuie sur une mission inspirante, vous pouvez l’utiliser pour motiver vos collaborateurs à persévérer. Un surplus d’effort à court terme est souvent le prix à payer pour un impact à long terme.

Périmètre

Si vous voulez que vos projets soient achevés dans les délais et dans le respect du budget, rassemblez-vous autour d’un consensus sur le périmètre. Dans la note de cadrage du projet, toutes les parties se mettent d’accord sur un énoncé des tâches avec des fonctionnalités et/ou des caractéristiques spécifiques. Votre note de cadrage doit comporter une brève description ainsi que les principales caractéristiques ou fonctionnalités, les inclusions/exclusions, et toutes les suppositions et contraintes, notamment un budget ou calendrier rigoureux.

Supposons que votre entreprise développe une application mobile. Votre note de cadrage initiale pourrait comprendre le développement, le test et le déploiement d’une application compatible avec Android et iOS. À partir de là, le périmètre devient plus détaillé à mesure que votre chronologie se précise. Est-il flexible ? Ou s’agit-il d’un délai strict, avec des dates de test et de mise en service non négociables ? Ensuite, vous demanderez à votre partie prenante quelles sont les fonctionnalités indispensables au lancement par rapport à celles qui seraient simplement un plus ou qui pourraient être ajoutées ultérieurement pour ajouter de la valeur. Enfin, fixez vos critères de réussite et la manière dont vous allez la mesurer. Suffira-t-il de publier l’application ? Attendrez-vous un certain nombre de téléchargements ou d’inscriptions ?

Les projets sont amenés à évoluer naturellement, mais si vous gérez les attentes ainsi que les risques ou les obstacles potentiels dès le début, vous pourrez plus facilement éviter les dérapages et anticiper les difficultés. Trouvez un équilibre entre les attentes et les besoins de la partie prenante et leur faisabilité compte tenu des facteurs de temps, de complexité et de budget.

Planification

Établissez une roadmap dès la phase de planification. Vous n’avez pas nécessairement besoin d’une méthodologie technique, telle que Six Sigma ou Lean. Il vous suffit de décider de la manière dont le projet sera réalisé, de la description des livrables et des ressources aux jalons et aux transferts. Votre plan découlera de la note de cadrage du projet. Ainsi, il vous faudra décomposer le périmètre de l’application mobile en livrables : un wireframe, du code, de la documentation sur les bogues et les anomalies, etc.

Utilisez une chronologie de projet et un document dynamique dans lequel vous consignerez les modifications et les commentaires au fur et à mesure que le projet se précisera lors des phases ultérieures. Vous pouvez utiliser une chronologie de projet ou un diagramme de Gantt dans Lucidchart pour suivre l’état d’avancement du processus et réaliser votre planification de sprint en équipe, en permettant à plusieurs collaborateurs d’ajouter des cartes à votre tableau en temps réel. Que vous soyez en phase de conception ou de test, une chronologie adaptée à votre projet, avec un accès contrôlé en modification, peut vous aider à partager et à communiquer facilement l’avancement du projet avec les parties prenantes afin de les tenir au courant.

Rôles

Même si vous n’avez jamais de problème pour comprendre la répartition des tâches au sein de votre propre équipe, présentez et illustrez les rôles et les responsabilités du projet avec votre partie prenante. Si vous clarifiez le processus avant la phase d’exécution, vous serez davantage disponible pour avancer et éviterez d’être gêné par les questions d’affectation et de responsabilités parmi vos collaborateurs.

Vous pouvez visualiser et suivre les dépendances, les transferts et bien d’autres choses encore en utilisant des logigrammes inter-équipes. Ajoutez des couloirs pour clarifier les responsabilités entre les différents intervenants ou groupes, qu’il s’agisse des équipes de génie logiciel, d’assurance qualité ou de conception UX.

Collaboration

Décidez de la manière dont votre équipe collaborera pour respecter efficacement les délais et les jalons. Choisissez un espace centralisé pour héberger les processus du projet, les différentes versions des documents, les notes et les commentaires. Cet espace doit vous permettre de partager les dernières modifications et informations le plus rapidement et le plus facilement possible.

Lucidchart vous aide à organiser votre travail en utilisant des diagrammes basés dans le cloud, avec des fonctionnalités de partage inter-équipes, de collaboration en temps réel, de suivi simplifié des versions ou encore de contrôle des accès sécurisé et personnalisable. Si vous souhaitez partager vos documents, vous pouvez utiliser les intégrations puissantes et efficaces de Lucidchart avec Google Drive, Jira, Confluence, Slack, AWS, etc.

Questions

Cela peut sembler évident, mais pensez à prévoir du temps pour répondre aux questions. Qui peut dire à quel moment vous vous retrouverez à nouveau dans la même pièce ? Encouragez votre équipe et la partie prenante à clarifier tout malentendu ou à aborder tout point qui aurait pu être oublié dans l’ordre du jour de votre réunion de lancement de projet. Ne laissez rien au hasard et aux approximations.

Étapes suivantes

Chaque participant doit repartir en sachant ce qui l’attend et ce dont il a besoin pour commencer. Il peut s’agir de fournir un accès à une certaine plateforme ou de partager des documents et des ressources. Détaillez autant que possible dès maintenant pour gagner du temps plus tard.

Du début à la fin du cycle de vie, Lucidchart permet aux chefs de projet de disposer d’une carte visuelle pour surveiller les objectifs et les attentes tout en dirigeant les équipes à chaque étape d’un projet. Appuyez-vous sur des processus visuels avec notre éditeur de diagrammes intuitif afin de maintenir vos équipes et les parties prenantes impliquées, informées et en phase avec les attentes du projet.

Lucidchart est une plateforme complète qui vous permet de créer et de regrouper toute votre documentation au même endroit, de l’actualiser en temps réel et d’y accéder instantanément. Vous pouvez ainsi profiter au maximum de votre réunion de lancement et des étapes de planification du projet, tout en mettant vos meilleures idées en application.