¿Alguna vez asististe a una reunión semanal de equipo y te preguntaste por qué la reunión se organizó en primer lugar? Imagina que tu jefe de equipo comienza la reunión diciendo: “No tengo nada de qué hablar, así que será una reunión breve”, pero, 55 minutos después, la reunión aún continúa y el jefe sigue parloteando sin decir nada en realidad. No se asigna ninguna tarea ni se toman decisiones. El único logro es haber perdido una hora del tiempo de todos.

Si has estado en ese tipo de reuniones semanales de equipo, debes conocer la importancia de no hacer que tus empleados tengan la misma experiencia.

Aunque puede que los empleados nunca estén ansiosos por tener una reunión semanal, las sugerencias que presentamos aquí te ayudarán a establecer una agenda semanal de equipo para promover la colaboración y evitar que los miembros no quieran ni pensar en la próxima reunión.

1. Crea una agenda semanal de equipo

Según el diccionario Merriam-Webster, la palabra “agenda” se define como “una lista o esquema de las cosas que se deben considerar o hacer”. Si no tienes una agenda armada, no organices una reunión. No existe motivo para reunirse simplemente porque hay una reunión programada.

Si realmente no tienes mucho para debatir o compartir con tu equipo, no organices una reunión por el simple hecho de hacerlo. Si el trabajo se puede resolver con un correo electrónico, envíalo y cancela la reunión de equipo.

Prepara la agenda de la reunión con anticipación

No esperes hasta 30 minutos antes de la hora programada para escribir la agenda de la reunión o enviársela a tu equipo. Si realmente se trata de una reunión de equipo, invita a todos a colaborar para que te ayuden a prepararte. Envía un borrador anticipado y pide al equipo que haga comentarios. Si se trata de una primera reunión para debatir sobre un próximo proyecto con las personas involucradas, crea una agenda de reunión de inicio en la que se describa lo que probablemente se necesitará de parte de cada asistente y de su equipo.

No hagas que el equipo pierda demasiado tiempo en crear una agenda para la reunión semanal. Solo asegúrate de darles a todos los miembros la oportunidad de analizarla y agregar los puntos sobre los que quieran debatir. Si saben qué esperar de la reunión, podrán pensar en los temas de la agenda y, de esa manera, será más probable que participen y compartan ideas.

Quizás no logres abordar todo lo que el equipo quiere incluir en la agenda de reunión semanal. Después de recibir algunos comentarios, establece un orden de prioridades respecto de qué puntos son más importantes y pospón los que puedan esperar.

Crea una agenda de reunión de equipo eficiente

Para evitar organizar demasiadas reuniones, tu agenda semanal de equipo debe tener un propósito. Puedes destinar parte del tiempo a obtener actualizaciones de los proyectos, pero no hagas que toda la hora de la reunión esté dedicada solo a eso. El estado de un proyecto se puede comunicar rápidamente mediante un informe o un correo electrónico. Incluso puedes usar la plantilla de informe sobre el estado semanal de un proyecto de Lucidchart para mantener a todos actualizados.

La reunión semanal de equipo debe destinarse a resolver problemas, debatir sobre próximos pasos y asignar tareas. Este es el tipo de puntos de una agenda de reunión de equipo que tienen valor, ya que ayudan a mantener el compromiso de todos los miembros. Si tu equipo no percibe lo que valen las reuniones semanales, es probable que no sienta la necesidad de asistir.

En las reuniones que tienen un propósito, se genera más participación y colaboración por parte del equipo. Usa Lucidchart para enviar hojas de ruta de productos, flujos de trabajo de procesos u otros elementos visuales que les proporcionen a los miembros de tu equipo el contexto necesario antes de la reunión, o bien para iniciar una sesión virtual de lluvia de ideas.

Sé constante

Define un proceso de planificación de reuniones que sea constante para que todos los miembros del equipo sepan qué esperar cada semana. Por ejemplo:

• Determina qué día enviarás la agenda semanal de equipo.
• Define un lapso específico para que los miembros hagan comentarios y sugieran temas para incluir en la agenda.
• Elabora una agenda de reunión final en función de los comentarios que recibas.
• Publica la agenda y cualquier otro material necesario para la reunión en el mismo lugar y en el mismo momento cada semana, para que el equipo pueda encontrar la información fácilmente y prepararse para la reunión.
• Utiliza el mismo formato o la misma plantilla de agenda de reunión para que los miembros del equipo sepan en qué parte del documento buscar la información que necesitan.

La constancia mejora el flujo de trabajo y la productividad. Cuando tu equipo sabe qué esperar cada semana, los obstáculos resultan más fáciles de superar. Comienza a trabajar rápido con una plantilla de agenda de reunión de Lucidchart que funciona perfectamente para equipos dispersos y trabajadores remotos.

2. Organiza una reunión virtual

En una economía global, es muy raro que un equipo completo trabaje en el mismo lugar. Los miembros están distribuidos en muchas ubicaciones o pueden ser personas que trabajan a distancia desde su casa. Afortunadamente, gracias a la tecnología de las videoconferencias, todos los miembros de un equipo pueden reunirse en la misma sala virtual para interactuar cara a cara. Incluso se puede usar una pizarra digital para tomar notas sobre la reunión o invitar a los asistentes a intercambiar ideas en tiempo real.

Si bien organizar una reunión remota puede ser un poco diferente a organizar una reunión tradicional en persona, una videoconferencia sigue siendo mucho más atractiva para los participantes que una conferencia telefónica. Para los trabajadores remotos resulta difícil interpretar el lenguaje corporal o reaccionar a las expresiones faciales de otras personas si no pueden verlas. Lo mismo ocurre para los empleados presenciales, que solo escuchan a los empleados remotos como voces incorpóreas en el teléfono.

Las reuniones virtuales promueven una mayor colaboración por parte de los empleados remotos por los siguientes motivos:

• Es menos probable que se desconecten o jueguen con sus teléfonos cuando saben que alguien los puede ver.
• En una videoconferencia, se pueden mostrar los mismos documentos en todas las pantallas, lo que ofrece a todos los miembros la oportunidad de hacer comentarios y cambios según sea necesario.
• Los empleados remotos sienten que están participando activamente en la reunión en lugar de solo observando.

3. Considera la gestión del tiempo en tu agenda de reunión

Si una reunión está programada para durar 60 minutos, mira el reloj y termínala cuando se cumpla ese tiempo. Si siempre te excedes del tiempo programado, es posible que tu equipo no esté dispuesto a asistir.

Ten presentes las zonas horarias de los empleados remotos. Si programas una reunión a la 1:00 p. m. de Los Ángeles, serán las 4:00 p. m. en Nueva York. Los adictos al trabajo tal vez disfruten de quedarse después de su horario laboral habitual, pero hay muchas personas que trabajan para vivir y no viven para trabajar.

No pierdas de vista el reloj. Si ves que no vas a terminar de debatir sobre todos los puntos de la agenda antes de que acabe la hora programada, prioriza lo que sea absolutamente necesario antes de finalizar. Añade los puntos de la agenda que no se debatan o resuelvan a la agenda de reunión de la semana siguiente. Si no pueden esperar hasta la próxima semana, programa otra reunión e invita solo a aquellos miembros del equipo que estén vinculados con el tema.

4. Comprométete con quienes trabajan de forma remota

Encuentra un horario que sea conveniente para todas las personas que trabajan en distintas zonas horarias y, luego, alienta a los miembros del equipo a comprometerse a asistir a la reunión cada semana. Esto puede ser difícil para los empleados remotos, especialmente si no se sienten comprometidos o no sienten la necesidad de asistir.

Para ayudar a esos empleados a comprometerse con las reuniones virtuales, comunícate con ellos y pregúntales qué consideran importante. Asígnales tareas a tus empleados remotos para que lideren parte del debate o hagan presentaciones. Cualquier cosa que haga que se sientan miembros importantes del equipo garantizará una asistencia más constante y un compromiso con la productividad.

5. Debe haber una rotación de quién dirige la reunión

Que seas el líder de equipo y sea “tu reunión” no significa que tengas que hacer todo. Cambia las responsabilidades y mézclalas un poco para mantener a los empleados comprometidos e interesados. El hecho de que la misma persona dirija las reuniones de equipo todas las semanas puede volverse un poco aburrido. Si cada reunión semanal de equipo está compuesta por diferentes personalidades, pueden volverse más dinámicas y menos predecibles.

Deja que los equipos remotos organicen la reunión virtual de vez en cuando. Haz que tu equipo presencial se convierta en el equipo “remoto” para ver las cosas desde esa perspectiva.

6. Haz que las reuniones sean opcionales para ciertos miembros del equipo

¿Es necesario que todos los miembros del equipo asistan a cada reunión semanal durante todo el tiempo programado? Deja que quienes tengan roles importantes pero más pequeños asistan e informen durante la primera parte de la reunión. Invita a esas personas a quedarse hasta que termine la reunión si así lo desean, pero, si su presencia no es necesaria, deja que la abandonen y vuelvan a trabajar.

Comienza con la ayuda de Lucidchart

Con el fin de mantener el compromiso de todos los miembros del equipo, presenciales y remotos, usa Lucidchart para crear documentos visuales en los que se definan con claridad los puntos de la agenda de reunión, los flujos de trabajo, los cronogramas y los objetivos del equipo. Esos documentos se almacenan en la nube, y todos pueden acceder a ellos en tiempo real, lo que genera una verdadera colaboración virtual y promueve la participación y el compromiso.