Un mapa del estado actual se considera, generalmente, una fotografía de los procesos y métodos que tu organización utiliza actualmente para fabricar productos y ofrecer servicios. Pero en un panorama de negocios en constante cambio, un mapa de estado actual debe incluir más que procesos, especialmente si estás implementando una metodología Agile en toda la empresa y planeando una arquitectura empresarial más flexible y ágil.

En este artículo analizaremos lo que debe incluir un mapa de estado actual y hablaremos sobre algunas herramientas y software disponibles que puedes usar para hacerlo.

¿Qué debería incluirse en el mapa?

Hacer un mapa del estado actual de tu sistema es importante porque no puedes saber lo que necesitas sin saber primero lo que ya tienes. Además de representar tus procesos y flujos de valor, deberás incluir las áreas de la organización descritas en esta sección. El objetivo es crear un mapa que sea, como lo describe DevOps.com, “una representación de las funciones, las capacidades, las aplicaciones y la pila tecnológica".

Funciones de negocio

Una empresa suele estar formada por muchos departamentos o unidades de negocio diferentes. Las tareas y los procesos que se realizan en cada departamento representan las distintas funciones de negocio de la empresa.

Una gran empresa podría contratar expertos o especialistas para que gestionen tareas específicas, como el análisis de datos o el marketing digital. Es posible que las pequeñas empresas necesiten que sus empleados realicen varias tareas diferentes en varios departamentos para completar esas funciones de negocio y garantizar que la organización opere sin problemas.

Tanto si tu organización es grande como si es pequeña, el objetivo del mapa del estado actual es identificar las distintas funciones de negocios en los diferentes departamentos de la empresa. Eso te dará una idea de quién hace qué y dónde, y puede ayudarte a ver dónde puede haber vacíos que deban llenarse.

Las funciones de negocios incluyen, entre otras, ventas y marketing, finanzas, recursos humanos, TI, investigación y desarrollo, etc.

Capacidades de negocio

Las capacidades de negocio describen la capacidad actual de una empresa para hacer su trabajo. Eso incluye las habilidades y la experiencia de los empleados, los materiales y los equipos disponibles y otros recursos necesarios para realizar el trabajo. Hacer un mapa de las capacidades de negocios te permite ver quién tiene las habilidades adecuadas para completar ciertas tareas y dónde se encuentran los recursos (humanos, de hardware, de materias primas, etc.). Analizar las capacidades de negocios puede darte una idea de dónde necesitas contratar más personal y dónde necesitas pedir más equipos.

Esta información no se presenta como un flujo de proceso tradicional. No hay procedimientos paso a paso. El objetivo es tener una visión general visual de las capacidades definidas de tu empresa. Deberás trabajar con tu equipo, la gerencia y las partes interesadas para definir cuáles son.

Algunos aspectos que debes considerar son:

• Describir lo que se hace, no cómo se hace.
• Definir el resultado de tus capacidades. Por ejemplo, la retención de clientes podría ser el resultado de la capacidad de gestión de cuentas.
• Cada capacidad debe estar claramente definida.
• Hacer que cada capacidad sea única. Por ejemplo, un arquitecto empresarial es diferente de un arquitecto de software.
• Las capacidades pueden ser tangibles o intangibles. Lo tangible puede ser el hardware, como una computadora, y lo intangible puede ser la capacidad de trabajar en un entorno ágil.

Aplicaciones de negocios

Te recomendamos agregar las aplicaciones de negocios a tu mapa de estado actual porque es otro caso en el que necesitas saber lo que ya tiene para tomar decisiones sobre lo que te hace falta.

Las aplicaciones de negocios están formadas por componentes creados específicamente para ayudar a las personas de tu organización a gestionar funciones empresariales específicas. Por ejemplo, los departamentos de ventas y marketing pueden disponer de herramientas de CRM, y los de finanzas pueden tener un conjunto de aplicaciones empresariales de contabilidad y nómina.

Las aplicaciones de negocios te ayudan a planificar la transformación digital, ya que sirven para escalar rápidamente y satisfacer las necesidades de los clientes. No solo facilitan la gestión de los clientes internos y externos, sino que también pueden ayudarte a encontrar nuevas oportunidades de negocio y nuevos clientes y a abrir nuevas vías de ingresos.

Las aplicaciones de negocios se pueden personalizar para satisfacer tus necesidades, de modo que optimices tus operaciones y trabajes con tus clientes con mayor facilidad. Además, existen herramientas para crear tus propias aplicaciones si deseas hacerlo.   

Pila tecnológica

Una pila tecnológica (también conocida a veces como "pila de soluciones") es una combinación de software, marcos y tecnologías que una empresa utiliza para completar un proyecto. Es similar a las aplicaciones de negocios, con la diferencia de que las aplicaciones son más específicas para una función de negocio en particular. La pila tecnológica es una colección de todas las tecnologías que se requieren en toda la empresa para completar un proyecto.

Es imposible encontrar una única herramienta que tenga todo lo que necesitas. La pila tecnológica debe estar compuesta por las mejores soluciones de software para cada una de las funciones de negocio por separado, y no tienen que ser todas del mismo proveedor.

Antes de construir la pila tecnológica que necesitas, debes hacer un mapa de lo que ya tienes. Es posible que puedas aprovechar muchas de las herramientas con las que ya cuentas en tu pila tecnológica estandarizada. Saber lo que ya tienes te ayudará a entender lo que todavía necesitas.

Arquitectura de nube

La arquitectura de nube puede ser compleja, y nunca es estática. Por lo tanto, la creación de un diagrama visual de tu arquitectura de nube te da una buena visión del estado actual. Además, sirve para lo siguiente:

• Aumentar la comprensión a través de una descripción visual de alto nivel del sistema. Puedes entender más fácilmente cómo se relacionan entre sí y funcionan los distintos componentes y, de ese modo, hacerte una mejor idea del impacto que tendrán los cambios. 
• Mejorar la comunicación, al facilitar la presentación de ideas y conceptos complejos a audiencias con distintos grados de conocimiento técnico. Además, es fácil comunicar los avances para que las partes interesadas estén informadas.
• Fomentar la colaboración, porque los miembros del equipo pueden trabajar juntos con el mismo diagrama para analizar el sistema, debatir sobre el diseño, encontrar patrones que funcionen bien, buscar áreas débiles y encontrar áreas para mejorar. 

Herramientas para hacer el mapa de tu estado actual

Hacer un mapa de estado actual puede parecer un poco abrumador. Afortunadamente, hay una variedad de herramientas y plantillas para facilitar un poco el trabajo. A continuación, te mostramos algunas de las herramientas que puedes utilizar.

Diagramas de entidad-relación (ERD)

Una entidad es algo importante para tu empresa, como computadoras, empleados, clientes, eventos, etc. Un diagrama de entidad-relación (ERD, por sus siglas en inglés) utiliza un conjunto estándar de figuras y símbolos para describir cómo se relacionan entre sí las diferentes entidades en un sistema. Estos diagramas suelen utilizarse para diseñar o depurar sistemas de bases de datos.

Lucidchart dispone de varias plantillas de ERD para ayudarte a documentar la estructura lógica de las bases de datos en su estado actual.

Diagramas UML

El lenguaje unificado de modelado o UML (por sus siglas en inglés) se usa para documentar visualmente la arquitectura, el diseño y la implementación de sistemas de software complejos. Un diagrama UML te permite ver cómo es la estructura de un sistema y cómo interactúan los usuarios u otros sistemas con el tuyo. Puede ayudarte a ver las relaciones entre los diferentes sistemas dentro de la empresa, para que comprendas cómo se relaciona el trabajo de otros departamentos con el trabajo que tú haces y cómo todo interactúa para completar un proyecto.

Las plantillas de diagramas UML de Lucidchart facilitan la creación de diagramas UML colaborativos basados en la web, a los que se puede acceder y con los que se puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Modelos de capacidades de negocio

Un modelo de capacidad de negocio es una representación visual de dichas capacidades en toda la organización. Muestra un conjunto exhaustivo y completo de las capacidades de negocios, junto con sus relaciones y jerarquías. Esas capacidades podrían representar lo que los diferentes departamentos y organizaciones de la empresa ya están haciendo y las cosas que quizás no estén haciendo ahora pero podrían hacer.

Usa esta plantilla de mapa de capacidades de negocio para documentar tus capacidades de negocio, identificar las faltas y comprender qué se debe hacer para lograr los objetivos de la compañía.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son algo conocido por la mayoría de las personas y una herramienta excelente para dibujar los flujos de trabajo y los procesos existentes. Con el uso de carriles en un diagrama de flujo, se puede crear un mapa que documente los procesos que ocurren simultáneamente con equipos multifuncionales. 

Lucidchart tiene muchas plantillas de diagrama de flujo diferentes para elegir. Considera consultar estas:

• Diagrama de flujo con carriles
• Flujo de proceso
• Flujo de proceso funcional

Lucidscale

Lucidscale es una solución de visualización de la nube que te ayuda a ver y entender tu entorno de nube. Puedes generar diagramas automáticamente para representar el estado actual de tu arquitectura de nube. Es un buen punto de partida a la hora de hacer planes para escalar tu sistema.