Todo sobre las 5S en la manufacturación esbelta

Clasificando, colocando las cosas en el orden adecuado, conservando todo reluciente y limpio, estandarizando los procesos, manteniendo las mejores prácticas y dando prioridad a la seguridad de los empleados, reducirás el desperdicio, aumentarás la eficacia y mantendrás todos los sistemas funcionando sin problemas.

Es muy probable que hayas ensamblado algunos muebles comprados en tiendas. También es probable que hayas desarrollado un método para asegurarte, por ejemplo, de que la estantería acabe siendo una estantería. La manufacturación a gran escala no es tan diferente: existen métodos para garantizar que las estanterías acaben siendo estanterías y los coches acaben siendo coches, con el menor desperdicio y la mayor calidad y eficacia posibles.

Uno de esos métodos es el sistema 5S, desarrollado como parte de la manufacturación esbelta y la teoría de las restricciones (TOC). Dentro de TOC, la metodología 5S ayuda a explotar la restricción.

Aquí tienes una visión general práctica de la metodología 5S y cómo puedes usarla para mejorar tu proceso de manufacturación.

¿Qué es 5S?

El método 5S está destinado a mantener un lugar de trabajo seguro, organizado y eficiente. Aunque el desarrollo de la técnica 5S se le atribuye al equipo japonés de Toyota, el concepto original fue desarrollado por Ford y se llamó "sistema CANDO", las siglas en inglés para limpieza, organización, pulcritud, disciplina y mejora continua.

Cuando el equipo de Toyota visitó la fábrica de Ford, se volvió con CANDO y las revolucionarias técnicas de línea de montaje de Ford. Toyota luego tradujo CANDO a la técnica 5S.

Aunque el programa 5S se creó originalmente para la producción automotriz, se puede adaptar fácilmente a otros sectores por fuera de la manufacturación, como la tecnología, la salud y el gobierno.

¿Qué significa 5S?

Las 5S eran originalmente palabras japonesas (seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke). Luego se tradujeron al inglés manteniendo el significado original de las 5S. En español, 5S significa:

• Clasificar (sort): deshazte de los materiales innecesarios y separa tus herramientas, piezas e instrucciones.
• Ordenar (set in order): coloca las herramientas y piezas en el orden en que se van a necesitar.
• Pulir (shine): ¡limpia! 
• Estandarizar (standardize): haz que la limpieza forme parte de la vida cotidiana.
• Mantener (sustain): asegúrate de que las 5S sean una forma de vida convirtiendo las cuatro primeras S en hábitos.

También hay una S adicional. Teniendo en cuenta que un gran beneficio de las 5S es eliminar el desperdicio, la inclusión de esta sexta S tiene mucho sentido:

• Seguridad (safety): organiza tu lugar de trabajo para maximizar la seguridad.

Ventajas de las 5S de la metodología esbelta

Piensa en las veces que has ensamblado muebles. Probablemente seguiste de forma natural la técnica de las 5S anterior para hacerlo correctamente y sin perder tiempo ni materiales. Los beneficios de las 5S en la manufacturación esbelta son similares:

• Menor costo: menos desperdicio de mano de obra y material significa un menor costo.
• Más seguridad: tanto si utilizas la sexta S como si incorporas la seguridad en cada paso, centrarse en la seguridad se traduce en un mejor entorno de trabajo.
• Disponibilidad del equipamiento: si los trabajadores acumulan herramientas porque no están seguros de lo que van a necesitar, disminuye la eficiencia en general. Las 5S se centran en utilizar solo lo necesario.
• Mayor velocidad: con todo el equipamiento y los materiales necesarios a mano, los trabajadores pueden centrarse en el montaje.
• Menos frustración: los trabajadores se sienten más motivados al completar las tareas sin sentirse frustrados por los obstáculos.

Cómo funcionan las 5S con la manufacturación esbelta

El enfoque de las 5S encaja a la perfección con la manufacturación esbelta porque los principios de esta metodología hacen hincapié en la gestión del desperdicio. Puesto que el modelo 5S hace hincapié en un lugar de trabajo limpio y organizado, es natural que mejore la técnica de la manufacturación esbelta. Después de todo, un espacio de trabajo ordenado significa un lugar de trabajo más seguro que facilita el trabajo rápido y estratégico.

La metodología 5S también potencia otros elementos de la manufacturación esbelta. Por ejemplo, es mucho más fácil implementar la metodología kanban en un lugar de trabajo organizado y seguro. Como beneficio adicional, cuando todo está en orden con las 5S, es más fácil reconocer los inconvenientes y los obstáculos antes de que se conviertan en problemas mayores. 

Cómo implementar con éxito las 5S en la metodología esbelta

La técnica 5S parece simple en la teoría, pero a menudo puede ser abrumadora de llevar a la práctica. Después de todo, ya es bastante difícil limpiar y organizar un baño: imagina hacer lo mismo para toda una instalación de producción. Estos son algunos pasos importantes para la correcta implementación del sistema 5S.

1. Conviértete en un evangelista de las 5S

Si bien es tentador dejarles los principios de las 5S a los gerentes, la técnica 5S realmente solo funciona si todos la implementan. Cuando todos están comprometidos con el programa, la probabilidad de mantener los diversos elementos aumenta exponencialmente.

Si bien la implementación adecuada de las 5S requiere la participación de todos, puedes elegir tener evangelistas que coordinen las iniciativas. Estos coordinadores pueden recompensar a ciertos trabajadores por usar las técnicas 5S e incorporar nuevos empleados al programa. También pueden ayudar a mantener el impulso de una nueva estrategia de 5S.

2. Organiza un entrenamiento de las 5S

Lo bueno de las 5S es que son bastante intuitivas, por lo que el entrenamiento no tiene que ser una producción de meses de duración, sino que puede ocurrir en un entorno de grupo pequeño o en una gran sesión de capacitación para toda la organización. Incluso, puede suceder individualmente en línea, con la ayuda de videos tutoriales. Independientemente de cómo tu organización elija entrenar, asegúrate de individualizar el enfoque para que se refiera a las estaciones de trabajo que realmente se utilizarán. No serviría de mucho entrenar para la línea de ensamblaje de otra empresa.

3. Crea señales visuales

Es hora de sacar la pistola para poner etiquetas. En un espacio de trabajo organizado, todo está etiquetado y en su lugar apropiado. Toyota incluso utiliza un sistema de etiquetas rojas que se colocan en artículos y materiales que pueden considerarse como desperdicio en un esfuerzo por determinar qué hacer con ellos (tirarlos, moverlos, etc.). 

Las señales visuales son esenciales para el paso de "clasificación" de las 5S, pero es importante que todos en tu organización usen la misma terminología y el mismo sistema para etiquetar. Otras señales visuales importantes incluyen marcas en el piso, tableros de siluetas, letreros y rótulos. Estas señales visuales ayudan con todo, desde la seguridad hasta la organización y la eficiencia.

4. Escucha

Las mejores ideas para la implementación de las 5S probablemente llegarán de las personas que usan el sistema 5S todos los días. Escucha a los empleados y considera seriamente aplicar sus ideas. Fomenta un diálogo abierto. Quizás incluso puedas ofrecer beneficios a los empleados para que estén más motivados a buscar mejoras en el proceso. Hacer del proceso 5S un esfuerzo de equipo es una parte importante de la implementación exitosa de la manufacturación esbelta.

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Herramientas y ejemplos de las 5S

Las 5S se pueden aplicar a cualquier lugar de trabajo en cualquier sector. Todo lo que necesitas para adaptar el proceso a tu sector son las herramientas adecuadas. Si estás, por ejemplo, en el sector de la salud, las 5S serían excelentes para mantener un quirófano o una sala de emergencias en un orden óptimo (imagina prepararte para una cirugía sin antes verificar que tengas todos los instrumentos necesarios).

Aquí hay algunas herramientas para ayudarte a aprovechar al máximo tu estrategia de 5S:

PHVA: PHVA es la sigla de "planificar, hacer, verificar y actuar", y es una gran herramienta para usar cuando se implementa sistemáticamente el proceso de 5S. PHVA tiene que ver con el control de calidad y asegurarte de aplicar el razonamiento crítico a la gestión de procesos.

Listas de verificación: dado que en las 5S es importante la organización, las listas de verificación son excelentes herramientas. Las listas de verificación de auditoría te ayudan a realizar un seguimiento de las mejoras implementadas y las áreas que necesitan más mejoras. Las listas de verificación de mantenimiento preventivo aseguran que el mantenimiento se realice de manera oportuna.

Gráficos de tendencias: estos rastrean los cambios en la producción, los procesos y otros datos a lo largo del tiempo. De esa manera, puedes ver áreas que necesitan mejoras.

Impresoras: las 5S necesitan señalización, así que dales a tus gerentes la oportunidad de imprimir sus propios letreros con impresoras grandes.

Máquinas etiquetadoras: etiqueta todo, como si estuvieras loco. Tener máquinas etiquetadoras permite que cada equipo tenga un nombre y una ubicación designada.

Paneles de control: ayudan a facilitar el método 5S para tu sector. Dado que las 5S se centran en lo visual, los paneles de control son esenciales. Explora nuestras plantillas de panel de control 5S y empieza a personalizarlas según tus necesidades.