Warum eine kontinuierliche Bewertung und Verbesserung von Unternehmensprozessen unerlässlich ist

Veränderung ist gut. Man hört oft, dass sie unvermeidlich sei oder man die Veränderung sein solle, die man in der Welt sehen möchte. Aber niemand sagt wirklich, dass Veränderung einfach ist. Auch die Prozessverbesserung in Unternehmen ist da keine Ausnahme.

Zu oft haben Unternehmen die Einstellung: „Wenn etwas nicht kaputt ist, warum es dann reparieren?“. Mehr braucht es nicht, um Prozessverbesserungen von vornherein zu blockieren. Doch wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten, wird die Notwendigkeit, bestehende Praktiken zu bewerten und Prozesse zu verbessern, unvermeidlich.

Und die Bedeutung kontinuierlicher Prozessverbesserungen beschränkt sich nicht nur auf das Wachstum von Unternehmen. Unzufriedene Kundinnen und Kunden, gestresste Mitarbeitende, nicht erreichte Quoten und steigende Kosten sind nur einige der Probleme, die mit dysfunktionalen Prozessen und veralteten Geschäftspraktiken in Zusammenhang stehen. 

Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie Prozesse überprüfen und Veränderungen umsetzen sollen, ziehen Sie Folgendes in Erwägung.

Die Vorteile der Prozessverbesserung

Egal in welcher Branche Sie tätig sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist, die meisten Organisationen nutzen täglich mehrere Unternehmensprozesse. Ob es um die Erstellung von Berichten, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, das Verfolgen von Bestellungen, die Eingabe von Verkaufszahlen oder die Einführung eines neuen Produkts geht – alle halten sich an bestimmte Prozesse. 

Bei genauerer Betrachtung sind bei jedem Prozess Verschwendung und Ineffizienzen zu finden.

Die Verbesserung von Unternehmensprozessen kann viele Formen annehmen. Manchmal müssen bestehende Protokolle angepasst oder Prozesse hinzugefügt werden, um bessere Ergebnisse zu erhalten, oder es muss eine andere Methodik verfolgt werden.

In jedem Fall dürfen die Vorteile der Prozessverbesserung nicht ignoriert werden. Sie ermöglicht Unternehmen Folgendes:

• Die Automatisierung mühsamer, sich wiederholender oder einfacher Aufgaben zur Steigerung der Prozesseffizienz.
• Bessere Zuteilung von Zeit, Mitarbeitenden und Ressourcen, um Kosten zu sparen.
• Optimierung oder Ersatz von Produkten, um den Wettbewerbsvorteil zu erhöhen.

Mit kontinuierlicher Verbesserung von Unternehmensprozessen entwickeln Sie ein besseres Verständnis dafür, welche Prozesse gut für Ihr Unternehmen funktionieren und welche nicht. Prozessverbesserung ist eine Strategie, die angewendet werden kann, um sich auf spezifische Aspekte eines Unternehmens zu konzentrieren, wie zum Beispiel die folgenden:

Aufdeckung versteckter Engpässe

Erstaunlicherweise stimmt die Realität dessen, was am Arbeitsplatz oder auf der Produktionsfläche passiert, nicht immer mit dem überein, was man denkt, was passiert. Es ist leicht anzunehmen, dass die Mitarbeitenden ihre Zeit immer gut nutzen, dass unsere Lieferanten uns die besten Preise anbieten oder dass unsere Lieferketten immer reibungslos ablaufen.

Die Verbesserung von Unternehmensprozessen hilft dabei, die Engpässe besser zu verstehen, von denen Unternehmen betroffen sind. Unternehmen sind möglicherweise anfälliger für Engpässe, wenn sie den Produktionsprozess für ein neues Produkt starten oder während des Übergangs zu einem neuen Software- oder Logistikmanagement-System. Eine Lösung für solche Engpässe könnte sich so einfach gestalten wie etwa das Auslagern von Arbeitsaufgaben oder das Umverteilen von Ressourcen.

Schnellere Skalierung Ihres Unternehmens

Unternehmensprozesse, die in einem kleinen Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden gut funktioniert haben, funktionieren in der Zukunft nicht unbedingt. Deshalb garantiert eine Vergrößerung der Belegschaft oder eine Verdopplung der Produktionsgeschwindigkeit am Band nicht zwangsläufig ein Wachstum von 200 %. Skalierbarkeit kann schwierig sein.

Mit Prozessverbesserung können Sie besser bestimmen, ob die aktuelle Infrastruktur, die Geschäftssysteme und die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens in der Lage sind, das Wachstum zu bewältigen. Manuelle Prozesse könnten eine Automatisierung erfordern. Möglicherweise müssen Systeme integriert werden. Einrichtungen benötigen möglicherweise ein komplettes Upgrade.

Ohne kontinuierliche Prozessverbesserung könnten solche Realitäten völlig übersehen werden.

Reaktion auf Veränderungen in der Branche

Neue Marktchancen zu ergreifen und der Konkurrenz in Ihrer Branche einen Schritt voraus zu sein, erfordert mehr als nur Initiative oder den Wunsch. Es verlangt ein besseres Bewusstsein für die Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens.  

Die Bedeutung von Prozessverbesserungstechniken bei der Anpassung an Veränderungen in der Branche ist entscheidend. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist, wie Netflix seinen Prozess zur Bereitstellung von Filmen für Abonnentinnen und Abonnenten geändert hat. 2007, als sein Modell des Versands von DVDs per Post von der Konkurrenz (einschließlich seines mit stationären Geschäften vertretenen Rivalen Blockbuster) adaptiert wurde, verlagerte Netflix strategisch den Fokus auf Streaming.

Die Vorteile der Prozessverbesserung sind in diesem Fall die Einführung von Netflix auf mehreren Plattformen, eine schnellere Expansion in internationale Märkte und schließlich die Marktbeherrschung.

Erfüllung von Anforderungen an Compliance 

Die kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensprozessen hilft Unternehmen, bezüglich Compliance-bezogener Änderungen oder aktualisierter Sicherheitsprotokolle auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Integration von Compliance in die Prozessverbesserung hilft, Last-Minute-Versuche zur Umsetzung von regulatorischen Anforderungen oder Dokumentationsverfahren zu vermeiden.

Ein proaktives Herangehen an die Prozessverbesserung hilft auch, Verzögerungen bei der Compliance und kostspielige Strafen zu vermeiden.

Effiziente Implementierung neuer Technologien

Prozessverbesserung ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre Softwarebedürfnisse besser zu bewerten, um neue Entwicklungen und organisatorische Anforderungen zu unterstützen. Ohne kontinuierliche Unternehmensprozessverbesserung würden viele Unternehmen möglicherweise Zeit, Geld und Mühe für die Entwicklung einer individuell angepassten Webanwendung verschwenden, obwohl ein kommerziell verfügbares Softwareprogramm ihre Bedürfnisse lösen könnte.

Gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Ein Arbeitsumfeld, dem es an Unternehmensprozessverbesserung fehlt, kann selbst für die fleißigsten und loyalsten Mitarbeitenden äußerst demotivierend sein. Je mehr Zeit Teammitglieder auf die wichtigen Aspekte ihrer Arbeit verwenden können, anstatt sich mit sich wiederholenden, langweiligen Aufgaben zu beschäftigen, desto besser.

Mit besseren Prozessen und einer zufriedeneren Belegschaft werden auch Produktivität und Umsatz steigen. Durch die Automatisierung von Dateneingabe und Bestellannahme können mehr Ressourcen in profitable Aktivitäten gelenkt werden.

Zufriedenere Kundinnen und Kunden

Automatisierung und kontinuierliche Prozessverbesserung können auch die Reaktionszeiten, Bestellgenauigkeit und Service-Konsistenz verbessern, wodurch die Kundenzufriedenheit wächst.

Zufriedene Kundinnen und Kunden sind auch eher bereit, Produkte und Dienstleistungen an Freundinnen und Freunde, Familienmitglieder und Kolleginnen und Kollegen weiterzuempfehlen, wodurch sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann. Loyale Kundinnen und Kunden bedeuten wiederkehrende Geschäfte und stabile Umsätze für die nächsten Jahre – ein guter Grund für Prozessverbesserung.

Arten von Unternehmensprozessen, die verbessert werden sollten 

Von den komplexesten bis zu den einfachsten Prozessen kann jeder Prozess von kontinuierlicher Verbesserung profitieren. Unternehmensprozesse, die darauf ausgelegt sind, die Arbeitsweise zu optimieren, können formal oder informell sein.

Formale Prozesse

Formale Prozesse, die Sicherheitsrichtlinien, finanzielle Angelegenheiten, rechtliche Fragen und andere sensible Funktionen umfassen, sind für Unternehmen besonders wichtig, da sie Regeln oder Vorschriften entsprechen müssen.

In den meisten Fällen sind formale Prozesse gut dokumentiert, mit festgelegten Schritten, die befolgt werden müssen. Ein Beispiel für einen formalen Prozess könnte sein, wie Ausgaben eingereicht und erstattet oder wie Kundinnen und Kunde von Ihrem Unternehmen akquiriert und einem Kundenbetreuungsteam zugewiesen werden.

Informelle Prozesse

Im Gegensatz dazu werden informelle Prozesse oft innerhalb eines Unternehmens von Einzelpersonen oder Teams eingeführt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Auch wenn es hierbei keine schriftlichen Anweisungen oder Regeln gibt, sind diese Prozesse von großer Bedeutung. Zu den informellen Prozessen gehört zum Beispiel, wer für ein Paket unterschreibt, wenn kein Empfangspersonal da ist, oder die unausgesprochene Regel, dass die letzte Person, die den Drucker benutzt, ihn wieder mit Papier befüllt.

Wann und wie ein Unternehmensprozess verbessert werden sollte

Prozessausfälle passieren selten von jetzt auf gleich. Mit kontinuierlicher Unternehmensprozessverbesserung ist es einfacher, Probleme innerhalb Ihres Unternehmens zu isolieren, zu identifizieren und zu lösen. Ineffizienzen und Verschwendung sind oft die wichtigsten Probleme, die zuerst angegangen werden sollten. Wenn Engpässe Verzögerungen bei der Erfüllung von Bestellungen oder der Betreuung von Kundinnen und Kunden verursachen, müssen auch diese sofort beseitigt werden. Als allgemeine Regel gilt: Je eher Sie handeln, um einen fehlerhaften oder veralteten Unternehmensprozess zu verbessern, desto besser.

Visualisierung eines Prozesses

Nachdem Sie bestimmt haben, welchen Prozess Sie verbessern möchten, ist es hilfreich, den Prozess mit einem Flussdiagramm oder einem anderen Diagramm zu veranschaulichen. Ideal ist es, wenn alle, die von der Prozessänderung betroffen sind (oder betroffen sein könnten) einbezogen werden, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird – einschließlich unerwarteter Unterschritte.

Wenn der Prozess kompliziert, kann das Visualisieren einige Tage in Anspruch nehmen. Planen Sie entsprechend.

Prozessanalyse

Bei der Bewertung und Verbesserung eines Unternehmensprozesses ist es hilfreich, mit den am meisten involvierten oder betroffenen Personen zu sprechen, herauszufinden, ob sie ein Problem bemerken, und sie zu fragen, wie sie den Prozess ändern würden.

Überlegungen für eine Analyse zur Verbesserung von Unternehmensprozessen könnten Faktoren umfassen wie die dringlichsten Probleme für Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden, die Umstände, die Kosten erhöhen oder die Qualität verringern, und die Schritte, die die meisten Ineffizienzen verursachen und möglicherweise eliminiert werden können.

Neugestaltung eines Prozesses

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, ist es Zeit, den Prozess neu zu gestalten und die identifizierten Ineffizienzen und Probleme zu beheben. Auch hier ist es hilfreich, alle direkt in den Prozess Involvierten in den Neugestaltungsprozess einzubeziehen und offen für Verbesserungsvorschläge zu sein.

Menschen sind eher bereit, sich an Veränderungen anzupassen und einen neuen Prozess zu akzeptieren, wenn sie von Anfang an einbezogen wurden. Stellen Sie sicher, dass alle die Notwendigkeit der Verbesserung verstehen (und ihr zustimmen), bereit sind, neue Lösungen für den bestehenden Prozess zu erkunden und sich über die Auswirkungen der Änderung bewusst sind.

Ressourcenbeschaffung für einen Prozess

Die Verbesserung von Unternehmensprozessen gibt es nicht umsonst. Möglicherweise müssen im Rahmen der Prozessverbesserung neue Mitarbeitende eingestellt, neue Technologien implementiert, Einrichtungen modernisiert oder Investitionen in die Infrastruktur getätigt werden.

Um die notwendigen Ressourcen für die Verbesserung von Unternehmensprozessen in Ihrem Unternehmen zu beschaffen, sollten Sie eine Liste mit allem erstellen, was Sie benötigen. Holen Sie Unterstützung von Abteilungsleitungen oder Kolleginnen und Kollegen ein, die die Notwendigkeit einer Prozessverbesserung verstehen und sie unterstützen. Um die Menschen für sich zu gewinnen, erklären Sie, wie der Verbesserungsplan dem gesamten Unternehmen zugute kommen wird.

Wenn eine Verbesserung eine erhebliche Investition erfordert, erläutern Sie die Auswirkungen der Prozessverbesserung auf Verkaufsprognosen, Kundentreue, Gesamtkosten und Produktionszeiten, um die Ressourcen zu sichern.

Implementierung und Kommunikation von Prozessänderungen

Prozessverbesserungen erfordern Zusammenarbeit und gutes Timing, um erfolgreich umgesetzt zu werden. Bevor Sie umfassende Änderungen an aktuellen Prozessen, Systemen oder Teams vornehmen, ziehen Sie zunächst einen Probelauf in Betracht. Auf diese Weise können Sie potenzielle Probleme identifizieren und beheben, bevor Sie sich für eine breitere Einführung Ihres Verbesserungsplans entscheiden. Unabhängig davon, wie viel Planung vorgenommen wird – Sie werden immer auf Widerstand treffen.

Die Bereitschaft, Veränderungen zu akzeptieren, variiert von Person zu Person. Einige Menschen (oder sogar Teams) benötigen mehr Zeit und Bekräftigung, um sich anzupassen. Bieten Sie ihnen so viele Informationen wie möglich, um dabei zu helfen.

Überprüfung eines Prozesses

Kein Prozess ist narrensicher. Selbst die besten Pläne erfordern Flexibilität, wenn sie in der Praxis umgesetzt werden.

Nachdem die Prozessverbesserung implementiert wurde, sollten Sie genau im Auge behalten, wie sich die Dinge in den ersten Wochen nach der Einführung entwickeln. Verläuft Ihre betriebliche Prozessverbesserung wie erwartet? Achten Sie auf Änderungen und passen Sie den Prozess entsprechend an. Und sprechen Sie natürlich mit allen, die den neuen Unternehmensprozess umsetzen, und fragen Sie, wie es läuft.

Die Verbesserung von Unternehmensprozessen ist keine einmalige Sache. Es ist ein fortlaufendes Engagement, das Sorgfalt, Ausdauer und Aufmerksamkeit für Details erfordert, um es bis zum Abschluss zu bringen. Es ist auch ein lohnenswertes Unterfangen, das sich sowohl kurzfristig als auch langfristig positiv auf Ihr Unternehmen auswirken kann.

Lucidchart kann die Implementierung von Geschäftsverbesserungen effektiver gestalten, indem es Ihnen die Funktionalität bietet, einen Plan zu visualisieren, einen Prozess neu zu gestalten und Änderungen nach Bedarf zu kommunizieren.