Allt om PERT-diagram

PERT är en förkortning av Program Evaluation and Review Technique (teknik för programutvärdering och -granskning). PERT-diagrammet är ett projektledningsverktyg som används för att analysera de individuella uppgifter som ingår i genomförandet av ett projekt. PERT-diagram är avsedda att användas i större projekt, och är utformade för att identifiera hur lång tid som krävs för att slutföra varje uppgift och uppskatta de kortaste, längsta och mest sannolika tidskraven.

PERT-diagram ger en tydlig visuell förståelse av krav på projekttider och beroenden mellan olika uppgifter för att kunna fatta välgrundade beslut om uppgiftsordning, deadlines med mera. Genom att använda den här utförliga kartan över uppgifter och deadlines kan du och ditt team slutföra projekt på kortare tid, med mindre slöseri och förvirring, vilket förbättrar resultatet för såväl teamet som kunderna.

PERT-diagram kan vara användbara för icke-rutinmässiga eller tidskänsliga projekt där många uppgifter är beroende av varandra. 

Att använda ett PERT-diagram kan:

• Tydliggöra tidsbegränsningarna för ditt team. 
• Ge en detaljerad bild av i vilken ordning uppgifterna ska utföras.
• Hjälpa dig att hantera tid och resurser för hela teamet på ett mer effektivt sätt. 
• Minska slöseriet och sänka kostnaderna för projektet.

Den kanske största fördelen med att använda ett PERT-diagram är möjligheten att göra såväl personal som kunder nöjdare. När de används på ett effektivt sätt kan kontextualiserade data i PERT-diagram förenkla beslutsprocessen och stärka teamets känsla av ansvar gentemot projektkraven. Det innebär mindre stress, färre missade deadlines och mer tid att avsätta till nästa projekt.

Vad skiljer ett PERT-diagram från ett Gantt-schema?

Både PERT-diagram och Gantt-scheman är visuella verktyg som används för projektledning, men det finns några viktiga skillnader mellan de två diagramtyperna. Den viktigaste skillnaden är att PERT-diagram oftast används innan ett projekt börjar för att dela upp ett större projekt i mindre uppgifter, medan Gantt-scheman används under pågående projekt för att schemalägga uppgifter och visa hur mycket arbete som har slutförts. 

Överväg att använda ett PERT-diagram istället för ett Gantt-schema om du vill fokusera på att visualisera ömsesidiga beroenden, bestämma projektets kritiska linje eller uppskatta hur lång tid projektet kommer att ta.

Nedan hittar du modeller som visualiserar skillnaden mellan PERT-diagram och Gantt-scheman.

Exempel på PERT-diagram:

Exempel på Gantt-schema:

PERT-diagram och Critical Path Method (CPM) för den kritiska linjen är båda projektledningsmetoder som starkt fokuserar på flöde och sekvensering av uppgifter i storskaliga projekt. Båda kan vara användbara verktyg för att planera projekt och öka projekteffektiviteten.

Den största skillnaden mellan PERT och CPM är att PERT-diagram vanligtvis används när man måste fastställa hur lång tid som krävs för att slutföra ett projekt, medan CPM passar bäst för förutsägbara projekt som inträffar ofta. Ett sätt att ytterligare dela upp det är att se PERT-diagram som en metod för att planera och hantera tid, medan CPM används för att få kontroll över kostnader och tid.

För maximal nytta kan du överväga att använda CPM i kombination med PERT-diagram. Att utnyttja båda i din projektledningsstrategi kan ge ditt team bästa möjliga resultat, med en realistisk deadline och ett optimalt processflöde. Lär dig mer om CPM med vår guide.

Här är en lista över vanliga symboler, ikoner och terminologi för PERT-diagram:

• PERT-diagram: I ett PERT-diagram används symbolerna och beteckningarna för utvärdering och granskning av program för att skildra flödet mellan inbördes beroende uppgifter och andra händelser i ett projekt.

• PERT-händelse: En punkt i ett PERT-diagram som markerar början eller slutet på en eller flera uppgifter. Denna punkt kan inte inträffa förrän alla aktiviteter som leder till den aktuella händelsen har slutförts.

• Föregående händelse: En händelse som omedelbart föregår en annan händelse i ditt projekt, utan att någon annan händelse kommer emellan.

• Efterföljande händelse: En händelse som omedelbart följer på en annan händelse i ditt projekt, utan att någon annan händelse kommer emellan.

• Kritisk linje: Den väg mellan den första och sista händelsen i ditt projekt som sammanräknat ger den längsta totala projekttiden, när alla projektets uppgifter och varaktigheter har inkluderats. Genom att identifiera den väg som tar längst tid kan du uppskatta hur lång tid det minst kommer att ta att slutföra projektet.

• Aktivitet i kritisk linje: Projektuppgifter som måste påbörjas och avslutas i tid för att ditt projekt ska slutföras enligt planen.

• Krascha den kritiska linjen: Att lägga till fler resurser till projektet för att slutföra aktiviteter och komprimera schemat.

• Snabbspår (”fast tracking”): Projektaktiviteter som från början var tänkta att slutföras efter varandra, men som utförs parallellt för att spara tid.

• Eftersläpning: Fördröjning mellan uppgifter som har ett beroende.

• Ledtid: Den tid det tar att slutföra en uppgift eller en grupp av ömsesidigt beroende uppgifter.

Symbol	Symbolnamn	Beskrivning
	Slutpunkt	Anger start- och slutpunkter
	Nod (cirkulär)	Används för att representera händelser eller milstolpar; innehåller nummer
	Nod (rektangulär)	Används för att representera händelser eller milstolpar; innehåller nummer
	Uppgift (tabell)	Innehåller tidsuppskattningar, planerade start- och slutdatum samt uppgiftsägare
	Koppling – linje	Riktningspilar som används för att beskriva beroenden i ordningsföljd
	Koppling – prickad linje	Riktningspilar som används för att visa beroenden som inte kräver resurser
	Banor/behållare	Används för att dela upp PERT-diagram i olika zoner som representerar olika områden av projektet

Det finns ett antal variabler som kan påverka slutförandet av uppgifter, vilket gör det svårt att uppskatta hur lång tid det kommer att ta att slutföra ett projekt. Användare av PERT-diagram förlitar sig vanligtvis på fyra standardberäkningar när de bestämmer lämplig längd på sina projekt:

• Optimistisk tid (O):

  Minsta möjliga tid som krävs för att utföra en uppgift

• Mest trolig tid (M):

  En välgrundad uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra utan problem eller förseningar

• Pessimistisk tid (P):

  Maximal tid som krävs för att utföra en uppgift

• Förväntad tid (F):

  En rimlig uppskattning av hur lång tid en uppgift kommer att ta att slutföra, med hänsyn till eventuella problem eller förseningar

Den grundläggande uppskattningsformeln för PERT som används för att räkna ut den förväntade tiden är F = (O + 4M + P)/6.

När du har identifierat varje tidsuppskattning kan de sättas in i PERT-formeln för att effektivt uppskatta hur lång tid ett projekt tar.

Vi demonstrerar det med en enkel husrenovering. Om din optimistiska tidsuppskattning är 160 dagar, din pessimistiska tidsuppskattning är 365 dagar och den mest troliga tiden är 200 dagar, kommer din ekvation att se ut så här:

E = (160 + 4 × 200 + 365)/6 

Du kan alltså uppskatta att din husrenovering kommer att bli färdig om ungefär 221 dagar.
 

När du har bestämt dig för att implementera ett PERT-diagram för ditt nästa projekt använder du en visuell arbetsyta och utför följande steg för att skapa ett PERT-diagram från grunden:

1. Identifiera uppgifterna:

   Skapa en detaljerad lista över de uppgifter som behöver slutföras i projektet. Detta görs enklast när projektets omfattning står klar och du har fastställt vilka uppgifter som är kritiska och vilka som inte är det. 

2. Beräkna tid:

   Bestäm de optimistiska, pessimistiska och mest sannolika tidsramarna för varje uppgift. När var och en har beräknats kan du räkna ut projektets förväntade tidsåtgång.

3. Lägg in dina uppgifter i ett nätverksdiagram för projektet:

   Mata in uppgifterna i ditt diagram tillsammans med den tid som det beräknas ta att utföra dem. Diagrammet ger dig en visuell tidslinje för ditt projekt och hjälper dig att bestämma den kritiska linjen för projektet.

En PERT-analys används för att beräkna sannolikheten för att projektet kommer att slutföras i tid. För att utföra en PERT-analys använder du standardavvikelse för att fastställa hur mycket dina data varierar. 

Formeln för standardavvikelse är: (P - O)/6

Ju lägre standardavvikelsen är, desto högre tilltro kan du ha till det uppskattade slutdatumet. 
 

Använd någon av mallarna för PERT-diagram nedan och anpassa den efter dina behov.

Enkelt PERT-diagram

Den här mallen för PERT-diagram visar en enkel design kallad ”aktivitet på pil”. Varje pil är märkt med en uppgift och uppgiftens förväntade tidsbehov, och projektets kritiska linje är tydligt markerad.

Nätverks-PERT-diagram

Den här mallen för PERT-diagram har uppgiftsnoder i form av ett nätverksdiagram. Varje nod innehåller detaljerad information om uppgiften, som tidsuppskattningar, varaktigheter samt start- och sluttider.

Vertikalt PERT-diagram

Det här är ett annat exempel på ett enkelt PERT-diagram, men med en vertikal layout. I det här exemplet används också cirkulära noder för att visa uppgifternas ordning. Den kritiska linjen är markerad med en röd kontur.