Alles over Microsoft Visio® voor diagrammen

Microsoft Visio is software voor het tekenen van een verscheidenheid aan diagrammen. Denk bijvoorbeeld aan stroomdiagrammen, organigrammen, bouwtekeningen, plattegronden, processtroomdiagrammen, bedrijfsprocesmodellering, zwembaandiagrammen, 3D-kaarten en nog veel meer. Het is een product van Microsoft, dat wordt verkocht als aanvulling op MS Office. Visio 2021, de nieuwste versie, is verkrijgbaar in twee edities: Visio Standard en Visio Professional. Visio 2021 kost € 479,00 per licentie voor Standard en € 889,00 per licentie voor Professional. Je krijgt dan zowel toegang tot via de bureauapplicatie van Microsoft Office 365 als de webversie. 

Alle edities delen functionaliteit met MS Office Word en Excel, zoals tekst- en kleuropties, en kunnen rechtstreeks werken met data feeds uit MS Excel en Access. Net als andere diagram software biedt Visio een bibliotheek met sjablonen en vormen voor verschillende soorten diagrammen waarmee je snel aan de slag kunt.  Opmerking: Microsoft Visio is niet gerelateerd aan Vizio Inc. (met een "z"), dat tv's en andere consumentenelektronica maakt.

Visio is ontstaan in de jaren 90 als een product van Shapeware Corp, eerst als voorlopige versie 0.92 en later als versie 1.0, uitgebracht in 1992. Het product kreeg al snel erkenning en in 1995 werd het bedrijf omgedoopt tot Visio Corp.  In 2000 is Visio overgenomen door Microsoft, dat het heeft opgenomen in de MS Office-familie.  Maar Visio is, net als MS Project, ook altijd als apart product verkrijgbaar geweest, los van de MS Office-pakketten.

De eerste versies van Visio werden 1.0 tot en met 5.0 genoemd en waren elk beschikbaar in maximaal drie edities.

  

Sinds de overname van Visio door Microsoft in 2000 zagen de versies en edities er zo uit:

• Visio 2000 (versie 6.0; Standard, Professional, Technical, Enterprise)
• Visio 2002 (versie 10.0; Standard, Professional), versienummers 7.0 tot en met 9.0 werden overgeslagen om de nummering gelijk te trekken met de versienummers van Office
• Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003)
• Office Visio 2003 (versie 11.0; Standard, Professional)
• Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005)
• Office Visio 2007 (versie 12.0; Standard, Professional)
• Visio 2010 (versie 14.0; Standard, Professional, Premium), versie 13.0 werd overgeslagen
• Visio 2013 (versie 15.0; Standard, Professional)
• Visio 2016 (versie 16.0; Standard, Professional, Office 365)

Er is geen Mac-versie van Visio.

Visio kan in diverse omgevingen worden gebruikt om professioneel ogende diagrammen te maken. Gezien de prijs van Visio kunt je wellicht  kiezen voor een getekend diagram of gebruikmaken van de basisfuncties voor diagrammen in MS Word. Of je kunt software gebruiken die gratis of minder duur is, maar wel krachtig, zoals lucidchart.com, dat ook op Mac werkt. (Meer daarover aan het eind van dit artikel.)

Als Visio inderdaad is wat je nodig hebt, kan het allerlei soorten indrukwekkende en nuttige diagrammen maken. Zo geef jij je presentaties, rapporten, verslagen, bouwtekeningen, plattegronden, documentatie en modellering de professionele uitstraling die je wilt. Visio heeft ook een grote bibliotheek met vormen en symbolen voor gebruik in tientallen diagram typen. Deze symbolen vertegenwoordigen speciale onderdelen van diagrammen, zoals processtroom diagrammen, bedrijfsprocesmodellering, data flow diagrammen diagrammen en nog veel meer. Ze worden veel gebruikt op verschillende gebieden en voor diverse doeleinden. Dit zijn slechts enkele voorbeelden:

• Op elk gebied:

  een stroomdiagram, dat verschillende vormen kan aannemen, kan worden gebruikt voor het documenteren en analyseren van een proces, het standaardiseren van een proces ten behoeve van de efficiëntie en de kwaliteit, het communiceren van een proces voor training of uitleg aan andere delen van de organisatie, en het identificeren en verbeteren van knelpunten, overtolligheden en onnodige stappen in een proces.

• In softwareontwikkeling en bedrijfsanalyse:

  gegevensstroomdiagrammen (data flow diagrams, DFD's) bieden technische ontwikkelaars een goede, gerichte methode waarmee ze meer onderzoek kunnen uitvoeren voordat ze zich tot het echte programmeren wenden. Bedrijfsanalisten gebruiken DFD's om bestaande systemen te analyseren en inefficiënties te vinden. Door het proces in een diagram te zetten, ziet u stappen die u anders misschien had gemist of niet volledig had begrepen.

• In het bedrijfsleven:

  bedrijfsprocesmodellering en -notatie (BPMN) verschaft deelnemers en andere stakeholders in een bedrijfsproces meer inzicht via een begrijpelijke, visuele representatie van alle stappen in het proces. Op specifieker niveau is BPMN vooral bedoeld voor diegenen die het proces moeten uitvoeren, om hen voldoende informatie te geven voor de implementatie.

• In chemische techniek of procestechniek:

  een procesbeschrijving is een type diagram dat de relatie tussen belangrijke onderdelen in een industriële fabriek illustreert. Diagrammen kunnen worden gebruikt om een betere methode te documenteren, analyseren, controleren of modelleren.

Sinds 2013 gebruikt Visio de bestandsindelingen VSDX en VSDM, gebaseerd op de standaard die Open Packaging Conventions wordt genoemd. Ze bestaan uit een groep XML-bestanden in een zipbestand. Het enige verschil tussen deze twee typen is dat VSDM-bestanden macro's kunnen bevatten.

1. Bepaal eerst wat je wilt bereiken en verzamel de vereiste gegevens voor je diagram of grafiek. Bepaal ook welk type grafiek de informatie op de beste manier weergeeft voor je toepassing.
2. In Visio kies en open je het sjabloon voor je grafiektype.
3. Sleep en verbind vormen/symbolen om de onderdelen en hun stroom te illustreren. Verschillende vormen vertegenwoordigen verschillende zaken in de verschillende soorten diagrammen. Zo zijn er niet alleen eenvoudige rechthoeken, ovalen en pijlen, maar ook honderden speciale vormen en symbolen. Indien nodig kun je ook je eigen vormen importeren.
4. Voeg labels en tekst toe aan je vormen.
5. Kijk je diagram na om te controleren of er niets ontbreekt of dubbel in staat. Als je samenwerkt met anderen, controleer dan elkaars werk.

• Begin met het Visio-sjabloon dat het best overeenkomt met het type diagram dat je wilt maken. Als de bibliotheek niet precies dat sjabloon bevat, kies dan het sjabloon dat er het dichtst bij komt. Sleep er alle extra vormen in die je nodig hebt en importeer eventueel je eigen vormen.
• Gebruik Visio-stencils om een groep vormen op te halen, zoals het stencil Basisvormen voor stroomdiagrammen.
• Voeg gegevens toe aan een vorm door ze in het venster Vormgegevens te typen.

Op zoek naar een gratis - én uitstekend - alternatief voor Visio? Ontdek Lucidchart. 

Lucidchart heeft ook als voordeel dat het een webapplicatie is, waardoor je in real time via de cloud kunt samenwerken. Je kunt zelfs Visio-bestanden importeren, bekijken en bewerken met Lucidchart, dat ook op Mac werkt. Probeer het gebruiksvriendelijke, krachtige Lucidchart zelf uit.

Grafieken en diagrammen maken is eenvoudig en intuïtief met Lucidchart. Sleep gewoon vormen naar het doek en trek lijnen om ze met elkaar te verbinden. Als je niet weet waar je moet beginnen, bekijk dan onze tutorial voor meer informatie over het maken van stroomdiagrammen.