Was ist Prozessdokumentation?

Ein Prozessdokument bietet einen Überblick der notwendigen Schritte zur Durchführung einer Aufgabe oder eines Prozesses. Es handelt sich dabei um ein Dokument für den internen Gebrauch, das während des Prozesses erstellt und insofern kontinuierlich aktualisiert wird. Der Fokus liegt dabei nicht etwa auf den Resultaten oder Auswirkungen eines Prozesses, sondern vielmehr darauf, wie dessen Implementierung verläuft. Ein Unternehmen kann im Prinzip als Gruppe zusammenhängender Prozesse verstanden werden. Werden diese Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann es zu Problemen oder Ausfällen kommen. In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die regelmäßig wiederholt werden und entscheidend zur planmäßigen Abwicklung von Betriebsabläufen beitragen. In diesem Zusammenhang stellt die Prozessdokumentation einen wichtigen Anhalts- und Referenzpunkt für Mitarbeiter und Manager dar.

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Ein Prozessdokument dient als Orientierungshilfe für Ihre Organisation, die Ihnen hilft, den aktuellen Status eines Prozesses zu ermitteln, um bei Bedarf Verbesserungen vornehmen zu können. Jede Aufgabe, die mehrmals durchgeführt wird oder an der mehrere Personen beteiligt sind, muss dokumentiert werden. Dies sorgt nachhaltig für einheitliche Prozessabläufe innerhalb des Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, diese zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen.

Zur Verdeutlichung ein Vergleich: Selbst hochtalentierte Piloten, die bereits eine ausgiebige Ausbildung und Tausende von Flügen hinter sich haben, gehen vor jedem Abflug eine Checkliste durch. Sie verlassen sich nicht ausschließlich auf ihre Erfahrung und überspringen keine wichtigen Schritte, auch wenn sie noch so klein erscheinen mögen.

Prozessdokumentation sorgt außerdem dafür, dass Sie stets wissen, was Ihre Mitarbeiter tun, und liefert wertvolle Einblicke darüber, was innerhalb Ihres Unternehmens vor sich geht. Wird ein Prozess nicht dokumentiert, wird er im Prinzip jedes Mal neu gestaltet, wenn er von einer neuen Person ausgeführt wird. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht auch dessen Wissen über bestimmte Prozesse verloren, sofern dieses nicht ordnungsgemäß dokumentiert wurde.

Um neuen Mitarbeitern ihre neue Rolle und Aufgaben innerhalb des Unternehmens besser vermitteln zu können, benötigen Sie einen dokumentierten Prozess. Dokumentierte Prozesse erleichtern die Ausbildung und sorgen für eine erfolgreiche Einarbeitung von neuem Personal.

Prozessdokumentation ist besonders dann von Bedeutung, wenn Sie an Projekten arbeiten, die das Ziel eines gesellschaftlichen Wandels verfolgen, da sich die Wahrnehmungen – und Änderungen an diesen Wahrnehmungen – beteiligter Interessenvertreter festhalten lassen.

In der heutigen Arbeitswelt wollen Mitarbeiter ihre Aufgaben möglichst effektiv erledigen. Und mit einer Unmenge an potenziellen Ablenkungen benötigen sie dazu intuitive und aufgabenbezogene Informationen – genau hier kommt Prozessdokumentation ins Spiel.

Prozessdokumentation dient dazu, die Schritte eines Prozesses während seiner Ausführung festzuhalten. Das Ziel besteht darin, die Implementierung zu analysieren und bei Bedarf die Strategie und das Verfahren anzupassen.

Die proaktive Verwaltung von Prozessen kann:

• Ineffizienzen eliminieren
• Den Zeitaufwand für Aufgaben reduzieren
• Kosten senken
• Die notwendigen Ressourcen für eine Aufgabe reduzieren
• Für mehr Effizienz sorgen
• Allgemeine Qualitätsverbesserungen bewirken
• Die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Prozessdokumentation verdeutlicht anderen, welche Verhaltens- und Einstellungsänderungen notwendig sind, um positive Resultate zu erzielen, und liefert darüber hinaus Kontext für Prozesse, wodurch verdeutlicht wird, inwiefern ein Projekt zum Gesamtziel eines Unternehmens beiträgt.

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Projektteam: Das Projektteam trägt die Verantwortung bei der Prozessdokumentation. Das Dokumentieren von Prozessen sollte zu den zentralen Aufgaben eines jeden Teams gehören, da die Mitglieder sich so kontinuierlich weiterentwickeln können. Allerdings ist es unter Umständen eine gute Idee, einen Mitarbeiter mit der Prozessdokumentation zu beauftragen, der nicht an der täglichen Projektarbeit beteiligt ist und sich stattdessen voll und ganz darauf konzentrieren kann, Prozesse aufzuzeichnen, Informationen zu organisieren, auf eventuelle Ineffizienzen aufmerksam zu machen und Informationen zu verbreiten. Der betreffende Mitarbeiter muss die Ziele eines Projekts stets im Blick behalten, um während dessen Verlauf bei Bedarf Änderungen vornehmen zu können und kontinuierlich aus dem Prozess zu lernen.

Interessenvertreter: Sämtliche Interessenvertreter, die an einem Projekt beteiligt sind, müssen auch an der Prozessdokumentation beteiligt sein. Ziel ist es dabei, Meinungen und Ansichten auszutauschen und daraus zu lernen, um gegebenenfalls gemeinsam über mögliche Änderungen zu diskutieren.

Außenstehende: Außenstehende liefern neue und unvoreingenommene Ansichten, die Ihnen bei der Optimierung Ihrer Prozesse helfen können.

Obwohl die Prozessdokumentation mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein kann, birgt sie für Unternehmen viele unverzichtbare Vorteile:

• Ermöglicht eine kontinuierliche und zeitnahe Anpassung von Prozessen und steigert so die Produktivität
• Verhindert, dass bestimmte Verfahren aufgrund mangelnden Verständnisses nicht angewendet werden.
• Sorgt dafür, dass wichtige Prozessinformationen nicht verlorengehen, wenn am Prozess beteiligte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
• Hilft dabei, zu ermitteln, ob Prozesse effizient sind oder ob bestimmte Schritte überarbeitet/gestrichen werden müssen
• Hilft sämtlichen Mitgliedern eines Unternehmens, Prozesse besser zu verstehen, und gibt Auskunft darüber, an wen sie sich bei Problemen wenden können
• Sorgt für mehr Sicherheit
• Ermöglicht es, Standards einzuhalten, für Einheitlichkeit zu sorgen, externe Regeln und Richtlinien zu befolgen sowie Due-Diligence-Arbeiten zu unterstützen.
• Dient als praxisorientiertes Lehrmittel für neue Mitarbeiter
• Liefert Kontext für einzelne Projekte
• Fördert Diskussionen rund um aktuelle Prozesse
• Ermöglicht Outsourcing, da Informationen problemlos übermittelt werden können

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• Interessenvertreter verhalten sich anders, wenn sie wissen, dass ihre Aussagen in einem Prozessdokument festgehalten werden.
• Die Person, die einen Prozess dokumentiert, versteht diesen unter Umständen selbst nicht vollständig.
• Interessengruppen können Prozessdokumente unter Umständen verwenden, um Ihrem Unternehmen zu schaden.
• Die Prozessdokumentation kann den Fortschritt eines Projekts behindern.

• Tools zur Erfassung des Prozesses wie etwa Interviews, Gruppengespräche, Videos, Fotos, Benutzeranmerkungen, Praxisberichte usw. Es kann außerordentlich hilfreich sein, Experten auf dem Gebiet des betreffenden Prozesses zu interviewen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte beachtet wurden.
• Tools zur Organisation von Informationen. Sie können Informationen in Form von Artikeln, Fallstudien, Videoclips und mehr zusammenfassen.
• Tools zur Visualisierung von Prozessen, darunter zum Beispiel die Software zur Prozessmodellierung von Lucidchart.
• Tools zur Verbreitung von Informationen, wie etwa E-Mails, Zeitungen und Zeitschriften, das Internet usw.

Es reicht nicht, Ihre Prozesse einfach nur zu dokumentieren – Sie müssen sie dabei vor allem ordnungsgemäß und mit Bedacht auf Qualität vorgehen. Eine schlecht oder falsch beschriebene Prozedur kann zu Problemen führen. Es gibt eine Reihe von häufigen Gründen für schlecht beschriebene Verfahren:

• Fehlende Erklärung des Zwecks oder des Grunds einer Aufgabe
• Fehlende Informationen
• Unnötige oder ablenkende Informationen

Prozessdokumente geben Auskunft über Ihre Unternehmensphilosophie. Schlecht geschriebene und nicht aktuelle Dokumente deuten darauf hin, dass nicht genügend Wert auf die Prozessdokumentation gelegt wird. Aktuelle und gut ausgearbeitete Dokumente helfen Ihren Teams jedoch, ihre Arbeit effektiv zu erledigen und steigern die allgemeine Effizienz.

1. Legen Sie Rahmen und Umfang des Dokuments fest und bestimmen Sie den dokumentierten Prozess. Soll das Dokument beispielsweise eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer größeren Abfolge an Vorgängen oder den gesamten Prozess einer Produktionsanlage abbilden? Es ist ratsam, pro Dokument einen möglichst kleinen Prozess zu dokumentieren.

2. Behalten Sie die Zielgruppe, für die Sie das Dokument anlegen, im Blick. Was wissen die Leser bereits über das Thema? Wo und wie verwenden sie das Produkt? Welche demografischen Besonderheiten gilt es zu beachten?

3. Verfassen Sie einen Titel und eine Einleitung, in der Sie beschreiben, worum es bei dem betreffenden Prozess geht, warum oder wann Nutzer diesen ausführen müssen und welche Rolle er innerhalb Ihres Unternehmens spielt. Gehen Sie auch darauf ein, warum der Prozess von Bedeutung ist.

4. Beschreiben Sie die Personen, die an dem Prozess beteiligt sind bzw. sein werden und legen Sie deren Rollen fest. Verwenden Sie hier Berufsbezeichnungen anstelle von spezifischen Namen.

5. Legen Sie die Grenzen des Prozesses oder Start- und Endpunkte fest.

6. Beschreiben Sie das Ergebnis des Prozesses bzw. was produziert wird.

7. Beschreiben Sie die Inputs des Prozesses bzw. die notwendigen Ressourcen, um den Prozess auszuführen.

8. Ermitteln Sie per Brainstorming sämtliche Aktivitäten, die zum erfolgreichen Durchführen des Prozesses notwendig sind. Diese Strategie wird als „Listing“ bezeichnet.

9. Ordnen Sie die Ideen in Ihrem Listing in Form von aufeinanderfolgenden Schritten an. Gehen Sie bei der Aufteilung der Schritte mit Bedacht vor. Vorgänge mit einem logischen Zusammenhang sollten nicht aufgeteilt werden. Enthält ein Schritt mehr als zwei Verben oder das Wort „und“, ist es generell eine gute Idee, ihn in zwei separate Schritte aufzuteilen. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele Schritte hinzuzufügen – verwenden Sie für längere Aufgaben Zwischenüberschriften und fangen Sie nach jeder neuen Zwischenüberschrift mit der Nummerierung von vorn an. Wenn Sie näher auf bestimmte Aspekte eines Schritts eingehen wollen, können Sie Detailinformationen in einer kleineren Schriftart unter der Hauptschritt angeben. So sorgen Sie für eine übersichtliche und leserfreundliche Struktur. 

10. Fügen Sie gegebenenfalls weitere Informationen zu den einzelnen Schritten hinzu, um zu gewährleisten, dass sämtliche wichtigen Informationen enthalten sind, wie etwa mögliche Risiken, Hinweise zur Fehlerbehebung oder Beispiele.

11. Erstellen Sie ein Prozessflussdiagramm, um die Schritte visuell darzustellen.

12. Fügen Sie Screenshots oder Grafiken hinzu, die als Verständnishilfe dienen können.

13. Formatieren Sie die Informationen so, dass sie leicht überflogen, gelesen und verstanden werden können. Verwenden Sie hierzu beispielsweise Aufzählungszeichen, Tabellen, Überschriften usw. Achten Sie darauf, dass die Leser verstehen, welche Prozesse inwiefern miteinander in Verbindung stehen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument zum Thema Newsletter-Gestaltung haben, sollten Sie am Ende auf ein Dokument zum Thema Newsletter-Bearbeitung verweisen.

14. Testen Sie den Prozess, indem Sie ihn von einer anderen Person durchführen lassen.

15. Bitten Sie Kollegen, Ihre Dokumente zu überprüfen und Ihnen Feedback zu geben.

16. Vergessen Sie nicht, Ihre Dokumente regelmäßig zu aktualisieren, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind.

• Stellen Sie Ihre Dokumente öffentlich zur Verfügung und sorgen Sie dafür, dass sie leicht zugänglich sind.
• Speichern Sie die Dokumente an einem zentralen Speicherort – schränken Sie den Zugang ein, vermitteln Sie den Eindruck, dass sie nur für eine bestimmte Zielgruppe relevant sind.
• Stellen Sie sicher, dass sie leicht bearbeitet und durchsucht werden können – Prozesse unterliegen einem ständigen Wandel und sollten stets aktualisiert werden, wenn neues Feedback vorliegt, um auf Dauer die Effizienz zu verbessern. Überprüfen Sie mindestens einmal pro Jahr, ob Ihre Dokumente noch aktuell sind.
• Vermeiden Sie überflüssige Informationen.
• Seien Sie flexibel und bereit, Prozesse bei Bedarf anzupassen, um sie möglichst sinnvoll zu gestalten.
• Bitten Sie um Feedback – Mitarbeiter, die bereits Erfahrung mit einem Prozess haben, können Auskunft über die Bedeutung einzelner Schritte geben und Ihnen praktische Tipps und Tricks verraten.
• Fügen Sie Screenshots für Aspekte hinzu, die sich nur schwer erklären lassen.
• Nutzen Sie Flussdiagramme – denn ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Fügen Sie außerdem eine Checkliste hinzu, mit der überprüft werden kann, ob jeder Schritt durchgeführt wurde.
• Erstellen Sie eine Vorlage, die als Standard für Dokumente dienen kann und den Prozess erleichtert.
• Achten Sie auf eine simple Formatierung.
• Erstellen Sie einen Styleguide für Texte.
• Erstellen Sie statt eines einzigen Dokuments separate Dokumente für unterschiedliche Prozesse und Verfahren.
• Notieren Sie, wann der Prozess zuletzt aktualisiert wurde.
• Speichern Sie ein Backup der Dateien auf Ihrem Desktop oder in einem privaten Cloud-basierten System.

Achten Sie bei der Überwachung von Prozessen auf mögliche Bereiche, die von Qualitätskontrollmaßnahmen profitieren könnten. Dies ist zum Beispiel dann eine gute Idee, wenn mehrere unabhängige Teams oder Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt sind. Allerdings sollten Sie dafür sorgen, dass Prozesse nur dann zwischen mehreren Abteilungen weitergereicht werden, wenn dies absolut notwendig ist. Halten Sie vor allem Ausschau nach Prozessen, die doppelt vorhanden sind oder denselben Zweck erfüllen, und überlegen Sie, ob es unter Umständen Sinn macht, einen dieser Prozesse abzuschaffen.

Unternehmer müssen sich in Acht nehmen, nicht an der sogenannten „Betriebsblindheit“ zu erkranken: Werden die eigenen Prozesse zur Routine, besteht die Gefahr, dass sich das Unternehmen in Zukunft kaum bis gar nicht weiterentwickelt. Es reicht nicht, einfach nur in einem Unternehmen zu arbeiten – man muss vielmehr am Unternehmen selbst arbeiten, um wichtige Prozesse identifizieren und verbessern zu können.

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Softwaredokumentation ist eine Art der Prozessdokumentation, die eine effiziente und ordnungsgemäße Nutzung von Software gewährleisten soll. Während das Konzept anfangs vor allem als Unterstützung für erfahrene Nutzer entwickelt wurde, wird Softwaredokumentation heute auch als Ressource für Anfänger genutzt. Diese Entwicklung mündete im Konzept der sogenannten Aufgabenorientierung, bei dem es darum geht, Informationen auf sequenzielle Art und Weise zu erklären, wie es etwa bei Anleitungen und Tutorials der Fall ist. Ein gutes Dokument sollte ein Programm möglichst verständlich erklären, damit Nutzer es am Arbeitsplatz verwenden wollen.

Der Begriff „Prozessdokumentation“ wurde 1978 von der philippinischen National Irrigation Agency im Rahmen einer Konferenz geprägt. Damals wurde er in Bezug auf ein Projekt verwendet, bei dem Sozialwissenschaftler den Arbeitsprozess von Bauern in Dörfern dokumentierten. In der Folgezeit fand der Begriff auch in anderen Bereichen und Regionen Anwendung. So dokumentierte das Aga Khan Rural Support Programme (AKRSP) in Gujarat beispielsweise seine Projekte in den Bereichen soziale Forstwirtschaft und kommunale Forstverwaltung. Und auch die gemeinnützige Organisation BAIF nutzte das Prinzip, um ein gemeinschaftliches Gesundheitsprogramm für Eingeborenenfamilien in Vansda Taluka zu dokumentieren.