スコープクリープ(Scope creep)を回避する方法

どんな企業の開発チームであっても、要件、要求、その他の作業がリリース日を延ばすことなく追加される、まるで独り歩きしているようなプロジェクトへの対応を迫られることがあります。

通常、プロジェクトの予定は、当初のスコープに含まれていなかった内容に対応するために多少の余裕を持って設定されますが、不測の追加が多すぎると、タイムライン、予算、生産性や品質管理の面で大きな問題となります。

この記事では、スコープクリープ(Scope creep)を回避し、プロジェクトのスコープを超えた予期せぬ追加や変更が大量にプロジェクトに入り込むのを防ぐための方法やヒントを紹介します。

プロジェクトスコープとは？

プロジェクト管理におけるスコープとは、プロジェクトの目標、成果物、タスク、コスト、予算、期限、タイムライン、プロジェクトを完了するために必要な作業やリソースをリストアップした計画の一部を指します。

プロジェクトのスコープは、プロジェクトの境界、チームメンバーの責任範囲、完成した作業のテスト、検証や承認に使用されるプロセスを定義するために使われます。

スコープクリープとは？

「スコープクリープ」とは、プロジェクトが当初の目標や境界を越えて膨張し始めたときに起こる現象を表す言葉で、チームがプロジェクトのスコープを把握していない場合や不測の「必須」機能が追加される際などに発生します。ステークホルダーが時間的制約や予算を無視して追加の機能や特性を要求してくる場合にも起こります。

プロジェクトが開始から完成まで途中で一切変更されることなく進むことはほぼありません。通常は、予定から外れずに小さな修正を途中で加えることができますが、あまりにも変更要請が多く、リソース、費用や時間の追加投入を迫られると、スコープクリープが深刻な問題を引き起こすことになります。

スコープにあらかじめ柔軟性を持たせる方法

ある程度のスコープクリープが発生するのは避けられないことが多いため、マイナーな変更に対応できるよう、スコープの定義の際には少し柔軟性を持たせるようにするとよいでしょう。スコープ、スケジュールや予算の変更自体を計画することはできないので、プロジェクトをどの程度まで変更できるか、境界線を決めておく必要があります。

このためには、3つの制約理論 (プロジェクト管理の三角形) を使いましょう。これは、1つの境界を変更する場合には、他の境界は制約として動かさないという考え方です。

例えば、スケジュールや予算に制約があって変更できない場合、スコープには変更の余地が必要になり、機能や性能面での要望を時間や予算と照らし合わていくことになります。特定の機能の追加のために資金や時間の追加投入が必要となる場合には、その機能は次のイテレーションで実装するよう先送りします。その新機能が必須の場合には、プロジェクトを期限内、予算内に収めるため、スコープから外せる他の機能を検討します。

スコープクリープが起きる主な原因

スコープクリープがプロジェクトに影響を及ぼす理由には、例えばスコープが文書で明確に定義されていない、「ノー」と言えないなど、さまざまな理由があります。一般に、顧客、経営陣、その他のステークホルダーの満足度を優先した結果であることが多いようですが、それでチームのストレスレベルが上がるようでは、プロジェクトの成功も危うくなります。

よりストレスフリーな環境で作業を進められるよう、スコープクリープが発生しやすい状況とその対策について見ていきましょう。

要件が不明確、または要件の定義が不十分

スコープや作業は、プロジェクトの開始時点で明確かつ詳細に定義されている必要があります。ただ、プロジェクト範囲記述書を作成するのは、プロジェクトで必要となる要件を定義してからにすることも重要です。

要件が十分に検討されていないと、スコープがステークホルダーのニーズよりも予測と曖昧な考えに基づいて決められることになり、スコープクリープの温床となります。こうなると、顧客、役員、マネージャー、チームメンバーがそれぞれ勝手にプロジェクトを定義し始めることになります。

スコープクリープを避ける方法 : 完全な要件分析が完了するまでプロジェクトを延期します。その後、詳細なプロジェクト範囲記述書かプロジェクト憲章を作成し、その中でスケジュール、予算、完了すべき作業、その作業をすべきチームメンバー、作業の完了に必要となるリソースなどを明確に定めます。

また、スケジュールありきではなく、価値ありきのアジャイルアプローチを使うのもよいでしょう。頻繁なアップデートと段階的な製品の提供で顧客、プロジェクトオーナーやその他のステークホルダーを巻き込んでいくアジャイルの反復的なアプローチは柔軟性に富み、妥当な変更に対応するのに理想的です。

プロセスの初期段階にステークホルダーが関与していない

プロジェクトの初期段階でステークホルダーに参加してもらわないと、そのニーズやプロジェクトに対する期待内容を把握できず、変更という形で実現不可能な要求やスコープを超える期待を突きつけられるリスクが高くなります。

スコープクリープを避ける方法 : ステークホルダー分析で、ステークホルダーの詳細、関与の程度、プロジェクトに求めるものなどを特定します。プロジェクト開始後に大規模な変更のリクエストはできず、こうした内容は次回のリリースに向けて評価することをステークホルダー全員に周知させます。

プロジェクトの初期段階でステークホルダーを巻き込み、スコープ、スケジュールや作業、予算など、プロジェクト全体の優先事項を既定として決めておきます。この内容は、先述の3つの制約理論にもつながるものです。合意した内容は「トレードオフマトリックス」の形でビジュアルで記録しておけば、レビューのたびにチームとステークホルダーで参照できるようになります。

関係者の目線が揃っていない

ステークホルダーを早い段階で巻き込むことも重要ですが、プロジェクトの必須要件について開始時点で共通認識を確立しておくことも非常に重要です。これがないと、開発の後半になって当初の計画にないリクエストをされたり、一定のステークホルダーの期待を満たせないといった事態が発生します。

スコープクリープを避ける方法 : プロジェクトの既定の優先順位を示したトレードオフマトリックスやプロジェクト憲章の作成など、これまでに紹介した方法を使えば開始時点の共通認識を確立しやすくなります。スクラムのような反復的で漸進的なアプローチを用いることで、2週間に1度くらいの頻度でステークホルダーと確認を行い、整合性を維持していく流れを確立することができます。

また、プロジェクトマネージャーと製品オーナーが製品のロードマップを作成し、定期的に更新して、機能の提供予定を経時的に予測することも必要です。

機能の優先順位付けができていない

プロジェクトスコープでは、優先すべき機能、他の機能やタスクへの依存関係を定義する必要があります。優先順位と依存関係によっては、あるタスクの作業がそのタスクに依存する機能の作業よりも先に開始された場合、将来的に問題が発生する可能性があります。また、すべての機能が最優先と認識してしまうと、後回しにしてもよい、またはスコープから外してもよいタスクや機能の判断が難しくなります。

スコープクリープを避ける方法 : プロジェクトの成功に最も重要なコンポーネントや機能を特定するようにします。ここでも、顧客が使用できる製品を反復的かつ頻繁にリリースできるアジャイルアプローチが有効となります。

「ノー」が言えない

他の人に喜んでもらえるようなよい仕事をしたいというのは万人の願いですが、あらゆる人を常に満足させることはできません。新しいリクエストでチームメンバーの負荷が過大になったり、その他の重要な要件が達成できなくなるような場合にはなおさらです。

断固として自分の立場を守り、新しい要求が舞い込んできたら、最初に合意したスコープの内容を全員に再認識させるようにしましょう。必要なときにはリクエストを断ったり、交渉して妥協点を探すのも大切です。

スコープクリープを避ける方法 :「ノー」と言うべきタイミングをあらかじめ押さえておきましょう。機能のリクエストへの対応で時間や予算面での悪影響が心配される場合は、チームメンバー、顧客やステークホルダーにその旨をしっかり説明します。チームとプロジェクトを健全に保つためには、タイミングに応じて断る勇気を持つことが重要です。

プロジェクト開発サイクルの後半でユーザーからのフィードバックが入る

ユーザーのフィードバックは常に歓迎すべきものですが、そうした情報はできるだけ早い段階で得ることが大切です。開発が進んだ段階でユーザーインターフェイスの評判が悪かったり、分かりづらく使いにくいといったことになると、設計を完全に見直す必要が出てきて製品のリリースが遅れ、市場機会を取り逃すことにもなりかねません。

スコープクリープを避ける方法 : 設計の初期段階からユーザーを巻き込むようにすれば、そのニーズも把握しやすくなり、インターフェイスの機能やそのワークフローに対するユーザーの期待を理解するのもスムーズになります。開発中のワイヤーフレームやモックアップを示して仕組みを説明するのもよいでしょう。リリース日間近でのフィードバックよりも、早い段階でのフィードバックの方が価値が高いものです。

どんなプロジェクトでもある程度のスコープクリープは避けられないものですが、プロジェクト開始時にプロジェクトのスコープを明確に定義し、顧客の期待水準を設定することができれば、変更やリクエストがあった場合にも対応しやすくなります。スコープクリープを完全になくすことはできませんが、透明性を保ち、ステークホルダーと密接に協業しながら製品開発を進め、頻繁に状況を共有すれば、予定からの逸脱の程度を少なくすることは可能です。