Les étapes d'un processus de recrutement

Lawrence Bossidy, ancien PDG de Honeywell, explique : « Je suis convaincu que rien de ce que nous faisons n’est plus important que le recrutement et le développement des personnes. En fin de compte, c’est sur vos collaborateurs que vous misez, pas sur des stratégies. »

Chez Lucid Software, nous adhérons également à cette philosophie, à tel point que notre co-fondateur Karl Sun fait passer un entretien à chaque nouveau candidat. Il explique : « Parfois, les gens sont déconcertés par le fait que je choisisse de le faire moi-même, car j’ai déjà un emploi du temps chargé. Mais en fin de compte, ce qui fait le succès d’une startup de notre taille, ce sont les qualités de nos collaborateurs. »

Nous sommes conscients que l’approche adoptée par Lucid n’est pas réaliste pour toutes les entreprises, mais comme le destin de votre organisation dépend également des personnes que vous choisissez pour vous aider à la construire, il est important de consacrer du temps à perfectionner votre processus de recrutement. Un logigramme de processus de recrutement est un excellent outil pour mettre tout le monde sur la même longueur d’onde et développer votre structure.

Quelle sont les étapes du processus de recrutement ?

Un processus de recrutement est un plan propre à une organisation pour trouver de nouveaux candidats et embaucher les meilleurs talents. Le service des ressources humaines (RH) se charge généralement de le mettre en œuvre, avec l’aide des responsables du recrutement. Ça semble facile ? Pas si vite. Il faut aujourd’hui en moyenne 27 jours ouvrables et 4 000 dollars pour mener à bien ce processus pour chaque nouvelle embauche.

Nous disons « propre à une organisation », car chaque entreprise fonctionne différemment : ce qui convient à un concurrent n’est pas nécessairement le meilleur choix dans votre situation. Les étapes du processus de recrutement ci-dessous vous donneront quelques idées sur la manière de trouver et d’évaluer des candidats, mais nous vous encourageons à adapter ces étapes en fonction de la culture et des besoins de votre entreprise.

Étapes du processus de recrutement

Voici les étapes essentielles dont vous avez besoin pour créer un processus de recrutement efficace et trouver les bonnes personnes pour votre organisation. Pensez à utiliser un logigramme de processus de recrutement pour mettre en évidence les étapes critiques du recrutement et communiquer les informations importantes.

1. Identifier le besoin de recrutement

Vous ne pouvez pas obtenir ce que vous voulez à moins de savoir ce que vous cherchez. À la fin de ce processus, vous espérez trouver l’employé idéal. Vous devez donc commencer par déterminer ce que signifie « idéal » pour ce poste. Cette étape aura un impact sur toute la suite du processus de recrutement. Demandez-vous et posez aux employés proches du poste des questions telles que :

• Comment ce rôle s’intègre-t-il dans votre service ?
• Quelles sont les lacunes ou les compétences manquantes que cet employé doit combler ?
• Quelles sont les compétences et les qualités essentielles pour ce poste et celles qui sont simplement souhaitables ?

Pour répondre à ces questions, vous pouvez consulter l’organigramme de votre entreprise. D’un seul coup d’œil, il vous donnera une idée des compétences disponibles au sein de votre équipe et vous permettre de décider de la place de ce nouvel employé dans la hiérarchie.

Si vous devez pourvoir un poste existant, ne vous contentez pas de recycler la description de poste utilisée lorsque vous avez embauché votre dernier employé. Assurez-vous de bien comprendre le rôle tel qu’il se présente actuellement, car les responsabilités et les compétences impliquées ont probablement changé.

2. Préparer une description de poste

Une description de poste est souvent la première impression qu’un candidat potentiel a de votre entreprise, alors veillez à ce qu’elle soit positive. Elle doit refléter avec précision ce que vous attendez de cet employé – compétences requises et responsabilités du poste – mais elle doit aussi montrer aux candidats ce qu’ils peuvent s’attendre à recevoir en retour. En dehors de la rémunération, qu’est-ce que cet employé peut en retirer ? À quoi ressemblera la vie dans votre entreprise ? Quels objectifs contribuera-t-il à atteindre ?

Rédigez la description du poste en fonction de la culture de votre entreprise. Celle-ci devrait comprendre une partie, voire la totalité, des éléments suivants :

• Titre du poste et service
• Emplacement
• Horaires (temps plein, temps partiel, travail en rotation)
• Résumé du poste, notamment les objectifs, les responsabilités et la position par rapport au reste de l’entreprise
• Exigences minimales
• Expérience et qualifications souhaitées
• Description de votre entreprise et de sa mission
• Salaire et avantages sociaux

Malgré toutes les informations que vous devez inclure, essayez de garder la description de poste aussi concise que possible. Ne mentionnez pas les qualités qui n’auront pas une grande influence sur votre décision.

3. Élaborer et mettre en œuvre votre plan de recrutement

Avec un peu de préparation et votre description de poste en main, vous devriez être prêt pour la partie du processus qui consiste à effectivement recruter des candidats. Utilisez les canaux suivants pour convaincre vos candidats potentiels de postuler :

• Page d’offres d’emploi sur votre site Web (veillez à mettre en valeur votre culture d’entreprise !)
• Sites de recherche d’emploi, notamment Indeed, Monster et autres sites Web spécialisés
• Réseaux sociaux, en particulier LinkedIn
• Salons de l’emploi et visites de campus

Ne vous sentez pas démuni face à toutes vos options de recrutement : élaborer un logigramme de votre processus peut vous aider à suivre vos sources de recrutement, en incluant différentes approches en fonction des écoles et plateformes, pour vous assurer d’atteindre un large éventail de candidats. En outre, vous pourrez indiquer le nom du responsable de chaque canal.

65 % des recruteurs considèrent que le plus grand défi en matière d’embauche est la pénurie de talents. Avant de consacrer un temps considérable à la recherche de nouveaux candidats, demandez-vous si le meilleur profil ne travaillerait pas déjà dans votre entreprise. Le recrutement interne est beaucoup plus efficace et rentable, et il encourage les employés à exceller dans leur poste actuel dans l’espoir d’une promotion.

Votre entreprise fait-elle suffisamment d’efforts pour informer ses employés des opportunités qui s’offrent à eux ? Par exemple, les RH pourraient envoyer régulièrement un e-mail avec les nouveaux postes à pourvoir, et les responsables pourraient suggérer une évolution de carrière aux membres de leur équipe lors d’entretiens individuels.

De même, vos employés actuels pourraient être votre meilleure source pour attirer de nouveaux candidats. Selon JobVite, 10 % des candidats recommandés par des éléments internes sont embauchés, contre 1 % pour les autres. De nombreuses entreprises ont constaté une meilleure rétention et un coût d’embauche plus faible grâce à la cooptation. Mettez en place un programme de cooptation pour les employés, idéalement sous la forme d’une prime si le candidat est embauché, afin d’encourager vos collaborateurs à parcourir vos annonces et à contacter des collègues qui pourraient correspondre au profil recherché.

4. Examiner les candidats

Selon une étude de Glassdoor, une offre d’emploi dans une entreprise attire en moyenne 250 candidatures et certains de ces employés potentiels sont plus qualifiés que d’autres. Avant de dépenser un temps précieux en entretiens, réduisez votre liste de candidats grâce aux étapes suivantes :

• Vérifiez que le CV et les autres documents du candidat correspondent à la description du poste que vous avez rédigée. L’expérience professionnelle antérieure de cette personne et ses compétences répondent-elles à vos critères essentiels ?
• Tenez compte du temps passé à ses postes précédents. Les antécédents du candidat témoignent-ils de sa volonté de progresser et de son dynamisme ou d’une tendance à passer d’un emploi à l’autre ?
• Réalisez une présélection téléphonique. Avant de convoquer quelqu’un dans vos bureaux, un rapide entretien téléphonique vous permettra de déterminer si vous êtes en mesure de répondre aux attentes du candidat en termes de disponibilité et de salaire. Cela vous permettra également de poser des questions relatives au CV si un candidat par ailleurs qualifié n’a pas mentionné une certaine compétence essentielle.

N’oubliez pas, cependant, que le processus de recrutement n’est pas toujours aussi formel. Une personne qui possède des compétences liées à celles dont vous avez besoin et qui n’a jamais occupé un poste similaire auparavant pourrait néanmoins vous surprendre. Prévoyez une certaine marge de manœuvre pour une situation imprévue – c’est là que le processus d’entretien entre en jeu.

5. Mener des entretiens

Nous voilà arrivés à l’étape la plus cruciale du processus de recrutement. Rassurez-vous. Puisque vous avez défini les qualités que vous recherchez et que vous avez passé en revue les candidatures reçues, votre réussite est assurée – ou du moins, vous ne risquez pas un désastre total. Suivez maintenant ces conseils pour déterminer si cette personne talentueuse est le choix idéal :

• Créez un environnement accueillant. Un entretien d’embauche peut être une expérience éprouvante, mais vous pouvez apaiser les tensions en réservant une salle tranquille (même s’il s’agit d’un entretien virtuel) et en expliquant le déroulement de la rencontre.
• Sollicitez plusieurs points de vue. Il est difficile d’être totalement objectif. Pour cette raison, si vous en avez la possibilité, demandez à d’autres collaborateurs de participer à l’entretien. Vos collègues pourraient distinguer des qualités ou poser des questions auxquelles vous n’avez pas pensé.
• Examinez au préalable les documents du candidat. Pour éviter que l’entretien ne s’éternise, examinez le CV, la lettre de motivation, les tests d’entrée et autres documents avant l’entretien afin de ne pas avoir à demander des informations que vous devriez déjà connaître.
• Posez toujours les mêmes questions. Vous pouvez sonder vos interlocuteurs au sujet d’expériences qui leur sont propres, mais si vous vous efforcez de poser des questions similaires, vous pourrez comparer objectivement vos différents candidats.

Bien entendu, laissez à la personne interrogée le temps de poser des questions sur l’entreprise. Vous devez la persuader de rejoindre vos rangs tout autant qu’elle doit vous persuader d’être le profil idéal.

Recueillez rapidement les commentaires de toutes les personnes ayant assisté à l’entretien pendant que les réponses du candidat sont encore fraîches dans leur esprit. Même si vous devez rassembler les impressions de plusieurs personnes, la plupart des entreprises désignent un seul collaborateur, le responsable du recrutement, pour prendre la décision finale.

6. Vérifier les références et faire une offre

En guise de dernière étape du processus de recrutement et de sélection, vous devrez contacter les références du candidat. Recueillez des informations pour confirmer les réponses obtenues au cours de l’entretien, par exemple :

• Lien de la personne avec le candidat
• Circonstances dans lesquelles le candidat a quitté son ancienne entreprise
• Points forts du candidat
• Toute compétence ou capacité manquante qui aurait empêché le candidat de progresser dans cette entreprise

En 2015, 47 % des offres refusées sont dues au fait que les candidats ont accepté un autre poste. Si vous décidez d’embaucher le candidat, faites-lui une offre rapidement pour manifester votre enthousiasme et éviter les offres concurrentes. Si le candidat semble hésiter, demandez-lui quelles sont ses réserves. Rappelez-vous ce que vous avez appris au cours de l’entretien : réfléchissez à la manière dont votre entreprise répond aux objectifs de carrière et aux motivations de cette personne pour remporter son adhésion.

Est-il nécessaire d’externaliser le processus de recrutement ?

Tout ce processus de recherche et d’embauche de nouveaux employés représente des heures de travail, qui se traduisent par des milliers de dollars. Si vous doutez d’avoir le temps nécessaire ou si votre équipe RH n’est pas assez nombreuse pour gérer un processus aussi prenant, vous pouvez envisager de le confier à des sous-traitants. Cette option permet à un employeur de transférer l’ensemble ou une partie de ses processus de recrutement à un prestataire de services tiers.

Comment organiser vos flux de processus de recrutement RH

Ouf ! Comme le montrent les étapes ci-dessus, le processus de recrutement, quel que soit le nombre de collaborateurs que vous embauchez, la manière dont votre entreprise personnalise ces étapes ou les modalités de réalisation (internalisation ou externalisation) implique un grand nombre de personnes différentes qui accomplissent un grand nombre de tâches pour trouver le bon employé.

Pour que tous les intervenants soient en phase, utilisez les informations que vous avez rassemblées au cours des étapes précédentes pour créer un schéma de votre processus de recrutement.

Commencez à élaborer votre schéma à l’aide des conseils et des astuces ci-dessous :

1. Orientez votre schéma de manière logique, de haut en bas, de gauche à droite. Les flèches et les lignes doivent suivre le même motif.
2. Utilisez des couloirs pour délimiter les responsabilités. Il suffit d’ajouter un couloir pour chaque équipe ou personne impliquée, par exemple Acquisition de talents et Responsable du recrutement.
3. Ajoutez des cases pour les différentes tâches du processus de recrutement, puis faites glisser la forme dans le couloir approprié.
4. Reliez les cases par des flèches pour illustrer l’ordre des tâches. Ajoutez du texte à vos flèches pour clarifier les processus et les options du parcours. Si vous devez inclure des chemins alternatifs, par exemple un processus pour un candidat qui accepte l’offre d’emploi et un autre processus pour un candidat qui la refuse, utilisez des losanges pour représenter ces points de décision.
5. Utilisez des losanges pour indiquer les points de décision (par exemple, si vous devez inclure des chemins alternatifs, comme un processus pour un candidat qui accepte l’offre d’emploi et un autre processus pour un candidat qui la refuse).
6. Utilisez des codes couleur pour faciliter la lecture de votre schéma et indiquer les différentes phases du processus. Mais n’en faites pas trop : limitez-vous à trois couleurs maximum afin d’éviter tout risque de confusion et de dispersion.
7. Partagez votre schéma avec les parties prenantes concernées afin de tenir tout le monde au courant de l’évolution du processus de recrutement.
8. Utilisez une plateforme basée sur le cloud, comme Lucidchart, pour mettre à jour et ajuster facilement votre schéma en fonction de vos besoins et ajouter des liens renvoyant aux informations d’embauche pertinentes.

Une fois que vous avez élaboré le schéma de votre processus de recrutement, que vous avez inclus toutes les informations pertinentes et que vous l’avez partagé avec vos collaborateurs, il est temps de commencer à mettre en œuvre votre nouveau processus. Veillez à actualiser votre processus et votre schéma de recrutement pour répondre aux besoins de votre entreprise au fur et à mesure que celle-ci se développe.